Как Welltower обучи 150 нови служители в три държави, използвая Trupeer

Формулировка на проблема

150 нови служители. Един и същ софтуер. Няма време за индивидуално обучение на всеки един.

Когато Мадисън се присъединява към екипа за преустройство на Welltower, той се състои от 30 служители. Две години по-късно те вече са 180. Този вид растеж не оставя място за неформално предаване на знания.

Екипът работи със сложен софтуер с интензивни работни процеси: Yardi за управление на имоти, Smartsheet за проследяване на проекти и персонализирани формуляри, базирани на Excel. Всеки нов служител трябваше да научи всичко това, а единственият начин за учене беше да наблюдава как някой друг го прави или да чака индивидуално обаждане.

На Мадисън беше възложено да създаде стандартни оперативни процедури (SOP) и обучителни материали за отдел, който растеше по-бързо, отколкото документацията можеше да го догони. Статичните документи не бяха достатъчни. Видеозаписите на екрана бяха правилният формат, но създаването им в голям мащаб, постоянно и без продуцентски екип, беше проблемът. 

Решение

Продуцентски екип от един човек!

Мадисън стана вътрешен поддръжник на изкуствения интелект (AI) в Welltower: единственото лице, отговорно за видеопроизводството в екипа за преустройство, а все по-често и извън него.

Работният процес: експертите в съответната област записват екрана си локално при 60fps/1080p, изпращат файловете на Мадисън чрез WeTransfer, тя ги обработва във Final Cut Pro и ги качва в Trupeer за редактиране с помощта на AI и експортиране. 

Резултатът е централизирана, последователна библиотека за обучение. 

Вицепрезидентите от различните екипи вече насочват исканията си директно към нея. „Изпрати го на Мадисън за нейното AI видео“ се превърна във вътрешен жаргон за правилно документиране на нещо. 

Създадени са над 50 видеоклипа, а платформата стана централна за нейната идентичност като AI шампион в компанията.

„Изпрати го на Мадисън за нейното AI видео.“ - Как вицепрезидентите в Welltower вече наричат процеса на документиране 

Въздействие

Отделът, който за две години порасна от 30 на 180 души, не наруши процеса на адаптиране на нови служители. Новите служители получават достъп до библиотека за софтуерно обучение — работни процеси в Yardi, Smartsheet, Excel — и преминават през нея самостоятелно. 

Същата инфраструктура, създадена за вътрешните екипи, сега се разпростира и върху външни изпълнители и оператори на място, без нужда от втора система или втори работен процес. 

Това, което се промени по пътя, не беше просто процесът на обучение — промени се начинът, по който Мадисън беше възприемана в организацията. Вицепрезидентите от различните екипи започнаха да споменават работата ѝ спонтанно. „Изпрати го на Мадисън за нейното AI видео“ се превърна в често повтаряна шега, която всъщност не беше шега. 

Тя стана човекът, когото хората свързват с различния начин на вършене на нещата — етикет, който отваря врати. 

Отделите „Човешки ресурси“ (HR) и „Маркетинг“ в момента се запознават официално с платформата — разговори, които започнаха, защото работата на Мадисън беше видима, а не защото беше специално рекламирана. 

Видеоклиповете също така започват да служат и като първа чернова на писмени стандартни оперативни процедури (SOP), съкращавайки две стъпки в една. Мадисън записва работен процес, а документът идва заедно с него. Създадените до момента над 50 видеоклипа не са просто библиотека за обучение. Те са институционалната памет на отдел, който е пораснал твърде бързо, за да се документира по друг начин.

Заключение

Welltower не нае видео екип. Те не привлякоха продуцентска агенция. Един човек с правилния инструмент изгради инфраструктура за обучение, която в момента обслужва 180 служители в три държави, и тя продължава да расте.

За оперативните екипи в големи предприятия, които управляват сложни софтуерни среди в голям мащаб, Trupeer премахва бариерата между това да знаеш как да направиш нещо и това да можеш да го прегледнеш и научиш другите.