Der ERP-Cut-over-Tag ist eines dieser Hochdruck-Meilensteine, die über den Erfolg eines Projekts entscheiden können. Teams haben Monate, manchmal sogar Jahre, in die Konfiguration und das Testen des neuen Systems investiert. Doch wenn es an der Zeit ist, live zu gehen, sind die Anforderungen höher denn je. Mitarbeitende müssen bereit sein, das System effizient zu nutzen, um kostspielige Unterbrechungen zu vermeiden. Eine Möglichkeit, einen reibungslosen Übergang sicherzustellen, sind Schulungsvideos, die speziell für die Cut-over-Phase entwickelt wurden. Diese Videos dienen als schneller Referenzpunkt für Mitarbeitende und helfen ihnen, das neue ERP-System mit Sicherheit zu navigieren. Laut einer Studie von Forrester,

reduzieren Unternehmen, die effektive Schulungsprogramme für ERP Go-Live umsetzen, die Fehlerquote im ersten Monat um bis zu 40 %.

Das Erstellen dieser Videos erfordert sorgfältige Planung und die richtigen Tools. Trupeer.ai bietet Funktionen, die diesen Prozess erheblich vereinfachen und es Ihnen ermöglichen, sich auf die Erstellung klarer, prägnanter und ansprechender Inhalte zu konzentrieren. Mit Funktionen wie KI-Screenaufzeichnung und automatischer SOP-Generierung unterstützt die Plattform Sie dabei, wirkungsvolle Schulungsvideos zu erstellen, ohne ein komplettes Produktionsteam zu benötigen. Wenn Sie sich auf einen Cut-over vorbereiten, ist es entscheidend, solide Schulungsstrategien zu integrieren, um Risiken zu minimieren und Ihr Team für den Erfolg aufzustellen. Weitere Details dazu, wie Sie effektive Schulungsvideos erstellen, können in dieser entscheidenden Phase von unschätzbarem Wert sein.

Warum ist die Erstellung von ERP-Cut-over-Schulungsvideos für den Go-Live-Tag wichtig?

Die Bedeutung von ERP-Cut-over-Schulungsvideos lässt sich nicht hoch genug einschätzen, wenn Sie mit einem komplexen ERP-System zu tun haben. Diese Videos sind eine Art Rettungsleine für Mitarbeitende, die von alten Workflows auf neue umsteigen. Ohne eine passende Schulung steigt das Risiko von Fehlern exponentiell an, was Produktivität und Motivation beeinträchtigt. Beispielsweise könnten Finanzteams Schwierigkeiten mit neuen Buchungsmodulen haben, was zu Verzögerungen bei der Finanzberichterstattung führt. Ebenso könnten Supply-Chain-Manager Herausforderungen mit Bestandsmodulen bekommen, wodurch der Warenfluss gestört wird. Gut gestaltete Schulungsvideos bieten jederzeit abrufbare Unterstützung und ermöglichen es Mitarbeitenden, Anweisungen bei Bedarf erneut aufzurufen – so sinkt die Abhängigkeit von Support-Teams.

Außerdem spielen diese Videos eine entscheidende Rolle dabei, Prozesse über Abteilungen hinweg zu standardisieren. Während eines Cut-overs können Unterschiede darin, wie verschiedene Teams das neue System anpassen, zu Inkonsistenzen führen. Schulungsvideos stellen sicher, dass alle dieselben Informationen erhalten – in einem konsistenten Format. Diese Konsistenz ist entscheidend, um Datenintegrität und Prozessausrichtung zu wahren. Die Wirkung dieser Schulungsvideos reicht über den Go-Live-Tag hinaus und schafft eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Anpassung. Wenn Mitarbeitende sich mit dem System immer besser auskennen, können sie fortgeschrittene Funktionen erkunden und zu Prozessverbesserungen beitragen – und so langfristigen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Der Use Case für Schulungsvideos unterstreicht ihre Bedeutung für einen reibungslosen ERP-Übergang.

Welche Vorteile bietet die Erstellung von ERP-Cut-over-Schulungsvideos?

Die Entwicklung von ERP-Cut-over-Schulungsvideos bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die direkt zum Erfolg Ihrer Go-Live-Strategie beitragen. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

• Verbesserte Wissensspeicherung. Visuelle Inhalte sind für die meisten Menschen leichter zu verstehen und zu merken als Text. Schulungsvideos nutzen dies, indem sie visuelle und auditive Hinweise bereitstellen, die die Lernergebnisse verbessern und dabei helfen, entscheidende ERP-Informationen länger im Gedächtnis zu behalten.

• Konsistente Botschaften. Videos stellen sicher, dass jedes Teammitglied dieselbe Anleitung erhält, wodurch Missverständnisse und Fehler minimiert werden. Diese Konsistenz ist entscheidend, um einheitliche Prozesse in allen Abteilungen aufrechtzuerhalten und das Risiko inkonsistenter Dateneingaben oder fehlerhafter Workflow-Ausführung zu reduzieren.

• Skalierbarkeit. Sobald ein Video erstellt ist, kann es an eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeitenden verteilt werden – ohne zusätzliche Kosten. Diese Skalierbarkeit erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeitender und das Training des bestehenden Teams bei Systemupdates mit minimalem Ressourceneinsatz.

• Geringere Belastung durch Support. Indem Schulungsvideos leicht zugängliche, jederzeit abrufbare Ressourcen bereitstellen, sinkt die Anzahl wiederkehrender Fragen, die an Ihre Support-Teams gerichtet werden. So können IT- und Helpdesk-Mitarbeitende sich auf komplexere Themen konzentrieren, statt grundlegende Nutzungsfragen zu beantworten.

• Zeitersparnis. Videos können angehalten, erneut abgespielt und vorgespult werden, sodass Mitarbeitende in ihrem eigenen Tempo lernen. Diese Flexibilität ist besonders während eines Cut-overs hilfreich, wenn Zeit entscheidend ist und es wichtig ist, neue Prozesse schnell zu verstehen.

• Mehr Nutzer-Engagement. Interaktive Elemente wie in Schulungsvideos eingebettete Quizfragen erhöhen das Engagement und stellen sicher, dass Mitarbeitende aktiv an ihrem Lernprozess teilnehmen. Dieser Ansatz steigert nicht nur das Verständnis, sondern auch die Speicherung der Inhalte.

Die Investition in Schulungsvideo-Produktion und die Nutzung einer soliden KI-Video-Plattform kann diese Vorteile deutlich verstärken und Ihre ERP-Implementierung reibungsloser sowie erfolgreicher machen.

Welche Trupeer-Funktionen helfen Ihnen, ERP-Cut-over-Schulungsvideos zu erstellen?

Trupeer bietet eine Reihe von Funktionen, die es einfacher machen, effektive ERP-Cut-over-Schulungsvideos zu erstellen. So können Sie jede spezifische Funktion für diesen Zweck nutzen:

KI-Screenaufzeichnung mit Auto-Zoom und Click Detection

Mit dieser Funktion können Sie jede Interaktion innerhalb des ERP-Systems präzise erfassen. Das Auto-Zoom und die Click Detection sorgen dafür, dass Zuschauende sich auf die wichtigsten Bereiche der Oberfläche konzentrieren – etwa auf Schaltflächen und Menüs –, ohne die Ansicht manuell anpassen zu müssen. Diese Fähigkeit ist besonders nützlich, wenn Sie komplexe Workflows demonstrieren, da sie wichtige Aktionen automatisch hervorhebt. Die Aufzeichnung läuft flüssig und erfordert nur wenige Klicks zum Starten und Stoppen, wodurch der Prozess effizient bleibt. Dieses Tool eignet sich ideal, um detaillierte Demonstrationen der ERP-Funktionalität festzuhalten und sicherzustellen, dass während des Schulungsprozesses kein entscheidender Schritt übersehen wird.

KI-Voiceover in 65+ natürlichen Stimmen

Das Hinzufügen von Voiceovers zu Ihren Schulungsvideos bereichert das Lernerlebnis, indem es verbale Erklärungen neben visuellen Demonstrationen liefert. Trupeer unterstützt über 50 natürlich klingende Stimmen, sodass Sie diejenige auswählen können, die am besten zu den Vorlieben Ihrer Zielgruppe passt. Sie können Tempo und Ton an den Stil der Inhalte anpassen und so Klarheit sowie Engagement sicherstellen. Diese Funktion ist besonders wertvoll, um eine vielfältige Belegschaft zu erreichen, da sie unterschiedliche Sprachbedürfnisse und Dialekte abdecken kann und so Zugänglichkeit sowie Verständnis verbessert.

Automatische SOP-Generierung aus jeder Aufzeichnung

Die Fähigkeit von Trupeer, SOPs direkt aus aufgezeichneten Videos zu generieren, ist ein großer Schritt für die Dokumentation. Sobald Sie eine Schulungssession aufzeichnen, erstellt die Plattform automatisch eine SOP, die Sie bearbeiten und in verschiedenen Formaten wie MP4, HTML oder PDF exportieren können. So stellen Sie sicher, dass Ihre Schulungsmaterialien nicht nur videobasiert sind, sondern auch textlich dokumentiert werden – und bieten damit eine umfassende Lernressource. Die Integration mit der KI-Dokumentationsplattform vereinfacht diesen Prozess, spart Zeit und sorgt für Genauigkeit.

KI-Übersetzung in 40+ Sprachen mit Lip-Sync

Die Übersetzungsfunktion ist entscheidend für globale Organisationen mit mehrsprachigen Teams. Die KI von Trupeer kann Ihre Videoinhalte in über 40 Sprachen übersetzen – inklusive Lip-Sync –, sodass Mitarbeitende, die nicht Englisch sprechen, dieselbe Qualität der Anleitung erhalten wie ihre englischsprachigen Kolleginnen und Kollegen. Diese Funktion erweitert die Reichweite Ihrer Schulungsmaterialien, macht sie für ein breiteres Publikum zugänglich und fördert Inklusion. Es ist ein leistungsstarkes Tool, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden – unabhängig von der Sprache – die Ressourcen haben, die sie für ihren Erfolg benötigen.

KI-Suchbare Wissensdatenbank

Wenn Sie Ihre Schulungsvideos in einer KI-suchbaren Wissensdatenbank speichern, wird es einfach für Mitarbeitende, die Informationen zu finden, die sie genau dann benötigen, wenn sie sie benötigen. Die Video-Wissensdatenbank von Trupeer indexiert jede Aufzeichnung mit Deep Links auf Timestamp-Ebene, sodass Nutzer direkt zu den relevantesten Stellen eines Videos springen können. Diese Funktion verbessert die Nutzbarkeit Ihrer Schulungsbibliothek und stellt sicher, dass Mitarbeitende das richtige Content schnell abrufen können, ohne stundenlanges Videomaterial durchsehen zu müssen. Es ist eine effiziente Möglichkeit, Ihr Team mit Lernressourcen „just in time“ auszustatten.

Diese Trupeer-Funktionen bieten zusammen ein umfassendes Toolkit, das die Erstellung und Verbreitung von ERP-Cut-over-Schulungsvideos vereinfacht. Entdecken Sie, wie Sie Schulungsvideos in Minuten erstellen und Ihre Go-Live-Strategie verbessern können.

Wie erstellen Sie ERP-Cut-over-Schulungsvideos Schritt für Schritt mit Trupeer?

Schritt 1: Nehmen Sie Ihren Bildschirm auf

Beginnen Sie, indem Sie die KI-Screenaufzeichnung von Trupeer mit Auto-Zoom und Click Detection verwenden. Öffnen Sie die Trupeer-App oder den browserbasierten Recorder und wählen Sie die Option für die Bildschirmaufzeichnung. Wählen Sie das spezifische Fenster oder die Anwendung aus, die Sie erfassen möchten. Klicken Sie auf „Start Recording“, um mit der Aufzeichnung Ihrer ERP-Oberfläche zu beginnen. Die Auto-Zoom-Funktion von Trupeer fokussiert automatisch Bereiche der Interaktion, etwa wenn Sie auf Schaltflächen klicken oder Formulare ausfüllen, und sorgt so für Klarheit. Dieser Schritt dauert in der Regel so lange wie die eigentliche Prozess-Demonstration – plus ein paar Minuten für die Einrichtung. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Stop Recording“, um Ihre Session zu speichern. Die Aufzeichnung wird anschließend verarbeitet und ist für die nächste Phase bereit – sodass alle entscheidenden Elemente hervorgehoben werden, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.

Schritt 2: Voiceover generieren

Sobald die Videoaufzeichnung abgeschlossen ist, navigieren Sie zur Voiceover-Funktion in Trupeer. Wählen Sie „AI Voiceover“ und entscheiden Sie sich für eine der über 65+ natürlichen Stimmen. Sie können Tempo und Ton an Ihre Zielgruppe anpassen, was besonders für mehrsprachige Teams nützlich ist. Laden Sie Ihr Skript hoch oder tippen Sie es direkt in die Plattform. Trupeer synchronisiert das Voiceover mit Ihrem Video und sorgt so für ein reibungsloses Erlebnis. Dieser Schritt dauert etwa 10–15 Minuten, abhängig von der Länge Ihres Skripts. Das Ergebnis ist ein poliertes Video mit professionellem Voiceover, das komplexe Anweisungen für Zuschauende leichter nachvollziehbar macht.

Schritt 3: Bearbeiten und verbessern

Gehen Sie in das Bearbeitungs-Toolset von Trupeer, in dem Sie Ihr Video verfeinern können. Verwenden Sie die automatische Entfernung von Füllwörtern, um „um“ und „ah“ für flüssigere Übergänge zu eliminieren. Fügen Sie Kapitel hinzu, um das Video in wichtige Abschnitte zu unterteilen. So können Nutzer leichter zu bestimmten Teilen der Schulung springen. Integrieren Sie Brand Kits für einen konsistenten visuellen Stil. Der Bearbeitungsprozess ist intuitiv, erfordert keine vorherige Bearbeitungserfahrung und dauert typischerweise 20–30 Minuten. Am Ende haben Sie ein sauberes, professionell wirkendes Video, das für die Veröffentlichung bereit ist.

Schritt 4: SOP-Dokumentation erstellen

Nachdem Sie Ihr Video finalisiert haben, nutzen Sie die automatische SOP-Generierung von Trupeer. Dieses Tool wandelt Ihr aufgezeichnetes Video in ein detailliertes SOP-Dokument um. Navigieren Sie zu „Generate SOP“ und wählen Sie das Video aus, das Sie gerade bearbeitet haben. Trupeer extrahiert automatisch die wichtigsten Schritte und Beschreibungen und erstellt so ein bearbeitbares sowie exportierbares Dokument. Dieser Prozess dauert etwa 5–10 Minuten. Die resultierende SOP kann in Formaten wie PDF oder HTML exportiert werden und bietet damit eine umfassende Anleitung neben Ihrem Video. Das ist ideal für Mitarbeitende, die textbasierte Anweisungen bevorzugen oder auf bestimmte Schritte zurückgreifen müssen. Wenn SOPs in derselben Unterhaltung auftauchen, hilft eine Scribe-Alternativen-Vergleich, den Umfang zu klären.

Schritt 5: Für globale Teams übersetzen

Wenn Ihre Organisation über verschiedene Regionen hinweg tätig ist, nutzen Sie die KI-Übersetzungsfunktion von Trupeer. Wählen Sie „Translate Video“ und entscheiden Sie sich für eine der über 40 verfügbaren Sprachen. Trupeer übersetzt nicht nur den gesprochenen Inhalt, sondern passt auch den Lip-Sync an die neue Sprache an. Dieser Schritt stellt sicher, dass Mitarbeitende, die nicht Englisch sprechen, dieselbe Qualität der Schulung erhalten. Der Übersetzungsprozess dauert typischerweise 15–20 Minuten, abhängig von der Länge des Videos. Diese Funktion ist entscheidend, um einheitliche Schulungsstandards über globale Teams hinweg aufrechtzuerhalten.

Schritt 6: Über Wissensdatenbank verteilen

Laden Sie abschließend Ihr Video in die KI-suchbare Wissensdatenbank von Trupeer hoch. Navigieren Sie zu „Upload Video“ und wählen Sie das finalisierte Video aus. Die Plattform indexiert das Video mit Deep Links auf Timestamp-Ebene, sodass Nutzer spezifische Informationen leicht finden können. Teilen Sie den Link über die Kommunikationskanäle Ihres Unternehmens. Dieser Schritt dauert etwa 10 Minuten. Die Wissensdatenbank ist ein leistungsstarkes Tool für fortlaufende Schulungen und Support und ermöglicht es Mitarbeitenden, jederzeit auf das Video zuzugreifen, wenn sie eine Auffrischung benötigen. Sie vereinfacht den Verteilprozess und stellt sicher, dass Schulungsmaterialien jederzeit verfügbar sind.

Welche Tipps helfen Ihnen, ERP-Cut-over-Schulungsvideos zu erstellen?

Effektive ERP-Cut-over-Schulungsvideos zu erstellen erfordert mehr als nur die richtigen Tools. Hier sind einige umsetzbare Tipps, damit Ihre Videos wirkungsvoll sind und bei Ihrer Zielgruppe gut ankommen:

• Planen Sie Ihr Skript. Skizzieren Sie die wichtigsten Punkte, bevor Sie aufnehmen. Ein prägnantes Skript stellt sicher, dass Ihr Video fokussiert und informativ bleibt und reduziert unnötige Inhalte.

• Nutzen Sie konsistentes Branding. Verwenden Sie die Branding-Elemente Ihres Unternehmens wie Logos und Farben. Das verbessert die Wiedererkennbarkeit und sorgt für Professionalität in allen Schulungsmaterialien, sodass sie zusammenhängend wirken.

• Halten Sie es kurz. Planen Sie Videos mit einer Länge von 3–5 Minuten. Kürzere Videos sind ansprechender und verhindern eine Informationsüberladung, sodass Nutzer die wichtigsten Punkte besser behalten.

• Integrieren Sie Interaktivität. Nutzen Sie Quizfragen oder Aufforderungen im Video, um Zuschauende aktiv einzubinden. So stellen Sie ein besseres Verständnis und eine bessere Speicherung der Inhalte sicher.

• Testen Sie Ihre Videos. Bevor Sie vollständig ausrollen, testen Sie das Video mit einer kleinen Gruppe. Sammeln Sie Feedback, um Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren und Klarheit sowie Nutzen sicherzustellen.

• Regelmäßig aktualisieren. ERP-Systeme entwickeln sich weiter – und Ihre Schulungsvideos sollten das auch. Regelmäßige Updates stellen sicher, dass Ihre Schulungsmaterialien relevant und korrekt bleiben.

• Nutzen Sie KI-Funktionen. Verwenden Sie KI-Tools für Aufgaben wie Bearbeitung und Übersetzung. Das spart Zeit und verbessert die Effizienz Ihres Video-Produktionsprozesses.

• Teams, die Tools abwägen, starten oft mit einem Loom-Alternativen-Vergleich, bevor sie sich auf einen Workflow festlegen.

• Trupeer liefert außerdem einen anfängerfreundlichen Video-Editor für Schulungsvideos mit, der diesen Schritt ohne zusätzliche Einrichtung übernimmt.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange sollte ein ERP-Cut-over-Schulungsvideo sein?

Idealerweise sollte ein ERP-Cut-over-Schulungsvideo zwischen 3 und 5 Minuten lang sein. Diese Dauer ist am besten, um das Engagement der Zuschauenden aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die wesentlichen Informationen zu vermitteln. Kürzere Videos helfen, eine kognitive Überlastung zu vermeiden und sicherzustellen, dass Nutzer die präsentierten Inhalte problemlos verarbeiten und behalten können. Wenn der Prozess komplex ist, sollten Sie ihn in eine Reihe kürzerer Videos aufteilen. Dieser Ansatz in Abschnitten ermöglicht es Zuschauenden, sich jeweils auf ein Thema zu konzentrieren und bei Bedarf bestimmte Abschnitte erneut anzusehen – und verbessert so insgesamt das Verständnis sowie die Nutzbarkeit.

Welche Ausrüstung wird benötigt, um Schulungsvideos aufzuzeichnen?

Um Schulungsvideos aufzuzeichnen, benötigen Sie einen Computer mit Screen-Recording-Funktionen, ein Mikrofon für eine klare Audioaufnahme sowie eine Video-Editing-Software. Trupeer stellt einen browserbasierten Recorder und eine Desktop-App bereit, die zusätzliche Installationen überflüssig machen. Für Voiceovers kann ein hochwertiges Mikrofon die Audioqualität deutlich verbessern. Wenn Sie Trupeer verwenden, vereinfachen die integrierten Bearbeitungstools und KI-Funktionen der Plattform, wie die automatische Entfernung von Füllwörtern und Voiceover, den Prozess – und reduzieren so den Bedarf an externer Software und zusätzlicher Ausrüstung.

Kann Trupeer ERP-Schulungsvideos in mehrere Sprachen übersetzen?

Ja, Trupeer kann ERP-Schulungsvideos in über 40 Sprachen übersetzen – inklusive Anpassungen für den Lip-Sync. Diese Funktion stellt sicher, dass Mitarbeitende, die nicht Englisch sprechen, dieselbe hochwertige Schulung erhalten. Der Übersetzungsprozess ist effizient und dauert nur 15–20 Minuten, und ist entscheidend für Unternehmen mit einer vielfältigen, globalen Belegschaft. Die KI-Videoübersetzung sorgt für eine einheitliche Bereitstellung der Schulung und hilft dabei, konsistente Standards über verschiedene Regionen und Sprachen hinweg aufrechtzuerhalten.

Welche typischen Fehler sollten Sie in ERP-Schulungsvideos vermeiden?

Zu den häufigen Fehlern zählen zu lange Videos, fehlender Fokus und eine schlechte Audioqualität. Vermeiden Sie es, zu viele Informationen in ein einziges Video zu packen; teilen Sie stattdessen in überschaubare Abschnitte auf. Stellen Sie sicher, dass jedes Video einen klaren Fokus und ein klares Ziel hat, damit Zuschauende nicht überfordert werden. Schlechter Ton kann außerdem von den Inhalten ablenken – investieren Sie daher in ein gutes Mikrofon oder nutzen Sie das KI-Voiceover von Trupeer für eine klare Vertonung. Wenn Sie Videos vor der vollständigen Veröffentlichung mit einer Testzielgruppe prüfen, können Sie diese Probleme identifizieren und beheben.

Stellt Trupeer Analysen für die Performance von Schulungsvideos bereit?

Ja, Trupeer bietet detaillierte Analysen zur Performance von Schulungsvideos, einschließlich Einblicke in das Engagement der Zuschauenden, Abbruchraten und Heatmaps. Diese Analysen helfen Ihnen zu verstehen, wie Mitarbeitende mit den Videos interagieren, und Bereiche für Verbesserungen zu erkennen. Indem Sie diese Kennzahlen auswerten, können Sie Ihre Inhalte so verfeinern, dass sie die Bedürfnisse Ihres Teams noch besser treffen – und sicherstellen, dass die Schulungsmaterialien sowohl effektiv als auch ansprechend sind. Dieser datenbasierte Ansatz ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Schulungsstrategie.