Perangkat Lunak Dokumentasi Proses

Perangkat Lunak Dokumentasi Proses Trupeer membantu Anda membuat dokumentasi proses yang akurat dan profesional secara otomatis menggunakan rekaman layar bertenaga AI dan pembuatan dokumentasi. Dengan Trupeer, Anda dapat merekam atau mengunggah alur kerja dan secara instan menghasilkan dokumentasi tertulis langkah demi langkah bersama dengan panduan video yang apik.
Sebagian besar dokumen proses mengendap tak berguna di halaman Confluence yang tidak pernah dibuka siapa pun. Bukan karena tim tidak membutuhkannya. Dokumen tersebut ditulis berdasarkan ingatan tiga bulan setelah pekerjaan selesai, oleh seseorang yang ingatannya sudah samar-samar pada bagian yang sebenarnya sangat penting. Jadi dokumen tersebut akhirnya menjadi tidak jelas. Meragukan. Kurang tepat. Trupeer membalik urutan tersebut: lakukan pekerjaan, tekan rekam sebelum Anda mulai, dan dokumen akan tertulis dengan sendirinya dari apa yang sebenarnya Anda lakukan. Video tersebut menangkap alur kerja. AI menghasilkan panduan tertulis di sampingnya, lengkap dengan tangkapan layar langsung dan langkah-langkah bernomor. Keduanya dihasilkan dari satu rekaman, dalam satu proses. Tim mendapatkan dokumen yang sesuai dengan bagaimana pekerjaan tersebut sebenarnya terjadi. Bukan bagaimana seseorang mengingat-ingatnya secara samar pada hari Rabu sore.

• Rekam atau unggah alur kerja untuk menghasilkan dokumentasi proses secara instan.

• Buat panduan tertulis langkah demi langkah secara otomatis dari tindakan nyata.

• Hasilkan video dan dokumentasi secara bersamaan dalam satu alur kerja.

• Terapkan templat dan branding untuk dokumentasi yang konsisten.

• Bagikan, sematkan, atau ekspor dokumentasi proses ke seluruh tim.

• Rekaman yang sama menghasilkan video MP4 dan dokumen PDF atau Word. Tangkapan layar sudah ada langsung di dalamnya. Langkah-langkah bernomor sudah tertulis.

• Kata-kata pengisi dan kursor yang bergetar akan dipotong secara otomatis. Kit merek diterapkan. Tidak perlu membuka aplikasi pengeditan.

• Rekam ulang satu langkah yang berubah saat proses berubah. AI memproses ulang segmen tersebut. Sisanya tetap tidak berubah.

• Visibilitas per artikel: publik, hanya organisasi, domain tertentu, atau hanya undangan. Internal tetap internal.

• Terjemahan ke lebih dari 65 bahasa. Sulih suara dan panduan tertulis keduanya diproses dalam satu pekerjaan.

Apakah yang Dimaksud dengan Perangkat Lunak Dokumentasi Proses Trupeer?

Perangkat lunak dokumentasi proses Trupeer merekam alur kerja Anda secara otomatis saat Anda bekerja. Tekan rekam, kerjakan tugas Anda, dan lihat sistem mengubah tindakan Anda menjadi panduan langkah demi langkah dengan tangkapan layar. Tidak ada lagi menulis dokumen dari ingatan. Rekaman layar Anda akan menjadi output perangkat lunak dokumentasi proses bisnis yang apik dalam hitungan menit.

Berikut versi praktisnya. Seseorang di dalam tim perlu mendokumentasikan penutupan akhir bulan, penyediaan akses orientasi, serah terima kesepakatan dari bagian penjualan ke CS, prosedur penerapan, alur persetujuan vendor baru. Apa pun yang dilakukan berulang kali tetapi hanya ada di kepala satu orang. Mereka menekan tombol rekam. Mereka melakukan pekerjaan tersebut. Mereka berhenti. Maka keluarlah video alur kerja ditambah dokumen proses tertulis dengan tangkapan layar dan langkah-langkah bernomor. Rekaman sumber yang sama menghasilkan keduanya. Total waktu ekstra yang dihabiskan untuk dokumentasi: beberapa menit untuk meninjau draf yang dihasilkan secara otomatis lalu mengirimkannya. Mungkin sepuluh menit jika rekamannya lebih panjang atau tim sangat pemilih tentang pilihan sulih suara.

Apa yang bukan merupakan fungsi Trupeer. Trupeer tidak mencoba menggantikan Confluence, Notion, atau SharePoint sebagai tempat semua dokumen proses disimpan. Wiki tim, pelacak OKR, catatan rapat tetap berada di tempat yang sudah ada. Apa yang dicakup oleh Trupeer adalah lapisan yang kurang dimiliki oleh sebagian besar pangkalan pengetahuan: artikel panduan dengan video yang cocok, yang dihasilkan dari satu rekaman layar, bukan diketik dari ingatan beberapa hari kemudian. Jadi, sebagian besar tim menempelkan dokumen yang dihasilkan Trupeer ke wiki mereka yang sudah ada. Beberapa orang menyajikannya sebagai halaman mandiri di basis pengetahuan Trupeer. Kedua pola tersebut dapat berjalan dengan baik. Jujur saja, pilihan biasanya bergantung pada apakah tim tersebut sudah memiliki wiki yang digunakan semua orang, atau apakah dokumen proses saat ini tersebar di DM Slack dan Google Doc milik seseorang dari tahun 2023.

Bagaimana Cara Kerja Perangkat Lunak Dokumentasi Proses?

Memulai dengan Perangkat Lunak Dokumentasi Proses hanya membutuhkan waktu beberapa menit.

Langkah 1: Rekam atau Unggah

Mulai rekaman layar langsung di browser Anda, atau unggah file video yang sudah ada yang ingin Anda ubah.

Langkah 2: Pemrosesan AI

AI menganalisis rekaman Anda, menghapus kata-kata pengisi, menambahkan efek zoom, dan menghasilkan dokumentasi tertulis secara otomatis.

Langkah 3: Sesuaikan dan Bagikan

Edit hasilnya, terapkan kit merek Anda, dan bagikan melalui tautan atau sematkan di situs web Anda. Pembaruan juga sama mudahnya.

Fitur Utama Perangkat Lunak Dokumentasi Proses Terbaik dari Trupeer

• Perekaman Sekali Klik: Tekan rekam sebelum Anda mulai bekerja. Tanpa instalasi perangkat lunak. Tanpa wizard pengaturan. Ekstensi ini merekam layar apa pun yang sedang Anda kerjakan, lengkap dengan audio jika Anda menyuarakannya. Bekerja di Mac, Windows, Linux, Chromebook. Di mana pun Chrome dijalankan.

• Instruksi yang Dihasilkan AI: Apa artinya ini dalam praktiknya: AI mengawasi urutan klik. AI mendeteksi bahwa Anda membuka Pengaturan, lalu mengklik Ekspor, lalu memilih CSV, lalu menekan Unduh. Dokumen yang keluar mencantumkan keempat langkah tersebut dengan kata kerja yang tepat dan tangkapan layar di setiap langkahnya. Sebagian besar tim mengirim draf yang dihasilkan secara otomatis apa adanya. Beberapa orang melakukan tinjauan selama 5 menit untuk menyesuaikan nada bahasa atau memotong langkah yang sudah jelas. Bagaimanapun juga, waktu menulis berkurang dari setengah hari menjadi hampir nihil.

• Tangkapan Layar Cerdas: Setiap momen klik menjadi tangkapan layar di dokumen tertulis. Tanda panah atau sorotan menandai tombol atau kolom yang penting. Jadi pembaca melihat dengan tepat di mana harus mengklik. Bukan tangkapan layar umum dari seluruh UI dengan target yang sebenarnya terkubur di sudut.

• Kombinasi Video + Teks: Beberapa orang menjeda video selama 30 detik dan memahami alur kerjanya. Sebagian lainnya memindai langkah-langkah bernomor dalam dokumen tertulis dan tidak pernah menonton videonya sama sekali. Rekaman yang sama mencakup kedua audiens tersebut. Jadi tim tidak perlu memilih format mana yang ingin diinvestasikan, atau memelihara dua jalur produksi terpisah untuk proses yang sama.

• Pembaruan yang Mudah: Ketika UI berubah (dan ini akan terjadi, setiap kuartal), cukup rekam ulang langkah yang berubah saja. AI memproses ulang segmen tersebut. Video dan dokumen tertulisnya akan diperbarui di tempat yang sama. Sisanya tetap ada. Jadi penyegaran UI yang dulunya merusak seluruh pustaka dokumen sekarang hanya memerlukan waktu 10 menit per dokumen yang terpengaruh. Sangat sepadan bagi perusahaan SaaS yang merilis pembaruan produk di setiap sprint dan berupaya menjaga agar lebih dari 20 dokumen proses tetap mutakhir.

• Berbagi Tim: Bagikan melalui tautan Halaman Bersama dengan visibilitas yang diatur ke publik, hanya organisasi, domain tertentu, atau hanya undangan. Sematkan di dalam Notion atau Confluence sebagai pemutar sebaris. Atau unduh MP4 beserta PDF-nya dan unggah di mana saja tempat tim biasa berbagi file. Hasil ekspor tersebut adalah file asli. Dokumen tersebut dapat digunakan di luar Trupeer jika tim memutuskan untuk memindahkan dokumen tersebut ke tempat lain.

Mengapa Memilih Perangkat Lunak Dokumentasi Proses Trupeer?

• Kecepatan: Buat dokumentasi dalam waktu yang sama seperti saat Anda mengerjakan tugas tersebut sekali. Tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam menulis apa yang dapat Anda tunjukkan dalam hitungan menit.

• Akurasi: Rekam alur kerja yang sebenarnya sehingga dokumentasi mencerminkan dengan tepat bagaimana pekerjaan tersebut diselesaikan, bukan bagaimana seseorang mengingatnya.

• Adopsi: Orang-orang lebih menyukai panduan visual. Karyawan baru melihat contoh nyata alih-alih memindai dinding teks yang panjang.

• Pembaruan yang Mudah: Saat proses berubah, cukup rekam ulang bagian yang diperbarui saja. Tidak perlu menulis ulang seluruh dokumen dari awal.

• Tidak ada lagi alasan "Saya akan mendokumentasikannya nanti": Dokumen proses sering kali menghadapi kendala di mana kata "nanti" tidak pernah terwujud. Transaksi ditutup, penutupan selesai, orientasi berakhir. Dokumen tidak kunjung ditulis. Tiga bulan kemudian karyawan baru bertanya bagaimana alur kerjanya dan jawabannya adalah "tanyakan pada Sarah." Sarah sedang berlibur. Tim berimprovisasi. Perekaman terjadi saat pekerjaan yang sebenarnya sedang dilakukan, sehingga dokumentasi tiba pada saat yang sama dengan pekerjaan tersebut selesai. Kata "nanti" tidak lagi menjadi masalah.

• Dokumen yang sesuai dengan bagaimana pekerjaan tersebut sebenarnya terjadi: Menulis dari ingatan beberapa minggu kemudian berarti dokumen tersebut mencerminkan apa yang menurut seseorang seharusnya terjadi, bukan apa yang sebenarnya terjadi. Merekam selama proses kerja berlangsung akan menangkap prosedur yang sesungguhnya. Termasuk solusi alternatif yang aneh pada langkah ke-4 yang sebelumnya tidak diingat oleh siapa pun untuk ditulis, tetapi digunakan oleh semua orang di tim karena sistem memiliki bug yang belum diperbaiki oleh siapa pun.

• Paket gratis mencakup fitur dasar: Rekam, buat dokumen beserta videonya, bagikan melalui tautan. Tanpa kartu kredit. Tanpa batas uji coba 14 hari yang dapat mengunci akses tim di saat yang paling krusial. Paket berbayar menambahkan kit merek, kloning suara khusus, avatar AI, penerjemahan, dan ruang kerja tim saat tim berkembang melampaui fitur dasar. Sebagian besar tim kecil tetap menggunakan paket gratis tanpa batas waktu.

Perangkat Lunak Dokumentasi Proses untuk Tim Internal

1. Tangkap pengetahuan institusional sebelum karyawan berpengalaman keluar. Ketika orang-orang terbaik Anda pindah kerja, keahlian mereka akan ikut pergi bersama mereka kecuali jika telah didokumentasikan. Ubah keahlian bertahun-tahun menjadi panduan yang dapat dicari dan diikuti oleh siapa saja.

2. Pangkas waktu penyesuaian karyawan baru secara signifikan. Alih-alih membayangi rekan kerja selama berminggu-minggu, anggota tim baru mendapatkan panduan visual yang jelas sejak hari pertama. Mereka belajar dengan melihat contoh nyata, bukan membaca manual yang kedaluwarsa.

3. Jaga agar setiap kantor dan departemen tetap selaras. Ketika lokasi yang berbeda menangani proses yang sama dengan cara yang berbeda, kesalahan akan mulai muncul. Dokumentasi memastikan semua orang mengikuti pendekatan terbukti yang sama.

4. Bangun pustaka dokumentasi yang benar-benar digunakan orang. Ketika menemukan jawaban lebih cepat daripada bertanya kepada rekan kerja, orang-orang akan berhenti saling menginterupsi dan produktivitas akan meningkat di seluruh divisi.

Perangkat Lunak Dokumentasi Proses untuk Tim SaaS

1. Dokumentasikan alur kerja produk untuk pusat bantuan Anda. Ketika pelanggan dapat menemukan jawaban sendiri, mereka akan berhenti mengirimkan tiket untuk pertanyaan dasar. Tim dukungan Anda dapat fokus pada masalah yang rumit alih-alih masalah yang berulang.

2. Jaga keselarasan tim teknik, produk, dan dukungan. Dokumentasi bersama tetap mutakhir seiring perkembangan produk Anda, sehingga semua orang mengetahui cara kerja fitur setelah setiap rilis dikirimkan.

3. Buat panduan yang menghadap pelanggan yang mengurangi beban dukungan. Dokumentasi mandiri meningkatkan nilai kepuasan karena pelanggan mendapatkan jawaban segera alih-alih menunggu respons.

4. Lacak perubahan proses di setiap rilis dengan mudah. Ketika produk Anda sering diperbarui, dokumentasi harus mengimbanginya. Rekam perubahan sekali dan distribusikan ke mana saja secara otomatis.

Perangkat Lunak Dokumentasi Proses untuk Startup

1. Dokumentasikan proses sebelum menjadi mimpi buruk pengetahuan suku. Perusahaan tahap awal sering kali memiliki proses penting yang hanya dipahami oleh satu atau dua orang. Tangkap pengetahuan itu sekarang selagi Anda bisa.

2. Lakukan orientasi untuk karyawan baru dalam hitungan hari, bukan minggu. Panduan yang jelas memungkinkan orang menjadi produktif dengan cepat tanpa perlu bimbingan terus-menerus dari pendiri atau anggota tim senior yang memiliki prioritas lain.

3. Tingkatkan operasional tanpa kru senior harus mengulangi penjelasan mereka secara terus-menerus. Ketika pertanyaan yang sama terus muncul, dokumentasi menghemat waktu dan mengurangi frustrasi semua orang.

4. Bangun fondasi dokumentasi Anda sebelum pertumbuhan yang cepat membuatnya menjadi tidak mungkin. Perusahaan yang menunggu hingga memiliki 50 karyawan untuk mulai mendokumentasikan jarang sekali dapat mengejar ketertinggalan.

Perangkat Lunak Dokumentasi Proses untuk Perusahaan Besar (Enterprise)

1. Standardisasikan proses di berbagai departemen, wilayah, dan unit bisnis. Ketika ribuan karyawan perlu mengikuti prosedur yang sama, dokumentasi adalah satu-satunya cara untuk memastikan konsistensi.

2. Penuhi persyaratan kepatuhan dan audit secara efisien. Prosedur yang terdokumentasi membuktikan bagaimana organisasi Anda beroperasi. Auditor dapat melihat dengan tepat proses apa yang ada dan bagaimana proses tersebut diikuti.

3. Kurangi biaya pelatihan dengan dokumentasi yang dapat digunakan kembali. Membuat konten sekali dan menyebarkannya ke berbagai lokasi menghemat banyak uang dibandingkan dengan menjalankan sesi pelatihan langsung secara berulang-ulang.

4. Dukung transformasi digital dengan dokumentasi perubahan yang jelas. Ketika karyawan perlu mempelajari sistem baru, panduan visual membantu mereka beradaptasi lebih cepat daripada yang bisa dilakukan oleh manual yang padat teks.

Perangkat Lunak Dokumentasi Proses untuk Tim Jarak Jauh

1. Jembatani perbedaan zona waktu dengan dokumentasi asinkron. Anggota tim dapat mengakses jawaban kapan pun mereka membutuhkannya, tanpa perlu menunggu kolega di zona waktu yang berbeda untuk online.

2. Tunjukkan konteks yang hilang dalam komunikasi teks. Pesan obrolan dan email melewatkan nuansa kecil yang dapat ditangkap oleh panduan visual. Orang-orang memahami proses dengan lebih baik ketika mereka dapat melihat dengan tepat bagaimana cara kerjanya.

3. Kurangi kelelahan rapat dengan mendokumentasikannya sekali saja. Alih-alih menjadwalkan panggilan untuk menjelaskan hal yang sama kepada orang yang berbeda, rekam sekali dan bagikan ke mana saja.

4. Jaga agar tim yang tersebar tetap selaras tanpa memandang lokasi. Ketika semua orang merujuk pada dokumentasi yang sama, kerja jarak jauh tidak akan menciptakan sekat pengetahuan atau praktik yang tidak konsisten.

Perangkat Lunak Dokumentasi Proses untuk Pengembang

1. Dokumentasikan proses penerapan, alur kerja debugging, dan prosedur peninjauan kode dengan benar. Pengetahuan penting sering kali tersimpan di utas Slack atau kepala orang-orang. Tempatkan pengetahuan tersebut di tempat yang dapat dicari.

2. Buat dokumentasi teknis tanpa mengganggu alur pengodean Anda. Rekam layar Anda saat Anda mengerjakan suatu proses, dan AI akan menangani penulisan dokumennya sehingga Anda dapat tetap fokus pada kode.

3. Lakukan orientasi pengembang baru lebih cepat dengan contoh nyata. Alih-alih dokumentasi teoretis, tunjukkan alur kerja nyata dari basis kode dan lingkungan pengembangan Anda.

4. Jaga agar buku panduan (runbook) tetap mutakhir untuk insinyur yang bersiap siaga (on-call). Ketika insiden terjadi pada jam 3 pagi, dokumentasi yang jelas membantu orang menyelesaikan masalah tanpa perlu meneruskannya ke rekan tim senior.

Perangkat Lunak Dokumentasi Proses untuk Tim Orientasi & Dukungan

1. Bangun panduan orientasi yang dapat diikuti karyawan baru secara mandiri. Ketika konten pelatihan jelas dan visual, orang membutuhkan lebih sedikit bimbingan dari manajer dan menjadi produktif lebih cepat.

2. Dokumentasikan proses eskalasi sehingga tim dukungan tahu persis apa yang harus dilakukan. Setiap situasi harus memiliki langkah yang jelas, sehingga agen tidak perlu menebak-nebak atau bertanya kepada penyelia terus-menerus.

3. Kurangi volume tiket dengan dokumentasi mandiri. Ketika pelanggan dapat menjawab pertanyaan mereka sendiri, tim Anda menangani lebih sedikit tiket repetitif dan dapat fokus pada masalah yang kompleks.

4. Latih anggota tim baru tanpa menyita waktu staf senior. Staf berpengalaman tetap produktif sementara karyawan baru belajar dari dokumentasi yang menangkap pengetahuan institusional.

Pola di seluruh audiens tersebut: tidak ada yang punya waktu untuk menulis dokumen proses setelah pekerjaan selesai. Pekerjaan selesai. Dokumentasi ditunda. Karyawan baru bergabung dan dokumen masih belum ada. Perekaman selama pekerjaan itu sendiri menyatukan kedua langkah tersebut menjadi satu. Dokumen tersebut sudah ada pada saat pekerjaan selesai. Sebagian besar tim yang menerapkan pola ini menghasilkan lebih banyak dokumentasi proses di bulan pertama dibandingkan dengan yang mereka lakukan dalam enam bulan sebelumnya. Bukan karena mereka berusaha lebih keras. Tetapi karena biaya produksi turun hingga hampir nihil.

Posisi Trupeer di samping Scribe, Tango, Guidde, dan wiki tim yang sudah ada

Ruang lingkup alat dokumentasi proses memiliki beberapa bentuk yang berbeda. Scribe dan Tango menangkap klik dan menghasilkan panduan tertulis langkah demi langkah secara otomatis. Cepat. Ringan. Alat-alat ini melakukan satu hal dengan baik. Tetapi mereka tidak menghasilkan video yang cocok, jadi jika tim membutuhkan kedua format tersebut (pusat bantuan menginginkan keduanya, LMS menginginkan video, wiki menginginkan artikel tertulis), tim harus menggunakan alat kedua untuk pengerjaan video. Guidde posisinya lebih dekat dengan Trupeer: menyajikan video dan panduan tertulis dari satu rekaman sumber. Pengalaman mengedit, perlakuan kit merek, dan penanganan terjemahan berbeda di setiap alat, jadi ada baiknya menjalankan keduanya pada alur kerja yang sama sebelum menentukan pilihan.

Kelompok yang berbeda: Confluence, Notion, SharePoint, Slab. Semuanya adalah wiki. Mereka menampung dokumen proses tetapi tidak membantu memproduksinya. Jadi sebagian besar tim yang menggunakan wiki akhirnya memasangkannya dengan alat produksi. Hal yang sama berlaku untuk Process Street, Pipefy, Tallyfy. Ini adalah platform eksekusi alur kerja yang menjalankan proses secara langsung tetapi tidak menghasilkan konten panduan yang menjelaskan cara melakukan setiap langkah. Trupeer terhubung ke semua platform ini. Output MP4 dan PDF dapat diunggah ke mana saja. Tautan Halaman Bersama dapat disematkan di dalam artikel wiki apa pun sebagai pemutar sebaris. Jadi memilih Trupeer tidak berarti mengganti tumpukan teknologi tim yang sudah ada. Ini berarti menambahkan lapisan produksi di depannya. Layak untuk memeriksa format ekspor khusus dan dukungan penyematan untuk wiki apa pun yang sudah dijalankan tim.