Verwenden Sie diese Vorlage
Ein großartiges Software-User-Manual macht aus verwirrten Nutzern selbstbewusste. Mit Trupeer können Sie sich beim Schreiben von Software-Dokumentationen stundenlang Zeit sparen, indem Sie mit einer kostenlosen Vorlage für ein Software-User-Manual starten, sie mit Ihren Brand-Richtlinien anpassen und unsere KI-Manual-Erstellung nutzen, um Product Walkthroughs in professionell aufbereitete Videohandbücher zu verwandeln.
Was ist eine kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual?
Eine kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual ist eine wiederverwendbare Struktur für ein vollständiges, versioniertes Dokument, das beschreibt, wie man ein Stück Software verwendet. Es wird als Ergebnis geliefert – nicht als „lebende“ Website.
Genau deshalb existiert dieses Dokument noch in einer Welt voller Hilfeseiten. Handbücher entstehen, wenn die Dokumentation vollständig, unveränderlich und in sich geschlossen sein muss: Software, die vor Ort bereitgestellt wird, Produkte, die in regulierten Umgebungen verkauft werden, Systeme, die in Netzwerken laufen, ohne externen Zugriff, und Verträge, in denen ein Handbuch als benannter Liefergegenstand festgehalten ist.
Wenn Ihre Software ein gehostetes Produkt ist und Ihre Nutzer die Dokumentation über eine Suchmaschine oder einen Hilfe-Link innerhalb des Produkts erreichen, brauchen Sie eher eine Hilfeseite als ein Handbuch. Die Seite „Software User Guide“ erklärt, wie das strukturiert sein sollte.
Die Vorlage ist nicht das Handbuch. Abschnittslisten für Handbücher sind weit verbreitet und weitgehend austauschbar. Was in der Praxis entscheidet, ob ein Handbuch funktioniert, ist, wie es mit dem Problem unten umgeht – mit dem Hilfeseiten nie konfrontiert sind und das fast keine Vorlage adressiert.
Das Format folgt der Auslieferung. Eine Word-Datei für eine kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual ist der Ort, an dem diese Inhalte geschrieben und geprüft werden. Eine PDF-Vorlage wird ausgeliefert, weil ein Handbuch ein festes Dokument ist und ein PDF das einzige gängige Format, das sich wie ein solches verhält. Ein PPT-Layout für eine kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual eignet sich für Schulungen, die aus dem Handbuch abgeleitet sind. Eine Excel-Datei für eine kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual eignet sich für das Content-Inventar dahinter – nicht für das Dokument selbst.
Ein Handbuch ist ein Schnappschuss, eine Hilfeseite ist ein Stream
Eine Hilfeseite hat nur eine Version: die aktuelle. Wenn sich die Software ändert, ändert sich die Seite – und jede Leserin und jeder Leser sieht die neue Version. Alte Versionen bleiben nicht bestehen, weil es immer nur eine Kopie gibt.
Ein Handbuch verhält sich genau umgekehrt. Sie erstellen es, liefern es aus – und ab diesem Moment existieren Kopien unabhängig von Ihnen. Sie liegen auf Dateiservern der Kunden, in gedruckten Ordnern, hängen an alten E-Mails und befinden sich in Beschaffungsunterlagen. Sie können sie nicht aktualisieren und häufig können Sie nicht einmal zuverlässig sagen, wer welche Version besitzt.
In der Zwischenzeit schreitet die Software voran. Innerhalb weniger Jahre haben Sie eine Kundenbasis, die über viele Releases verteilt ist. Alle lesen Dokumente, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten erstellt wurden – und es gibt keine verlässliche Möglichkeit zu wissen, welches Dokument eine bestimmte Leserin oder ein bestimmter Leser gerade in der Hand hat.
Das ist das zentrale Problem eines Software-Handbuchs – und es fehlt vollständig auf einer Hilfeseite. Jede der Designentscheidungen unten folgt daraus.
So passen Sie diese Vorlage in Trupeer an
Schritt 1: Öffnen Sie den Bereich „Vorlagen“
Gehen Sie im Hauptmenü zum Bereich „Vorlagen“.
Schritt 2: Wählen und öffnen Sie eine Vorlage
Klicken Sie auf eine beliebige Vorlage, mit der Sie arbeiten möchten, um sie zu öffnen.
Schritt 3: Erweitern Sie die Vorlagenansicht
Falls nötig, erweitern Sie die Vorlagenansicht, um das vollständige Layout und die Details klar zu sehen.
Schritt 4: Bearbeiten Sie die Vorlage
Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um mit der Anpassung der ausgewählten Vorlage zu beginnen.
Im Editor können Sie:
Neue Abschnitte hinzufügen
Formatierungsregeln definieren oder aktualisieren
Ein Logo hinzufügen und Position sowie zugehörige Einstellungen anpassen
Schritt 5: Speichern Sie Ihre angepasste Vorlage
Nachdem Sie alle notwendigen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Speichern“, um die aktualisierte Vorlage als Ihre eigene zu sichern.
Schritt 6: Vorschau ansehen und die Vorlage feinjustieren
Wenn Sie sehen möchten, wie Ihre angepasste Vorlage aussieht, öffnen Sie die Vorschau.
Ausgehend vom Vorschau-Bildschirm können Sie bei Bedarf weiterhin direkt Anpassungen vornehmen – so stellen Sie sicher, dass die Vorlage genau so erscheint, wie Sie es möchten.
Mit einer Vorlage für ein Software-User-Manual können Sie:
Zeit beim Schreiben sparen: Überspringen Sie die leere Seite – mit einer Struktur, die für Software-Dokumentation entwickelt wurde.
Support-Tickets reduzieren: Klare Handbücher helfen Nutzern beim Self-Service – und senken die Ticketanzahl deutlich.
Im Markenauftritt bleiben: Nutzen Sie Ihr Logo, Ihre Schriftarten und Farben mit Trupeer's Brand Kit.
Die Akzeptanz verbessern: Nutzer, die Ihre Software verstehen, nutzen sie mehr – und bleiben länger.
Video-Walkthroughs hinzufügen: Betten Sie Videos für Schritte ein, die sich im Text nur schwer erklären lassen.
Globale Nutzer erreichen: Übersetzen Sie Software-User-Manuals in 65+ Sprachen mit nur einem Klick.
Das Versionsproblem – und was Sie dagegen tun können
Drei Probleme treten immer wieder auf – und alle drei lassen sich an der Stelle, an der Sie schreiben, kostengünstig verhindern.
Die Leserin oder der Leser weiß nicht, welche Version ihr Handbuch beschreibt. Fast jedes Handbuch trägt die Version auf dem Cover – und sonst nirgends. Eine Leserin oder ein Leser, der ein PDF öffnet und darin sucht (so machen es die meisten), landet auf Seite vierundneunzig und sieht das Cover nie. Platzieren Sie die Software-Version in der Fußzeile jeder Seite. Das kostet ein Feld in einer Vorlage und entfernt die häufigste Form des Problems.
Die Leserin oder der Leser weiß nicht, welche Version sie oder er gerade nutzt. Erklären Sie, wie man es in den ersten Seiten überprüft – in einer einzigen Zeile. Die meisten Handbücher gehen davon aus, dass die Leserin oder der Leser das weiß, und viele Nutzer wissen es nicht.
Das Handbuch sagt nicht, wann eine Funktion eingeführt wurde. Eine Leserin oder ein Leser auf einer älteren Version folgt einer Anweisung für etwas, das es noch gar nicht gibt. Daraus schließt sie oder er, dass die Software kaputt ist, und kontaktiert den Support. Markieren Sie Funktionen mit der Version, in der sie eingeführt wurden, und markieren Sie alles, dessen Verhalten sich mit der Version geändert hat, in der die Änderung erfolgte. Das ist mehr Aufwand als die beiden anderen Punkte – verhindert aber die teuren Ausfälle.
Fügen Sie noch einen weiteren Punkt hinzu, der nicht die Leserin oder den Leser betrifft, sondern Sie. Stellen Sie jede veröffentlichte Version des Handbuchs auf Ihrer Support-Seite bereit – nicht nur die neueste. Eine Kundin oder ein Kunde auf einer älteren Version benötigt das Handbuch für genau diese Version. Wenn Sie nur die aktuelle Version hosten, ist garantiert, dass sie oder er das falsche Dokument verwendet.
Was ein Software-User-Manual enthalten muss
Zehn Bausteine. Die ersten beiden und die letzten beiden sind es, die ein Handbuch von einer Hilfeseite unterscheiden.
Komponente | Was sie macht |
|---|---|
Version und Anwendbarkeit | Software-Version, Handbuch-Revision, Veröffentlichungsdatum. Auf dem Cover und in jeder Seitenfußzeile. |
So prüfen Sie Ihre Version | Ein Absatz, nahe am Anfang, damit die Leserin oder der Leser bestätigen kann, dass sie oder er das richtige Handbuch hat. |
Was sich in dieser Revision geändert hat | Eine kurze Liste, damit eine wiederkehrende Leserin oder ein wiederkehrender Leser die Unterschiede findet, ohne alles erneut zu lesen. |
Zielgruppe und vorausgesetztes Wissen | Explizit genannt, weil ein Handbuch von Menschen gelesen wird, die keine Möglichkeit haben, Ihnen eine Frage zu stellen. |
Erste Schritte | Der kürzeste Weg zu einem funktionierenden Ergebnis. |
Aufgaben-Kapitel | Organisiert nach dem, was Nutzer tun – nicht nach der Menüstruktur des Produkts. |
Referenzabschnitte | Einstellungen, Felder, Fehlermeldungen, Tastenkürzel. Nachgeschlagen statt gelesen. |
Fehlerbehebung | Reale Probleme aus Support-Tickets – jeweils mit Lösung. |
Vollständige Inhalte und Index | Ein Handbuch wird über Suche und Index genutzt. Daher müssen beide real sein – nicht nur dekorativ. |
Support- und Kontaktwege | Wie man Hilfe bekommt, denn ein ausgeliefertes Handbuch ist oft das Einzige, was eine Nutzerin oder ein Nutzer hat. |
Die Anforderung an Vollständigkeit lohnt sich, ausdrücklich zu nennen. Ein Handbuch kann nicht auf Live-Inhalte verlinken, die eine Leserin oder ein Leser wirklich braucht – denn es kann in einer Umgebung ohne Netzwerkzugriff gelesen werden oder nachdem die verlinkte Seite verschoben wurde. Alles Wesentliche ist im Dokument enthalten.
Kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual: die Struktur zum Kopieren
Mit einem echten Beispiel statt Platzhaltern. Die Software ist ein Labor-Informationssystem, das vor Ort bereitgestellt wird.
Kopieren Sie von hier.
Cover. Produktname. Software-Version 11.2. Handbuch-Revision C. Veröffentlicht 14. März. Gilt nur für Versionen 11.0 bis 11.2.
Seitenfußzeile, auf jeder Seite. Produktname, Software-Version 11.2, Revision C, Seitenzahl. Das ist die nützlichste Zeile im Dokument.
So prüfen Sie Ihre Version. Wählen Sie Hilfe und dann Info. Die Version wird als Zahl angezeigt, z. B. 11.2.4. Wenn Ihre ersten beiden Zahlen nicht 11.2 sind, beschreibt dieses Handbuch nicht Ihr System. Das richtige Handbuch für Ihre Version finden Sie auf der Support-Seite im Bereich Dokumentationsarchiv.
Was sich in Revision C geändert hat. Archivierung wurde in Version 11.0 rückgängig machbar. In früheren Versionen ist Archivierung dauerhaft und kann nicht innerhalb der Anwendung rückgängig gemacht werden. Siehe Kapitel neun. Die Neubezeichnung von Beispiel-Labels erhielt in 10.4 einen zweiten Bestätigungsschritt.
Zielgruppe. Laborpersonal, das routinemäßige Probenhandhabung und Berichterstattung durchführt. Voraussetzung: Sie haben einen Nutzeraccount erhalten und eine lokale Einweisung abgeschlossen. Deckt keine Systemadministration ab – diese ist im Administrator-Handbuch enthalten.
Erste Schritte. Anmelden, Hauptbildschirm und das vollständige Ende-zu-Ende-Abschließen einer Probenregistrierung.
Aufgaben-Kapitel. Organisiert nach dem, was Menschen tun. Proben registrieren. Ergebnisse erfassen. Berichten. Historische Datensätze suchen. Archivieren. Jede Aufgaben-Seite nennt, was vorausgesetzt wird, und enthält die Versions-Anwendbarkeit in der Fußzeile.
Markierungen für die Verfügbarkeit von Funktionen. Wird durchgehend verwendet, in der Form: Verfügbar ab Version 10.4. Verhalten geändert in Version 11.0. Diese erscheinen neben der jeweiligen Anweisung – nicht in einem Anhang.
Referenz. Felddefinitionen, Statuscodes, Fehlermeldungen mit Bedeutungen, Tastenkürzel.
Fehlerbehebung. Zwölf Einträge aus der Support-Warteschlange, jeweils mit Symptom, wahrscheinlicher Ursache und Lösung.
Index. Real, deckt die Begriffe ab, die Nutzer verwenden, ebenso wie die Begriffe, die die Benutzeroberfläche verwendet. So findet eine Leserin oder ein Leser, der nach „Erstattung“ sucht, die Seite mit der Gutschrift.
Support. Telefon, Portal, Öffnungszeiten und welche Informationen Sie bereithalten sollten. Enthalten, weil eine Nutzerin oder ein Nutzer, der diese Seite liest, möglicherweise keinen anderen Weg hat.
Kopieren Sie hierher.
Beispiel für ein Software-User-Manual: 61 Prozent auf einer anderen Version
Denholm Clinical Systems, ein Unternehmen mit etwa einhundertzwanzig Mitarbeitenden, liefert ein Labor-Informationssystem an Krankenhäuser und private Labore. Die Software wird auf den Kundensystemen installiert, und die Kunden führen Upgrades nach ihren eigenen Zeitplänen durch.
Das Handbuch umfasste zweihundertvierzig Seiten, wurde als PDF erstellt und mit jeder Veröffentlichung ausgeliefert. Es war gut geschrieben und vollständig.
Die Support-Seite hostete genau ein Handbuch: das neueste.
61 Prozent der installierten Basis nutzten eine Version, die älter war als die Version, die das aktuelle Handbuch beschrieb. Mehrere Standorte lagen zwei große Versionen zurück – was in diesem Bereich nicht ungewöhnlich ist, denn Upgrades erfordern dort eine Validierung.
Ein Labor, das Version 8.4 lief, musste vierzehn Monate historischer Datensätze archivieren. Sie öffneten das aktuelle Handbuch, die Revision für Version 11.2, und lasen das Kapitel zur Archivierung. Dort stand, dass archivierte Datensätze jederzeit über den Tab „Archiv“ wiederhergestellt werden können.
Das stimmte ab Version 11.0. Auf 8.4 war Archivierung dauerhaft.
Sie archivierten vierzehn Monate Datensätze. Es gab keine Wiederherstellung. Die Wiederherstellung erforderte das Zurückspielen aus einem Backup – das dauerte drei Tage Ausfallzeit im Labor und erforderte einen Lieferanten-Ingenieur vor Ort. Die Kosten lagen bei rund sechsundvierzigtausend Pfund – verteilt zwischen den Wiederherstellungsarbeiten und der Unterbrechung. Es folgte eine formelle Beschwerde, die begründet war.
Nichts im Handbuch war ungenau. Jede Aussage darin traf auf Version 11.2 zu. Das Cover nannte 11.2. Die Leserin oder der Leser hatte im PDF gesucht, landete auf Seite einhundertundvierundvierzig und las eine korrekte Anweisung für eine Software, die sie oder er gar nicht nutzte.
Drei Änderungen folgten – und keine davon war teuer.
Die Version wurde in die Fußzeile jeder Seite aufgenommen. Eine einzeilige Anleitung, wie man die eigene Version prüft, kam nahe an den Anfang. Funktionen und Verhaltensweisen erhielten Markierungen zur Verfügbarkeit. Dadurch liest sich das Kapitel zur Archivierung nun so, dass die Wiederherstellung ab Version 11.0 verfügbar ist und dass Archivierung in früheren Releases dauerhaft ist.
Die vierte Änderung war das Hosting. Jede veröffentlichte Handbuch-Revision wurde auf der Support-Seite unter einem Dokumentationsarchiv abgelegt, sodass eine Kundin oder ein Kunde auf 8.4 das Handbuch für 8.4 finden konnte.
Support-Tickets, die auf Verwirrung über die Version zurückzuführen waren, gingen von etwa dreiundzwanzig pro Monat auf vier zurück.
Die Leserin oder der Leser hatte nichts falsch gemacht. Sie oder er hatte das einzige Handbuch verwendet, das der Lieferant bereitgestellt hatte.
So schreiben Sie ein Software-User-Manual in sechs Schritten
Entscheiden Sie, ob Sie wirklich ein Handbuch brauchen. Wenn Ihre Nutzer Netzwerkzugriff haben und die Dokumentation über die Suche erreichen, ist eine Hilfeseite die bessere Lösung. Handbücher sind für ausgelieferte, feste, vollständige Dokumente gedacht.
Beheben Sie zuerst das Versionsschema. Welche Software-Versionen dieses Handbuch abdeckt und wie die eigene Revisionsnummerierung des Handbuchs aussieht. Beides gehört in die Fußzeile.
Strukturieren Sie nach Aufgaben – nicht nach Menüs. Die Menüstruktur des Produkts beschreibt, wie es aufgebaut wurde. Nutzerinnen und Nutzer kommen mit etwas, das sie gerade erledigen wollen.
Markieren Sie die Verfügbarkeit beim Schreiben. Zu notieren, dass eine Funktion in einer bestimmten Version angekommen ist, ist beim Schreiben trivial – danach ist es fast unmöglich, das wieder zu rekonstruieren.
Übernehmen Sie die Fehlerbehebung aus der Support-Warteschlange. Ihre häufigsten Tickets sind das Kapitel – bereits priorisiert.
Erstellen Sie einen echten Index. Inklusive der Wörter, die Nutzer sagen, statt nur der Wörter, die die Benutzeroberfläche verwendet. In einem ausgelieferten Dokument ist der Index die Suchfunktion.
Schritt vier ist der, der oft aufgeschoben wird – und der, der die teuren Ausfälle verhindert.
Wann Sie ein Handbuch statt einer Hilfeseite brauchen
Fünf Situationen, in denen ein Handbuch die richtige Antwort ist – und außerhalb davon gewinnt in der Regel eine Hilfeseite.
Software, die vor Ort ausgeliefert und nach dem Zeitplan des Kunden aktualisiert wird. Ihre Nutzer sind über verschiedene Versionen verteilt und können nicht alle von einer einzigen aktuellen Seite bedient werden.
Umgebungen ohne externen Netzwerkzugriff. Sichere Einrichtungen, industrielle Steuerungssysteme, Medizinprodukte, Verteidigung. Die Dokumentation muss lokal vorhanden und vollständig sein.
Regulierte Produkte. Wenn Dokumentation Teil dessen ist, was bewertet oder zertifiziert wurde, muss sie fest, versioniert und abrufbar sein. Validierte Umgebungen erfordern häufig das Handbuch speziell für die validierte Version. Jedes Handbuch, das Teil einer regulatorischen Einreichung oder eines zertifizierten Produkts ist, sollte von einer qualifizierten Person gegen den jeweils geltenden Standard geprüft werden – und nichts auf dieser Seite ersetzt das.
Vertragliche Liefergegenstände. Wenn ein Handbuch als benannter Posten in einem Vertrag oder einem Beschaffungsplan aufgeführt ist, bestimmen die Anforderungen des Vertrags Format und Inhalt.
Produkte, bei denen der Nutzer keinen Support-Weg hat. Physische Distribution, Einzelverkäufe, langlebige Ausrüstung. Das Handbuch ist alles, was sie jemals haben werden.
Die beste kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual für all diese Fälle ist diejenige, die überlebt, wenn sie viermal pro Jahr neu herausgegeben wird. Wenn keiner dieser Punkte zutrifft, ist die ehrliche Antwort: Sie erstellen ein Handbuch aus Gewohnheit. Eine Hilfeseite würde Ihre Nutzer besser unterstützen und kostet Sie weniger, um sie zu pflegen.
Software-User-Manual, User Guide oder Instruction Manual?
Drei Begriffe mit sich überschneidender Verwendung – und die Unterschiede, die man bei der Wahl einer Struktur kennen sollte.
Ein Software-User-Manual ist vollständig, versioniert und wird ausgeliefert. Es geht davon aus, dass die Leserin oder der Leser möglicherweise keine weiteren Ressourcen hat und keine Möglichkeit, eine Frage zu stellen.
Ein Software User Guide enthält denselben Inhalt in der Online-Tradition, die kontinuierlich aktualisiert wird. Er wird über die Suche aufgerufen und Seite für Seite gepflegt. Dafür gelten andere strukturelle Regeln – beschrieben auf der Seite „Software User Guide“.
Ein Instruction Manual begleitet in der Praxis häufig physische Geräte. Dabei gelten Sicherheitsinhalte, die Platzierung von Warnhinweisen und gesetzliche Pflichten, die Software-Dokumentation nicht abdeckt. Die Seite „Instruction Manual“ behandelt diese Tradition.
In der Praxis brauchen Teams häufig beides: ein Handbuch und eine Hilfeseite. Das Handbuch wird aus demselben Quellinhalt zum Release erstellt. Genau diese Kombination lohnt sich als Ziel, denn die Pflege zweier unabhängiger Dokumentationssets erzeugt zwei Versionen, die nicht übereinstimmen.
Was eine kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual nicht beheben kann
Ein Handbuch für viele Versionen. Keine Struktur löst das. Nur das Veröffentlichen eines Handbuchs pro Version und das Führen des Archivs.
Ein Handbuch, das niemand finden kann. Nur die neueste Revision zu hosten, garantiert, dass Kunden auf älteren Versionen das falsche Dokument lesen.
Screenshots aus einer früheren Version. Jedes Bild in einem Handbuch ist an eine Version gebunden. Das ist ein Argument dafür, sie zu markieren – und für den unten beschriebenen Produktionsansatz.
Versionsinformationen, nach denen eine Vorlage nie gefragt hat. Keine kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual und kein kostenloser Download einer User-Manual-Vorlage enthält ein Feld zur Versions-Anwendbarkeit. Das liegt daran, dass Handbuchvorlagen für Produkte entwickelt wurden, die sich nicht ändern.
Ein Dokument, das aus einer Hilfeseite zusammengestellt wurde – ohne Anpassung. Online-Seiten gehen davon aus, dass Links funktionieren und Inhalte aktuell sind. Wenn man das in ein festes Dokument exportiert, scheitern beide Annahmen – und das Ergebnis liest sich wie eine Website, die ausgedruckt wurde, weil es genau das ist.
Zeigen Sie die Software statt sie zu beschreiben
Handbücher tragen eine größere visuelle Last als jedes andere Dokumentationsformat – aus einem Grund, der speziell mit der Art der Auslieferung zusammenhängt.
Eine Hilfeseite kann auf ein Video verlinken. Ein Handbuch kann das häufig nicht, weil es offline gelesen werden kann, in einer sicheren Umgebung oder Jahre nachdem der Link nicht mehr funktioniert. Deshalb muss alles, was die Leserin oder der Leser braucht, im Dokument selbst enthalten sein – das bedeutet Bilder statt Links. Und ein Handbuch mit zweihundert Seiten kann mehrere hundert davon enthalten.
Dann vervielfacht sich das Versionsproblem. Jedes Bild ist an das Release gebunden, in dem es aufgenommen wurde. Eine neue Major-Version bedeutet also, das Set erneut aufzunehmen. Deshalb werden Handbücher so oft mit Bildern ausgeliefert, die zwei Releases veraltet sind – und deshalb hören Leserinnen und Leser auf, ihnen zu vertrauen.
Trupeer AI ändert die Rechnung. Jemand führt die Aufgabe einmal aus – auf der Version, die dokumentiert wird – während des Aufzeichnens. Die Ausgabe ist ein schriftlicher Schritt-für-Schritt-Walkthrough mit Bildern, die bereits aufgenommen, annotiert und platziert wurden. Dazu kommt ein Video in Ihrem eigenen Branding. Für ein neues Release bedeutet das Erstellen des Bildsets nicht, mehrere hundert Screens neu zu filmen, sondern nur neu aufzuzeichnen.
Aufzeichnen. Gebrandet. Übersetzen. Trupeer-n.
Zwei weitere Punkte sind für Handbücher besonders wichtig. Die Video-Version kann das Handbuch auf der Support-Seite für Kunden begleiten, die Netzwerkzugriff haben. So dient dieselbe Produktion beiden Auslieferungswegen, ohne die Arbeit zu verdoppeln. Und wenn ein Produkt international ausgeliefert wird, erzeugt dieselbe Aufzeichnung denselben Handbuchinhalt in jeder Sprache. Das ist hier wichtiger als bei einer Hilfeseite, denn ein ausgeliefertes Handbuch in der falschen Sprache kann später nicht einfach still und leise korrigiert werden.
Das Material liegt in Ihrer Knowledge Base und dient zugleich als Training für Support-Mitarbeitende und Implementierungsteams. Operative Vorgehensweisen für alle, die die Software betreiben, gehören in den Runbook. Konsistenz über Ihre Dokumente hinweg ist eine Frage, das Brand Kit einmal festzulegen – und die Einrichtung wird im Guide zur Einrichtung von Dokumentvorlagen abgedeckt.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es eine kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual als Word-Version?
Word ist der Ort, an dem Handbücher geschrieben, geprüft und überarbeitet werden. Außerdem übernimmt es die Dinge, die Handbücher brauchen: ein echtes Inhaltsverzeichnis, einen Index, Querverweise, Seitenzahlen und Fußzeilen.
Die Fußzeile ist die Einstellung, die man richtig hinbekommen sollte. Platzieren Sie die Software-Version und die Handbuch-Revision darin, bevor Sie irgendetwas schreiben. So trägt jede Seite diese Informationen. Eine kostenlose Word-Datei für ein Software-User-Manual ohne Versionsinformationen in der Fußzeile erzeugt das Problem, das auf dieser Seite beschrieben wird.
Gibt es eine Word-Vorlage für ein User-Manual für den allgemeinen Gebrauch?
Ja, und Vorlagen für den allgemeinen Zweck sind weit verbreitet. Eine Word-Datei als User-Manual-Vorlage bietet Ihnen typischerweise ein Cover, Inhalte, Kapitel, Fehlerbehebung und einen Index – das ist ein sinnvoller Grundaufbau.
Für Software speziell werden zwei Ergänzungen benötigt: die Versions-Anwendbarkeit in der Seitenfußzeile und eine Möglichkeit zu markieren, wann eine Funktion eingeführt wurde. Beides ist in allgemeinen Vorlagen nicht enthalten, weil beides für ein Dokument, das etwas beschreibt, das sich nicht ändert, nicht relevant ist.
Gibt es eine kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual als PDF?
PDF ist das, was ausgeliefert wird. Schreiben Sie in einem Dokument und exportieren Sie dann eine kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual als PDF zur Auslieferung – mit Version und Revision auf jeder Seite sichtbar, nicht nur auf dem Cover.
Zwei Produktionsdetails. Erstellen Sie echte Lesezeichen aus Ihren Überschriften, denn so navigieren Leserinnen und Leser durch lange PDFs. Und stellen Sie sicher, dass der Text durchsuchbar ist und nicht nur ein Bild – das passiert gelegentlich, wenn Handbücher aus Design-Tools zusammengesetzt werden.
Wo kann ich eine Vorlage für ein User-Manual kostenlos herunterladen?
Sie ist weit verfügbar – einschließlich bei Normungsorganisationen und öffentlichen Behörden. Deren Versionen sind oft besser strukturiert als kommerzielle Vorlagen-Seiten, weil sie dafür geschrieben wurden, verwendet zu werden.
Welche kostenlose User-Manual-Vorlage Sie auch immer als Ausgangspunkt nehmen: Die erste Bearbeitung ist die Fußzeile. Die zweite ist das Hinzufügen eines kurzen Abschnitts nahe am Anfang, der der Leserin oder dem Leser erklärt, wie sie oder er prüfen kann, welche Version der Software sie oder er gerade nutzt. Das enthält fast keine Vorlage – und genau das verhindert die häufigste Kategorie von Support-Kontakten, die mit Handbüchern zusammenhängen.
Gibt es eine kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual als PPT-Version?
Folien eignen sich für Schulungen, die aus einem Handbuch entstehen – nicht für das Handbuch selbst. Eine kostenlose PPT-Vorlage für ein Software-User-Manual funktioniert für eine Onboarding-Session oder einen Kundenschulungstag.
Sie ist kein Ersatz für das Dokument. Ein Handbuch existiert, um vollständig und durchsuchbar für jemanden ohne weitere Ressourcen zu sein. Eine Folienpräsentation ist das nicht.
Gibt es eine kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual als Excel-Version?
Excel eignet sich für das Inventar hinter dem Handbuch – nicht für das Handbuch selbst. Eine kostenlose Excel-Datei für ein Software-User-Manual eignet sich gut als Content-Register: eine Zeile pro Abschnitt, mit dem Verantwortlichen, der Version, gegen die es zuletzt geprüft wurde, ob die Bilder aktuell sind, und für welche Produktversionen es gilt.
Dieses Register macht Release-Updates überhaupt erst handhabbar. Ohne es bedeutet das Aktualisieren eines zweihundertseitigen Handbuchs für eine neue Version, dass Sie alles erneut lesen müssen.
Lohnt sich ein kostenloser Download einer Vorlage für ein Software-User-Manual?
Die Abschnittslisten brauchen etwa eine halbe Stunde zum Erstellen, und die meisten veröffentlichten Vorlagen sind nahezu identisch. Daher spart ein kostenloser Download einer Vorlage für ein Software-User-Manual nicht viel.
Beurteilen Sie jede davon anhand einer Frage. Gibt es einen Platz für die Versions-Anwendbarkeit in der Seitenfußzeile – und nicht nur auf dem Cover? Im Grunde keine. Denn die meisten Handbuchvorlagen wurden für Produkte entwickelt, die sich nicht ändern – Software tut das aber.
Was ist die beste kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual?
Die beste kostenlose Vorlage für ein Software-User-Manual ist diejenige, in die Sie eine Versions-Fußzeile einfügen können und die Sie über Releases hinweg pflegen können. In der Praxis bedeutet das: ein schlichtes Dokument statt eines gestalteten.
Stark gestaltete Vorlagen sehen zwar besser aus, sind aber deutlich schwerer zu aktualisieren. Ein Handbuch, das sich nur mühsam aktualisieren lässt, ist ein Handbuch, das die vorherige Version beschreibt. Für ein Dokument, das mehrmals im Jahr neu herausgegeben wird, gewinnt die Wartbarkeit gegenüber dem Aussehen.
