Una gran estrategia no sirve de nada si nadie la entiende. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en la comunicación de la estrategia empezando con una plantilla gratuita de plan de comunicación de estrategia y despliegue, personalizándola con tu identidad de marca y convirtiendo las presentaciones de estrategia en actualizaciones en vídeo que cada empleado puede asimilar en minutos.

¿Qué es una plantilla gratuita de plan de comunicación de estrategia y despliegue?

Una plantilla gratuita de plan de comunicación de estrategia y despliegue es una estructura reutilizable para planificar cómo se comunica una estrategia en toda una organización y cómo se convierte en comportamientos diferentes en cada nivel.

Las dos partes de esa frase hacen trabajos distintos y normalmente solo una de ellas se planifica. La comunicación de la estrategia consiste en decirle a la gente cuál es la estrategia. El despliegue es que cada equipo entienda qué cambia para ellos y lo lleve a cabo.

Casi todos los planes que se elaboran bajo este epígrafe cubren a fondo la primera parte y apenas la segunda. Enumera un evento de lanzamiento, un vídeo, un dossier de briefing, un conjunto de pósteres, un hub de intranet y un boletín, todo programado, todo entregado a tiempo, y funciona exactamente como se diseñó. La gente se entera de que existe una estrategia y puede repetir su titular. Muy pocos pueden decir qué significa para lo siguiente que harán.

La plantilla no es el plan. La tabla de cinco columnas de audiencia, mensaje, canal, responsable y fecha tarda diez minutos. La diferencia la marca una sexta columna, que se explica a continuación.

El formato sigue al uso. La versión Excel de la plantilla gratuita de plan de comunicación de estrategia y despliegue se adapta al propio plan, que es una tabla con muchas filas y que necesita ordenarse por fecha y por audiencia. El documento Word de la plantilla gratuita de plan de comunicación de estrategia y despliegue se adapta al relato que lo rodea: los objetivos, los mensajes clave y el enfoque de medición.

El anuncio no es despliegue

La distinción merece ser precisa, porque las organizaciones suelen creer que han hecho lo segundo cuando en realidad han hecho lo primero.

Un anuncio transfiere información. Le dice a alguien que se ha tomado una decisión. Es necesario, es barato y es donde se va casi todo el esfuerzo de comunicación, porque es visible, programable y fácil de informar como completado.

El despliegue cambia lo que alguien hace el martes. Requiere que sepa cuál de sus hábitos actuales ahora está mal, qué lo sustituye, si se le permite dejar de hacer algo y qué ocurre si se equivoca mientras aprende.

Nada de eso lo cubre un evento de lanzamiento. Un evento de lanzamiento puede crear atención y un momento compartido, ambos genuinamente útiles, y no puede decirle a un asistente de sucursal si ahora debe hacer algo diferente cuando un cliente se acerca al mostrador.

La pista está en el plan en sí. Cuenta las filas. En la mayoría de los planes de comunicación de estrategia, la gran mayoría describen cosas que se dicen a la gente y unas pocas describen cualquier cosa que ocurra después. La proporción es el diagnóstico.

Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer

Paso 1: Abre la sección Plantillas

Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.

Paso 2: Selecciona y abre una plantilla

Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.

Paso 3: Amplía la vista de la plantilla

Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.

Paso 4: Edita la plantilla

Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.

Dentro del editor, puedes:

• Añadir secciones nuevas

• Definir o actualizar reglas de formato

• Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada

Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada

Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.

Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla

Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.

Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurando que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.

Con un plan de comunicación de estrategia y despliegue puedes:

• Ahorrar horas en la planificación: Omite la página en blanco con una estructura creada para la comunicación de la estrategia.

• Transmitir la estrategia con claridad: Los campos integrados garantizan que cada audiencia reciba el nivel de detalle adecuado.

• Mantenerte alineado con la marca: Aplica tu logotipo, tipografías y colores usando el kit de marca de Trupeer.

• Impulsar la alineación rápido: Convierte la estrategia en vídeo para que los ejecutivos, los managers y los equipos de primera línea la entiendan.

• Estandarizar en cada despliegue: Usa la misma plantilla para cada iniciativa estratégica.

• Llegar a empleados globales: Traduce la comunicación de la estrategia a 65+ idiomas con un solo clic.

Escribe el plan en comportamientos, no en mensajes

El cambio consiste en añadir una columna obligatoria y dejar que gobierne el plan.

Para cada fila, nombra el comportamiento que se supone que debe producir. No el mensaje, no la concienciación, el comportamiento. ¿Qué hará alguien de forma diferente y cómo lo sabrías?

Cuando haces esto, ocurren tres cosas y cada una es útil.

Las filas sin comportamiento se vuelven visibles. Algunas son legítimas. Un evento de lanzamiento existe de verdad para crear atención y un punto de referencia compartido, y ese es un propósito válido siempre que se declare en lugar de asumirse como algo que por sí solo produce cambio. Muchas otras filas resultan no tener ningún propósito más allá de ser el tipo de cosas que contienen los planes de comunicación.

El plan adquiere filas que no son comunicaciones. Una vez que preguntas qué produce el comportamiento, las respuestas honestas suelen ser un prompt cambiado en un sistema, una pregunta distinta en la reunión diaria, una medida revisada en el panel del equipo o un manager que tiene una conversación específica con un guion. Eso pertenece a un plan de despliegue aunque nadie lo llamaría comunicaciones, y dejarlas fuera es la razón por la que tantos planes bien ejecutados no cambian nada.

El equilibrio se desplaza hacia abajo en la organización. El cambio de comportamiento lo producen mucho más los managers de línea que la comunicación central, así que un plan escrito en comportamientos termina con la mayoría de sus filas sobre lo que los managers hacen con sus equipos, en lugar de lo que el centro emite.

Ese tercer punto es el incómodo para una función de comunicaciones, porque significa que el éxito del plan depende en gran medida de personas que la función no controla. Nombrarlo en el plan es mejor que descubrirlo en los resultados de la encuesta.

Qué debe contener la plantilla

Nueve componentes. Las columnas de comportamiento y evidencia son las que cambian lo que hace el plan.

La fila de habilitación de managers merece su propia línea en cualquier plan. Un dossier de briefing en cascada enviado a sesenta managers produce sesenta briefings diferentes, y la variación entre ellos suele ser mayor que la diferencia entre la estrategia anterior y la nueva.

Plantilla gratuita de plan de comunicación de estrategia y despliegue: la estructura para copiar

Rellenada con un ejemplo real en lugar de con marcadores. La organización es un proveedor de materiales de construcción que pasa de transacciones en mostrador a relaciones con cuentas de empresa.

Copia desde aquí.

La estrategia en un párrafo. Las palabras que usa todo el mundo.

Estamos pasando de atender a quien se acerque al mostrador a construir cuentas de empresa con constructores locales. El éxito es una mayor proporción del gasto de cada cliente, en lugar de más transacciones. Esto cambia lo que significa que algo esté bien en el mostrador.

Audiencias, segmentadas por lo que cambia.

Filas del plan.

Diez filas, de las cuales cuatro no son comunicaciones en el sentido convencional. Esa proporción es el punto.

Medidas.

Concienciación, a partir de una encuesta breve de dos preguntas. Comprensión, preguntando a una muestra qué cambia en su día y puntuando las respuestas. Comportamiento, a partir de solicitudes de cuenta por sucursal y por semana, que es la única que importa.

Secuencia. Cuatro semanas de preparación antes del lanzamiento, en su mayoría habilitación de managers. Lanzamiento en la semana cero. Doce semanas de despliegue después, que es donde se sitúan nueve de las diez filas.

Copia hasta aquí.

Ejemplo: el ochenta y uno por ciento podría nombrarla, el veintitrés por ciento podría aplicarla

Bexworth Group gestiona sesenta y dos sucursales de un proveedor de materiales de construcción con unos dos mil ciento diez empleados. Adoptó una estrategia de pasar de las ventas transaccionales en mostrador hacia relaciones con cuentas de empresa, que era una estrategia sólida y un cambio de comportamiento sustancial para los equipos de sucursal.

El plan de comunicación tenía treinta y cuatro filas. Una conferencia de lanzamiento, un vídeo del CEO, un dossier de briefing de sucursal, un conjunto de pósteres, un hub de intranet, un boletín mensual y una serie de roadshows regionales. Cada fila se entregó a tiempo y con un buen nivel. El equipo de comunicaciones informó que el plan estaba completo.

Seis meses después, una encuesta encontró que el ochenta y uno por ciento del personal de sucursal podía nombrar correctamente la estrategia. El veintitrés por ciento podía decir qué cambiaba en su día.

Los datos de comportamiento coincidieron con el segundo número. Las solicitudes de cuenta se mantuvieron planas y la combinación de transacciones en mostrador no cambió.

Entonces alguien volvió a leer el plan con una sola pregunta en mente: para cada fila, ¿qué se supone que debe hacer alguien de forma diferente como resultado?

Treinta y una de las treinta y cuatro filas no tenían respuesta. Describían cosas que se decían a la gente. Tres filas trataban de cualquier cosa que ocurriera después, y dos de esas tres eran informes.

La reescritura mantuvo la estrategia, las audiencias y la mayoría de los mensajes. Añadió una columna de comportamiento y la aplicó sin piedad. Se recortaron o fusionaron diecinueve filas porque existían para informar a una audiencia que no tenía cambio de comportamiento y que ya lo sabía.

Se añadieron once filas nuevas, y esta es la parte instructiva. Ninguna de ellas era una comunicación tal como el equipo había estado pensando en comunicaciones. Un inicio con guion para la reunión diaria. Una guía revisada de uno a uno semanal para managers de sucursal. Una medida cambiada en el panel de sucursal para que el volumen de transacciones dejara de ser lo que se celebraba. Un prompt en la caja en el momento en que la pregunta se olvidaba con más frecuencia. Una lista de verificación revisada de visitas a sucursales para managers regionales.

Nueve meses después de la reescritura, la proporción de quienes podían decir qué cambiaba en su día había pasado del veintitrés por ciento al sesenta y siete. Las solicitudes de cuenta aumentaron un cuarenta y uno por ciento.

La estrategia nunca se comunicó mal. Se comunicó a fondo y nunca se desplegó, y el plan no tenía una columna que hubiera revelado la diferencia.

Cómo construir el plan en seis pasos

1. Escribe el párrafo de la estrategia una vez y congélalo. Cada capa que lo parafrasea introduce desviaciones y, para cuando se vuelve a contar por cuarta vez, la primera línea tiene una estrategia distinta.

2. Segmenta las audiencias por cambio de comportamiento, no por departamento. Dos equipos que hacen lo mismo nuevo necesitan el mismo tratamiento, independientemente de dónde estén.

3. Escribe el comportamiento antes que el mensaje. Para cada audiencia, ¿qué hacen de forma diferente? Si la respuesta es nada, solo necesitan concienciación y una sola fila bastará.

4. Pregunta qué produciría realmente ese comportamiento. Con frecuencia la respuesta no es una comunicación y esas acciones pertenecen al plan de todos modos.

5. Dale a los managers algo que ejecutar, no algo que enviar. Un guion, tres preguntas, una demostración. Un dossier de briefing produce tantos briefings como managers haya.

6. Planifica doce semanas después del lanzamiento, no cuatro semanas antes. La preparación merece la pena y el despliegue es donde el cambio tiene éxito o se revierte.

El paso tres es el que remodela el plan. La mayoría de los planes se escriben desde el mensaje hacia afuera, lo que produce un calendario de comunicaciones. Si se escribe desde el comportamiento hacia atrás, obtienes un plan de despliegue que, por casualidad, incluye comunicaciones.

El problema de la cascada

La estrategia se degrada al pasar por una organización y el mecanismo es la repetición.

Cada capa recibe la estrategia, la interpreta y transmite su interpretación. Cuatro capas significan cuatro interpretaciones y la versión que llega a la primera línea a menudo guarda una relación laxa con la original. Nadie se ha portado mal. Todos han resumido.

Tres cosas lo limitan.

Corrige las palabras. Un párrafo, escrito de forma central, usado literalmente en cada nivel. Los managers añaden significado local alrededor, en lugar de reescribirlo.

Acorta la cadena. Siempre que sea posible, la primera línea escucha la estrategia directamente desde la parte superior, además de desde su manager, para que tengan una versión sin intermediarios con la que compararla.

Prueba el extremo lejano. Pregunta a personas cuatro niveles por debajo cuál es la estrategia y qué cambia. Lo que vuelva es lo que realmente has comunicado, independientemente de lo que se haya enviado.

El último punto es el único feedback fiable disponible y casi nunca se hace, porque la encuesta que se ejecuta pregunta si la gente ha oído hablar de la estrategia, en lugar de lo que cree que significa.

Medir si llegó

Tres medidas y deben estar separadas, porque colapsarlas es como las organizaciones concluyen que un despliegue funcionó.

Concienciación. ¿Pueden nombrarla? Es fácil de mover, fácil de medir y, por sí sola, no significa casi nada. Es el número que llega al noventa por ciento y tranquiliza a todo el mundo.

Comprensión. ¿Pueden decir qué cambia en su propio trabajo? Se mide preguntando una pregunta abierta a una muestra y puntuando las respuestas, lo que requiere esfuerzo y es lo más informativo que harás.

Comportamiento. ¿La cosa cambió realmente? Solicitudes de cuenta, derivaciones realizadas, lo que sea que la estrategia pretenda producir. La única medida que resuelve la cuestión.

La brecha entre la primera y la segunda es la brecha del despliegue y es grande en casi todas las organizaciones que no la han cerrado deliberadamente. Informa de las tres lado a lado, porque informar solo de la concienciación es lo que permitió a Bexworth creer que el plan había funcionado.

Este plan frente a otros planes de comunicación

Cuatro documentos relacionados y es habitual usar el equivocado.

Un plan general de comunicación cubre la comunicación organizativa rutinaria: quién necesita oír qué, a través de qué canal y con qué cadencia. La plantilla de plan de comunicación lo cubre.

Un plan de comunicación de estrategia y despliegue cubre un cambio de dirección específico y se evalúa por comportamiento, no por alcance. Esta página.

Un plan de comunicación de campaña cubre una campaña externa acotada en el tiempo con fases, y el plan de comunicación de campaña de marca cubre esa forma.

Un plan de comunicación situacional o de riesgos cubre lo que dices cuando algo sale mal, donde la velocidad y la autoridad para hablar dominan todo lo demás. Cubierto en el plan de comunicación para la gestión de riesgos.

Si estás buscando una plantilla de plan de comunicación en Word o una descarga gratuita de plantilla de plan de comunicación en Excel para uso general, el primero de esos cuatro es el que quieres. Esta página asume que estás desplegando un cambio y que el punto es lo que la gente hace después.

Variantes

La estructura se mantiene y el equilibrio se desplaza.

Despliegue de la estrategia en una red de sucursales o sitios. El ejemplo de arriba. Los managers de línea llevan casi todo y la consistencia entre sitios es el principal riesgo.

Despliegue de políticas en un contexto ágil. Cuando el despliegue de la estrategia significa hoshin kanri, el plan de comunicación se sitúa junto al proceso catchball y las matrices de despliegue. La columna de comportamiento sigue aplicándose y la cascada se formaliza más.

Comunicación de despliegue de sistemas o software. El cambio de comportamiento se concentra y se puede datar, ya que las personas pasan a un sistema nuevo en un día conocido. La habilitación de managers importa menos y las rutas de formación y soporte importan más.

Cambio de reestructuración o de modelo operativo. En la mayoría de jurisdicciones, incluye obligaciones de derecho laboral y de consulta, y la secuencia de comunicación puede estar legalmente limitada. Pide asesoramiento antes de redactar el plan, porque una secuencia de comunicación bien diseñada que incumple requisitos de consulta es un plan caro.

Fusión o integración. Dos organizaciones con dos vocabularios. La regla de corregir las palabras importa más aquí que en cualquier otro lugar.

Organización pequeña. El problema de la cascada desaparece en gran medida por debajo de unas cincuenta personas y la columna de comportamiento sigue ganándose su lugar.

Qué no puede arreglar una plantilla gratuita de plan de comunicación de estrategia y despliegue

Una estrategia que nadie entiende en la parte superior. Si el equipo ejecutivo la describe de tres maneras diferentes, ninguna cascada producirá claridad por debajo.

Managers que no pueden o no quieren ejecutarlo. El plan depende de los managers de línea y, si no están convencidos, el despliegue se detiene en su nivel independientemente de lo que envíe el centro.

Medidas que aún recompensan el comportamiento antiguo. Los paneles de sucursal de Bexworth celebraban el volumen de transacciones durante los primeros seis meses de una estrategia sobre cuentas. Ninguna comunicación supera un incentivo.

Informes de concienciación. Ninguna descarga gratuita de plantilla gratuita de plan de comunicación de estrategia y despliegue y ninguna descarga gratuita de plantilla gratuita de plan de comunicación de estrategia y despliegue en Word te impedirá medir el alcance y llamarlo éxito. Solo informar de las tres medidas juntas lo hará.

Muestra el cambio en lugar de describirlo

Las filas de un plan de despliegue que producen comportamiento son aquellas en las que alguien ve la nueva forma en lugar de leer sobre ella. Eso es lo que logra un taller para managers y por eso el taller funciona y el dossier de briefing no.

La dificultad es que un taller llega a quienes asistieron y una red de sucursales de sesenta y dos sitios con turnos y personal a tiempo parcial significa que una parte sustancial de las personas cuyo comportamiento debe cambiar nunca estuvo en la sala.

Trupeer AI hace que la demostración sea reproducible. Alguien realiza el nuevo proceso una vez mientras lo graba y el resultado es un recorrido escrito con capturas de pantalla ya capturadas y colocadas, junto con un vídeo, en tu propia marca. Se convierte en una fila del plan por derecho propio, disponible para todo el mundo independientemente del turno, el sitio o cuándo se incorporaron.

Grábalo. Ponle marca. Tradúcelo. Hazlo con Trupeer.

Hay dos puntos que siguen para el despliegue específicamente. La consistencia en las primeras semanas determina si un cambio se mantiene o se revierte, y una grabación le da a cada sitio la misma versión en lugar de sesenta y dos interpretaciones de un dossier de briefing. Y las personas que se incorporan después del lanzamiento no asistieron a nada, así que una demostración grabada es cómo un cambio sobrevive al primer año de rotación del personal.

El material se guarda en tu base de conocimiento y también sirve como formación. Cuando la nueva forma se convierte en el estándar, pertenece en la plantilla de SOP. La consistencia entre tus documentos es cuestión de configurar el kit de marca una vez y la configuración se cubre en la guía de configuración de la plantilla de documento.

Preguntas frecuentes

¿Hay una versión Excel gratuita de la plantilla de plan de comunicación de estrategia y despliegue?

Excel se adapta al propio plan, porque es una tabla con muchas filas que querrás ordenar por fecha, por audiencia y por responsable. El archivo Excel de la plantilla gratuita de plan de comunicación de estrategia y despliegue es el formato de trabajo adecuado.

Añade la columna de comportamiento como campo obligatorio en lugar de como opcional. Una fila con la celda de comportamiento en blanco es o bien un elemento legítimo de concienciación, que debería indicarlo, o algo que no necesita estar en el plan.

¿Hay una versión Word gratuita de la plantilla de plan de comunicación de estrategia y despliegue?

Word se adapta al relato que rodea la tabla: el párrafo de la estrategia, el análisis de audiencias, el enfoque de medición y la guía para managers. Un archivo Word de la plantilla gratuita de plan de comunicación de estrategia y despliegue funciona bien para eso.

Mantén el plan fila por fila en una hoja de cálculo y consúltalo. Tener ambos en un solo documento significa que el plan se edita constantemente y el relato deja de leerse.

¿Hay una versión de documento Word gratuita de la plantilla de plan de comunicación de estrategia y despliegue?

Sí, y un archivo de documento Word gratuito de la plantilla de plan de comunicación de estrategia y despliegue es lo mismo que un archivo Word con una extensión anterior.

La decisión más útil es qué pones en el dossier para managers. Los managers necesitan algo que ejecutar en lugar de algo que enviar: un guion para la primera conversación, tres preguntas para los uno a uno y, idealmente, una demostración que puedan reproducir en lugar de solo describir.

¿Hay una descarga gratuita de Word de la plantilla de plan de comunicación de estrategia y despliegue?

Está ampliamente disponible y casi todas son una tabla de cinco columnas de audiencia, mensaje, canal, responsable y fecha.

Esa tabla está bien y es un calendario de comunicaciones. Una descarga gratuita de Word de la plantilla de plan de comunicación de estrategia y despliegue no incluirá una columna de comportamiento y añadir una lleva un minuto y cambia para qué sirve el plan.

¿Merece la pena usar una descarga gratuita de la plantilla de plan de comunicación de estrategia y despliegue?

La tabla tarda diez minutos en construirse, así que una descarga gratuita de la plantilla de plan de comunicación de estrategia y despliegue ahorra muy poco.

Evalúa cualquiera de ellas con una sola pregunta. ¿Hay un lugar para registrar lo que alguien hará de forma diferente como resultado de cada fila? Esencialmente ninguna lo tiene y, sin eso, un plan de despliegue y un calendario de comunicaciones son el mismo documento.

¿Dónde puedo conseguir un archivo Word de plantilla de plan de comunicación para uso general?

Para la comunicación organizativa rutinaria en lugar de un despliegue, el documento general es el que necesitas. Un archivo Word de plantilla de plan de comunicación que cubra audiencias, canales, frecuencia y responsables servirá, y nuestra página del plan de comunicación cubre esa estructura.

Usa la versión general cuando estés planificando una comunicación continua. Usa la estructura de esta página cuando estés intentando cambiar lo que la gente hace.

¿Dónde puedo conseguir una descarga gratuita de Excel de la plantilla de plan de comunicación?

Excel es el formato natural para cualquier plan de comunicación, ya que todos son esencialmente tablas. Una descarga gratuita de Excel de la plantilla de plan de comunicación te dará las columnas y te permitirá ordenar y filtrar, que es la mayor parte de lo que necesitas.

La distinción que importa no es el formato, sino el propósito. Un plan rutinario hace seguimiento de lo que se envía. Un plan de despliegue hace seguimiento de lo que cambia y necesita una columna adicional para hacerlo.

¿Hay una descarga gratuita de plantilla de plan de comunicación que cubra tanto el uso rutinario como el de despliegue?

En la práctica son documentos diferentes y combinarlos tiende a producir un plan que no hace bien ninguna de las dos cosas, porque la comunicación rutinaria se programa por ritmo y la comunicación de despliegue se secuencia en torno a un cambio.

Una descarga gratuita de plantilla de plan de comunicación normalmente se construye para el caso rutinario, que es la necesidad más común. Si estás desplegando una estrategia, empieza por esa tabla y añade la columna de comportamiento, las filas de habilitación de managers y las acciones que no son comunicación, que es aproximadamente lo que describe esta página.