Podnikový software pro dokumentaci

Trupeer AI je podnikový dokumentační software, který vytváří videoprůvodce i psaný dokumentační článek ze stejného záznamu obrazovky v rámci jediného úkolu. Technický spisovatel, specialista na L&D (vzdělávání a rozvoj) nebo odborník na dané téma nahraje pracovní postup jednou a Trupeer AI vygeneruje MP4 video a dokument ve formátu PDF nebo Word společně. Většina dokumentačního softwaru v této kategorii produkuje buď jeden formát, nebo druhý: nástroje pro nahrávání obrazovky jako Scribe a Tango generují psané průvodce z nahraných kliknutí, video nástroje jako Loom a Vidyard produkují videozáznamy obrazovky. Trupeer AI vytváří oba formáty ze stejného záznamu, což je to, co většina podnikových dokumentačních programů skutečně potřebuje, ale málokdy má k dispozici.

• Podnikový dokumentační software, který vytváří jak video, TAK psanou dokumentaci z jednoho záznamu.

• Brand kit (sada značky) vynucuje vizuální konzistenci napříč tisíci interních dokumentů.

• Překlad dokumentace do více než 65 jazyků ze stejného zdrojového záznamu.

• Výstup je dodáván ve formátu MP4, PDF nebo Word, připravený pro jakoukoli dokumentační platformu, kterou podnik již používá.

• Aktualizace probíhá opětovným nahráním změněného kroku. Knihovna aktualizaci automaticky rozšíří.

Co Trupeer AI produkuje jako podnikový dokumentační software

Technický spisovatel, specialista na L&D, vedoucí IT podpory nebo provozní odborník otevře generátor dokumentace a nahraje pracovní postup v prohlížeči. Trupeer AI se postará o postprodukci. Výplňová slova zmizí. Vyhlazení chvění kurzoru zajistí, že nahrávka vypadá jako vyladěné demo, a ne jako ladicí relace. Efekty přiblížení a kurzoru zvýrazní ty části obrazovky, na které musí čtenář reagovat. Návrh MP4 videa a návrh psaného dokumentačního článku dorazí do editoru společně, přičemž psaná verze obsahuje snímky obrazovky a očíslované kroky.

Tyto dva výstupy pocházejí ze stejného zdroje, takže video a psaná dokumentace zůstávají věcně synchronizované. Pokud nahrávka ukazuje schvalovací proces o čtyřech krocích, video i psaný článek popisují stejné čtyři kroky ve stejném pořadí s konzistentní terminologií převzatou z vlastního glosáře. Brand kit aplikuje firemní logo, barvy, písma a úvodní i závěrečné snímky. Hlasový komentář se generuje z mluvené stopy nebo ze zadaného scénáře, přičemž pro organizace, které chtějí mít v celé knihovně dokumentace jednoho konzistentního vypravěče, jsou k dispozici desítky možností hlasů a klonování vlastního hlasu.

Jak podnikový dokumentační software funguje ve třech krocích

Produkční proces pokrývají tři kroky: jeden záznam dovnitř, jeden průchod editorem, jedno odeslání. Žádný druhý spisovatel, žádný samostatný video editor, žádný třetí nástroj k sestavení článku.

Krok 1: Nahrajte pracovní postup nebo nahrajte existující video

Spusťte nahrávání obrazovky v prohlížeči nebo nahrajte existující video soubor, který už tým má (nahrávky průchodů procesem ze Zoomu, nahrávky ukázek z MS Teams, nezpracované snímky obrazovky z předchozích pokusů). Trupeer AI pracuje s jakýmkoli existujícím materiálem. Typický podnikový dokumentační článek vzniká z 5 až 12minutového záznamu, což je rychlejší než psaní dokumentačního článku od nuly.

Krok 2: Trupeer AI vygeneruje video a psanou dokumentaci

Výplňová slova, pauzy a momenty typu „nechte mě ten soubor najít“ jsou odstraněny. Efekty přiblížení a kurzoru zvýrazní oblasti obrazovky, na které se čtenáři musí zaměřit. V editoru se společně objeví návrh videa a návrh psaného dokumentačního článku. Vlastní glosář zachytí interní názvy produktů, názvy systémů a zkratky dříve, než je AI nesprávně přepíše.

Krok 3: Značka, překlad, odeslání

Použijte brand kit, aby dokumentace odpovídala stávajícím vizuálním standardům podniku. Přeložte ji do jazyků, ve kterých pracují vaši zaměstnanci (španělština, portugalština, hindština, mandarínština, francouzština, němčina, japonština nebo jakýkoli z více než 65 jazyků). Odešlete MP4 na interní video portál, PDF nebo dokument Word do znalostní báze, nebo obojí sdílejte prostřednictvím odkazu na sdílenou stránku, který může tým vložit do Slacku, firemní wiki nebo centra nápovědy.

Kdo tento podnikový dokumentační software skutečně používá

Člověk, který tento nástroj ve velké organizaci otevírá, je obvykle technický spisovatel, vedoucí dokumentačního týmu, specialista na L&D, manažer interní komunikace, specialista na IT podporu nebo odborník na dané téma s odpovědností za dokumentaci. Otevírají jej, když je potřeba vytvořit produktovou dokumentaci pro zavádění systému, když je potřeba dodat školicí materiály pro další cyklus shody s předpisy, když se změna procesu musí rozšířit do regionálních poboček nebo když dokumentační tým potřebuje vyčistit resty v článcích, které se hromadily dvě čtvrtletí.

Různá oddělení jej používají pro různé kategorie obsahu. Technické spisovatelské týmy vytvářejí produktovou dokumentaci, softwarovou dokumentaci, systémovou dokumentaci a integrační průvodce (ve spojení se skutečnými referenčními dokumenty API týmu, protože Trupeer AI negeneruje reference API z kódu automaticky). Tým L&D vytváří školicí dokumentaci a odpovídající moduly. Týmy IT podpory vytvářejí dokumentaci k zavádění systémů a administrátorské příručky. Interní komunikace vytváří vysvětlení zásad a dokumentaci k řízení změn. HR vytváří onboardingovou dokumentaci a průvodce zásadami. Provoz vytváří dokumentaci standardních operačních postupů a procesní průvodce. Stejné dokumentační nástroje slouží každému oddělení, což udržuje centrální sadu pro tvorbu obsahu jednoduchou.

Kategorie dokumentace, které tento podnikový dokumentační software zvládá

Podniková dokumentace obvykle spadá do několika kategorií, z nichž všechny fungují se stejným procesem od záznamu k dokumentu. Produktová dokumentace pro interní týmy používající interní nástroje společnosti. Výstup softwaru pro technickou dokumentaci pro systémové inženýry, vývojáře a IT pracovníky. Výstup softwaru pro procesní dokumentaci pro standardní operační postupy napříč provozem, financemi a HR. Školicí dokumentace pro moduly L&D spojená s videi pro školení zaměstnanců. Dokumentace o shodě s předpisy pro regulovaná odvětví, která musí prokázat, že vyškolila zaměstnance v konkrétních zásadách. Dokumentace řízení změn pro migraci systémů, organizační změny a aktualizace procesů. Výstup softwaru pro IT dokumentaci pro administrátorské příručky, průchody interními platformami a zavádění nástrojů.

Pro širší práci na podnikové technické dokumentaci zajišťuje Trupeer AI produkční vrstvu. Stávající infrastruktura dokumentace týmu (platforma znalostní báze, LMS, interní wiki, vývojářský portál) zůstává tam, kde je. Trupeer AI ji plní multimediálním obsahem, který tým dokáže vyprodukovat 10krát rychleji než při manuálním postupu psaní a pořizování snímků obrazovky. Technický spisovatel, který dříve dokázal odeslat dva články týdně, jich s tímto přístupem často odešle osm nebo deset, protože časově náročné části (pořizování snímků obrazovky, psaní textu, nahrávání odpovídajícího videa) se spojí do jediného průchodu nahráváním a kontrolou.

Kam Trupeer zapadá vedle Scribe, Tango, Loom a dalšího dokumentačního softwaru

Dokumentační software v této kategorii obvykle produkuje jeden formát. Scribe a Tango vytvářejí psané průvodce z nahraných kliknutí s automaticky generovanými snímky obrazovky a očíslovanými kroky. Loom a Vidyard produkují videozáznamy obrazovky s nástroji pro úpravu, ale bez odpovídajícího psaného dokumentu. Nástroj Guidde stojí uprostřed mezi nimi a vytváří video plus klikacího interaktivního průvodce. MadCap Flare, Paligo, Heretto a Adobe FrameMaker zvládají tradiční workflow technického psaní pro strukturovanou dokumentaci, používanou hlavně většími dokumentačními týmy produkujícími složité produktové manuály.

Trupeer AI je AI dokumentační software, který vytváří video i psanou dokumentaci ze stejného záznamu, což je kombinace formátů, kterou většina podnikových dokumentačních programů skutečně potřebuje. Video žije v LMS nebo video portálu, psaná dokumentace jde do znalostní báze nebo wiki a obojí zůstává synchronizované, protože pochází ze stejného zdroje. Pro týmy, které již používají Scribe nebo Tango pro psané průvodce, Trupeer AI přidává odpovídající video výstup. Pro týmy, které již používají Loom nebo Vidyard pro video, Trupeer AI přidává odpovídající psanou dokumentaci. Týmy, které si potřebují ponechat tradiční strukturovaný nástroj pro psaní dokumentace jako MadCap nebo Paligo pro produktové manuály, obvykle používají Trupeer AI pro každodenní procesní a školicí dokumentaci, která tvoří většinu podnikové knihovny dokumentace.

Konzistence značky, překlad a aktualizace pro podnikové dokumentační programy

Podnikové dokumentační programy čelí třem produkčním výzvám, které tradiční dokumentační software zvládá špatně. Konzistence značky napříč tisíci interních dokumentů (každé video a dokument musí vypadat, jako by pocházely od stejné společnosti). Jazykové pokrytí pro zaměstnance v různých zemích (španělština pro pobočku v Mexiku, hindština pro Bengalúr, portugalština pro São Paulo, němčina pro Berlín). Šíření aktualizací při změně procesu (malá změna uživatelského rozhraní v podkladovém systému znehodnotí dokumentaci, jejíž napsání trvalo týdny). Trupeer AI řeší všechny tři výzvy v produkční vrstvě. Sady značek (brand kity) vynucují vizuální konzistenci. Překlad pokrývá více než 65 jazyků aplikovaných na video i psanou dokumentaci v rámci téhož úkolu. Aktualizace fungují tak, že se znovu nahraje pouze změněný krok, takže se malá změna rozšíří bez nutnosti přestavovat celý článek.

Pro organizace s požadavky na kontrolu bezpečnosti a nákupu dokumentuje Trupeer AI Trust Center bezpečnostní profil platformy, postupy při nakládání s daty a aktuální stav certifikace. Klonování vlastního hlasu na podnikové úrovni znamená, že hlas jednoho firemního vypravěče může znít v celé knihovně dokumentace bez ohledu na to, které oddělení obsah vytvořilo. Spojení tohoto podnikového dokumentačního softwaru s nástrojem pro tvorbu SOP Trupeer AI pokrývá jak každodenní produkci dokumentace, tak vrstvu standardních operačních postupů, která leží pod ní.