Hedrick Gardner es un bufete de abogados con sede en los Estados Unidos. Se especializa en proporcionar servicios legales en áreas como compensación de trabajadores, litigación civil, defensa de responsabilidad, derecho empresarial y asuntos relacionados con seguros.

El bufete es conocido por representar a clientes que van desde individuos y pequeñas empresas hasta grandes corporaciones y compañías de seguros. Tiene oficinas en varias ubicaciones en el sureste de Estados Unidos y enfatiza soluciones legales prácticas adaptadas a las necesidades de sus clientes.

Declaración del Problema

Hedrick Gardner enfrentó desafíos significativos al trasladar a sus empleados a una aplicación moderna basada en la nube desde su sistema heredado basado en Citrix. El proceso se complicó por la naturaleza desorganizada de sus datos existentes, que habían sido almacenados y utilizados de manera inconsistente entre los equipos. Esto requirió un proceso que consumía mucho tiempo de reformateo y estructuración de los datos antes de la migración. 

Además, los empleados se mostraron reacios al cambio, encontrando difícil alejarse de los flujos de trabajo familiares para adoptar el nuevo sistema. Esta renuencia se vio agravada por la falta de recursos de capacitación consistentes y profesionales, ya que los formadores eran reacios a crear tutoriales en video debido a su incomodidad al grabar sus propias voces.

Las limitaciones del sistema heredado y los procesos de capacitación obstaculizaron significativamente los esfuerzos de migración y adaptación. La organización dependía de Citrix, que no estaba optimizado para un entorno de trabajo escalable y distribuido. 

Los recursos de capacitación estaban dispersos e inconsistentes, sin un enfoque unificado para la integración. Su sistema de gestión de aprendizaje (LMS) existente era demasiado complejo, lo que llevaba a tasas de adopción pobres entre los empleados. A menudo, los formadores carecían de las herramientas y el tiempo para crear contenido pulido y atractivo, lo que ralentizaba aún más el proceso de transición.

La Solución

Para superar estos desafíos, Jeremy y su equipo implementaron Trupeer AI, que transformó su enfoque hacia la capacitación de empleados y la adopción del sistema. Utilizando las avanzadas herramientas de creación de videos de Trupeer AI, desarrollaron videos de capacitación profesionales y consistentes impulsados por voces generadas por IA. 

Esto permitió a los formadores centrarse únicamente en la creación de contenido sin la necesidad de grabar sus propias voces, haciendo el proceso más rápido y accesible.

Trupeer AI también permitió al equipo de Jeremy crear módulos de capacitación específicos y breves, cada uno con una duración de tres a cinco minutos, que estaban adaptados a tareas específicas de los empleados. Estos módulos se alojaron en una plataforma basada en SharePoint, creando un centro de capacitación centralizado y fácil de usar. 

Además, la capacidad de Trupeer AI para transformar recursos externos, como videos de YouTube, en un formato consistente con narración generada por IA garantizó una experiencia de aprendizaje fluida para los usuarios.

Las características de la plataforma, que incluían intros y outros personalizables, así como reemplazo de voz impulsado por IA, permitieron a Hedrick Gardner ofrecer materiales de capacitación pulidos y atractivos que se alineaban con la marca de la organización. Además, Trupeer AI proporcionó herramientas para rastrear la participación en videos y el progreso de los usuarios, asegurando que la efectividad de la capacitación pudiera ser medida y mejorada.

El Resultado

La implementación de Trupeer AI resultó en un proceso de migración y adaptación altamente exitoso para los empleados de Hedrick Gardner. Más de 200 miembros del personal, incluidos abogados y personal de apoyo en cinco ubicaciones, fueron trasladados sin problemas al nuevo sistema con una interrupción mínima. 

Los materiales de capacitación, que incluían aproximadamente 60 videos profesionales, fueron fundamentales para superar la resistencia de los empleados y asegurar una adopción generalizada de las nuevas herramientas en la nube.

El enfoque de capacitación impulsado por IA redujo significativamente los costos ocultos asociados con la integración, como la atención a consultas repetitivas y la realización de múltiples sesiones de capacitación. Aprovechando las capacidades de Trupeer AI, Jeremy y su equipo crearon un marco escalable y reutilizable que podría ser fácilmente adaptado para futuros proyectos.

 Esto no solo ahorró tiempo y recursos, sino que también mejoró la capacidad de la organización para estandarizar la capacitación en todas las ubicaciones.

Las herramientas proporcionadas por Trupeer AI permitieron a Hedrick Gardner modernizar su proceso de capacitación y elevar la experiencia general del empleado. 

Con materiales de capacitación pulidos, atractivos y accesibles, la organización navegó con éxito por una migración compleja mientras establecía una base para la eficiencia continua y la escalabilidad.