Jede ERP-Implementierung stellt dieselbe Frage: Wie viel des Geschäfts kann im Standard-System laufen, und was muss sich ändern? Die Antwort bestimmt den Umfang, die Kosten, den Zeitplan und wie viel individuelles Code du über Jahre hinweg pflegen wirst. Doch viele Fit-Gap-Analysen werden auf Basis von Workshop-Erinnerungen erstellt: Menschen beschreiben, wie sie glauben, dass es funktioniert, übersehen Ausnahmen und streiten über Anforderungen, die niemand belegen kann. Eine Vorlage für die Fit-Gap-Analyse gibt dieser Entscheidung eine klare Struktur, und Aufzeichnungen darüber, wie die Arbeit in der Realität abläuft, liefern die Belege.

Diese kostenlose Vorlage für die Fit-Gap-Analyse für ERP-Implementierungen deckt Umfang, Anforderungen, die Ist-Belege, die Standard-Fähigkeit, die Fit- oder Gap-Bewertung, den Gap-Typ, die Auflösungsoption, den Aufwand, die Priorität und die Entscheidung ab. Sie enthält ein ausgefülltes Beispiel, eine Anleitung, wie Gaps ohne unnötige Individualisierung gelöst werden, sowie eine Möglichkeit, von aufgezeichneten Ist-Prozessen auszugehen statt von Erinnerungen. Kopiere die Struktur unten oder öffne sie in Trupeer und passe sie für dein Programm an.

Was ist eine Vorlage für die Fit-Gap-Analyse?

Eine Vorlage für die Fit-Gap-Analyse ist eine strukturierte Tabelle, um deine Geschäftsanforderungen mit dem abzugleichen, was ein Standard-System, z. B. ein ERP, leisten kann. Für jede Anforderung wird festgehalten, wie der Prozess heute abläuft, was das Standard-System bietet, ob es ein Fit, ein teilweiser Fit oder ein Gap ist, und wie jedes Gap gelöst wird: durch Konfiguration, eine Prozessänderung, eine Erweiterung, einen Workaround oder indem es aus dem Scope herausgenommen wird.

In SAP S/4HANA Programmen passiert diese Arbeit in Fit-to-Standard-Workshops in der Explore-Phase von SAP Activate. Dabei vergleichen Teams ihre Prozesse mit SAP Best Practices. Dieselbe Vorlage funktioniert auch für Oracle, Workday, Microsoft Dynamics 365, NetSuite und andere ERPs.

Warum eine Vorlage für die Fit-Gap-Analyse verwenden?

• Scope-Entscheidungen brauchen Belege. Eine strukturierte Vorlage zeigt ganz genau, was passt, was nicht und warum.

• Jeder Gap hat Kosten. Individueller Code erhöht den Build-Aufwand, das Testing und die langfristige Wartung.

• Sie führt zu einem saubereren System. Wenn du den Grund für jede Abweichung vom Standard dokumentierst, bleibt die Individualisierung auf das beschränkt, was wirklich nötig ist.

• Sie verbindet Anforderungen mit dem Rest des Projekts, von Design und Build bis hin zu Testing und Training.

• Sie gibt Business-Leadern einen klaren Überblick darüber, wo sich ihre Prozesse ändern werden.

• Sie macht Entscheidungen nachvollziehbar, damit niemand Monate später erneut über geklärte Fragen diskutiert.

Wer nutzt eine Vorlage für die Fit-Gap-Analyse?

• ERP-Programm-Manager und Solution Architects, die für Scope und Design verantwortlich sind.

• Fachliche Consultants, die Fit-to-Standard-Workshops durchführen.

• Prozessverantwortliche und Fachexperten, die erklären, wie die Arbeit heute erledigt wird.

• Business Analysten, die Anforderungen und Belege erfassen.

• Change- und Trainings-Leads, die wissen müssen, wo sich Prozesse ändern werden.

• Implementierungspartner, die das Programm umsetzen.

Vorschau auf die Vorlage für die Fit-Gap-Analyse

Die Vorlage startet mit einer Zusammenfassung: System, Scope, Workstreams und Entscheidungseigner. Danach folgt die zentrale Fit-Gap-Tabelle mit einer Zeile pro Anforderung: Prozess, Anforderung, Ist-Beleg, Standard-Fähigkeit, Bewertung, Gap-Typ, Auflösungsoption, Aufwand, Priorität, Entscheidung und Eigner. Ergänzende Abschnitte decken die Anleitung zur Gap-Auflösung, das Decision Log, offene Fragen sowie ein Summary-Dashboard ab, das Fits und Gaps nach Prozess zeigt. Jede Spalte ist editierbar, sodass du eigene Bewertungen, Aufwandsskalen oder Freigabeschritte hinzufügen kannst.

So passt du diese Vorlage in Trupeer an

Schritt 1: Öffne den Bereich „Templates“

Wechsle im Hauptmenü zum Bereich „Templates“.

Schritt 2: Wähle eine Vorlage aus und öffne sie

Klicke auf eine beliebige Vorlage, mit der du arbeiten möchtest, um sie zu öffnen.

Schritt 3: Ansicht der Vorlage erweitern

Falls nötig, erweitere die Vorlagenansicht, um das vollständige Layout und die Details klar zu sehen.

Schritt 4: Vorlage bearbeiten

Klicke auf „Edit“, um mit der Bearbeitung der ausgewählten Vorlage zu beginnen.

Im Editor kannst du:

• Neue Abschnitte hinzufügen

• Formatierungsregeln definieren oder aktualisieren

• Ein Logo hinzufügen und seine Position sowie die zugehörigen Einstellungen anpassen

Schritt 5: Speichere deine angepasste Vorlage

Nachdem du alle notwendigen Änderungen vorgenommen hast, klicke auf „Save“, um die aktualisierte Vorlage als deine eigene zu speichern.

Schritt 6: Vorschau ansehen und Vorlage feinjustieren

Wenn du sehen möchtest, wie deine angepasste Vorlage aussieht, öffne die Vorschau.

Du kannst direkt aus dem Vorschau-Bildschirm heraus bei Bedarf weiter Anpassungen vornehmen und so sicherstellen, dass die Vorlage genau so angezeigt wird, wie du es möchtest.

Mit einer Vorlage für die Fit-Gap-Analyse kannst du:

• Mit Belegen starten, nicht mit Erinnerungen: Verknüpfe jede Anforderung mit einer Aufzeichnung darüber, wie der Prozess heute abläuft.

• Jede Anforderung konsistent bewerten: Fit, teilweiser Fit oder Gap – mit einer klaren Definition für jede Kategorie.

• Gaps richtig auflösen: Bevorzuge Konfiguration und Prozessänderung statt individuellem Code.

• Scope-Entscheidungen sichtbar machen: Zeige Führungskräften, welche Änderungen anstehen und was sie kosten.

• Design, Testing und Training speisen: Nutze dieselben Zeilen im gesamten Projektverlauf erneut.

Was eine Vorlage für die Fit-Gap-Analyse enthalten muss

Kostenlose Vorlage für die Fit-Gap-Analyse: die Struktur zum Kopieren

Kopiere die Struktur unten in deine eigene Tabellenkalkulation oder dein Dokument, oder öffne sie in Trupeer und passe sie an.

1. Zusammenfassung. System: [ERP und Release]. Scope: [Entitäten, Prozesse]. Workstreams: [Finance, Procurement, Sales, HR]. Entscheidungseigner: [Design Authority, Prozessverantwortliche]. Datum: [Datum].

2. Definitionen der Bewertungen.

3. Fit-Gap-Tabelle.

4. Decision Log. Jede Gap-Entscheidung mit den berücksichtigten Optionen, dem Grund für die Auswahl, wer sie genehmigt hat und dem Datum.

5. Offene Fragen. Fragen, die geklärt werden müssen, mit Eignern und Fälligkeitsdaten.

6. Summary-Dashboard. Anzahl der Fits, teilweisen Fits und Gaps nach Prozess sowie Gaps nach Typ und Auflösung.

Beispiel für eine Fit-Gap-Analyse: procure to pay

So könnte ein Teil einer Fit-Gap-Analyse für procure to pay aussehen. Die Details dienen der Veranschaulichung.

Jeder Link zu „Ist-Beleg“ verweist auf eine kurze Aufzeichnung des realen Prozesses, sodass das Design-Team genau sehen kann, was heute gemacht wird – einschließlich Ausnahmen.

Gap-Typen und wie man sie auflöst

Stelle drei Fragen zu jedem Gap, bevor du zustimmst, es zu bauen: Ist die Anforderung ein echtes Business-Bedürfnis oder nur eine Gewohnheit? Kann das Business den Standard-Prozess übernehmen? Und was wird die Erweiterung kosten, um sie auch bei zukünftigen Upgrades zu pflegen? In SAP Programmen gruppieren Teams Entwicklungsobjekte oft als RICEFW (Reports, Interfaces, Conversions, Enhancements, Forms und Workflows), um den Build-Aufwand zu schätzen.

So führst du eine Fit-Gap-Analyse Schritt für Schritt durch

1. Definiere den Scope und die Prozessliste, basierend auf End-to-End-Prozessen und ihren Schritten.

2. Erfasse das Ist mit Belegen. Dokumentiere, wie Fachexperten ihre reale Arbeit machen – einschließlich Ausnahmen – bevor die Workshops stattfinden; siehe SAP S/4HANA transformation: document as-is processes first.

3. Formuliere Anforderungen aus den Aufzeichnungen, wobei jede Anforderung mit ihrem Beleg verknüpft ist; siehe ERP requirements gathering from process recordings.

4. Zeige den Standardprozess in Fit-to-Standard-Workshops.

5. Bewerte jede Anforderung als Fit, teilweiser Fit oder Gap – anhand der Definitionen.

6. Klassifiziere jedes Gap nach Typ und vereinbare die Auflösungsoption.

7. Schätze Aufwand und Priorität, und bewerte den Business Impact.

8. Hole Entscheidungen ein, genehmigt durch die Design Authority, und dokumentiere sie im Decision Log.

9. Speise die Ergebnisse in Design, Build, Test-Skripte, Change Impact und Training ein.

So führst du einen Fit-to-Standard-Workshop durch

Ein guter Workshop ist kurz, fokussiert auf einen Prozessbereich und basiert auf Belegen, die vorher gesammelt wurden. Eine typische Agenda:

1. Rekapituliere das Ist für den Prozess – mithilfe der vorher erfassten Aufzeichnungen und Dokumente.

2. Demonstriere den Standardprozess im ERP – End-to-End – mit realistischen Daten.

3. Gehe jede Anforderung durch in der Fit-Gap-Vorlage und bewerte sie gemeinsam.

4. Diskutiere jedes Gap: Ist es ein echtes Bedürfnis, kann das Business den Standard übernehmen, und was würde eine Erweiterung kosten, die man pflegen muss?

5. Vereinbare Maßnahmen und Eigner für offene Fragen und bestätige, welche Entscheidungen die Design Authority benötigen.

Sende die Fit-Gap-Zeilen im Voraus an die Teilnehmenden, halte jeden Workshop auf einen Prozessbereich begrenzt und aktualisiere die Vorlage live, sodass am Ende alle dasselbe Ergebnis sehen.

Fit-Gap-Analyse in Greenfield- und Brownfield-Programmen

Bei einer Greenfield-Implementierung umfasst die Fit-Gap-Analyse alle Prozesse, weil das Design beim Standard des neuen Systems startet. Bei einer Brownfield-Conversion liegt der Fokus darauf, was sich ändert: Vereinfachungs-Items, stillgelegte Transaktionen und individueller Code, der möglicherweise nicht mehr benötigt wird – sowie alle neuen Prozesse. In beiden Fällen ist das Ist-Belegmaterial entscheidend, weil es zeigt, auf welche bestehenden Workarounds und Individualisierungen Menschen tatsächlich angewiesen sind. Mehr zu den beiden Ansätzen findest du unter S/4HANA greenfield vs brownfield.

Warum Fit-Gap-Analyse mit Aufzeichnungen starten?

Workshops basieren darauf, dass Menschen ihre Arbeit aus dem Gedächtnis beschreiben. Sie erinnern sich an den Happy Path, vergessen die Ausnahme zum Monatsende und beschreiben den Prozess so, wie er funktionieren soll – nicht so, wie er tatsächlich abläuft. Aufzeichnungen beheben das:

• Ausnahmen und Workarounds sind sichtbar, einschließlich der Excel-Dateien, die Menschen außerhalb des Systems verwenden.

• Anforderungen können geprüft werden, weil jede Zeile mit Belegen verknüpft ist.

• Workshops laufen schneller, weil das Team bereits gesehen hat, wie die Arbeit erledigt wird.

• Weniger Überraschungen im Testing, weil der reale Prozess bereits im Voraus erfasst wurde.

• Die gleichen Aufzeichnungen speisen das Training, indem sie zeigen, was sich für die Nutzer von heute aus ändert.

Wie Fit-Gap-Ergebnisse den Rest des Programms speisen

Wie Änderungen in Prozessen nachträglich gemessen werden, siehe process benchmarking mit SAP Activate und Six Sigma.

Best Practices für ERP-Fit-Gap-Analysen

• Starte mit dem Standard, und fordere das Business auf, jede Abweichung zu begründen.

• Verknüpfe jede Anforderung mit Belegen, idealerweise mit einer Aufzeichnung des realen Prozesses.

• Trenne Bedürfnisse von Gewohnheiten, insbesondere Reports und Freigaben, die es nur deshalb gibt, weil das alte System so funktioniert hat.

• Vereinbare Bewertungsdefinitionen im Voraus, damit jeder Workstream auf die gleiche Weise bewertet.

• Dokumentiere jede Entscheidung und ihren Grund im Decision Log.

• Binde Change- und Trainings-Leads früh ein, da Teil-Fits in der Regel Prozessänderungen bedeuten.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

• Workshops aus dem Gedächtnis durchführen ohne Ist-Belege.

• Jede Abweichung als Gap behandeln, die individuellen Code erfordert.

• Keine Verantwortung für Entscheidungen, sodass Gaps offen bleiben, bis gebaut wird.

• Ausnahmen ignorieren, die dann als Defekte im Testing auftauchen.

• Die Verknüpfung verlieren zwischen Anforderungen, Design, Tests und Training.

Checkliste für die Fit-Gap-Analyse

• Scope und Prozessliste sind vereinbart.

• Das Ist ist mit Aufzeichnungen erfasst, einschließlich Ausnahmen.

• Jede Anforderung hat eine ID, einen Eigner und verknüpfte Belege.

• Bewertungsdefinitionen sind vereinbart und werden konsistent angewendet.

• Jedes Gap hat einen Typ, eine Auflösungsoption, einen Aufwand und eine Priorität.

• Entscheidungen sind genehmigt und mit Gründen dokumentiert.

• Ergebnisse sind mit Design, Build, Testing und Training verknüpft.

Wie Trupeer hilft, deine Fit-Gap-Analyse mit Belegen zu starten

Für SAP-Programme: So erstellt Trupeer SAP-Training aus Aufzeichnungen mit dem SAP training video generator.

Genpact nutzte diesen Recording-First-Ansatz für ein unternehmensweites Workday-Rollout: Dabei wurden aufgezeichnete Prozess-Sessions und SME-Durchläufe in mehr als 500 Trainingsunterlagen über 20 Workstreams in fünf Sprachen umgewandelt – für 140.000 Mitarbeitende in 40 Ländern, in 3 Monaten statt 12. Lies die Genpact Customer Story.

Lade die kostenlose Vorlage für die Fit-Gap-Analyse herunter

Öffne die Vorlage in Trupeer, füge deine Prozesse und Anforderungen hinzu, verknüpfe deine Ist-Aufzeichnungen und teile sie mit deinem Programmenteam. Hol dir die kostenlose Vorlage für die Fit-Gap-Analyse.

Verwandte Vorlagen

• Business requirements document template

• Process flow template

• ERP end user training plan template

• Procure to pay SOP template

• RACI matrix template

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Vorlage für die Fit-Gap-Analyse?

Es ist eine strukturierte Tabelle, um Business-Anforderungen mit dem zu vergleichen, was ein Standard-System bietet. Dabei wird für jede Anforderung der Ist-Prozess, die Standard-Fähigkeit, eine Fit- oder Gap-Bewertung, der Gap-Typ, die Auflösung, der Aufwand, die Priorität und die Entscheidung erfasst.

Was ist der Unterschied zwischen Fit-Gap-Analyse und Fit-to-Standard?

Fit-to-Standard startet beim Standard-System und fordert das Business auf, Abweichungen zu begründen – wie in der Explore-Phase von SAP Activate. Die Fit-Gap-Analyse ist die Dokumentation der Ergebnisse: Was passt, was nicht und wie jedes Gap gelöst wird.

Was sollte eine Fit-Gap-Analyse enthalten?

Eine Zusammenfassung, Definitionen der Bewertungen, eine Fit-Gap-Tabelle mit Anforderungen, Ist-Belegen, Standard-Fähigkeit, Bewertung, Gap-Typ, Auflösung, Aufwand, Priorität, Entscheidung und Status – plus ein Decision Log, offene Fragen und ein Summary-Dashboard.

Wie löst man Gaps in einer ERP-Implementierung auf?

Bevorzuge zuerst Konfiguration und Prozessänderung, dann Standard-Reports und Integrationen, und baue Erweiterungen nur für echte Business-Bedürfnisse – idealerweise auf eine upgrade-sichere Weise.

Warum sollte die Fit-Gap-Analyse mit Aufzeichnungen starten?

Aufzeichnungen zeigen, wie die Arbeit wirklich erledigt wird – einschließlich Ausnahmen und Workarounds. So basieren die Anforderungen auf Belegen statt auf Erinnerungen, und im Testing gibt es weniger Überraschungen.

Funktioniert diese Vorlage für SAP, Oracle und Workday?

Ja. Die Struktur funktioniert für jedes ERP. Für SAP S/4HANA passt sie zu den Fit-to-Standard-Workshops in der Explore-Phase von SAP Activate.

Gibt es eine Vorlage für die Fit-Gap-Analyse in Excel?

Ja. Die Fit-Gap-Tabelle funktioniert gut in Excel, sodass du nach Prozess, Bewertung und Gap-Typ filtern kannst. Öffne die Vorlage in Trupeer, passe sie an und exportiere sie, oder kopiere die Struktur in Excel.

Gibt es eine Vorlage für die Fit-Gap-Analyse in Word oder PDF?

Ja. Nutze Word für die Zusammenfassung, das Decision Log und die Freigaben und exportiere ein PDF der genehmigten Fit-Gap-Analyse für die Unterlagen zur Freigabe.

Ist die Vorlage für die Fit-Gap-Analyse kostenlos?

Ja. Registriere dich kostenlos, um die Vorlage in Trupeer zu öffnen, passe sie an und exportiere sie.

Wer sollte die Fit-Gap-Analyse verantworten?

Der Solution Architect oder der Lead für das Programmdesign besitzt die Vorlage. Prozessverantwortliche besitzen die Anforderungen und Entscheidungen in ihren Bereichen, und die Design Authority genehmigt die Gap-Auflösungen.

Wie lange dauert eine Fit-Gap-Analyse?

Das hängt vom Scope ab. Das Erfassen des Ist mit Aufzeichnungen vor den Workshops verkürzt die Workshops in der Regel und reduziert Follow-up-Sessions.

Was ist RICEFW in einer Fit-Gap-Analyse?

RICEFW steht für Reports, Interfaces, Conversions, Enhancements, Forms und Workflows. SAP-Teams nutzen es, um Entwicklungsobjekte zu kategorisieren, die aus Fit-Gap-Entscheidungen hervorgehen.