Trupeer + Microsoft Copilot: Wissensdatenbank für Schulungen

Machen Sie Trupeer SOPs für Microsoft Copilot verfügbar

Öffnen Sie in Trupeer die SOPs und Schulungsvideos, die Copilot verwenden soll.

1. Veröffentlichen Sie sie in Ihrer Trupeer Knowledge Base oder exportieren Sie sie als Word- oder PDF-Dateien.

2. Für Microsoft 365 Copilot: Speichern Sie die exportierten SOPs in einer SharePoint-Website oder -Bibliothek, auf die Ihre Mitarbeitenden zugreifen können.

3. Für einen Copilot Studio-Agenten: Fügen Sie Ihre SharePoint-Website, Ihre veröffentlichte Knowledge Base oder die exportierten Dateien als Wissensquellen hinzu.

4. Testen Sie den Agenten mit echten Fragen von Mitarbeitenden und prüfen Sie, dass die Antworten auf die richtige SOP verweisen.

Copilot kann dann Fragen mithilfe Ihrer genehmigten Verfahren beantworten – innerhalb der Berechtigungen, die jede/r Mitarbeitende bereits hat.

Weitere Informationen zum Aktivieren des Teilens in Trupeer finden Sie unter Wie kann ich mein Video veröffentlichen?

Erstellen Sie eine Trainings-Knowledge-Base für Microsoft Copilot aus Ihren SOPs: Nehmen Sie jeden Prozess einmal in Trupeer auf, veröffentlichen Sie die genehmigten Verfahren dort, wo Copilot sie verwenden kann, und lassen Sie Mitarbeitende Copilot fragen, wie sie ihre Arbeit erledigen.

Viele Organisationen rollen Microsoft 365 Copilot aus und bauen Agenten in Copilot Studio. Die Qualität der Antworten hängt von dem Wissen ab, das dahintersteht. Wenn Verfahren fehlen, veraltet sind oder in langen Dokumenten verborgen liegen, hat Copilot nichts Verlässliches, worauf es sich stützen kann. Trupeer macht Aufzeichnungen echter Arbeit zu klaren, genehmigten SOPs und Schulungsvideos – und gibt Copilot eine Trainings-Knowledge-Base, die abbildet, wie Arbeit tatsächlich erledigt wird.

So verbinden Sie Trupeer SOPs mit Microsoft Copilot

Für den SharePoint-Weg: Sehen Sie, wie Sie SOPs nach SharePoint exportieren.

So erstellen Sie eine Trainings-Knowledge-Base für Copilot

1. Prozesse aufzeichnen, über die Mitarbeitende am häufigsten nachfragen: Erzählen Sie jeden Schritt und jede Entscheidung; Trupeer macht aus jeder Aufzeichnung eine SOP und ein Video.

2. SOPs prüfen und freigeben, indem Sie Ausnahmen, Verantwortliche und Überprüfungsdaten ergänzen – damit Copilot nur auf genehmigte Inhalte zugreift.

3. Veröffentlichen Sie sie dort, wo Copilot sie erreichen kann: eine SharePoint-Website, Ihre veröffentlichte Trupeer Knowledge Base oder exportierte Dateien.

4. Als Wissen hinzufügen für Microsoft 365 Copilot über SharePoint oder als Wissensquellen in einem Copilot Studio-Agenten.

5. Mit echten Fragen testen, und Lücken beheben, wenn Antworten unvollständig sind.

6. Das Wissen aktuell halten, indem Sie SOPs in Trupeer aktualisieren, sobald sich Prozesse oder Systeme ändern.

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau eines Agenten, der Antworten liefert, sehen Sie building an AI agent that answers questions from your video library.

Warum SOPs die Antworten von Copilot verbessern

• Genehmigter Content rein, genehmigte Antworten raus: Copilot greift auf Verfahren zurück, die von Verantwortlichen geprüft wurden.

• Schritt-für-Schritt-Struktur: SOPs, die als nummerierte Schritte geschrieben sind, liefern klarere Antworten als lange Richtliniendokumente.

• Echte Screens und Begriffe: In dem tatsächlichen System aufgezeichnete Verfahren verwenden dieselben Namen, die Mitarbeitende sehen.

• Enthaltene Ausnahmen: Dokumentierte Ausnahmen helfen Copilot dabei, die Fragen zu beantworten, die am wichtigsten sind.

• Ein Video für jede Antwort: Mitarbeitende können einem Link aus der Antwort von Copilot zum Walkthrough folgen.

Wie Verfahren so geschrieben werden sollten, dass KI ihnen folgen kann, finden Sie unter what an agentic operating procedure is.

Das Wissen von Copilot aktuell halten

Copilot ist nur so aktuell wie die Inhalte, die es liest. Wenn sich ein Prozess oder ein System ändert, aktualisieren Sie die SOP in Trupeer, indem Sie das Skript bearbeiten oder einen einzelnen Schritt ersetzen, und veröffentlichen Sie sie anschließend erneut. Weisen Sie jeder SOP einen Verantwortlichen und ein Überprüfungsdatum zu und achten Sie auf Verfahren, die nicht mehr mit der Anwendung übereinstimmen; siehe stale SOP detection.

Wer nutzt Trupeer mit Microsoft Copilot?

• IT- und Digital-Workplace-Teams, die Microsoft 365 Copilot ausrollen.

• L&D- und Training-Teams, die Self-Service-Learning aufbauen.

• HR-, Finance- und Shared-Services-Teams, die wiederkehrende How-to-Fragen beantworten.

• Operations-Teams, die Copilot Studio-Agenten für bestimmte Prozesse erstellen.

Erfahren Sie mehr über die Knowledge Base von Trupeer.

Proof: Wissen im Enterprise-Maßstab

Genpact hat Trupeer für einen unternehmensweiten Workday-Rollout genutzt und aufgezeichnete Prozess-Sessions in mehr als 500 Schulungsmaterialien über 20 Workstreams in fünf Sprachen umgewandelt – für 140.000 Mitarbeitende in 40 Ländern, in 3 Monaten statt 12. Lesen Sie die Genpact Customer Story.

FAQs

Kann Microsoft Copilot Trupeer SOPs verwenden?

Ja. Veröffentlichen Sie Trupeer SOPs in SharePoint, damit Microsoft 365 Copilot sie verwenden kann, oder fügen Sie Ihre SharePoint-Website, die veröffentlichte Knowledge Base oder exportierte Dateien als Wissensquellen in einem Copilot Studio-Agenten hinzu.

Berücksichtigt Copilot Berechtigungen für Trupeer-Inhalte?

Microsoft 365 Copilot verwendet nur Inhalte, auf die jede/r Mitarbeitende bereits Zugriff in Microsoft 365 hat. Legen Sie die SharePoint-Berechtigungen für Ihre SOP-Sites und -Bibliotheken so fest, wie Sie es normalerweise tun.

Welches ist das beste Format für SOPs, die von Copilot genutzt werden?

Kurze, auf Aufgaben basierende SOPs mit nummerierten Schritten, klaren Titeln, Ausnahmen und einem Verantwortlichen. Eine Aufgabe pro SOP gibt Copilot klarere Inhalte, auf die es sich stützen kann.

Kann ein Copilot Studio-Agent mit Trupeer-Videos verlinken?

Ja. Fügen Sie den Link zu jedem Walkthrough der SOP in den veröffentlichten Content ein, damit die Antworten des Agenten Mitarbeitende auf das Video verweisen können.

Wie halte ich die Antworten von Copilot aktuell?

Aktualisieren Sie SOPs in Trupeer, wenn sich Prozesse ändern, veröffentlichen Sie sie erneut und weisen Sie jeder SOP einen Verantwortlichen und ein Überprüfungsdatum zu, damit veraltete Verfahren nicht in dem Wissen von Copilot verbleiben.

Muss ich dafür einen Entwickler beauftragen?

Nicht für SharePoint oder Copilot Studio Knowledge Sources, die von Admins und Creators konfiguriert werden. Eine MCP-Verbindung benötigt möglicherweise Unterstützung durch Ihr IT-Team.

Sehen Sie es bei Ihrem Copilot-Rollout

Möchten Sie sehen, wie Ihre SOPs als Trainings-Knowledge-Base von Copilot funktionieren würden? Buchen Sie eine Demo.