Imagínate que gestionas un equipo de TI en una empresa bulliciosa donde cada minuto cuenta. Tu equipo resuelve cientos de incidencias cada mes, pero las soluciones a menudo quedan encerradas dentro del conocimiento del equipo o dispersas entre correos electrónicos y notas. Sin un enfoque estructurado para documentar estas soluciones, la información valiosa puede perderse, lo que lleva a trabajo repetido y tiempo desperdiciado. Las organizaciones pueden reducir el tiempo de resolución de incidencias hasta en un 50% documentando y utilizando correctamente las resoluciones anteriores.

Las organizaciones pueden reducir el tiempo de resolución de incidencias hasta en un 50% documentando y utilizando correctamente las resoluciones anteriores.

Aquí es donde transformar las resoluciones de incidencias registradas en artículos de conocimiento de ServiceNow supone un gran cambio. Al convertir estas resoluciones en contenido buscable y reutilizable, tu equipo puede mejorar la eficiencia y la coherencia. Este enfoque no solo preserva el conocimiento dentro de tu equipo, sino que también capacita a otros equipos y departamentos al proporcionarles un acceso sencillo a las soluciones. A medida que explores el software de creación de SOP, verás cómo la documentación estructurada puede cambiar tu flujo de trabajo.

¿Por qué importa crear artículos de conocimiento de ServiceNow a partir de resoluciones registradas?

En toda organización, las operaciones eficientes dependen en gran medida del flujo fluido de la información. Cuando los equipos de TI se enfrentan a incidencias, a menudo las resuelven utilizando una gran cantidad de conocimiento tácito y experiencia. Sin embargo, si estas soluciones no se registran y comparten, es probable que los mismos problemas vuelvan a ocurrir, desperdiciando tiempo y recursos valiosos. Los artículos de conocimiento de ServiceNow creados a partir de resoluciones registradas se convierten en un activo esencial en el flujo de trabajo de operaciones. Proporcionan una forma estructurada y accesible de recopilar y difundir información en toda la organización.

Para los responsables de TI, hay mucho en juego. Deben asegurarse de que sus equipos respondan rápidamente a las incidencias mientras minimizan el tiempo de inactividad. Al convertir las resoluciones de incidencias en artículos de conocimiento, pueden simplificar el proceso de gestión de incidencias. Este enfoque proactivo reduce la probabilidad de problemas repetidos y permite una resolución de incidencias más rápida. Para la organización, esto significa menos tiempo de inactividad y una mayor productividad. También fomenta una cultura de mejora continua y aprendizaje, ya que los miembros del equipo pueden consultar y aprovechar soluciones anteriores. El resultado es un entorno de operaciones más resiliente y eficiente.

¿Cuáles son los beneficios de crear artículos de conocimiento de ServiceNow a partir de resoluciones registradas?

Convertir las resoluciones de incidencias en artículos de conocimiento estructurados ofrece numerosas ventajas. Examinemos algunos de los principales beneficios.

• resolución de incidencias simplificada. Con una biblioteca de soluciones bien documentada, los equipos pueden acceder e implementar rápidamente soluciones probadas, reduciendo el tiempo dedicado a la resolución repetitiva de problemas.

• Reducción de costes operativos. Al minimizar el trabajo duplicado y evitar tiempos de inactividad prolongados, las organizaciones pueden ahorrar dinero. Se necesitan menos recursos para abordar problemas recurrentes.

• Mejora de la formación y la incorporación. Los nuevos miembros del equipo pueden ponerse al día más rápido con acceso a una base de conocimientos completa. Pueden estudiar resoluciones anteriores y comprender el contexto y los pasos implicados.

• Colaboración mejorada. Compartir artículos de conocimiento entre departamentos crea una cultura colaborativa. Los equipos pueden contribuir y aprender del repositorio centralizado, lo que conduce a soluciones innovadoras.

• Calidad de servicio coherente. Un enfoque estandarizado para documentar las resoluciones garantiza una calidad uniforme en la gestión de incidencias. Los clientes y los usuarios internos experimentan un servicio fiable y eficaz.

• Toma de decisiones basada en datos. Analizar las tendencias dentro de la base de conocimientos puede revelar problemas comunes e informar decisiones estratégicas. Los equipos pueden centrarse en mejoras sistémicas en lugar de soluciones temporales.

• Para una visión más profunda, nuestra guía sobre creación de vídeos de producto cubre el manual adyacente.

• Los equipos implementan este flujo de trabajo de principio a fin usando la plataforma de vídeo con IA de Trupeer, que convierte las grabaciones en bruto en un resultado pulido sin necesidad de editor.

¿Qué funciones de Trupeer te ayudan a crear artículos de conocimiento de ServiceNow a partir de resoluciones registradas?

Trupeer ofrece varias capacidades que hacen que la transición de resoluciones registradas a artículos de conocimiento sea fluida. Así es como algunas de estas funciones se aplican a esta tarea.

Grabación de pantalla con IA con autozoom y detección de clics

Esta función te permite registrar las resoluciones con precisión. A medida que recorres el proceso de resolución, Trupeer amplía automáticamente las áreas de la pantalla donde ocurren las acciones, resaltando los pasos clave. Esto garantiza que las partes críticas de la resolución se capturen con claridad. La función de detección de clics etiqueta cada acción, lo que facilita convertir estas grabaciones en instrucciones paso a paso para un artículo de conocimiento. Este nivel de detalle mejora la claridad y la utilidad de la documentación.

Generación automática de SOP a partir de cualquier grabación

La capacidad de Trupeer para generar procedimientos operativos estándar (SOP) directamente a partir de grabaciones es inestimable. Una vez registrada una resolución, Trupeer crea automáticamente un SOP editable, que puede exportarse en varios formatos. Esta función no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza que la documentación sea precisa y coherente. Al usar esta plataforma de documentación con IA, los equipos pueden mantener registros completos con el mínimo esfuerzo.

Locución con IA en más de 65 voces naturales, ritmo y tono ajustables

Añadir una locución profesional a tus grabaciones puede hacer que los artículos de conocimiento resulten más atractivos y fáciles de entender. Trupeer proporciona una amplia selección de voces de sonido natural que pueden ajustarse en ritmo y tono, garantizando que la narración complemente el contenido. Esta función es especialmente útil para resoluciones complejas en las que una explicación clara puede mejorar la comprensión y la retención.

Base de conocimientos buscable con IA y enlaces profundos con marca de tiempo

Una vez documentadas tus resoluciones, hacer que sean fáciles de buscar es fundamental. La base de conocimientos con búsqueda mediante IA de Trupeer indexa cada grabación con enlaces profundos a nivel de marca de tiempo, lo que permite a los usuarios saltar directamente a las secciones relevantes de un vídeo o documento. Esta funcionalidad hace que encontrar información específica sea rápido y eficiente, lo que favorece una toma de decisiones y una resolución de problemas más ágiles.

Widgets de vídeo integrables para orientación dentro de la app

Incrustar resoluciones en vídeo directamente en las aplicaciones puede mejorar enormemente el soporte y la formación de los usuarios. Trupeer ofrece widgets de vídeo integrables que se integran sin problemas en tus sistemas existentes. Esta función permite a los usuarios acceder al contenido instructivo sin salir del entorno de la aplicación, mejorando la experiencia del usuario y reduciendo la necesidad de soporte externo. Al usar capacidades de generador de bases de conocimientos, las organizaciones pueden asegurarse de que la información crítica esté siempre al alcance de los usuarios.

¿Cómo creas artículos de conocimiento de ServiceNow a partir de resoluciones registradas paso a paso con Trupeer?

Paso 1: registra la resolución

Comienza capturando la resolución de la incidencia con la función de grabación de pantalla con IA de Trupeer. Inicia el grabador basado en navegador para evitar instalaciones. Navega por el proceso de resolución mientras Trupeer hace zoom automáticamente en las acciones críticas. Esta función resalta las áreas clave, garantizando claridad en la grabación final. La capacidad de detección de clics etiqueta cada acción, lo que permite identificar fácilmente los pasos importantes. Todo el proceso, desde la configuración hasta la finalización, tarda unos 15 minutos según la complejidad de la resolución. Si intervienen varias pantallas, asegúrate de que las acciones de cada pantalla se registren de forma secuencial para mantener la coherencia.

Paso 2: elimina el contenido de relleno

Una vez completada la grabación, usa la función automática de eliminación de palabras de relleno de Trupeer para limpiar el audio. Esta herramienta de IA elimina pausas innecesarias y palabras de relleno como "um" y "ah", creando una grabación más profesional y concisa. Solo tienes que seleccionar la grabación y aplicar esta función. Normalmente tarda menos de 5 minutos en procesarse. Este paso garantiza que el contenido sea claro y esté centrado, haciendo que los pasos posteriores de documentación sean más sencillos. Es especialmente útil si el orador estaba inseguro o dudaba durante la grabación, lo que da como resultado un producto final más fluido.

Paso 3: genera un SOP

Con una grabación pulida lista, es hora de generar un procedimiento operativo estándar (SOP). Usa la función de generación automática de SOP de Trupeer para crear un documento listo para editar. Selecciona la grabación e inicia la generación del SOP. La IA de Trupeer analiza el vídeo y produce un SOP detallado, paso a paso, que puede exportarse en varios formatos, como PDF o HTML. El proceso suele tardar alrededor de 10 minutos. Esta función garantiza que cada acción se documente con precisión, proporcionando una base sólida para crear un artículo de conocimiento completo de ServiceNow.

Paso 4: añade una locución con IA

Para mejorar la calidad instructiva de tu grabación, añade una locución con IA usando las más de 65 voces naturales de Trupeer. Elige una voz que coincida con el tono y el ritmo que deseas, y aplícala a la grabación. Este paso suele tardar 5 minutos. El resultado es una narración profesional que complementa el contenido visual, haciéndolo más atractivo y fácil de entender. Si el público objetivo incluye personas que no son hablantes nativos, selecciona una voz clara y lenta para garantizar la comprensión. Esta función es especialmente útil para resoluciones técnicas complejas que requieren explicaciones detalladas.

Paso 5: incrusta el vídeo en una base de conocimientos

Integra el vídeo finalizado en tu base de conocimientos de ServiceNow usando los widgets de vídeo integrables de Trupeer. Este paso implica generar un código de inserción e introducirlo en el artículo de ServiceNow deseado. Ahora los usuarios pueden acceder al vídeo directamente dentro de la base de conocimientos, mejorando la usabilidad. El proceso de integración es sencillo y tarda unos 10 minutos. Este enfoque no solo proporciona orientación visual, sino que también reduce la necesidad de documentación adicional. Asegúrate de que el vídeo se coloque lógicamente dentro del artículo, coincidiendo con las secciones de texto relevantes para lograr la mejor experiencia de usuario. Los equipos que comparan herramientas a menudo empiezan con una comparativa de alternativas a Loom antes de estandarizar un flujo de trabajo.

Paso 6: distribuye y supervisa la interacción

Por último, distribuye el artículo de conocimiento a través de los canales relevantes y supervisa la interacción de los usuarios mediante los análisis de visualización de Trupeer. Esta función proporciona información sobre el número de visualizaciones, los puntos de abandono y los mapas de calor. Accede a estos análisis desde el panel de Trupeer para entender cómo interactúan los usuarios con el contenido. Este paso es crucial para perfeccionar futuros artículos y garantizar que la información proporcionada sea efectiva. Establece un calendario regular para revisar los análisis, idealmente cada semana, a fin de realizar los ajustes necesarios en función de los comentarios y el comportamiento de los usuarios. Este proceso continuo garantiza la mejora constante y la relevancia de tu base de conocimientos.

¿Qué consejos ayudan a crear artículos de conocimiento de ServiceNow a partir de resoluciones registradas?

Crear artículos de conocimiento eficaces a partir de resoluciones registradas implica planificación estratégica y ejecución. Aquí tienes algunos consejos para ayudarte a optimizar este proceso y maximizar el valor de tus esfuerzos de documentación.

• Enfócate en la claridad. Asegúrate de que cada paso de la grabación sea claro y fácil de entender. Evita la jerga salvo que se defina dentro del artículo.

• Mantén la coherencia. Usa un formato y un estilo consistentes en todos los artículos de conocimiento para ayudar a los usuarios a navegar y comprender el contenido con mayor facilidad.

• Incluye elementos visuales. Siempre que sea posible, incluye capturas de pantalla o clips de vídeo para ilustrar pasos complejos. Las ayudas visuales pueden mejorar significativamente la comprensión.

• Usa ciclos de retroalimentación. Solicita regularmente comentarios a los usuarios sobre la utilidad de los artículos. Esto puede aportar información valiosa para la mejora continua.

• Manténlo actualizado. Revisa y actualiza regularmente la base de conocimientos para garantizar que la información siga siendo precisa y relevante.

• usa herramientas de IA. usa capacidades de IA como la comparativa de alternativas a Scribe de Trupeer para mejorar y simplificar los procesos de documentación.

• Forma a tu equipo. Usa software de creación de vídeos tutoriales para formar a tu equipo en las mejores prácticas para capturar y documentar resoluciones.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se integra Trupeer con ServiceNow para los artículos de conocimiento?

Trupeer se integra con ServiceNow proporcionando widgets de vídeo integrables que pueden insertarse directamente en los artículos de conocimiento de ServiceNow. Los usuarios pueden generar un código de inserción desde Trupeer y colocarlo dentro del artículo, lo que permite ver el vídeo en contexto con el texto. Esta integración mejora el valor del artículo al combinar información visual y textual, lo que ayuda a la comprensión y la retención. Simplifica el proceso para los usuarios, ya que no necesitan cambiar de plataforma para acceder a toda la información que necesitan.

¿Cuál es el beneficio de usar locución con IA en los artículos de conocimiento?

La locución con IA añade un toque profesional a los artículos de conocimiento al proporcionar una narración de audio clara y atractiva. Ayuda a transmitir información compleja de manera comprensible, especialmente para los usuarios que se benefician del aprendizaje auditivo. La función de locución con IA de Trupeer permite personalizar el ritmo y el tono, haciendo que el contenido sea más cercano y fácil de asimilar. Esto resulta especialmente útil para equipos internacionales en los que pueden existir barreras lingüísticas, garantizando que todos reciban la misma calidad de información independientemente de su idioma principal.

¿Por qué es importante supervisar la interacción con los artículos de conocimiento?

Supervisar la interacción te ayuda a entender cómo interactúan los usuarios con tus artículos de conocimiento. Los análisis de Trupeer proporcionan información sobre el número de visualizaciones, los puntos de abandono y los mapas de calor, lo que puede destacar áreas en las que los usuarios tienen dificultades o pierden interés. Al analizar estos datos, puedes tomar decisiones informadas para mejorar la calidad y la relevancia del contenido. Revisar regularmente las métricas de interacción garantiza que tu base de conocimientos evolucione para satisfacer las necesidades de los usuarios, mejorando la productividad y la satisfacción general. Este ciclo continuo de retroalimentación es crucial para mantener una base de conocimientos eficaz y fácil de usar.

¿Puede Trupeer gestionar varios idiomas en los artículos de conocimiento?

Sí, Trupeer admite la traducción con IA a más de 40 idiomas con capacidad de sincronización labial. Esta función te permite crear artículos de conocimiento multilingües accesibles para una audiencia global. Al usar las herramientas de traducción de vídeo con IA de Trupeer, las organizaciones pueden asegurarse de que su contenido sea inclusivo y eficaz en distintos mercados lingüísticos. Esta capacidad no solo amplía tu alcance, sino que también mejora la experiencia del usuario al ofrecer contenido en los idiomas preferidos de los usuarios, fomentando una mejor comprensión y participación.

¿Es posible actualizar los artículos de conocimiento automáticamente con Trupeer?

Trupeer ofrece documentación con actualización automática vinculada a las grabaciones subyacentes, garantizando que los artículos de conocimiento se mantengan al día. Cuando se actualiza una grabación, la documentación asociada puede refrescarse automáticamente, reduciendo la necesidad de actualizaciones manuales. Esta función es especialmente beneficiosa en entornos dinámicos donde la información cambia con frecuencia. Al automatizar las actualizaciones, te aseguras de que los usuarios siempre tengan acceso a la información más precisa y relevante, mejorando la fiabilidad y la utilidad de tu base de conocimientos.