Generator gratuit de procese de business

Generatorul de procese de business Trupeer AI captează o înregistrare a ecranului cu modul în care se desfășoară efectiv munca și o transformă în documentație completă a procesului de business: un tur video rafinat, plus un ghid scris al procesului, gata de partajat, personalizat și tradus în 65+ limbi. Liderii din operațiuni, echipele de îmbunătățire a proceselor și analiștii de procese de business îl folosesc pentru a surprinde cum rulează procesul astăzi, ceea ce reprezintă primul pas lipsă în majoritatea proiectelor de îmbunătățire a proceselor de business și de automatizare a proceselor de business.

• Înregistrează o singură dată procesul de business. Obține video plus documentație scrisă a procesului în același job.

• Surprinde procesul așa cum rulează efectiv, nu așa cum își amintește cineva sau așa cum îl descrie harta inițială a procesului.

• Actualizează prin reînregistrarea pasului modificat. Restul documentației procesului rămâne neschimbat.

• Tradu documentația în 65+ limbi pentru echipe globale care rulează același proces de business în diferite regiuni.

• Partajează printr-un link către o Pagină partajată personalizată, care se încorporează în orice software de management al proceselor de business, intranet sau bază de cunoștințe.

Ce produce Trupeer AI pentru documentația proceselor de business

Cineva din operațiuni înregistrează procesul care se execută: poate lead-ul de finance care face închiderea lunară, echipa de suport care rulează predarea escaladării sau operațiunile de vânzări care fac alocarea teritoriilor. Trupeer AI se ocupă de restul. Cuvintele de umplutură sunt eliminate, tremurul cursorului este netezit, iar efectele de zoom evidențiază părțile ecranului unde se întâmplă efectiv munca. De aceea se potrivește excelent cu șabloanele de planuri de business din care procesul și documentația provin din aceeași sursă.

Rezultatul este un video rafinat plus un ghid scris al procesului, în același job. Video arată procesul în desfășurare. Ghidul scris îl descompune în pași numerotați, cu capturi de ecran. Diferite audiențe preferă formate diferite. Persoanele care învață vizual urmăresc video-ul. Cei care rulează procesul pentru prima dată urmează ghidul scris. Auditorii și echipele de conformitate primesc o urmă pe hârtie care demonstrează cum rulează efectiv procesul, nu cum spunea că ar trebui să ruleze șablonul inițial de documentație a procesului.

Pachetul de brand se aplică automat: logo-ul companiei, culorile, fonturile, slide-urile de intro și outro se potrivesc cu restul bibliotecii de documentații a companiei. Numele produselor și numele instrumentelor interne rămân consecvente printr-un glosar personalizat, ceea ce contează atunci când documentația procesului de business face referire la sisteme pe care AI-ul nu le-ar ști altfel cum să le pronunțe sau cum să le scrie. Stratul de înregistrare a ecranului AI se ocupă de evidențierea cursorului, focalizarea pe regiuni și zoom-ul automat pentru interacțiunile din UI, adică exact ceea ce majoritatea software-urilor de management al proceselor fie omite, fie face prost.

Cum funcționează generatorul de procese de business în trei pași

Fluxul complet durează o singură înregistrare și produce documentație a procesului gata de livrat. Fără o etapă separată de scriere, fără software de tip flowchart, fără backlog de documentație. De acolo, șablonul pentru fluxul procesului este un pas natural următor, deoarece documentația este deja capturată.

Pasul 1: Înregistrează procesul de business pe ecran

Apasă pe butonul de înregistrare în browser, captează fluxul de lucru așa cum este executat efectiv sau încarcă un fișier video existent. AI-ul lucrează pe baza a ceea ce este înregistrat. Fără script de pregătire, fără flowchart separat, fără diagramă de proces de business pe care să o desenezi prima dată. Cu cât înregistrarea este mai bogată, cu atât mai bogată este documentația care iese în cealaltă parte.

Pasul 2: Trupeer AI generează video-ul și ghidul scris al procesului

Cuvintele de umplutură sunt eliminate. Efectele de zoom și cele pentru cursor sunt adăugate acolo unde ajută privitorul să urmărească ce se întâmplă pe ecran. Un video draft și un ghid scris draft al procesului apar împreună în editor. Glosarul personalizat se aplică, astfel încât numele produselor interne să fie scrise și pronunțate corect în ambele rezultate.

Pasul 3: Personalizează, traduce și partajează

Aplică pachetul de brand astfel încât logo-ul companiei, culorile și slide-urile de intro/outro să se potrivească cu restul bibliotecii de documentații. Tradu în spaniolă, mandarină, hindi, portugheză sau în orice dintre cele 65+ limbi pe care le vorbește compania. Apoi livrează printr-un link către Shared Page pe care echipa îl poate încorpora în orice platformă de management al proceselor de business, bază de cunoștințe, intranet sau help center.

Cine deschide, de fapt, un generator de procese de business

Persoana care deschide acest instrument este, de obicei, un lead din operațiuni, un analist de procese de business sau un manager de îmbunătățire a proceselor într-o companie în care documentația proceselor a stat în backlog cel puțin șase luni. Tiparul este consecvent: oamenii seniori cunosc procesul pentru că l-au construit. Oamenii mai noi nu. Diferența se vede în execuții inconsecvente, solicitări recurente de training și constatări de audit care durează săptămâni să fie rezolvate. Trupeer AI captează procesul persoanei senior, cât timp încă îl execută, în loc să încerce să-l extragă printr-un interviu după ce s-a întâmplat.

Același tipar apare în toate funcțiile. Echipele de finance îl folosesc pentru închiderea lunară, onboarding-ul furnizorilor și fluxurile de cheltuieli. Echipele de HR îl folosesc pentru onboarding-ul angajaților, înscrierea la beneficii și fluxurile de încetare a contractului. Echipele de IT îl folosesc pentru rutarea tichetelor, provisionarea accesului la sisteme și răspunsul la incidente. Echipele de conformitate îl folosesc pentru colectarea de dovezi în timpul auditului, deoarece o înregistrare a procesului efectiv este ceea ce cer majoritatea auditorilor. Consultanții de operațiuni și specialiștii BPM îl deschid atunci când au nevoie să capteze cum funcționează efectiv un client înainte de a recomanda îmbunătățiri.

Cazuri de utilizare pentru documentația proceselor de business

Documentația proceselor de business începe, de obicei, cu fluxurile de lucru care sunt explicate noilor angajați în fiecare trimestru. Închiderea lunară, aprobarea furnizorilor, realocarea teritoriilor, escaladarea incidentelor, rambursarea către clienți: fiecare echipă are o listă de procese care există în mintea cuiva și care trebuie să trăiască într-o documentație partajată. Trupeer AI reduce decalajul dintre a ști procesul și a-l avea documentat. Rezultatul funcționează ca un șablon de documentație a procesului pe care echipa îl poate adapta pentru fluxuri de lucru conexe, în loc să pornească de la zero de fiecare dată.

Pentru activități de îmbunătățire a proceselor de business, Trupeer AI este stratul de documentație care stă înaintea stratului de îmbunătățire. Cartografierea stării actuale este o condiție prealabilă pentru a o schimba. Echipele de analiză a proceselor de business folosesc înregistrările ca dovadă a modului în care procesul rulează astăzi, care rareori este același cu modul în care spune harta inițială a procesului că ar trebui să ruleze. Consultanții pentru îmbunătățirea proceselor și specialiștii BPM folosesc Trupeer AI ca software-ul lor de mapare a proceselor de business pentru etapa de capturare a stării actuale, apoi trec în etapele de analiză și redesign cu o documentație pe care toată lumea este de acord că descrie realitatea. Unele echipe îl combină cu instrumente formale de modelare a proceselor; altele folosesc direct rezultatul Trupeer ca diagramă de lucru a procesului de business.

Pentru fluxurile de lucru de management al proceselor de business și pentru software-ul de management al proceselor de business, Trupeer AI gestionează decalajul de documentație pe care instrumentele tradiționale de BPM îl lasă de obicei clientului să îl completeze. O platformă de management al proceselor de business sau un sistem de management al proceselor de business se ocupă de modelare și execuție. Cele mai bune stive de software de management al proceselor de business includ de obicei un instrument de flux de lucru, un strat de software pentru documentația proceselor și o bază de cunoștințe. Trupeer AI se află în stratul de documentație a proceselor. Software-ul de documentație a proceselor, precum Trupeer AI, alimentează conținutul amonte de care depinde restul stivei BPM.

Unde se potrivește generatorul de procese de business lângă automatizarea proceselor de business

Instrumentele de automatizare a proceselor de business și software-ul de automatizare a proceselor de business iau un proces documentat și execută părți din el fără intervenție umană. Documentația este o condiție prealabilă. Majoritatea lansărilor de automatizare a proceselor de business cu AI și de automatizare inteligentă a proceselor de business se blochează în săptămâna a doua, deoarece nimeni nu poate produce o descriere suficient de curată a procesului „as-is” pentru ca instrumentul de automatizare să îl poată modela. Trupeer AI este ceea ce închide acest decalaj. Înregistrează fluxul de lucru real, predă documentația echipei de automatizare, apoi treci în etapa de construire.

Aceeași logică se aplică și mai larg activităților de transformare a proceselor de business. Indiferent dacă echipa trece de la un proces manual la unul pe care vrea să îl automatizeze, migrează sisteme sau rulează un redesign structural, primul livrabil este întotdeauna același: o descriere exactă, actuală, a modului în care rulează procesul astăzi. Activitatea de business process intelligence depinde de asta. Contractele pentru servicii de procese de business se dimensionează în funcție de asta, iar majoritatea soluțiilor de procese de business din piața mai largă sunt evaluate după același criteriu. Fluxul de la înregistrare la documentație pe care îl gestionează Trupeer AI este inputul de care are nevoie orice efort ulterior de procese de business.

Actualizări: reînregistrează pasul modificat, păstrează restul procesului intact

Procesele de business se schimbă constant, dar documentația rareori ține pasul. Când echipa de finance adaugă un nou prag de aprobare, procesul de închidere se schimbă. HR adaugă un nou furnizor pentru verificări de fond, iar fluxul de onboarding se schimbă. După o migrare de sistem IT, fluxul de provisionare a accesului se schimbă. Majoritatea instrumentelor de documentație gestionează acest lucru cerând echipei să rescrie secțiunile afectate de la zero. Trupeer AI îl gestionează prin reînregistrarea doar a pasului modificat.

Reînregistrarea este mai rapidă decât rescrierea. Persoana care a înregistrat inițial înregistrează noua versiune a pasului care s-a schimbat. AI-ul reprocesază doar segmentul respectiv. Atât video-ul, cât și documentul se actualizează la locul lor. Orice link către o Shared Page pe care echipa de operațiuni l-a distribuit în trimestrul trecut acum indică versiunea curentă, cu pasul actualizat integrat în restul documentației. Oricine a salvat linkul original sau l-a încorporat în wiki-ul echipei primește conținutul nou fără nicio urmărire manuală. Acest model de actualizare este diferența dintre documentația proceselor de business care îmbătrânește bine și documentația proceselor de business care devine o problemă în momentul în care procesul se schimbă. Asocierea generatorului cu Trupeer AI SOP builder acoperă procedurile standard de lucru care stau la baza procesului înregistrat.