Vytvářejte procesní příručky během několika sekund

Tvůrce průvodců procesy od Trupeer AI vezme záznam obrazovky a z jednoho zadání vytvoří jak vyladěného video průvodce, tak písemný návod krok za krokem. Tým zaznamená pracovní postup pouze jednou, AI odstraní výplňková slova, přidá přiblížení na klíčové akce a souběžně sepíše dokument. Většina nástrojů nutí k volbě mezi video nástroji, které negenerují dokumenty, a nástroji pro snímky obrazovky, které nevytvářejí video. Trupeer AI dělá obojí najednou, což je skutečný důvod, proč týmy hledající nástroj pro tvorbu procesních průvodců nejsou spokojeny s tím, co už je na trhu.

• Nahrávejte jednou, získejte video i písemný procesní průvodce v rámci stejného úkolu.

• AI odstraňuje výplňková slova, vyhlazuje chvění kurzoru a přibližuje části obrazovky, kde probíhá práce.

• Sada značky (brand kit) se aplikuje automaticky: logo, barvy, písma, úvodní a závěrečné snímky odpovídají zbytku dokumentace týmu.

• Přeložte průvodce do více než 65 jazyků, což se uplatní jak u videa, tak u písemného dokumentu současně.

• Aktualizujte opětovným nahráním změněného kroku. Oba formáty se aktualizují přímo na místě.

Co Trupeer AI vytváří pro procesního průvodce

Někdo nahraje průchod procesem na obrazovce, který chce dokumentovat. Trupeer AI se postará o postprodukci. Výplňková slova a momenty typu „nechte mě jen najít tu správnou kartu“ se odstraní. Efekty přiblížení zvýrazní části obrazovky, kde probíhá akce. Koncept videa a koncept písemného průvodce krok za krokem dorazí v rámci stejného úkolu, takže tým nemusí udržovat dva samostatné zdroje pravdy pro stejný pracovní postup.

Video výstup je ve formátu MP4, připravený pro centrum nápovědy, interní wiki nebo uvítací sekvenci (onboarding). Výstup dokumentu je ve formátu PDF nebo Word s očíslovanými kroky a snímky obrazovky, které odpovídají momentům ve videu. Sada značky se aplikuje automaticky: logo, barvy, písma, úvodní a závěrečné snímky odpovídají zbytku knihovny dokumentace týmu. Vlastní glosář si poradí s interními názvy produktů, které by AI jinak neuměla pravopisně napsat nebo vyslovit. Zvýraznění kurzoru, zaměření na oblast a automatické přiblížení interakcí v uživatelském rozhraní se zobrazí ve výstupu záznamu obrazovky AI, aniž by je kdokoli ručně přidával.

Jak vytvořit procesního průvodce ve třech krocích

Celý proces vyžaduje pouze jeden záznam a vytvoří obsah připravený k okamžitému publikování. Žádný videoeditor, žádné samostatné psaní textu, žádná dokumentační práce, kterou byste museli odsouvat na další čtvrtletí.

Krok 1: Nahrajte nebo nahrajte pracovní postup

Stiskněte nahrávání v prohlížeči, zachyťte pracovní postup tak, jak skutečně probíhá, nebo nahrajte existující záznam obrazovky z jiného nástroje. Desetiminutový záznam se změní na 3–5minutové video a strukturovaného písemného průvodce, protože výplňový materiál se během zpracování odstraní. Čím bohatší je záznam, tím bohatší procesní průvodce vznikne na druhé straně.

Krok 2: Trupeer AI vygeneruje video a písemného průvodce

Výplňková slova se odstraní. Tam, kde to divákovi pomůže sledovat práci, se přidají efekty přiblížení a kurzoru. Koncept videa a koncept průvodce krok za krokem se zobrazí společně v editoru. Použije se vlastní glosář, takže interní názvy produktů budou v obou výstupech napsány a vysloveny správně.

Krok 3: Opatřete značkou, přeložte a sdílejte

Použijte brand kit, aby logo, barvy a úvodní/závěrečné snímky odpovídaly zbytku materiálů týmu. Přeložte do španělštiny, mandarínštiny, hindštiny, portugalštiny nebo do kteréhokoli z více než 65 jazyků, kterými se ve firmě mluví. Poté publikujte prostřednictvím odkazu na sdílenou stránku, kterou může tým vložit do jakékoli znalostní báze, intranetu, LMS nebo centra nápovědy.

Kdo vlastně otevírá tvůrce procesních průvodců

Tento nástroj obvykle otevírá někdo, kdo byl požádán o zdokumentování pracovního postupu, který nosí v hlavě: seniorní manažer úspěchu zákazníků (CSM), který při každém zahajovacím hovoru provádí stejnou ukázku produktu, vedoucí provozu, který zná proces uzávěrky lépe než kdokoli jiný, nebo manažer podpory, který má naučený strom eskalace. Znalost konzistentně existuje, dokumentace ne a její psaní od nuly je činnost, do které se nikomu nechce. Trupeer AI umožňuje této osobě zaznamenat pracovní postup jednou a odeslat dokumentaci jako vyladěný výstup, místo aby ji odkládala na seznam restů, který se nikdy nevyřeší.

Stejný pracovní postup se objevuje napříč funkcemi. Provozní pracovníci a provozní inženýři jej využívají pro interní dokumentaci procesů. Týmy úspěchu zákazníků jej používají pro úvodní průvodce a detailní rozbory funkcí. Týmy podpory jej využívají pro průvodce odstraňováním problémů a postupy reakce na incidenty. HR týmy jej používají pro procesy onboardingu zaměstnanců, zápis do zaměstnaneckých benefitů a průvodce zásadami společnosti. Marketingové a produktové týmy jej využívají pro vysvětlení funkcí a návodný obsah pro zákazníky. Lektoři a vedoucí školení jej používají k vytváření procedurálního obsahu, který tvoří základ jejich školicích programů.

Typy obsahu procesních průvodců, které Trupeer AI zvládá

Procesní průvodce je jakékoli strukturované vysvětlení, jak provést úkol, přičemž kroky jsou uspořádány v pořadí, v jakém je uživatel musí provést. Formát se liší podle kontextu: článek v centru nápovědy může vyžadovat písemný návod krok za krokem se snímky obrazovky, sekvence onboardingu pro nového zaměstnance může vyžadovat video průvodce doplněného písemným doprovodem a ukázka úspěchu zákazníka může vyžadovat 3minutové video vložené do e-mailu. Trupeer AI zvládne všechny tyto varianty z jediného záznamu, protože stejný zdrojový materiál lze exportovat v různých podobách v závislosti na publiku.

Nejčastěji se objevují tyto kategorie: ukázky softwaru (jak používat konkrétní funkci), provozní postupy (jak spustit konkrétní pracovní postup), školicí obsah (jak tým řeší opakující se úkol), návodný obsah pro zákazníky (jak zákazník dosáhne svého cíle v produktu) a dokumentace shody (důkaz, že proces byl proveden správně). Stejný podkladový záznam vytváří všechny z nich, liší se pouze tím, pro jaké publikum je přizpůsoben brand kit, jazyk a délka. To je strukturální rozdíl mezi použitím šablony procesního průvodce stažené z vyhledávače Google a použitím tvůrce procesních průvodců, který generuje obsah ze skutečné práce. Šablona průvodce krok za krokem může týmu poskytnout rámec; šablona průvodce krok za krokem vyplněná umělou inteligencí jim poskytne obsah připravený k publikování. Týmy, které začaly se šablonou procesního průvodce, obvykle přejdou na Trupeer AI, jakmile si uvědomí, že šablona byla ta jednodušší část.

Kde má Trupeer AI své místo vedle nástrojů Loom, Scribe a manuální dokumentace

Většina stávajících nástrojů nutí ke kompromisům. Loom, Vidyard a ScreenPal umí dobře nahrávat video, ale nevytvoří strukturovaného písemného průvodce. Scribe, Tango a Guidde vytvářejí písemné průvodce krok za krokem se snímky obrazovky, ale nevygenerují k tomu vyladěné video. Manuální dokumentace nakonec vytvoří obojí, ale stojí hodiny psaní na jednoho průvodce. Trupeer AI dělá obojí najednou, protože oba výstupy čerpají ze stejného záznamu: video je vyčištěná verze záznamu, písemný průvodce je strukturovaný přepis s vloženými snímky obrazovky ze stejného zdroje.

Přístup se dvěma výstupy je důležitý, protože různá publika vyžadují různé formáty. Seniorní inženýr hledající konkrétní postup chce rychle proletět písemného průvodce; nováček sledující stejný postup poprvé chce vidět video; globální tým potřebuje stejný obsah v pěti jazycích; a centrum nápovědy potřebuje pro stejný článek video určené k vložení i písemný návod, který lze zkopírovat a vložit. Jeden nahrávka pokrývající všechny tyto případy použití je rychlejší než vytváření každého z nich zvlášť a otázka formátu přestává vyžadovat volbu mezi videem a dokumentem.

Aktualizace a překlad: udržujte procesní průvodce aktuální, když se mění pracovní postupy

Procesní průvodci rychle zastarávají, protože podkladový software se mění. Aktualizace uživatelského rozhraní naruší ukázku, nová funkce naruší postup, změna pracovního postupu naruší celého průvodce. Většina týmů to řeší tak, že potichu nechá dokumentaci zastarat a omluví se, až si toho někdo všimne. Trupeer AI to řeší opětovným nahráním pouze změněného kroku. AI znovu zpracuje pouze tento segment a video i písemný průvodce se aktualizují přímo na místě. Jakýkoli odkaz na sdílenou stránku, který tým distribuoval v minulém čtvrtletí, nyní automaticky odkazuje na aktuální verzi.

U globálních týmů odstraňuje jazykovou bariéru překlad. Stejný procesní průvodce se dostane k týmu v Madridu ve španělštině, v Tokiu v japonštině, v Berlíně v němčině, ze stejného zdrojového záznamu a ve stejném týdnu. Překlad se vztahuje jak na hlasový doprovod videa, tak na písemnou dokumentaci, přičemž se přenáší i brand kit, glosář a text na obrazovce. Propojení tvůrce procesních průvodců s nástrojem pro tvorbu SOP od Trupeer AI pokrývá standardní operační postupy, které tvoří základ zaznamenaných pracovních postupů.