Interní dokumentační platforma

Trupeer AI je platforma pro interní dokumentaci pro společnosti vytvářející čistě interní obsah (procesní dokumenty, standardní operační postupy [SOP], příručky pro onboarding, systémové příručky, interní školení, hodnocení po incidentech), který zůstává za podnikovou bránou firewall a nikdy se nedostane k zákazníkům. Více týmů napříč organizací generuje samotný obsah (video a písemný průvodce dohromady) z jednoho pracovního prostoru, přičemž sady značky zajišťují vizuální konzistenci a vlastní glosář zpracovává interní názvy produktů a zkratky. Výstup se exportuje jako MP4 video, PDF nebo dokument Word, případně jako odkaz na brandovanou Sdílenou stránku nakonfigurovanou pro viditelnost pouze pro organizaci. Většina tvůrců interní dokumentace přesně ví, co potřebuje zdokumentovat; omezením je čas na sepsání jednoho dokumentu, což dříve trvalo půl dne na jeden návod a na jednoho pracovníka z provozu nebo L&D čekala fronta 30 neodbavených požadavků.

• Generuje interní dokumentaci (video a písemný průvodce dohromady) z jednoho záznamu obrazovky nebo skriptu pro AI avatara.

• Zabudovaná viditelnost pouze pro organizaci prostřednictvím Sdílených stránek zajišťuje, že interní dokumenty zůstanou interní.

• Funguje vedle platforem Confluence, Notion, SharePoint a Slab. Výstup lze vložit do nich, nebo na Sdílené stránky hostované na platformě Trupeer.

• Sady značky a vlastní glosář vynucují vizuální konsistenci a jednotnost terminologie napříč týmy.

• Překlad do více než 65 jazyků pro mezinárodní týmy.

Co tato platforma pro interní dokumentaci vytváří

Zaměstnanec z jakéhokoli týmu (vedoucí HR onboardingu, správce IT systémů, provozní manažer, seniorní inženýr, školitel finančního týmu) otevře nástroj a spustí nahrávání obrazovky. Nebo, pokud nahrávání není možné, napíše scénář a vybere si z katalogu AI avatara, který obsah odprezentuje ve videu s mluvící postavou. Trupeer AI se postará o postprodukci. Odstraní výplňová slova, efekty přiblížení a kurzoru zvýrazní to, co divák potřebuje vidět, a v editoru se společně objeví koncept videa i koncept písemné interní dokumentace spolu se snímky obrazovky a očíslovanými kroky přímo v textu.

Video výstup je ve formátu MP4. Dokumentový výstup je ve formátu PDF nebo Word, oba připravené k vložení do Confluence, Notion, SharePointu, Slabu, interní wiki, příručky pro zaměstnance nebo kamkoli, kde organizace aktuálně ukládá interní dokumentaci. Možnost Sdílené stránky spojuje oba formáty do jednoho brandovaného odkazu s viditelností pouze pro organizaci, což funguje jako nativní hostitel interní dokumentace, pokud organizace ještě nemá nasazený Confluence nebo Notion. Sada značky se automaticky aplikuje na každý výstup (logo, barvy, písma, úvodní a závěrečné snímky) a vlastní glosář zachytí interní názvy produktů, systémové zkratky a specifickou podnikovou terminologii, kterou by AI jinak nenapsala správně. V porovnání s tradičním softwarem pro interní dokumentaci nebo jakýmkoli univerzálním nástrojem na interní dokumentaci je spojení videa a písemného průvodce z jednoho zdrojového záznamu tou částí, kterou většina týmů při výběru nástrojů pro interní dokumentaci postrádá.

Jak platforma pro interní dokumentaci funguje ve třech krocích

Produkční proces pokrývají tři kroky. Platforma nenahrazuje stávající interní wiki nebo znalostní bázi týmu. Vytváří obsah, který do nich směřuje.

Krok 1: Nahrajte návod nebo použijte AI avatara

Spusťte nahrávání obrazovky v prohlížeči na jakémkoli firemním notebooku. Nebo nahrávání zcela vynechejte: napište scénář a vyberte si AI avatara z katalogu (nebo použijte vlastního avatara vytrénovaného na konkrétní osobě prostřednictvím integrace s HeyGen). Cesta s avatarem řeší případy interní dokumentace, kdy odborník na dané téma nemůže nahrávat nebo kdy tým chce mít konzistentního prezentujícího v celé knihovně interní dokumentace.

Krok 2: Trupeer AI vygeneruje video a písemnou interní dokumentaci

Postprodukce probíhá automaticky. Odstraní se výplňová slova a pauzy. Efekty přiblížení a kurzoru zvýrazní část obrazovky, kterou divák potřebuje vidět. Koncept videa a koncept písemné interní dokumentace se objeví v editoru společně, s integrovanými snímky obrazovky a očíslovanými kroky. Vlastní glosář zachytí interní názvy produktů, systémové zkratky a týmový žargon dříve, než se nesprávně přepíší.

Krok 3: Opatřete značkou, omezte viditelnost, odešlete

Použijte sadu značky, aby interní dokumentace odpovídala zbytku knihovny interního obsahu organizace. Nakonfigurujte viditelnost Znalostní báze (pouze pro organizaci, vybrané domény nebo pouze pro pozvané), abyste zajistili, že interní dokumenty zůstanou interní. Poté odešlete prostřednictvím odkazu na Sdílenou stránku, vložte PDF do Confluence nebo Notion, připojte MP4 na stránku SharePointu nebo nasdílejte odkaz ve Slacku.

Kdo řídí tvorbu interní dokumentace v takovém objemu

Osoba, která v organizaci řídí tvorbu interní dokumentace, je obvykle vedoucí provozu, vedoucí správy znalostí, specialista na L&D, provozní ředitel (Chief of Staff) nebo jakýkoli provozně zaměřený generalista, kterému v rámci kvartálních cílů (OKR) zbyl úkol „všechno zdokumentovat“. Mají nahromaděné požadavky na interní dokumentaci od různých týmů, nemají vyhrazeného technického spisovatele a tlačí je pevný termín spojený se spuštěním nového systému, auditem shody nebo onboardingem nové skupiny zaměstnanců, která začíná v pondělí. Tento nástroj otevírají ve chvíli, kdy stávající přístup (manuální psaní dokumentace v Confluence nebo Notion, ruční pořizování snímků obrazovky a jejich vkládání do textu) fyzicky nedokáže vyprodukovat takový objem interní dokumentace, jaký firma požaduje.

Kolem nich si jednotlivé týmy vytvářejí vlastní interní dokumentaci ve stejném pracovním prostoru. HR řeší onboardingové moduly pro nováčky a průvodce zásadami. IT dokumentuje postupy přístupu do systémů, nové toky SSO, nastavení VPN. Provoz dokumentuje standardní operační postupy pro finance, dodavatelský řetězec a nákup. Vývojáři dokumentují postupy pro nasazení (runbooky) a rozhodnutí o architektuře. Podpora prodeje dokumentuje interní školení o produktech a postupy průzkumu konkurence. Zákaznická podpora dokumentuje školení o interních nástrojích pro role orientované na zákazníky. Výrobní analytika v administrátorském zobrazení ukazuje, kolik interní dokumentace jednotlivé týmy vytvořily, což pomáhá vedoucímu správy znalostí vidět skutečnou rychlost tvorby obsahu v každém oddělení.

Typy interní dokumentace, které tato platforma zvládá

Typy obsahu, které se při práci na interní dokumentaci objevují nejčastěji: onboardingové moduly (seznámení se systémem, přehled zásad, orientace v prvním týdnu), dokumentace k zavádění systémů (nový HRIS, nový CRM, nová sada nástrojů), procesní SOP (jak uzavřít účetní knihy, jak zaregistrovat dodavatele, jak vykázat výdaje), runbooky pro vývoj a provoz (postup nasazení, eskalace incidentu v 3:00 ráno, postup obnovy po havárii) a dokumentace k dodržování předpisů (každoroční školení o ochraně osobních údajů, modul o bezpečnostním povědomí). Trupeer AI zpracovává všechny tyto typy ze stejného toku od nahrávky k dokumentu. Formát se přizpůsobuje publiku: procesní SOP vyžaduje očíslované kroky se snímky obrazovky, průvodce architekturou vyžaduje video s písemným shrnutím, školení o dodržování předpisů vyžaduje obojí vedle sebe.

U organizací, které realizují programy interní dokumentace současně v mnoha týmech, se hodnota platformy napříč odděleními sčítá. Jediný specialista na L&D nebo manažer znalostí spolupracující s Trupeerem dokáže vyprodukovat výstupy na jeden dokument, které dříve vyžadovaly malý interní tým spisovatelů nebo trvalou spolupráci s externím dodavatelem dokumentace. Napříč organizací s 1 000 zaměstnanci s 5 až 10 aktivními proudy tvorby interní dokumentace běžícími současně (onboarding vývojářů, provozní SOP, zavádění IT systémů, podpora prodeje, shoda s předpisy) klesá doba tvorby jednoho dokumentu z jednoho až tří dnů na jednu až dvě hodiny. Zde se úsilí o firemní dokumentaci a týmovou dokumentaci rozchází s jednorázovou prací na dokumentaci procesů: mění se požadavky na objem a konzistenci a správa interní dokumentace začíná mít stejný význam jako rychlost výroby. Pro scénáře s dvojím publikem, kdy stejný zdrojový obsah potřebuje odejít externě i interně, pokrývá obě strany platforma pro interní a externí dokumentaci.

Jak Trupeer zapadá vedle Confluence, Notion, SharePointu a stávající wiki týmu

Trupeer AI není wiki ani systém pro správu znalostí. Confluence, Notion, SharePoint, Slab, GitBook, Coda a Tettra řeší hostingovou vrstvu: stránky, prostory, vnořování, vyhledávání, oprávnění, komentáře, historii verzí s porovnáním změn a strukturovanou taxonomii, na které jsou knihovny interní dokumentace závislé. Trupeer AI se nachází v produkční vrstvě obsahu stojící za těmito systémy. Provozní tým organizace, vedoucí L&D nebo manažer znalostí vytváří interní dokumentaci v Trupeeru a kopíruje výstup do jakékoli wiki, kterou již společnost provozuje. Formáty MP4 and PDF fungují v každé wiki, takže výběr wiki nástroj nijak neomezuje.

Vlastní funkce Znalostní báze platformy Trupeer funguje jako nativní možnost hostování interní znalostní báze pro organizace, které ještě Confluence nebo Notion neprovozují (nebo které chtějí mít část interní dokumentace výhradně na doméně Trupeer). Nastavení viditelnosti pokrývá celé spektrum: veřejné pro obsah, který by měl být indexovatelný webovými vyhledávači, pouze pro organizaci pro skutečnou interní dokumentaci, vybrané domény pro přístup partnerů a prodejců, pouze pro pozvané pro omezený obsah. Většina organizací používá obě nastavení současně: většina interní dokumentace žije ve stávající wiki a směřuje tam obsah vytvořený v Trupeeru, zatímco menší část (instruktážní videa, záznamy návodů, onboardingové okruhy) žije na Sdílených stránkách hostovaných na Trupeeru, protože plnohodnotný zážitek z videa funguje lépe v nativním přehrávači než vnořený uvnitř wiki stránky. Pro týmy, které si vybírají systém interní dokumentace od nuly, se díky možnosti hostování na Trupeeru zcela vyhnou kroku pořizování wiki.

Překlad, aktualizace a mezinárodní týmy

Interní dokumentace rychle zastarává, protože systémy a procesy, které dokumentuje, se mění každé čtvrtletí. Aktualizace uživatelského rozhraní znefunkční průvodce systémem, změna procesu způsobí, že SOP bude zavádějící, reorganizace změní eskalační cestu popsanou v runbooku. Většina tvůrců interní dokumentace to řeší tak, že potichu nechá wiki zastarat a odpovídá na dotazy na Slacku pokaždé, když někdo narazí na neaktuální stránku. Trupeer AI řeší aktualizace nahráním pouze změněného kroku. AI znovu zpracuje pouze tento konkrétní segment, video i písemný dokument se aktualizují přímo na svém místě a další člověk, který se podívá na stránku wiki, uvidí aktuální verzi.

U mezinárodních týmů pomáhá překlad překonat jazykovou bariéru, která obvykle omezuje to, jak široce se interní dokumentace ve skutečnosti používá. Stejný SOP, runbook nebo onboardingový průvodce se dostane k zaměstnancům v Bombaji v hindštině, v Berlíně v němčině, v Mexico City ve španělštině a v Tokiu v japonštině, ze stejného zdrojového nahrávání a ve stejném cyklu vydání. Překlad se vztahuje jak na hlasový doprovod videa, tak na písemný dokument, přičemž jsou zachovány sada značky, glosář i text na obrazovce. Propojení této platformy pro interní dokumentaci s nástrojem Trupeer AI SOP builder pokrývá standardní operační postupy, které tvoří základ většiny knihoven interní dokumentace.