Tim produk modern bergerak cepat - dan membutuhkan PRD yang sesuai. Dengan Trupeer, Anda dapat menghemat berjam-jam untuk penulisan spesifikasi produk dengan memulai dari template lean PRD gratis, menyesuaikannya dengan panduan brand Anda, lalu mengubah lean PRD menjadi video walkthrough yang menyelaraskan tim lintas fungsi dengan cepat.

Apa itu lean PRD, dan apa bedanya dengan PRD?

Dokumen persyaratan produk menetapkan apa yang sedang dibangun, untuk siapa, dan apa yang harus benar agar dapat dianggap selesai. Lean PRD melakukan hal yang sama dalam satu atau dua halaman, bukan sepuluh, untuk tim yang cukup dekat dengan masalah sehingga detailnya dapat dipercaya.

Penjelasan yang umum adalah bahwa lean PRD lebih singkat. Itu gejalanya, bukan definisinya, dan mengejar hal itu menghasilkan dokumen yang buruk, karena Anda bisa mempersingkat PRD dengan memotong bagian yang penting sama mudahnya dengan memotong bagian yang tidak.

Definisi yang berguna adalah tentang otoritas. PRD adalah sekumpulan batasan yang ditempatkan pada sebuah tim. Lean PRD menetapkan jumlah terkecil yang masih menghasilkan hasil yang tepat, dan menyatakan secara eksplisit di mana tim memutuskan. Dokumennya singkat karena sebagian besar yang mengisi PRD konvensional ternyata adalah spesifikasi yang tidak pernah ada pendapatnya.

PRD adalah daftar keputusan yang Anda ambil dari tim

Baca setiap persyaratan dalam PRD dan tanyakan apa fungsinya. Setiap persyaratan menghilangkan pilihan dari orang yang seharusnya membuatnya saat membangun.

Beberapa penghapusan memang perlu. Jika impor harus bertahan saat laptop ditutup karena file membutuhkan dua puluh menit untuk diproses, tim perlu mengetahuinya, dan itu bukan keputusan mereka.

Kebanyakan tidak. Urutan kolom di layar pemetaan, redaksi pesan kesalahan, apakah validasi berjalan sebelum atau sesudah unggah: hal-hal ini akhirnya masuk ke PRD karena template memiliki bagian untuk itu, dan bagian kosong terasa seperti kelalaian. Setiap poin adalah batasan yang tim akan ikuti tanpa pertanyaan—yang berarti Anda mungkin membuat produk lebih buruk—atau tim akan menegosiasikan jalan keluarnya, yang memakan waktu berhari-hari.

Jadi, lean PRD mengajukan satu pertanyaan untuk setiap baris sebelum dimasukkan. Jika tim memilih salah satu opsi, apakah saya akan sama-sama puas? Jika ya, jangan tulis. Tuliskan bahwa itu adalah keputusan mereka. Pertanyaan itulah yang membuat dokumen singkat, dan singkatnya adalah efek samping, bukan tujuan.

Cara menyesuaikan template ini di Trupeer

Langkah 1: Buka Bagian Templates

Buka bagian Templates dari navigasi utama.

Langkah 2: Pilih dan Buka Template

Klik pada template apa pun yang ingin Anda gunakan untuk membukanya.

Langkah 3: Perluas Tampilan Template

Jika diperlukan, perluas tampilan template untuk melihat tata letak dan detailnya dengan jelas.

Langkah 4: Edit Template

Klik Edit untuk mulai memodifikasi template yang dipilih.

Di dalam editor, Anda dapat:

• Menambahkan bagian baru

• Menentukan atau memperbarui aturan pemformatan

• Menambahkan logo dan menyesuaikan posisinya serta pengaturan terkait

Langkah 5: Simpan Template yang Anda Sesuaikan

Setelah membuat semua perubahan yang diperlukan, klik Save untuk menyimpan template yang diperbarui sebagai milik Anda.

Langkah 6: Pratinjau dan Penyempurnaan Template

Saat Anda ingin melihat seperti apa tampilan template yang Anda sesuaikan, buka Preview.

Dari layar pratinjau, Anda dapat terus melakukan penyesuaian secara langsung jika diperlukan, sehingga template tampil persis seperti yang Anda inginkan.

Dengan template lean PRD, Anda bisa:

• Menghemat waktu untuk menulis: Lewati format 20 halaman dengan struktur lean satu halaman yang lebih fokus.

• Menyelaraskan tim lebih cepat: Bagian bawaan untuk masalah dan hipotesis memaksa kejelasan produk.

• Tetap sesuai brand: Terapkan logo, font, dan warna Anda menggunakan brand kit dari Trupeer.

• Iterasi lebih cepat: Perbarui PRD dan buat ulang videonya saat spesifikasi berkembang.

• Standarisasi di seluruh tim: Gunakan template yang sama untuk setiap inisiatif produk.

• Menjangkau tim produk global: Terjemahkan lean PRD ke 65+ bahasa hanya dengan satu klik.

Cara menandai setiap persyaratan sebagai constrained atau keputusan tim

Dua tag, di setiap baris, tanpa pengecualian.

Constrained. Harus seperti ini, dan inilah alasannya. Alasannya tidak bersifat opsional, dan bagian inilah yang membuat batasan tetap bertahan. Batasan dengan alasan dapat ditantang secara cerdas ketika situasi berubah. Batasan tanpa alasan menjadi semacam kebiasaan yang tidak berani disentuh siapa pun tiga tahun kemudian.

Keputusan tim. Saya sudah menjelaskan hasilnya. Cara mencapainya adalah keputusan Anda. Jika Anda ingin pendapat saya, tanyakan, dan anggap itu sebagai pendapat.

Rasionya memberi tahu sesuatu. Draf pertama biasanya sangat dibatasi, dan menambahkan alasan pada setiap baris adalah tempat sebagian besar di antaranya runtuh, karena alasan yang jujur sering kali adalah karena itu ada di template.

Dua aturan menjaga agar tag tetap jujur. Batasan yang dibenarkan oleh "konsistensi dengan bagian produk lainnya" harus menyebutkan hal spesifik yang konsisten dengannya. Dan baris keputusan tim adalah sebuah janji: batalkan satu keputusan saat proses build dan Anda telah merusak dokumen, jadi yang berikutnya tidak akan dipercaya.

Baris acceptance yang membuat delegasi aman

Anda hanya bisa menyerahkan bagian bagaimana jika Anda sudah tepat tentang bagian apa. Itulah komprominya, dan baris acceptance adalah tempat Anda membayarnya.

Satu kalimat, yang menjelaskan apa yang akan benar setelah rilis ini, yang tidak benar sekarang, ditulis sedemikian rupa sehingga Anda dan seorang engineer akan menyetujui secara independen apakah itu sudah terjadi. Bukan target metrik, yang merupakan hasil bisnis dan seharusnya ada di tempat lain. Bukan daftar fitur, yaitu hal yang sedang Anda coba untuk tidak tulis.

Baik: seorang administrator pelanggan dapat mengunggah file hingga lima puluh ribu baris, menutup laptop mereka, dan menemukan impor selesai dengan benar saat mereka kembali.

Buruk: tingkatkan pengalaman bulk import.

Baris acceptance diletakkan di bagian atas, sebelum konteks dan sebelum persyaratan. Jika Anda tidak bisa menuliskannya, Anda belum siap menulis dokumen, dan langkah berikutnya yang jujur adalah percakapan, bukan draf.

Template lean PRD gratis: satu setengah halaman untuk dicopy

Copy dari sini.

Acceptance line. Satu kalimat, seperti di atas.

Why now. Dua atau tiga kalimat. Apa yang terjadi sehingga ini layak dilakukan pada kuartal ini, bukan tahun depan. Bagian inilah yang dipotong dan seharusnya tidak, karena bagian inilah yang digunakan tim untuk membuat seratus trade-off kecil yang tidak akan pernah Anda lihat.

Who this is for. Deskripsi paling spesifik yang benar tentang pengguna, dan kira-kira berapa banyak dari mereka. Angka di sini mencegah banyak sekali over-engineering.

Constrained requirements. Bernomor. Masing-masing satu kalimat plus alasan. Usahakan di bawah lima belas. Jika Anda punya tiga puluh, sebagian besar di antaranya adalah keputusan tim yang tersamar.

Keputusan tim. Daftar singkat yang menyebutkan area yang secara eksplisit tidak Anda spesifikasikan. Menyebutkannya penting, karena area yang tidak disebutkan terbaca sebagai kelalaian, bukan delegasi.

Not building. Hal-hal yang diminta orang, tetapi di luar cakupan, disebutkan secara spesifik agar menjadi hal yang diperdebatkan. Daftar not-building yang tidak diprotes siapa pun berarti tidak ada pekerjaan yang dilakukan.

Open questions. Dengan nama dan tanggal di setiap baris. Pertanyaan tanpa pemilik akan dibiarkan tanpa jawaban sampai menjadi penghambat.

How we will know. Ukuran yang akan Anda lihat setelah rilis, dan kapan. Satu atau dua, bukan dashboard.

Copy sampai di sini. Jika versi yang sudah diisi melewati dua halaman, lihat daftar constrained terlebih dahulu. Di situlah bantalan selalu berada.

Contoh lean PRD yang sudah diisi untuk fitur bulk import

Acceptance line. Seorang administrator pelanggan dapat mengimpor hingga lima puluh ribu catatan pelanggan dari CSV, menutup browser mereka selama proses impor, dan menemukan bahwa impor selesai dengan benar saat mereka kembali.

Why now. Tiga dari lima akun terbesar kami bermigrasi dari kompetitor pada kuartal ini dan masing-masing memiliki antara dua belas hingga empat puluh ribu catatan. Saat ini, mereka sama ada menempelkan batch berisi lima ratus, atau mengirimkan file kepada kami dan kami melakukannya secara manual, yang memakan waktu sebelas hari untuk tim dukungan kami bulan lalu.

Who this is for. Administrator akun saat onboarding, kira-kira empat puluh dari mereka per kuartal, sebagian besar dari mereka akan melakukan ini tepat satu kali.

Constrained requirements.

1. Impor harus bertahan meskipun browser ditutup, karena file dengan ukuran seperti ini membutuhkan dua puluh menit atau lebih dan laptop masuk mode tidur.

2. Baris yang gagal validasi tidak boleh menghambat baris yang lolos, karena satu baris yang buruk saat ini membuat pelanggan kehilangan seluruh proses.

3. Pelanggan harus dapat mengunduh file berisi baris yang gagal beserta alasannya, karena itulah cara mereka memperbaikinya tanpa bantuan kami.

4. Deteksi duplikat harus berjalan berdasarkan alamat email, sesuai dengan cara produk lainnya mengidentifikasi pelanggan.

5. Tidak ada impor yang boleh dimulai tanpa pratinjau di layar untuk sepuluh baris pertama yang dipetakan, karena tiket dukungan yang paling umum adalah kolom yang salah dipetakan yang baru ditemukan setelah kejadian.

Keputusan tim. Tata letak layar pemetaan, redaksi pesan kesalahan, indikasi progres, lokasi validasi berjalan, batas ukuran file di atas lima puluh ribu baris, apakah pemetaan diingat di antara impor.

Not building. Impor terjadwal atau berulang. Impor langsung dari Salesforce atau HubSpot. Mengedit catatan selama proses impor. Ketiganya sudah pernah diminta dan ketiganya adalah pekerjaan yang terpisah.

Open questions. Apa yang terjadi pada impor yang sedang berlangsung ketika sesi pelanggan berakhir, pemilik Priya, pada 14 Maret.

How we will know. Impor manual yang ditangani oleh dukungan turun menjadi kurang dari satu per bulan pada akhir kuartal.

Lima constrained requirements, enam area yang didelegasikan secara eksplisit. Itu satu halaman.

PRD yang membutuhkan lima sprint, bukan tiga

Halbrook, perusahaan perangkat lunak B2B dengan sekitar sembilan puluh orang, membangun fitur di atas. Percobaan pertama menggunakan template standar mereka dan menghasilkan sembilan halaman dengan empat puluh satu persyaratan bernomor.

Dokumen itu menetapkan urutan kolom di layar pemetaan, redaksi enam pesan kesalahan, batas file sepuluh megabyte, bahwa validasi harus berjalan di sisi klien, tata letak modal, dan bahwa bilah progres harus menampilkan persentase.

Diperkirakan tiga sprint. Ternyata lima.

Retrospektif menelusuri perbedaannya. Enam dari empat puluh satu persyaratan dinegosiasikan ulang selama proses build, masing-masing memakan waktu antara setengah hari hingga tiga hari untuk bolak-balik, karena setiap persyaratan menyebutkan implementasi yang tim punya alasan kuat untuk melakukannya secara berbeda.

Validasi di sisi klien adalah yang terburuk di antaranya. Tim tahu bahwa pemrosesan di sisi server diperlukan untuk beberapa ribu baris ke atas dan mengangkatnya pada sprint pertama. Butuh sembilan hari untuk mengubah dokumen, karena PM sedang cuti dan tidak ada yang merasa mampu membatalkan persyaratan bernomor dalam PRD yang sudah ditandatangani.

Saat ditanya setelahnya, PM mengatakan bahwa ia tidak punya pendapat untuk lima dari enam hal tersebut. Itu ada karena template memiliki bagian antarmuka pengguna, dan membiarkannya kosong terasa ceroboh.

Persyaratan yang benar-benar ia pedulikan, yaitu impor harus bertahan meskipun browser ditutup, berada di nomor tiga puluh empat dalam daftar dan dibaca sebagai hal yang sebaiknya ada. Fitur itu tetap dirilis tanpa itu, lalu ditambahkan dua bulan kemudian dengan biaya tambahan kira-kira satu sprint.

Fitur berikutnya menggunakan format di halaman ini. Satu setengah halaman, sebelas constrained requirements masing-masing dengan alasan, enam area ditandai sebagai keputusan tim, satu acceptance line. Diperkirakan tiga sprint dan diselesaikan dalam tiga, tanpa ada persyaratan yang dinegosiasikan ulang.

Satu keputusan desain memang kembali kepadanya, ditandai oleh tim sebagai sesuatu yang bertanda keputusan tim, yang ternyata memengaruhi acceptance line. Itulah percakapan yang coba dihasilkan oleh format ini.

Cara menulis lean PRD dalam waktu kurang dari satu jam

Tulis acceptance line terlebih dahulu dan luangkan porsi waktu yang tidak sebanding untuk itu. Semua yang ada di bawahnya akan lebih mudah setelah itu ada, dan jika itu tidak akan muncul, itu adalah informasi.

Tulis daftar not-building kedua, sambil Anda masih ingat apa yang diminta orang. Jauh lebih sulit menuliskannya nanti, setelah Anda terikat pada bentuk dari hal tersebut.

Lalu daftarkan setiap persyaratan yang bisa Anda pikirkan, tanpa memberi tag, selama sepuluh menit. Jangan melakukan penyaringan sambil berjalan.

Sekarang beri tag. Untuk setiap poin, tulis alasan mengapa harus seperti itu. Apa pun yang ternyata alasannya adalah "begitulah biasanya kami melakukannya" atau tidak muncul sama sekali, pindahkan ke keputusan tim. Langkah ini biasanya memangkas daftar hingga setengahnya.

Tulis why now dan who this is for berdasarkan apa yang sudah Anda ketahui. Dua menit untuk masing-masing.

Terakhir, baca daftar constrained seolah Anda adalah engineer. Di mana pun Anda akan bertanya "mengapa?" dan dokumen tidak menjawab, baik tambahkan alasannya atau hapus baris tersebut.

Kesalahan umum saat menggunakan template lean PRD

Dua yang terakhir layak diperluas. Jika pekerjaan diatur oleh regulator, safety case, kontrak pelanggan dengan deliverables yang ditentukan, atau kewajiban aksesibilitas atau perlindungan data, maka lean PRD adalah instrumen yang salah. Hal-hal tersebut membutuhkan spesifikasi lengkap, keterlacakan ke kewajiban, dan peninjauan oleh siapa pun yang bertanggung jawab atasnya. Mendelegasikan bagian bagaimana adalah persis hal yang tidak bisa Anda lakukan ketika bagian bagaimana adalah sesuatu yang sedang diaudit.

Perbedaan PRD dengan BRD, spesifikasi, dan user story

Dokumen persyaratan bisnis berada di atas PRD. Dokumen ini menjelaskan masalah bisnis dan apa yang harus dicapai solusi secara komersial, biasanya sebelum siapa pun memutuskan apa yang akan dibangun. Jika Anda mencari contoh dokumen persyaratan bisnis, itu adalah artefak yang berbeda dan berada pada tahap yang berbeda.

Spesifikasi teknis berada di bawahnya. Spesifikasi ini menjelaskan bagaimana sesuatu akan dibangun, dan ditulis oleh engineering, bukan untuk mereka. Lean PRD sengaja meninggalkan sebagian besar ruang ini kosong, dan itulah yang dilakukan tag keputusan tim.

User story lebih kecil dari semuanya. Satu story adalah sepotong pekerjaan. PRD mencakup kumpulan pekerjaan yang akan berisi banyak story, dan acceptance line adalah apa yang dimaksudkan agar story-story tersebut secara kolektif menghasilkan totalnya.

Dokumen spesifikasi produk, yang biasanya dimiliki organisasi, lebih dekat ke deskripsi tentang apa yang dibangun daripada apa yang seharusnya. Dokumen ini dipelihara setelah rilis, sedangkan PRD tidak.

Template lean PRD di Confluence, Notion, dan Google Docs

Confluence adalah tempat yang paling umum, dan template PRD bawaan-nya konvensional, dengan bagian untuk tujuan, latar belakang, asumsi, user stories, persyaratan, dan pertanyaan terbuka. Mengganti itu dengan struktur di atas berjalan dengan baik, dan properti halaman untuk status dan pemilik layak dipertahankan.

Notion lebih cocok jika Anda ingin constrained requirements sebagai database, karena tag menjadi properti yang bisa Anda filter, dan rasio di seluruh kuartal terlihat tanpa perlu menghitung.

Google Docs paling cepat untuk dokumen yang akan diperdebatkan, karena thread komentar adalah tempat perdebatan terjadi. Kelemahannya adalah perdebatan kemudian hidup di komentar yang sudah diselesaikan dan tidak dibaca siapa pun, jadi salin keputusan apa pun yang mengubah dokumen ke alasan persyaratan sebelum thread tersebut diselesaikan.

Apa pun yang Anda gunakan, formatnya jauh lebih tidak penting dibanding apakah tag tetap bertahan setelah rapat peninjauan.

Bisakah saya mendapatkan template lean PRD di Word, Excel, atau PDF?

Word atau Google Docs cocok untuk dokumen itu sendiri, dan struktur di atas langsung ditempel tanpa perlu penyesuaian. Di situlah seharusnya dokumen itu berada, karena PRD adalah prosa dengan daftar di dalamnya.

Excel cocok untuk daftar constrained requirements jika Anda menjalankan beberapa fitur sekaligus dan ingin melihat rasio tag di seluruh tim. Kolom untuk fitur, persyaratan, tag, alasan, dan apakah itu dinegosiasikan ulang selama build. Kolom terakhir itulah satu-satunya metrik PRD yang pernah saya lihat mengubah perilaku siapa pun.

PDF cocok untuk versi yang dilampirkan pada sebuah keputusan atau dibagikan di luar perusahaan. Simpan versi kerja agar tetap bisa diedit, karena bagian open questions dimaksudkan untuk dijawab di tempatnya.

Apakah generator PRD berbasis AI layak digunakan untuk lean PRD?

Generator tersebut benar-benar berguna untuk bagian yang lebih bersifat ingatan daripada penilaian. Beri deskripsi yang bagus untuk fitur, dan ia akan menghasilkan draf terstruktur dengan bagian-bagian yang mungkin Anda lupakan, yang merupakan titik awal yang masuk akal.

Namun, yang tidak bisa mereka lakukan adalah tagging, karena pertanyaannya adalah apakah Anda akan sama-sama puas dalam kedua cara, dan hanya Anda yang tahu itu. Jika dibiarkan, generator akan menghasilkan dokumen yang ditentukan dengan percaya diri, karena itulah yang terlihat dari data pelatihannya—dan itulah kegagalan yang halaman ini bahas.

Penggunaan praktisnya adalah menghasilkan versi panjang lalu memotongnya menggunakan pertanyaan tag. Itu lebih cepat daripada menulis dari nol dan menjaga penilaian tetap berada di tempatnya.

Cara menjaga PRD tetap terhubung dengan apa yang dirilis

PRD berhenti dibaca pada hari pekerjaan dimulai dan tidak pernah diperbarui setelahnya, dan itu tidak masalah. Yang tidak baik adalah acceptance line kemudian tidak pernah sampai ke siapa pun di luar tim.

Orang yang membutuhkannya adalah dukungan, yang akan menerima tiket, dan pelanggan, yang perlu tahu apa yang berubah. Keduanya biasanya mendapatkan entri changelog satu baris, dan tidak satu pun yang mendapatkan detail resumable-import yang memakan satu sprint.

Trupeer AI menutup celah itu dengan biaya yang murah. Siapa pun yang membangunnya mencatat fitur yang sudah selesai sekali, dan Anda mendapatkan walkthrough tertulis, video untuk catatan rilis, serta dokumen untuk knowledge base Anda dengan branding Anda sendiri. Struktur untuk versi yang ditujukan kepada pelanggan tersedia di template artikel knowledge base kami.

Catat. Beri brand. Terjemahkan. Trupeer-kan.

Untuk catatan internal tentang apa yang benar-benar dibangun, technical documentation mencakupnya, dan instruksi penyiapannya ada di panduan penyiapan document template.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada template lean PRD gratis di Word?

Struktur di atas langsung ditempel ke Word atau Google Docs dan tidak perlu pemformatan ulang. Tidak ada unduhan yang dibatasi, yang juga berarti tidak ada formulir di antara Anda dan template. Simpan versi yang sudah diisi sebagai format rumah tim, karena nilainya berasal dari setiap PRD yang terlihat sama, bukan dari bagian-bagiannya sendiri.

Apakah ada template lean PRD gratis di PDF?

Ekspor versi Anda sendiri saat dokumen dibagikan di luar tim atau dilampirkan ke catatan keputusan. Simpan agar tetap bisa diedit selama pertanyaan terbuka masih belum dijawab, karena PRD yang dibekukan sebelum pertanyaannya dijawab cenderung diabaikan, bukan diikuti.

Apakah ada template lean PRD gratis di Excel?

Excel digunakan untuk register persyaratan di seluruh fitur, bukan untuk satu PRD saja. Fitur, persyaratan, constrained atau keputusan tim, alasan, dan apakah itu dinegosiasikan ulang selama build. Meninjau kolom terakhir itu setiap kuartal adalah cara tercepat untuk mengetahui PM mana yang terlalu menspesifikasikan.

Apakah ada template PRD untuk Google Docs?

Salin struktur di atas ke dalam Google Doc dan simpan sebagai template di team drive Anda. Google Docs adalah pilihan yang baik untuk dokumen ini khususnya karena perdebatan terjadi di komentar, dengan catatan bahwa keputusan yang dicapai dalam thread komentar perlu ditulis ke alasan persyaratan sebelum thread tersebut diselesaikan.

Apa template PRD terbaik?

Yang dibaca oleh engineer Anda sebelum mereka mulai, bukan saat retrospektif. Struktur jauh lebih tidak penting dibanding apakah persyaratan membawa alasan dan apakah dokumen menyatakan di mana tim memutuskan. Template sepuluh bagian tanpa kolom rasional akan menghasilkan dokumen yang tidak dipercaya siapa pun, betapapun lengkap tampilannya.

Di mana saya bisa menemukan contoh dokumen persyaratan bisnis dalam PDF?

BRD adalah dokumen yang berbeda pada tahap yang lebih awal, yang menjelaskan masalah bisnis dan apa yang harus dicapai solusi, biasanya sebelum keputusan produk dibuat. Mencari PRD saat Anda membutuhkan BRD adalah hal yang umum dan menimbulkan frustrasi, karena PRD mengasumsikan keputusan build sudah diambil.

Seberapa panjang lean PRD seharusnya?

Satu hingga dua halaman, dengan kurang dari lima belas constrained requirements. Lebih panjang biasanya berarti spesifikasi sudah menyusup kembali, dan ujiannya adalah menambahkan alasan pada setiap baris constrained. Apa pun yang bertahan setelah itu adalah dokumen yang sebenarnya.

Siapa yang seharusnya menulis lean PRD?

Product manager, dengan acceptance line yang disepakati oleh siapa pun yang bertanggung jawab atas hasilnya, dan daftar constrained ditinjau oleh engineer senior sebelum diedarkan. Peninjauan inilah tempat sebagian besar constrained yang tidak perlu tertangkap, dan memakan waktu sekitar dua puluh menit.