Las actualizaciones del sistema de Workday son una parte esencial para que las operaciones de tu negocio sigan funcionando sin problemas. Pero también plantean un reto importante: actualizar tus materiales de formación para asegurarte de que tu equipo sabe cómo navegar por las nuevas funciones y funcionalidades. En 2026, los lanzamientos de Workday suelen producirse dos veces al año, y cada actualización puede introducir docenas de cambios. Ignorar estas actualizaciones puede dar lugar a materiales de formación obsoletos, lo que puede confundir a los empleados y frenar la productividad. Según una encuesta reciente,

el 70% de los empleados informó sentirse frustrado cuando los materiales de formación no reflejaban los sistemas actuales.

Este escenario es demasiado común en las empresas que no priorizan la actualización sistemática de sus vídeos de formación después de cada actualización de Workday. Tanto si eres un profesional de L&D como si eres un responsable de RR. HH., entender cómo actualizar eficientemente los vídeos de formación de Workday es crucial para mantener una plantilla competente. Asegurarte de que tus recursos de formación estén al día no solo ayuda a tu equipo a mantenerse informado, sino que también maximiza el retorno de la inversión de tu sistema Workday. Los equipos que evalúan herramientas suelen empezar con una comparativa de alternativas a Loom antes de estandarizar un flujo de trabajo.

¿Por qué importa actualizar los vídeos de formación de Workday?

Actualizar tus vídeos de formación de Workday importa porque repercute directamente en la eficacia de tu plantilla. Cuando los empleados tienen acceso a materiales de formación actualizados, están mejor preparados para usar el sistema Workday de forma eficiente, reduciendo el tiempo dedicado al aprendizaje y a la resolución de problemas. Esto es especialmente importante cuando se introducen nuevas funciones en una actualización de Workday, ya que los empleados necesitan comprender y aplicar estos cambios a sus tareas diarias. Los vídeos de formación obsoletos pueden provocar confusión, errores y una menor productividad, lo que en última instancia puede afectar al resultado final de tu empresa.

Además, mantener actualizados los materiales de formación ayuda a conservar el cumplimiento normativo y la coherencia operativa en toda la organización. En sectores como el financiero y el sanitario, donde el cumplimiento de las normas es fundamental, asegurarse de que tu equipo tenga acceso a materiales de formación precisos puede prevenir errores costosos y problemas regulatorios. Además, los materiales de formación actualizados fomentan una cultura de aprendizaje continuo, animando a los empleados a interactuar activamente con las actualizaciones del sistema y a adaptarse con rapidez. Este enfoque proactivo no solo mejora el rendimiento individual, sino que también favorece el crecimiento y la adaptabilidad de toda la organización. Trupeer también ofrece un editor de vídeo fácil para principiantes para vídeos de formación que gestiona este paso sin configuración adicional.

¿Cuáles son los beneficios de actualizar sistemáticamente los vídeos de formación de Workday?

Actualizar sistemáticamente tus vídeos de formación de Workday ofrece múltiples beneficios que mejoran tanto el rendimiento individual como el de la organización.

• Mayor competencia de los empleados. Las actualizaciones periódicas garantizan que los empleados tengan los conocimientos más recientes, lo que les permite realizar las tareas de forma eficiente y precisa, reduciendo el tiempo dedicado a solucionar problemas y el riesgo de errores.

• Mejora del cumplimiento normativo. Al actualizar sistemáticamente tus materiales de formación, te aseguras de que todos los empleados estén informados sobre los cambios en los requisitos de cumplimiento, reduciendo el riesgo de infracciones regulatorias.

• Mayor productividad. Los materiales de formación actualizados simplifican el proceso de aprendizaje, permitiendo a los empleados comprender rápidamente las nuevas funciones y funcionalidades, lo que conduce a una finalización más rápida de las tareas y a una mayor productividad.

• Menor tiempo de incorporación. Los nuevos empleados se benefician de vídeos de formación actuales, que aceleran su curva de aprendizaje y les ayudan a integrarse en el equipo con mayor facilidad.

• Coherencia en la formación. Un enfoque sistemático para actualizar los vídeos garantiza que todos los empleados reciban información uniforme, lo que ayuda a mantener la coherencia en los procesos y operaciones entre departamentos.

• Estrategia de formación rentable. Al mantener actualizados tus vídeos de formación, minimizas la necesidad de sesiones de formación adicionales, ahorrando así costes y recursos de formación. Una sola producción de vídeos de formación puede servir para múltiples propósitos a lo largo de su ciclo de vida.

• Cuando los SOP entran en la misma conversación, una comparativa de alternativas a Scribe ayuda a aclarar el alcance.

¿Qué funciones de Trupeer te ayudan a actualizar los vídeos de formación de Workday?

Trupeer ofrece un conjunto de funciones que simplifican el proceso de actualización de los vídeos de formación de Workday, facilitándote mantener tus materiales de formación actualizados y eficaces.

Grabación de pantalla con IA con autozoom y detección de clics

Esta función te permite capturar rápidamente tu pantalla durante una sesión de Workday, centrándose automáticamente en las áreas de interés mediante autozoom. La función de detección de clics resalta las interacciones del usuario, lo que facilita a los espectadores seguir el proceso. Esto resulta especialmente útil al mostrar nuevas funciones o flujos de trabajo introducidos en una actualización de Workday. Los ajustes automáticos reducen la necesidad de editar extensamente después de la grabación, ahorrando tiempo y garantizando claridad.

Eliminación automática de palabras de relleno

Editar vídeos de formación puede ser una tarea que consume mucho tiempo, especialmente al eliminar muletillas como "eh" y "ah". La tecnología basada en IA de Trupeer identifica y elimina estas distracciones de forma fluida, dando como resultado un producto final pulido. Esta función garantiza que tus vídeos de formación mantengan un tono profesional y sean concisos, algo crucial para mantener a tu audiencia comprometida y centrada en el contenido.

Locución con IA en más de 65 voces naturales

Con Trupeer, puedes mejorar tus vídeos de formación con locuciones generadas por IA, disponibles en más de 50 voces de sonido natural. Esta capacidad te permite ajustar el ritmo y el tono para que encajen con el contenido, ofreciendo una experiencia de audio coherente y profesional para tu audiencia. Tanto si actualizas vídeos existentes como si creas otros nuevos, esta función ayuda a mantener la calidad y la interacción sin necesidad de contratar locutores profesionales.

Documentación que se actualiza automáticamente vinculada a la grabación subyacente

Esta función genera y actualiza automáticamente la documentación a partir de tus vídeos de formación, asegurando que tus materiales escritos estén siempre sincronizados con tu contenido visual. Es especialmente útil para procesos complejos de Workday que requieren explicaciones detalladas. Al utilizar una plataforma de documentación con IA, puedes proporcionar a tu equipo recursos completos que complementen el contenido del vídeo, mejorando la comprensión y la retención.

Base de conocimientos con IA y búsqueda, con enlaces profundos por marca de tiempo

La base de conocimientos con búsqueda de Trupeer indexa cada vídeo de formación con enlaces profundos a nivel de marca de tiempo, permitiendo a los empleados encontrar información específica de forma rápida y eficiente. Esta función es muy valiosa al actualizar materiales de formación, ya que permite a los usuarios acceder a la parte exacta de un vídeo que responde a su consulta. Al utilizar una base de conocimientos en vídeo, mejoras la accesibilidad y reduces el tiempo que los empleados dedican a buscar respuestas, aumentando su productividad y confianza al usar el sistema Workday.

¿Cómo actualizas los vídeos de formación de Workday paso a paso con Trupeer?

Paso 1: Graba el flujo de trabajo actualizado

Empieza usando el grabador basado en navegador de Trupeer, que no requiere instalación, para capturar el flujo de trabajo actualizado de Workday. Esta herramienta te permite grabar fácilmente tu pantalla con capacidades de grabación de pantalla con IA, incluyendo autozoom y detección de clics. Simplemente abre la aplicación de Workday, inicia la grabación y navega por las nuevas funciones o cambios. El autozoom se centrará en las áreas importantes de la pantalla, mientras que la detección de clics resaltará las interacciones del usuario. Este proceso garantiza que tu grabación sea clara y atractiva, y suele tardar entre 10 y 15 minutos dependiendo de la complejidad del flujo de trabajo.

Paso 2: Edita la grabación para mayor claridad

Una vez completada tu grabación, pasa a la fase de edición utilizando el software de edición de vídeo de Trupeer fácil para vídeos de formación. La herramienta impulsada por IA te ayuda a eliminar muletillas como "eh" y "ah", mejorando el profesionalismo del vídeo. Haz clic en el botón "Editar" junto a tu grabación y selecciona la opción "Eliminar palabras de relleno". El proceso es rápido, normalmente solo toma unos minutos. También puedes recortar secciones innecesarias y añadir anotaciones para resaltar los puntos clave, asegurando que el vídeo siga siendo conciso e informativo.

Paso 3: Añade locución con IA

A continuación, mejora tu vídeo con una locución con IA. Trupeer ofrece más de 65 voces naturales, lo que te permite elegir la que mejor se adapte a las preferencias de tu audiencia. Después de seleccionar la voz, ajusta el ritmo y el tono según el contenido. Esta función resulta especialmente útil si la calidad del audio original es deficiente o si necesitas admitir varios idiomas. Generar la locución es sencillo; solo tienes que hacer clic en "Añadir locución", seleccionar tus ajustes y dejar que Trupeer se encargue del resto. El proceso suele tardar entre 5 y 10 minutos.

Paso 4: Genera la documentación

Con la capacidad de generación automática de SOP de Trupeer, crea documentación completa directamente a partir de tu vídeo. Esta función extrae la información clave y la organiza en un documento exportable. Haz clic en el botón "Generar SOP" en el panel del vídeo, y Trupeer creará un documento editable que se alinea con el contenido del vídeo. Este paso es muy valioso para proporcionar materiales escritos complementarios que acompañen las instrucciones visuales, y normalmente tarda menos de 5 minutos en completarse.

Paso 5: Localiza el vídeo para equipos globales

Si tu organización opera a nivel internacional, es fundamental ofrecer materiales de formación localizados. La función de traducción con IA de Trupeer admite más de 40 idiomas con doblaje y sincronización labial. Para localizar tu vídeo, haz clic en "Traducir", selecciona los idiomas de destino y deja que Trupeer se encargue del resto. Este proceso garantiza que todos los empleados, independientemente de las barreras lingüísticas, puedan comprender y aplicar la formación de forma eficaz. Dependiendo del número de idiomas, este paso puede tardar entre 15 y 30 minutos por idioma.

Paso 6: Distribuye y supervisa la interacción

Por último, distribuye el vídeo de formación actualizado usando la base de conocimientos con búsqueda de Trupeer. Esta plataforma te permite alojar vídeos en un dominio personalizado con SSO, facilitando el acceso para los empleados. Usa la función "Compartir" para incrustar vídeos directamente en tu sistema Workday o en portales orientados al cliente. Supervisa la interacción de los espectadores con herramientas de analítica para hacer seguimiento de las tasas de visualización, los puntos de abandono y los mapas de calor. Estos datos son cruciales para evaluar la eficacia del vídeo e identificar áreas de mejora, y suelen estar disponibles en las 24 horas posteriores a la publicación.

¿Qué consejos ayudan a actualizar los vídeos de formación de Workday?

Actualizar los vídeos de formación de Workday de forma eficiente requiere un enfoque estratégico. Aquí tienes algunos consejos prácticos para simplificar el proceso y asegurarte de que tus materiales sigan siendo relevantes e impactantes.

• Planifica con antelación. Alinea las actualizaciones de tu formación con el calendario de actualizaciones de Workday para asegurarte de estar preparado cuando se lancen nuevas funciones.

• Involucra a expertos en la materia. Colabora con expertos de Workday para verificar la exactitud del contenido y obtener información sobre nuevas funcionalidades.

• Usa una plantilla coherente. Emplea los kits de marca y las plantillas de Trupeer para mantener un estilo visual uniforme en todos los vídeos, reforzando la identidad de marca.

• Prueba con un grupo pequeño. Antes del despliegue completo, prueba el vídeo de formación actualizado con un grupo reducido para identificar posibles confusiones o lagunas de comprensión.

• Incorpora comentarios. Busca activamente e incorpora la opinión de los espectadores para perfeccionar y mejorar continuamente el contenido.

• Supervisa las métricas de interacción. Utiliza la analítica de visualización para controlar los niveles de interacción y realizar ajustes basados en datos en futuros contenidos.

• Usa herramientas de IA. Usa las funciones de vídeo de formación con IA de Trupeer para automatizar tareas repetitivas, centrando tus esfuerzos en la calidad y relevancia del contenido.

• Los equipos envían este flujo de trabajo de principio a fin usando la plataforma de vídeo con IA de Trupeer, que convierte grabaciones en bruto en resultados pulidos sin necesidad de un editor.

Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia deberías actualizar los vídeos de formación de Workday?

Lo mejor es actualizar los vídeos de formación de Workday después de cada actualización importante del sistema, que normalmente ocurre dos veces al año. Esto garantiza que tus materiales de formación reflejen las funcionalidades y flujos de trabajo más recientes, minimizando la confusión entre los empleados. Las actualizaciones periódicas ayudan a mantener el cumplimiento normativo y la coherencia operativa, especialmente en sectores con requisitos regulatorios estrictos. Además, considera actualizaciones intermedias si hay cambios significativos dentro de tu organización que afecten a cómo se utiliza Workday, asegurando que la formación siga siendo relevante y eficaz.

¿Cuáles son los retos al actualizar los vídeos de formación de Workday?

Actualizar los vídeos de formación de Workday puede ser complicado debido a la naturaleza dinámica de las actualizaciones de software y a la necesidad de contenido preciso. Un reto importante es asegurarse de que todas las actualizaciones relevantes se capturen y se reflejen con exactitud en los materiales de formación. Otro es coordinarse con varias partes interesadas, como TI, RR. HH. y los responsables de departamento, para recopilar la información y aprobaciones necesarias. Además, las limitaciones de recursos, como el tiempo, el presupuesto y la experiencia técnica, pueden dificultar el proceso de actualización. Usar herramientas de IA como Trupeer puede aliviar estos retos al automatizar muchas partes de la producción y edición de vídeo.

¿Puede Trupeer ayudar con la localización de vídeos para audiencias diversas?

Sí, Trupeer ofrece funciones completas de localización, incluida la traducción con IA a más de 40 idiomas y el doblaje con sincronización labial. Esto garantiza que tus vídeos de formación sean accesibles para una audiencia global, promoviendo la inclusión y la comprensión en equipos diversos. Al utilizar una plataforma de traducción de vídeo, puedes producir eficientemente materiales de formación localizados sin necesidad de procesos de producción separados, ahorrando tiempo y recursos al mismo tiempo que llegas a una audiencia más amplia.

¿Por qué es importante supervisar la interacción con los vídeos de formación?

Supervisar la interacción con los vídeos de formación es crucial para evaluar la eficacia de tus materiales e identificar áreas de mejora. Al analizar métricas como las tasas de abandono de los espectadores, los mapas de calor y los tiempos de visualización, puedes obtener información sobre qué partes del vídeo resultan más atractivas o confusas. Este enfoque basado en datos te permite tomar decisiones informadas sobre ajustes en el contenido, garantizando que los futuros vídeos de formación sean más eficaces y estén mejor alineados con las necesidades de los empleados. Revisar regularmente las métricas de interacción también ayuda a justificar la inversión en recursos de formación.

¿Ofrece Trupeer funciones de revisión colaborativa para vídeos de formación?

Sí, Trupeer incluye flujos de trabajo colaborativos de revisión y aprobación que facilitan los comentarios y aportaciones de múltiples partes interesadas. Esta función permite que distintos departamentos, como RR. HH., TI y cumplimiento normativo, revisen y aprueben los vídeos de formación antes de que se finalicen y distribuyan. Las herramientas colaborativas garantizan que el contenido sea preciso, completo y cumpla con los estándares de la organización. Al involucrar a las partes interesadas clave en el proceso de revisión, puedes mejorar la calidad y relevancia de tus materiales de formación, lo que en última instancia conduce a una mejor adopción y uso por parte de los empleados.