Cómo Zuora University redujo la producción de vídeos de demostración de horas a minutos con Trupeer

Eszter Voros lidera el equipo de Zuora University, la función responsable de la formación sobre productos en toda la suite de productos de Zuora, incluidos Billing, Revenue, Payments, CPQ, Zephr y Platform. El equipo atiende a tres públicos en paralelo: clientes que aprenden a usar el producto, partners que realizan implementaciones y los propios empleados de Zuora. Bajo su liderazgo, un equipo de cuatro diseñadores visuales y cinco diseñadores instruccionales crea itinerarios de aprendizaje de larga duración, cursos que van de treinta minutos a dos horas y programas de certificación vinculados directamente a los productos principales de Zuora. Aproximadamente el setenta por ciento del contenido son demostraciones de producto grabadas en entornos reales, entrelazadas con elementos de diseño educativo que guían a los alumnos a través de cada función y lanzamiento.

El Desafío

Antes de Trupeer, el flujo de trabajo de grabación de demos estaba fragmentado de una manera que, sin hacer ruido, drenaba la capacidad del equipo. Los diseñadores instruccionales grababan capturas de pantalla sin audio mientras el guion se escribía por separado, y luego había que unir ambas piezas, un proceso que introducía problemas de sincronización y obligaba a repetir varias rondas de edición entre la voz en off y la grabación.

La versión anterior del flujo de trabajo, antes de la IA, era aún más difícil: la persona que grababa tenía que escribir el guion, hacer la voz en off en directo y volver a grabar cada vez que cometía un error. Un solo vídeo podía llevar de cinco a ocho horas, a veces un día entero, con una duración del proceso dictada en gran medida por el nivel de ansiedad de quien grababa más que por la complejidad del material. Incluso después de que Zuora pasara a una voz en off generada por IA, una sola demo seguía tardando de dos a tres horas desde el inicio hasta el primer corte.

Cómo encaja Trupeer

Trupeer es ahora la herramienta diaria para cada vídeo demo que produce el equipo. El flujo de trabajo es sencillo de una forma en la que antes nunca lo fue: los diseñadores instruccionales planifican la demo, se graban recorriendo el producto con una voz en off en bruto, sin guion o con un guion ligero, y suben el archivo a Trupeer. La primera versión del vídeo pulido, con guion, voz e imágenes alineados, vuelve en cinco a diez minutos.

La ansiedad por el guion ha desaparecido. Los problemas de sincronización han desaparecido. Los diseñadores instruccionales ya no necesitan escribir un guion completo antes de grabar; explican lo que hacen a medida que avanzan, y Trupeer se ocupa del resto. Los diseñadores visuales siguen encargándose del corte final para darle un acabado propio de un curso, añadiendo los elementos de diseño educativo que convierten una demo en un módulo de aprendizaje, pero el trabajo pesado al inicio de la cadena ha desaparecido por completo.

Lo que han construido

Gracias a este flujo de trabajo, Zuora University alberga ahora más de 1.500 vídeos en sus itinerarios de aprendizaje, cursos y programas de certificación, con la capa de demos funcionando casi por completo a través de Trupeer. El tiempo por demo se ha desplomado de dos a tres horas a cinco a diez minutos para la primera versión, y el equipo está redirigiendo las horas liberadas hacia una formación personalizada, específica para cada cliente, construida sobre las mismas demos principales.

Zuora también está extendiendo el patrón más allá de la Universidad. La misma biblioteca de vídeo basada en Trupeer se está integrando en la función de ayuda dentro del producto de Zuora y en el asistente de aprendizaje con IA de Zuora University, para que los clientes puedan obtener vídeos breves de guía al instante directamente dentro del producto en lugar de limitarse a citar artículos de documentación. Lo que viene a continuación es precisamente eso: conectar la producción de vídeo con la propia fuente, de modo que las demos puedan generarse directamente a partir de los cambios del producto en lugar de ser grabadas por una persona.