Cómo Welltower capacitó a 150 nuevos empleados en tres países usando Trupeer

Planteamiento del problema

150 nuevos empleados. El mismo software. Sin tiempo para guiar a todo el mundo.

Cuando Madison se incorporó al equipo de Reurbanización de Welltower, tenía 30 empleados. Dos años después, tenía 180. Ese tipo de crecimiento no deja espacio para la transferencia informal de conocimientos.

El equipo funcionaba con un software denso y muy centrado en los flujos de trabajo: Yardi para la gestión inmobiliaria, Smartsheet para el seguimiento de proyectos y formularios personalizados basados en Excel. Cada nueva incorporación tenía que aprenderlo todo y la única forma de hacerlo era ver a otra persona hacerlo o esperar a una llamada individual.

A Madison se le encomendó crear SOP y materiales de formación para un departamento que crecía más rápido de lo que la documentación podía seguirle el ritmo. Los documentos estáticos no eran suficientes. Los recorridos grabados en pantalla eran el formato adecuado, pero producirlos a escala, de forma consistente y sin un equipo de producción, era el problema. 

Solución

¡Un equipo de producción de una sola persona!

Madison se convirtió en la campeona interna de IA de Welltower: el único punto de responsabilidad de la producción de vídeo para todo el equipo de Reurbanización y, cada vez más, más allá de él.

El flujo de trabajo: los expertos en la materia graban su pantalla localmente a 60 fps/1080p, envían los archivos a Madison a través de WeTransfer, ella los procesa en Final Cut Pro y los sube a Trupeer para la edición y exportación mejoradas con IA. 

El resultado es una biblioteca de formación centralizada y coherente. 

Los VP de todos los equipos ahora le derivan las solicitudes directamente. "Envíaselo a Madison para su vídeo de IA" se ha convertido en una forma abreviada interna de conseguir que algo quede bien documentado. 

Ya se han creado más de 50 vídeos, y la plataforma se ha convertido en una pieza central de su identidad como campeona de IA dentro de la empresa.

"Envíaselo a Madison para su vídeo de IA." - Así se refieren ahora los VP de Welltower al proceso de documentación 

Impacto

Un departamento que pasó de 30 a 180 personas en dos años no se vino abajo en su proceso de incorporación. Los nuevos empleados llegan y encuentran una biblioteca de formación sobre software —Yardi, Smartsheet, flujos de trabajo en Excel— y la recorren por su cuenta. 

La misma infraestructura creada para los equipos internos ahora se extiende a proveedores y operadores in situ, sin un segundo sistema ni un segundo flujo de trabajo. 

Lo que cambió por el camino no fue solo el proceso de formación, sino también cómo se percibía a Madison dentro de la organización. Los VP de distintos equipos empezaron a mencionar su trabajo sin que nadie se lo pidiera. "Envíaselo a Madison para su vídeo de IA" se convirtió en una broma recurrente que en realidad no era una broma. 

Se convirtió en la persona a la que asociaban con hacer las cosas de otra manera —una etiqueta que abría puertas. 

Ahora se está presentando formalmente la plataforma a RR. HH. y Marketing, conversaciones que comenzaron porque el trabajo de Madison era visible, no porque se hubiera promocionado. 

Los vídeos también están empezando a servir como primer borrador de los SOP escritos, comprimiendo dos pasos en uno. Madison graba un flujo de trabajo; el documento viene con él. Los más de 50 vídeos creados hasta ahora no son solo una biblioteca de formación. Son la memoria institucional de un departamento que creció demasiado rápido para documentarse de cualquier otra manera.

Conclusión

Welltower no contrató a un equipo de vídeo. No incorporó a una agencia de producción. Una sola persona, con la herramienta adecuada, construyó una infraestructura de formación que ahora presta servicio a 180 empleados en tres países y sigue creciendo.

Para los equipos de operaciones empresariales que gestionan entornos de software complejos a gran escala, Trupeer elimina la barrera entre saber hacer algo y poder enseñarlo.