Софтуер за автоматизация на документи

Софтуерът за автоматизация на документи на Trupeer автоматизира създаването на професионална документация от записи на екран и демонстрации на работни процеси. Запишете всеки процес и изкуственият интелект автоматично генерира структурирана, форматирана документация със екранни снимки, инструкции стъпка по стъпка и незадължителни видеоресурси - елиминирайки напълно ръчното писане на документи. Преди да продължим, е добре да изясним какво е и какво не е тази страница. „Автоматизацията на документи“ на Trupeer е автоматизация на създаването на процедурна и оперативна документация. Изкуственият интелект наблюдава записаните работни процеси и генерира стандартни оперативни процедури (SOP), ръководства за обучение, стъпка по стъпка процедури, статии за помощни центрове и документация за въвеждане в работата. Ако търсите автоматизация на документи в смисъл на „автоматично попълване на договори и предложения с данни от CRM“ (категорията на PandaDoc, Conga, HotDocs), Trupeer не е създаден за такъв работен процес. Подробният раздел за обхвата по-долу на тази страница описва точно кои типове документи съответстват и кои не.

• Записвайте работни процеси и оставете изкуствения интелект автоматично да генерира пълна документация.

• Автоматизирано извличане и анотиране на екранни снимки на всяка стъпка.

• Структуриран изходен документ с номерирани стъпки и форматиран текст.

• Постоянно брандиране и шаблони във всички автоматизирани документи.

• Споделяйте, експортирайте или вграждайте генерирана документация във всяка платформа.

Какво представлява софтуерът за автоматизация на документи на Trupeer?

Софтуерът за автоматизация на документи на Trupeer трансформира начина, по който организациите създават бизнес документация. Вместо ръчно да пишете процедури, да правите екранни снимки и да форматирате документи, вие просто записвате екрана си, докато изпълнявате даден работен процес. Изкуственият интелект наблюдава вашите действия, идентифицира всяка стъпка, улавя съответните екранни снимки и автоматично генерира пълен, професионален документ. Това е автоматизация на документи, която решава най-времеемката част от работата по документирането: първоначалното създаване.

Реалистичният сценарий. Оперативният мениджър в компания с 80 служители трябва да документира 30 процедури през следващото тримесечие: новия поток за отчети за разходите, актуализирания отговор на инциденти със сигурността, последователността за въвеждане на клиенти, стъпките за тримесечно приключване в Workday, новия работен процес за одобрение на доставчици. Старият подход: пишете всеки ръчно в Google Docs, правете екранни снимки една по една, поставяйте ги, форматирайте последователно, изпращайте за преглед. От 90 до 120 минути на процедура, умножени по 30 процедури, се равняват на 45-60 часа работа. Така документирането се отлага. Три тримесечия по-късно половината от процедурите все още не са документирани и одитният цикъл го засича. Потокът, базиран на запис, преобръща това: запишете всяка процедура по време на реалната работа, изкуственият интелект генерира документите, прегледайте и изпратете. 30 процедури са готови за две седмици със сесии за запис и време за обработка от изкуствен интелект, вместо за цяло тримесечие, посветено на писане, което никога не се планира.

Как работи софтуерът за автоматизация на документи?

Първите стъпки със софтуера за автоматизация на документи отнемат само няколко минути

Стъпка 1: Запишете или качете

Стартирайте уеб-базирания екранен рекордер и изпълнете работния процес, който искате да документирате, или качете съществуващ видеозапис за обработка от изкуствен интелект.

Стъпка 2: Генериране на документи от изкуствен интелект

Изкуственият интелект анализира вашия запис кадър по кадър, идентифицира всяка стъпка от работния процес, извлича анотирани екранни снимки и генерира структуриран документ с ясни писмени инструкции за всяко действие.

Стъпка 3: Персонализирайте и разпространете

Приложете вашия бранд комплект за последователен стил, направете необходимите редакции или допълнения и споделете генерирания документ чрез връзка, вграждане или експортиране на файл.

Основни характеристики на софтуера за автоматизация на документи на Trupeer

• Интелигентна автоматизация на екранни снимки: Изкуственият интелект открива най-подходящото състояние на екрана при всяка стъпка от работния процес и автоматично извлича екранни снимки с висока разделителна способност. Всяка екранна снимка е анотирана с номерирани индикатори, маркиращи полета около активните елементи на потребителския интерфейс и маркери за позицията на курсора, които показват точно къде са извършени действията. Работата с екранните снимки е мястото, където повечето ръчни процедурни документации реално се провалят. Стар работен процес: гледайте записа, направете пауза в точния момент, направете екранна снимка в Cleanshot или подобен софтуер, изрежете, анотирайте, поставете в документа, повторете 30 пъти за типична SOP. Нов работен процес: изкуственият интелект определя времето, улавя екранните снимки в моментите на кликване, прилага маркиращи слоеве върху конкретния елемент от потребителския интерфейс, към който се отнася всяка стъпка. Така 30 ръчни операции по заснемане на екрана се превръщат в нула. Авторът преглежда уловеното, заменя тези, които се нуждаят от коригиране, и изпраща документа.

• Генериране на стъпки на естествен език: Вместо да произвежда роботизирани инструкции, изкуственият интелект генерира ясни описания на всяка стъпка на естествен език. Стилът на писане се адаптира към сложността на документираното действие, предоставяйки кратки инструкции за прости кликвания и подробни обяснения за сложни конфигурации или точки на вземане на решения. Реалистичен обхват, за който си струва да бъдем честни. Изкуственият интелект генерира описания на стъпките от разказа плюс визуалния работен процес. Така „Кликнете върху Настройки, след това върху Фактуриране, след това върху Експортиране на хронология на фактури“ се превръща в текст на стъпката. За процедури с техническа или специфична за индустрията терминология, персонализираният речник (настроен предварително) помага на изкуствения интелект да използва правилния речников запас. Без речника изкуственият интелект използва общи фрази, които може да се нуждаят от редактиране. Повечето екипи настройват речника веднъж през първия ден и времето за редактиране на документ спада до 5-10 минути преглед на документ.

• Експортиране на документи в множество формати: Експортирайте автоматизирани документи в множество формати, подходящи за различни канали за разпространение. Генерирайте съдържание, което може да се вгражда в уеб за помощни центрове, файлове за изтегляне за офлайн справка или форматиран изход, съвместим с платформи за уики, бази знания и системи за управление на съдържанието, които вашата организация вече използва. Действителните формати за експортиране. Писменият документ се изтегля като PDF или Word (DOCX). Съответстващото видео ръководство се изтегля като MP4. Връзката за споделена страница обединява и двете в един брандиран URL адрес с контроли за видимост (публичен, само за организацията, избрани домейни, само с покана). Връзката за споделена страница се вгражда в Notion, Confluence, SharePoint, Document360, GitBook или всяка платформа, която приема вграждане на iframe. Така документът се създава в Trupeer и се хоства навсякъде, където работи съществуващата инфраструктура за документация на екипа.

• Логика на условното съдържание: Изкуственият интелект разпознава кога работните процеси включват точки за вземане на решения или разклонени пътища и документира ясно всеки път. Когато вашият процес включва сценарии от типа „ако-тогава“, генерираната документация улавя алтернативни стъпки и условия, създавайки изчерпателна документация, която покрива пълния обхват на работния процес. Струва си да се изясни обхватът. Изкуственият интелект се справя естествено с линейни работни процеси: направете стъпка 1, след това стъпка 2, след това стъпка 3. За работни процеси с множество разклонени пътища („ако клиентът е с план Pro, направете X; ако е с Enterprise, направете Y“), работата на изкуствения интелект е по-малко доказана. Екипите, документиращи силно условни процедури, обикновено правят едно от двете неща: записват всяко разклонение като отделен запис и генерират отделни процедурни документи за всеки път, или записват един път и добавят условните бележки ръчно по време на стъпката за преглед. Струва си да проверите с продуктовия екип дали автоматичното разпознаване на условно съдържание е реална функция или е аспирационна, преди да разчитате на това твърдение пред потенциални клиенти.

Защо да изберете софтуера за автоматизация на документи на Trupeer?

• Елиминиране на ръчното писане: Най-времеемката част от документацията е самото писане. Автоматизацията на документи превръща демонстрираните работни процеси в готови документи, като премахва напълно пречката с ръчното писане. Конкретно число. Старшият инженер по поддръжката в SaaS компания прекарва 90 минути в изготвянето на изпипана SOP за повтарящ се проблем. Самата процедура отнема 6 минути. Така 84 минути от 90-те са писане, правене на екранни снимки и форматиране. Потокът на Trupeer преобръща това: 6-те минути изпълнение генерират документа, като изкуственият интелект се справя с писането и заснемането на екрана. Общо време на старшия инженер на SOP: около 15 минути, включително прегледа. При 30 SOP на тримесечие спестеното време се натрупва в множество дни възстановено време на старши инженери за реална техническа работа.

• Гарантиране на точност: Документите, генерирани от реални записи на работния процес, отразяват точно как работят процесите, а не как някой ги помни. Автоматизираната документация по своята същност е по-точна от ръчно написаните процедури. Моделът, който това решава. Авторът документира процедурата по памет три седмици след стартирането й. Те помнят същината. Изпускат съобщението за потвърждение, което се появява между стъпки 3 и 4. Смесват реда на две кликвания. Три месеца по-късно клиентите, следващи документираната процедура, засядат на стъпка 4, защото документацията не съвпада с това, което виждат на екрана. Записът по време на действителната процедура улавя поведението на живо, включително малките детайли, които паметта губи. Така документацията съвпада с реалността, а не с триседмичните спомени на автора.

• Налагане на последователност: Шаблоните и бранд комплектите гарантират, че всеки автоматизиран документ следва организационните стандарти. Последователно форматиране, език и визуален стил във цялата документация, независимо кой е записал изходния работен процес. Моделът, който проваля най-много децентрализираните документации. Пет различни съавтори в рамките на една година. Всеки има свой собствен стил на писане, конвенции за екранни снимки, предпочитания за форматиране на стъпки. Някои документи започват с уводни абзаци, други скачат на стъпка 1. Някои използват полета с предупреждения, други вграждат предупреждения в обикновен текст. Читателят получава 5 различни изживявания при четене в цялата библиотека с документация. Шаблоните плюс бранд комплекта плюс генерирането от изкуствен интелект произвеждат документи, които следват една и съща структура, независимо кой съавтор е направил записа. Така 30 документа, изпратени през годината, се четат така, сякаш са създадени от един екип. Което е вярно - един екип ги е създал, но чрез 5 различни съавтори, използващи един и същ шаблон и обработка от изкуствен интелект.

• Мащабиране на документацията: Създавайте документация с темпото, от което вашата организация се нуждае. Независимо дали документирате 10 работни процеса или 1000, софтуерът за автоматизация на документи се справя с обема, без пропорционално да увеличава усилията. Реалистичната математика на мащабирането. Ръчното производство на документация се мащабира линейно спрямо броя на авторите: повече документи означават повече автори. Генерираната от изкуствен интелект документация се мащабира с капацитета за обработка на изкуствения интелект: повече документи означават повече време за обработка, но човешкото време за един документ остава почти постоянно. Така че 5-членен екип, който създава 30 документа на тримесечие ръчно, би се нуждаел от 50-членен екип, за да създаде 300 документа на тримесечие, поради което повечето екипи остават на 30 документа на тримесечие или по-малко. С генерирането от изкуствен интелект същият 5-членен екип може да създаде 200-300 документа на тримесечие без пропорционално увеличение на персонала. Тясното място се измества от писането към наличността на експерти по дадената тема за сесии за запис.

Софтуер за автоматизация на документи за вътрешни екипи

1. Автоматизирайте създаването на стандартни оперативни процедури в различните отдели. Вместо да искате от членовете на екипа да пишат SOP ръчно, помолете ги да запишат своите работни процеси и оставете автоматизацията на документи да създаде документацията с пълна точност.

2. Улавяйте систематично институционалните знания, преди да бъдат загубени поради текучество. Когато опитни служители записват своите работни процеси, автоматизацията генерира постоянна, годна за търсене документация, която съхранява техния опит за всеки бъдещ член на екипа.

3. Намалете административната тежест при поддържането на документацията. Когато процесите се променят, запишете отново актуализирания работен процес и автоматизацията регенерира документа, елиминирайки досадната работа по ръчно преразглеждане на съществуващата документация.

4. Създайте последователна библиотека с документация в цялата организация. Автоматизираните шаблони и брандиране гарантират, че документацията на всеки отдел изглежда професионално и следва същата структура, което подобрява навигацията и използваемостта в цялата библиотека.

Софтуер за автоматизация на документи за SaaS екипи

1. Автоматизирайте документацията на помощния център с развитието на вашия продукт. Когато функциите се променят, запишете актуализирания работен процес и генерирайте нова документация автоматично, като поддържате помощния си център актуален без ръчно пренаписване на десетки статии.

2. Създавайте документация за въвеждане на клиенти със скоростта на разработване на продукта. Автоматизацията на документи позволява на екипите за успех на клиентите да генерират професионални ръководства за нови функции в същия цикъл на разработка, в който ги доставят, а не седмици по-късно.

3. Поддържайте синхронизирана вътрешната и външната документация. Когато един и същ работен процес служи както за документация на вътрешни процеси, така за ръководства, ориентирани към клиентите, автоматизацията на документи генерира и двете от един единствен запис със съответното форматиране за всяка аудитория.

4. Мащабирайте производството на документация, без да мащабирате екипа си за документация. Тъй като вашият продукт става все по-сложен, автоматизацията на документи се справя с нарастващия обем документация, без да изисква пропорционално увеличение на броя на служителите.

Софтуер за автоматизация на документи за стартиращи компании

1. Изграждайте професионална документация без да наемате технически автори. Автоматизацията на документи позволява на всеки член на екипа да създава изпипана, добре структурирана документация чрез просто записване на своя работен процес, премахвайки необходимостта от специализиран персонал за документация.

2. Документирайте процесите преди бързият растеж да го направи невъзможно. Стартиращите фирми, които автоматизират документацията рано, изграждат база от знания, която се мащабира безпроблемно, избягвайки дълга за документация, който затрупва бързо развиващите се компании.

3. Представете професионален имидж пред потенциални корпоративни клиенти с изчерпателна документация. Автоматизираната документация изглежда изпипана и задълбочена, което сигнализира на потенциалните клиенти, че вашата организация се отнася сериозно към отличното оперативно качество.

4. Повтаряйте и променяйте документацията толкова бързо, колкото се променят вашите продукти и процеси. Когато работните процеси на стартиращите компании се развиват всяка седмица, автоматизацията на документи поддържа документацията актуална, без да създава изоставане, за което никой няма време да се погрижи.

Софтуер за автоматизация на документи за корпорации

1. Стандартизирайте създаването на документация в глобалните операции. Автоматизацията на документи гарантира, че екипите във всеки регион създават документация, която следва същите шаблони, брандиране и структурни стандарти, независимо от местните предпочитания или практики.

2. Отговаряйте на регулаторните изисквания за документация ефикасно и последователно. Автоматизираното генериране на документи с проследяване на версиите осигурява одитните пътеки, последователност и пълнота, които изискват рамките за съответствие, без да натоварва екипите с ръчна работа по документиране.

3. Намалете разходите за документация чрез автоматизиране на най-трудоемките стъпки за създаване. Корпоративните организации, които преди са поддържали големи екипи за техническо писане или са изнасяли производството на документация към външни изпълнители, постигат значителни икономии на разходи чрез автоматизация.

4. Подкрепяйте управлението на промените в предприятието с бързо производство на документация. Когато организациите внедряват нови системи, преструктурират операциите или стандартизират процесите, автоматизацията на документи генерира поддържащата документация с темпото, което инициативата изисква.

Софтуер за автоматизация на документи за отдалечени екипи

1. Разрешете на членовете на отдалечените екипи да създават документация асинхронно без режийни разходи за координация. Всеки отдалечен служител записва работен процес според графика си, а автоматизацията на документи генерира професионална документация без да изисква сътрудничество в реално време или срещи за преглед.

2. Изградете база от знания с възможност за търсене, на която отдалечените работници да разчитат, вместо да прекъсват колегите си. Когато намирането на документиран отговор е по-бързо от изпращането на съобщение до колега в друга часова зона, отдалечените екипи работят по-независимо и ефикасно.

3. Осигурете последователно качество на документацията, независимо кой я създава или къде се намира. Автоматизацията на документи прилага същото форматиране, структура и брандиране, независимо дали изходният запис идва от домашен офис в Остин или споделено работно пространство в Берлин.

4. Намалете пропуските в документацията, които средите за отдалечена работа са склонни да създават. Когато процесите се демонстрират лично, неформалният трансфер на знания се случва естествено. Автоматизацията на документи улавя тези знания официално, предотвратявайки развитието на изолация на знанието, към което са предразположени разпределените екипи.

Софтуер за автоматизация на документи за разработчици

1. Автоматизирайте техническата документация за работни процеси за разработка, процедури за внедряване и системни конфигурации. Запишете процеса във вашия терминал, IDE или браузър и оставете изкуствения интелект да генерира структурирана техническа документация с точни последователности от команди и детайли за конфигурацията.

2. Поддържайте документацията за API и интеграции актуална с автоматично повторно генериране. Когато крайните точки, параметрите или методите за удостоверяване се променят, запишете отново работния процес на интеграция и автоматизацията генерира актуализирана документация, която отразява текущото изпълнение.

3. Създавайте документация за въвеждане на разработчици, която показва реални настройки на средата за разработка. Новите разработчици следват автоматизирана документация, генерирана от реални записи на настройките, което гарантира, че инструкциите работят с текущия набор от инструменти и конфигурация.

4. Поддържайте системни наръчници (runbooks) и документация за реакция при инциденти с минимални ръчни усилия. След решаване на проблеми в производството, запишете работния процес за разрешаването им и оставете автоматизацията на документи да улови процедурата във формат, който дежурните инженери могат да следват по време на бъдещи инциденти.

Софтуер за автоматизация на документи за екипи по въвеждане в работата и поддръжка

1. Автоматизирайте създаването на документация за въвеждане в работата за всяка роля и отдел. Вместо ръчно да пишете ръководства за въвеждане, запишете ключови работни процеси и оставете автоматизацията на документи автоматично да генерира изчерпателни, последователни материали за въвеждане.

2. Генерирайте статии за базата знания за поддръжка от записани работни процеси за отстраняване на неизправности. Когато агентите по поддръжката решават сложни проблеми, записването на решението и автоматизирането на документацията създава съдържание за базата знания за многократна употреба без ръчно писане на статии.

3. Създавайте документация, ориентирана към клиентите, която намалява обема на билетите за поддръжка. Автоматизираната документация, публикувана във вашия помощен център, отговаря на често срещани въпроси с ясни инструкции, анотирани с екранни снимки, отклонявайки билетите за поддръжка, преди клиентите да имат нужда да се свържат с поддръжката.

4. Поддържайте документацията за въвеждане в работата и поддръжка актуална с минимални усилия. Когато процесите или продуктите се променят, запишете отново засегнатия работен процес и автоматизацията на документи регенерира документацията, като гарантира, че вашият екип и клиенти винаги правят справки с актуални материали.

Какво означава „автоматизация на документи“ за Trupeer (и какво не означава)

Фразата „софтуер за автоматизация на документи“ се използва в две различни продуктови категории, които си струва да бъдат разграничени. Първата категория е автоматизация на трансакционни документи: инструменти, които извличат променливи данни от CRM, бази данни или уеб формуляри и генерират договори, предложения, споразумения за неразкриване на информация (NDA), генерални споразумения за услуги (MSA), оферти, фактури и подобни правни/продажбени документи в голям мащаб. PandaDoc, Conga Composer, DocuSign CLM, HotDocs, Templafy и Docassemble влизат в тази категория. Сценарият на използване: екип по операции по продажбите трябва да генерира 200 клиентски договора на месец с името на клиента, продължителността на срока, ценовото ниво и подписващата страна, автоматично попълнени от Salesforce. Trupeer не е подходящ за този сценарий. Ако това е, което търсите, инструментите от първата категория са правилният избор.

Втората категория е автоматизация на процедурни документи: инструменти, които генерират SOP, ръководства за обучение, стъпка по стъпка процедури, статии за помощни центрове, техническа документация и оперативни планове за действие от записани работни процеси. Trupeer, Scribe, Tango и Guidde влизат в тази категория. Сценарият на използване: екип по документация или оперативен екип трябва да създаде 50 процедурни документа на тримесечие, обясняващи как се изпълняват конкретни задачи, и те искат да запишат процедурите, вместо да ги пишат по памет. Trupeer е създаден точно за този сценарий. Изкуственият интелект наблюдава записа, генерира документа с вградени екранни снимки и номерирани стъпки, прилага бранд стил и изпраща документа плюс съответното видео ръководство.

Истината за обхвата специално на Trupeer: той се справя добре с екранно записаната процедурна документация. Той не поддържа генериране на чист текст, сглобяване на договори с променливи данни, създаване на документи, управлявано от CRM, или работни процеси за електронен подпис. Така че правилният начин да използвате тази страница, ако сте попаднали тук от търсене за „автоматизация на документи“: разберете коя от двете категории всъщност ви трябва. Ако става въпрос за автоматизация на трансакционни документи, спестете време и вместо това проверете PandaDoc или Conga. Ако става въпрос за автоматизация на процедурни документи от записи на екрана, това е правилната страница.