Generátor školení zaměstnanců

Trupeer AI je generátor školení zaměstnanců, který promění jeden záznam obrazovky (nebo jeden scénář pro AI avatara) ve video ke školení zaměstnanců a zároveň v písemnou školicí příručku v rámci téhož úkolu. Specialista na L&D (vzdělávání a rozvoj), manažer nebo odborník na dané téma pořídí záznam postupu nebo napíše scénář, který pak avatar přednese, a Trupeer AI následně vytvoří jak školicí video ve formátu MP4, tak školicí příručku ve formátu PDF či Word. Video je uloženo v LMS, příručka v zaměstnanecké příručce nebo na wiki a obojí zůstává synchronizované. Většina L&D týmů má ve frontě více školicích témat, než kolik jich dokáže vytvořit, protože doba produkce jednoho školicího materiálu obvykle trvá dva až tři týdny od nápadu po zveřejněné video, zatímco alternativa s podporou AI tento proces zkracuje zhruba na jedno odpoledne.

• Jeden záznam obrazovky nebo scénář pro AI avatara vygeneruje školicí video a zároveň písemnou školicí příručku v rámci téhož úkolu.

• AI avataři zajišťují školení, aniž by se kdokoli musel sám natáčet nebo se objevovat na kameru.

• Přeložte školicí materiály do více než 65 jazyků pro zaměstnance kdekoli na světě.

• Aktualizaci provedete opětovným nahráním pouze toho kroku, který se změnil. Změny v předpisech a procesech se promítnou bez nutnosti předělávat celý modul.

• Výstup je dodáván ve formátu MP4 pro LMS, PDF nebo Word pro příručku a jako odkaz na sdílenou stránku (Shared Page) pro všechna ostatní místa.

Co Trupeer AI vytváří pro L&D týmy

Specialista na L&D, manažer nebo odborník na dané téma otevře nástroj. Má dvě možnosti. První možnost: nahrát záznam obrazovky se systémem, procesem nebo pracovním postupem, který se zaměstnanec potřebuje naučit. Druhá možnost: napsat scénář a nechat AI avatara přednést školení ve formě mluvící hlavy bez nutnosti jakéhokoli natáčení. Obě cesty vedou na konci ke stejné dvojici výstupů: k profesionálnímu školicímu videu pro zaměstnance a k písemné školicí příručce se snímky obrazovky a číslovanými kroky.

Video výstup je ve formátu MP4, připravený pro jakýkoli LMS, který umožňuje nahrávání MP4 (Cornerstone, Docebo, TalentLMS, Workday Learning, Absorb, 360Learning a v podstatě každý jiný systém). Dokumentový výstup je ve formátu PDF nebo Word s vloženými snímky obrazovky, připravený pro zaměstnaneckou příručku, pracovní prostor v Notion nebo vytištěný onboardingový balíček. Firemní styl (brand kit) se aplikuje automaticky: logo společnosti, barvy, úvodní a závěrečné snímky odpovídají zbytku L&D knihovny. Hlasový doprovod podporuje desítky hlasů a přízvuků a vlastní klonování hlasu umožňuje společnosti používat hlas konkrétního školitele v celé knihovně, takže onboarding působí pro nové zaměstnance jednotně.

Jak generátor školení zaměstnanců funguje ve třech krocích

Postup od nahrávání po publikování školení vyžaduje jeden vstup, jedno schválení a jedno sdílení. Žádný střihač videa, žádný samostatný textař, žádný třetí nástroj na kompletaci materiálů.

Krok 1: Nahrajte postup nebo použijte AI avatara

Spusťte nahrávání obrazovky v prohlížeči a projděte systémem, procesem nebo pracovním postupem, který se zaměstnanec potřebuje naučit. Nebo nahrávání zcela vynechejte: napište scénář a vyberte si AI avatara z katalogu (nebo použijte vlastního avatara vytvořeného podle skutečného školitele prostřednictvím integrace s HeyGen). Avatar přednese školení jako mluvící hlava, bez potřeby kamery či mikrofonu.

Krok 2: Trupeer AI vygeneruje školicí video a písemnou příručku

Slova jako „ehm“ a pauzy jsou odstraněny. Efekty přiblížení a kurzoru zvýrazní část obrazovky, kterou školený pracovník potřebuje vidět. V editoru se současně objeví koncept školicího videa a koncept písemné školicí příručky. Vlastní glosář si poradí s názvy interních systémů, názvy produktů a zkratkami, které by AI jinak nedokázala správně napsat.

Krok 3: Brandujte, překládejte, sdílejte

Použijte firemní styl (brand kit), aby vzhled školicího videa odpovídal zbytku knihovny L&D. Přeložte do španělštiny, portugalštiny, hindštiny, mandarínské čínštiny, francouzštiny nebo do jakéhokoli z více než 65 jazyků, ve kterých zaměstnanci skutečně pracují. Nahrajte MP4 do LMS, vložte PDF do příručky a nasdílejte odkaz na sdílenou stránku (Shared Page) do mezioborového kanálu na Slacku, kde oznamujete nová školení.

Kdo tento generátor školení zaměstnanců otevírá

Člověk, který tento nástroj otevírá, je obvykle specialista na L&D, HR partner, vedoucí oddělení nebo odborník na dané téma, který byl přizván k vytvoření školicího modulu, protože je jediný, kdo ví, jak daná věc skutečně funguje. Otevírají jej, když se zavádí nový systém a 200 zaměstnanců se s ním potřebuje naučit pracovat před koncem čtvrtletí, když se změní proces a stávající školení je již nesprávné, když nastoupí nová skupina zaměstnanců a video pro onboarding potřebuje aktualizaci, nebo když se změní předpisy a opakovací školení musí být hotové do 10 dnů.

Stejný pracovní postup se objevuje napříč firemními školicími funkcemi v různých odděleních. HR týmy vytvářejí onboardingové moduly pro nováčky. IT oddělení zavádí školení na nové platformy, novou VPN, nový proces přihlášení (SSO). Provozní oddělení řeší procesní školení formou standardních operačních postupů (SOP). Podpora prodeje (sales enablement) dodává aktualizace o produktech a opakovací školení o pozici vůči konkurenci. Týmy pro úspěch zákazníků (customer success) potřebují produktová školení pro role v přímém kontaktu se zákazníky, než s nimi budou moci mluvit o nových funkcích. Finanční oddělení pokrývá zásady vykazování výdajů a postupy pro čtvrtletní uzávěrku.

Materiály pro školení zaměstnanců, které tento generátor zvládá

Typy školení, které se objevují nejčastěji: onboardingové moduly pro nováčky (představení systémů, orientace v prvním týdnu, prohlídka firemních nástrojů), školení při zavádění nových systémů (zde je nový nástroj a takto se používá), školení o změnách procesů (nový schvalovací proces, aktualizované zásady vykazování výdajů), opakovací školení o dodržování předpisů (roční aktualizace ochrany osobních údajů, školení o bezpečnosti) a moduly pro rozvoj dovedností (nový analytický report, nový designový systém). Trupeer AI zpracovává všechny z nich ze stejného toku od nahrávky k dokumentu. Formát se přizpůsobí kanálu: modul pro LMS vyžaduje 5 až 10minutové MP4 s příručkou ke stažení, oznámení na Slacku vyžaduje 90sekundovou ukázku s odkazem na celé školení, reference v zaměstnanecké příručce vyžaduje písemný návod se zabudovaným videem.

U širších programů školení zaměstnanců se Trupeer AI stará o produkci jednotlivých materiálů. L&D tým stále řadí moduly do sérií, definuje cíle vzdělávání a určuje, jaké školení která role potřebuje. Trupeer AI řeší časově náročnou produkční část (nahrávání, střih, generování dokumentů, překlad), která tradičně omezuje množství školení, jež tým dokáže skutečně dodat. Typické oddělení L&D s jedním nebo dvěma specialisty může obvykle ztrojnásobit nebo zečtyřnásobit svůj školicí výkon, protože doba produkce jednoho materiálu klesne z jednoho až tří týdnů na jedno odpoledne.

Kam Trupeer zapadá vedle platforem LMS a sad pro tvorbu kurzů

Trupeer AI není LMS ani plnohodnotný softwarový systém pro školení zaměstnanců. Cornerstone, Docebo, TalentLMS, Workday Learning, Absorb, 360Learning a zbytek trhu s nástroji pro LMS a školení zaměstnanců řeší vrstvy doručování, zápisu, sledování dokončení a reportování. Trupeer AI se nachází ve vrstvě tvorby obsahu, která jim předchází. Firemní L&D tým používá Trupeer k vytváření školicích videí a odpovídajících písemných příruček a poté je nahrává do jakéhokoli LMS, který společnost již používá. Formáty MP4 a PDF fungují s každým LMS a jakýmkoli jiným online školicím prostředím, takže volba platformy nástroj nijak neomezuje.

Trupeer AI také není sada pro tvorbu kurzů (authoring tool). Articulate Storyline a Articulate Rise zvládají tvorbu interaktivních kurzů se scénáři větvení, složitými kvízy a výstupy ve formátu SCORM. Trupeer AI nevytváří interaktivní kurzy s větvením, negeneruje kvízy ani testovací databáze a neexportuje balíčky SCORM. To, co však pokrývá rychleji než oba zmiňované nástroje, je lineární školicí video doplněné o odpovídající písemnou příručku, což je formát, ve kterém probíhá většina skutečné spotřeby školení v praxi. Společnosti, které potřebují větvené interaktivní kurzy, si pro tyto moduly ponechají svou autorskou sadu a Trupeer AI používají pro větší objem školicích materiálů typu „jak to funguje, jak to používat“, které tvoří většinu každé školicí knihovny.

Aktualizace a překlady pro globální týmy

Školení zaměstnanců rychle zastarává, protože systémy, procesy a zásady, které popisuje, se mění každé čtvrtletí. Aktualizace uživatelského rozhraní znehodnotí školení k systému z minulého čtvrtletí, změna procesu způsobí, že stávající modul je zavádějící, aktualizace zásad zastará školení o dodržování předpisů. Většina L&D týmů to řeší nahráváním celých modulů od nuly, a proto školicí knihovny obvykle zaostávají o dvě až tři verze za realitou. Trupeer AI řeší aktualizace nahráním pouze toho kroku, který se změnil. AI přepracuje pouze tento segment a video i písemný návod se okamžitě aktualizují. Jakmile je nové MP4 odesláno do LMS jako nová verze, školení pracovníci automaticky uvidí aktuální proces.

U globálních týmů překlad odstraňuje jazykovou bariéru, která obvykle omezuje rozsah nasazení školicího modulu. Stejné školicí video a odpovídající příručka se dostanou k zaměstnancům v Madridu ve španělštině, v Tokiu v japonštině, v Bombaji v hindštině a v Berlíně v němčině, ze stejného zdrojového záznamu, v jednom a tom samém týdnu. Překlad se vztahuje jak na hlasový doprovod videa (s využitím hlasu původního mluvčího, pokud je nastaveno klonování hlasu), tak na písemného průvodce, přičemž se přenáší firemní styl, glosář i text na obrazovce. Propojení generátoru školení zaměstnanců s nástrojem pro tvorbu SOP od Trupeer AI pokrývá jak školicí materiály určené pro zaměstnance, tak standardní operační postupy, které existují vedle nich.