Când același proces rulează diferit în fiecare echipă, locație sau companie achiziționată, totul devine mai dificil. Rezultatele nu pot fi comparate, instruirea trebuie repetată pentru fiecare variantă, automatizarea funcționează doar într-un singur loc, iar fiecare implementare de sistem nou se transformă într-o negociere. Standardizarea proceselor rezolvă asta prin stabilirea unui singur mod „cel mai bun” de lucru și prin implementarea lui peste tot unde se aplică. Un șablon de standardizare a proceselor oferă o structură clară și repetabilă pentru această activitate.

Acest șablon gratuit de standardizare a proceselor acoperă aria de aplicare, o analiză a variațiilor între locații, procesul standard agreat, variațiile locale permise, planul de implementare, instruirea și controalele care mențin standardul în vigoare. Include un exemplu completat și îndrumări pentru standardizarea în organizații cu mai multe locații, servicii partajate și standardizarea post-fuziune. Copiați structura de mai jos sau deschideți-o în Trupeer și personalizați-o.

Ce este un șablon de standardizare a proceselor?

Un șablon de standardizare a proceselor este un document structurat pentru proiectarea și implementarea unui singur mod standard de a executa un proces, în echipe, locații, regiuni sau unități de business. Înregistrează cum se desfășoară procesul în prezent în fiecare locație, diferențele dintre ele, standardul agreat, orice variații locale aprobate și motivele acestora, planul de implementare și de instruire, precum și modul în care conformitatea cu standardul va fi măsurată și menținută.

Standardizarea se află între documentarea procesului actual și rularea noului proces. Pentru a documenta chiar standardul agreat, folosiți standard work template.

De ce să standardizați procesele?

• Calitate consecventă și experiență a clientului, oriunde se desfășoară activitatea.

• Performanță comparabilă, ca să vedeți ce echipe au nevoie de sprijin.

• Instruire mai rapidă, cu un singur proces și un singur set de materiale.

• Automatizare și implementare de sisteme mai ușoare, deoarece există un singur proces de automatizat sau configurat.

• Risc mai mic, cu controale aplicate în același mod peste tot.

• Tranziții și servicii partajate mai ușoare, deoarece activitatea poate fi mutată între echipe.

Cine folosește un șablon de standardizare a proceselor?

• Echipe de process excellence și operational excellence care conduc standardizarea.

• Responsabili globali de proces care dețin un proces la nivelul organizației.

• Echipe de servicii partajate și lideri GBS care consolidează activitatea din multe locații.

• Echipe de integrare care armonizează procesele după fuziuni și achiziții.

• Echipe de program ERP care proiectează un șablon global.

• Manageri de operațiuni și de locație care adoptă standardul local.

Previzualizați șablonul de standardizare a proceselor

Șablonul se deschide cu un rezumat: proces, responsabil, aria de aplicare, locații și obiective. O analiză a variațiilor compară modul în care fiecare locație execută fiecare pas în prezent. Secțiunea pentru procesul standard descrie pașii agreați, rolurile, sistemele și controalele, cu un tabel pentru variațiile locale permise și justificarea lor. Urmează planurile de implementare, instruire și comunicare, apoi măsurile de aderență și o secțiune de guvernanță pentru menținerea standardului actual. Fiecare secțiune este editabilă, astfel încât puteți adăuga locații, pași sau măsuri.

Cum să personalizați acest șablon în Trupeer

Pasul 1: Deschideți secțiunea Templates

Accesați secțiunea Templates din meniul principal.

Pasul 2: Selectați și deschideți un șablon

Faceți clic pe orice șablon cu care doriți să lucrați pentru a-l deschide.

Pasul 3: Extindeți vizualizarea șablonului

Dacă este necesar, extindeți vizualizarea șablonului pentru a vedea clar aspectul complet și detaliile.

Pasul 4: Editați șablonul

Faceți clic pe Edit pentru a începe modificarea șablonului selectat.

În editor, puteți:

• Adăugați secțiuni noi

• Definiți sau actualizați reguli de formatare

• Adăugați un logo și ajustați poziția acestuia și setările aferente

Pasul 5: Salvați șablonul personalizat

După ce faceți toate modificările necesare, faceți clic pe Save pentru a salva șablonul actualizat ca al dvs.

Pasul 6: Previziualizați și ajustați fin șablonul

Când doriți să vedeți cum arată șablonul personalizat, deschideți Preview.

Din ecranul de previzualizare, puteți continua să faceți ajustări direct, dacă este necesar, asigurându-vă că șablonul apare exact așa cum doriți.

Cu un șablon de standardizare a proceselor puteți:

• Vedeți cum funcționează cu adevărat fiecare locație înainte de a alege standardul.

• Alegeți cea mai bună variantă, nu cea mai „vociferantă”, folosind dovezi și măsuri.

• Permiteți doar variațiile de care aveți nevoie, cu motive înregistrate.

• Implementați standardul cu instruire și sprijin.

• Mențineți standardul în vigoare cu măsuri de aderență și guvernanță.

Ce trebuie să conțină un șablon de standardizare a proceselor

Șablon gratuit de standardizare a proceselor: structura de copiat

Copiați structura de mai jos în propriul document sau deschideți-o în Trupeer și personalizați-o.

1. Rezumat. Proces: [name]. Responsabil global de proces: [name]. Aria de aplicare: [începe când … se încheie când …]. Locații: [list]. Obiective: [de exemplu, consecvență, timp de ciclu, calitate]. Calendar: [date].

2. Starea actuală pe locație. Pentru fiecare locație, faceți link către documentația „as-is” sau înregistrarea și notați volumele și măsurile-cheie.

3. Analiza variațiilor.

4. Proces standard.

5. Variații locale permise.

6. Măsuri. Performanță: [cycle time, error rate, cost]. Aderență: [ponderea activităților care urmează standardul, numărul de variații neaprobate].

7. Plan de implementare. Locație, data go-live, lider de locație, criterii de pregătire și sprijin.

8. Instruire și comunicare. Materiale: [SOP, video, job aids]. Sesiuni: [pe locație]. Mesaje: [de ce, ce se schimbă, când, unde să obțineți ajutor].

9. Guvernanță. Responsabil: [global process owner]. Cereri de schimbare: [cum sunt depuse și aprobate]. Revizuire: [frecvență].

10. Aprobări. Responsabil global de proces și lideri de locație, cu date.

Exemplu de standardizare a proceselor: procesarea facturilor în trei locații

Iată cum ar putea arăta o parte din analiza variațiilor și standardul pentru procesarea facturilor într-o consolidare de servicii partajate. Detaliile sunt ilustrative.

Variație locală permisă. Locația B păstrează o verificare locală a taxelor cerută de reglementările țării sale, documentată în standard ca pas pentru țară.

Implementare. Locația C prima, deoarece este deja cea mai apropiată de standard; apoi Locația A; apoi Locația B după ce scanarea este înlocuită.

Cum standardizați un pas de proces, pas cu pas

1. Alegeți procesul cu cea mai mare variație, volum sau risc.

2. Numiți un responsabil global de proces cu autoritatea de a decide standardul.

3. Înregistrați cum funcționează fiecare locație în prezent, ideal prin înregistrarea activității reale; vedeți process documentation template.

4. Analizați variațiile și motivele din spatele lor: legale, de sistem, ale clientului sau obișnuință.

5. Proiectați standardul pornind de la practica cu cele mai bune rezultate, cu input de la fiecare locație.

6. Stabiliți variațiile permise doar acolo unde există un motiv real și înregistrați-l.

7. Documentați standardul ca SOP și videoclipuri scurte pentru fiecare rol.

8. Implementați pe rând, locație cu locație, cu instruire, sprijin și verificări de pregătire.

9. Măsurați aderența și performanța, și corectați cauzele abaterilor.

10. Guvernați standardul, cu un singur responsabil și un proces de schimbare.

Cum faceți diferența între o variație necesară și o obișnuință

Păstrați lista variațiilor permise scurtă. Fiecare variație adaugă efort de instruire, documentare și control.

Standardizare a proceselor după fuziuni și achiziții

După o achiziție, aceleași procese rulează adesea în două sau mai multe moduri, în sisteme diferite, cu controale și culturi diferite. Standardizarea face parte din integrare, dar le cere și oamenilor să renunțe la modurile familiare de lucru. Începeți cu procesele în care diferențele creează risc sau blochează raportarea, precum închiderea financiară, procure to pay și salarizarea. Capturați procesele curente ale ambelor companii prin înregistrarea lor, astfel încât discuția să se bazeze pe dovezi, nu pe loialitatea față de vechiul mod. Pentru modul în care videoclipurile îi ajută pe oameni să accepte schimbarea, vedeți process harmonization after M&A.

Standardizare a proceselor pentru servicii partajate și ERP

Centrele de servicii partajate și șabloanele globale de ERP depind ambele de procese standard. Într-o consolidare de servicii partajate, standardizați înainte sau în timpul tranziției, astfel încât centrul să ruleze un singur proces, în loc să preia variantele fiecărei locații. Într-un program ERP, șablonul global este un exercițiu de standardizare: analiza variațiilor alimentează analiza fit-gap, iar variațiile locale permise devin localizări la nivel de țară. Pentru deciziile privind gap, folosiți fit-gap analysis template.

Cine deține standardizarea proceselor?

Fără un responsabil global cu autoritate reală, standardizarea de obicei se blochează în etapa de proiectare, deoarece fiecare locație poate argumenta pentru propriul mod.

Indicatori-cheie de performanță (KPI) pentru standardizarea proceselor

• Aderență: ponderea tranzacțiilor care urmează procesul standard.

• Variații aprobate: numărul celor existente și orice variații care au expirat fără revizuire.

• Timp de ciclu și cost per tranzacție, comparate între locații.

• Rata erorilor și de re-lucru, comparate între locații.

• Timp până la competență pentru persoanele care se alătură oricărei locații.

• Reutilizare instruire: ponderea materialelor folosite în toate locațiile, nu doar per locație.

Măsurați înainte și după implementare și comparați locațiile între ele, nu doar cu procesul vechi.

Cum mențineți un standard în vigoare

• Măsurați aderența, nu doar performanța, de exemplu ponderea tranzacțiilor care urmează fluxul de lucru standard.

• Faceți standardul ușor de urmat, cu videoclipuri scurte și materiale de lucru la punctul de utilizare.

• Dați unui singur responsabil autoritatea de a aproba schimbările.

• Revizuiți standardul periodic, și ori de câte ori se schimbă sistemele, reglementările sau rezultatele.

• Investigați abaterile, deoarece soluțiile locale de obicei semnalează o problemă reală cu standardul.

Pentru documentul care îi menține pe toți pe aceeași versiune, vedeți SOP version control.

Greșeli frecvente de evitat

• Alegeți standardul din procesul sediului central fără să verificați ce funcționează cel mai bine.

• Permiteți fiecărei locații propriile excepții, astfel încât nimic să nu fie cu adevărat standard.

• Standardizați documentul, nu practica, fără instruire sau sprijin.

• Fără responsabil global, astfel încât standardul să se abată.

• Ignorarea componentei umane, mai ales după fuziuni.

Checklist pentru standardizarea proceselor

• Este numit un responsabil global de proces.

• Procesul curent al fiecărei locații este capturat cu dovezi.

• Variațiile sunt analizate împreună cu motivele lor.

• Standardul este proiectat pe baza celor mai bune practici, cu input de la locații.

• Variațiile permise sunt scurte, justificate și aprobate.

• Standardul este documentat ca SOP și videoclipuri pentru fiecare rol.

• Implementarea, instruirea și comunicarea sunt planificate pe locație.

• Aderența și performanța sunt măsurate.

• Sunt puse în aplicare guvernanța și revizuirea.

Cum vă ajută Trupeer să standardizați procesele

Genpact a folosit această abordare „înregistrare mai întâi” pentru un rollout Workday la nivel de companie, transformând sesiuni de proces înregistrate și prezentări realizate de experți (SME walkthroughs) în peste 500 de materiale de instruire pentru 20 de fluxuri de lucru (workstreams), în cinci limbi, pentru 140.000 de angajați în 40 de țări, în 3 luni în loc de 12. Citiți povestea clientului Genpact.

Descarcă șablonul gratuit de standardizare a proceselor

Deschideți șablonul în Trupeer, adăugați locațiile dvs., înregistrați procesul curent al fiecăreia și proiectați standardul împreună. Obțineți șablonul gratuit de standardizare a proceselor.

Șabloane conexe

• As-is process documentation template

• Process flow template

• SOP template with exceptions

• Process control plan template

• Transition SOP template

Întrebări frecvente

Ce este un șablon de standardizare a proceselor?

Este un document structurat pentru proiectarea și implementarea unui singur mod standard de a executa un proces în echipe, locații sau unități de business, acoperind comparația stării actuale, analiza variațiilor, standardul, variațiile permise, implementarea, instruirea, măsurile și guvernanța.

Care sunt pașii în standardizarea proceselor?

Alegeți procesul, numiți un responsabil global, capturați procesul curent al fiecărei locații, analizați variațiile, proiectați standardul, stabiliți variațiile permise, documentați, implementați cu instruire, măsurați aderența și guvernați schimbările.

Cum decideți ce proces devine standard?

Comparați procesul fiecărei locații folosind dovezi precum înregistrări, volume și măsuri de performanță și construiți standardul pe baza practicii cu cele mai bune rezultate, cu input de la fiecare locație.

Care este diferența dintre standardizare și armonizare?

Termenii sunt adesea folosiți împreună. Standardizarea înseamnă de obicei un singur proces identic peste tot; armonizarea permite adesea mai multe variații locale, aliniind în același timp pașii de bază, controalele și datele.

Ce variații locale ar trebui permise?

Doar cele cu un motiv real, precum cerințe legale sau de reglementare ori contracte cu clienții. Înregistrați fiecare variație împreună cu motivul, aprobatorul și data revizuirii.

Cum mențineți un standard în vigoare?

Măsurați aderența, faceți standardul ușor de urmat cu videoclipuri și materiale de lucru, dați unui singur responsabil autoritatea asupra schimbărilor, revizuiți-l periodic și investigați orice abatere.

Cum ajută standardizarea proceselor proiectele ERP?

Reduce numărul de variante de proces de configurat și testat, alimentează analiza fit-gap și proiectarea șablonului global și face instruirea și sprijinul mai simple.

Există un șablon de standardizare a proceselor în Word?

Da. Word se potrivește pentru secțiunile de rezumat, proces standard și guvernanță. Deschideți șablonul în Trupeer, personalizați-l și exportați-l în formatul de care aveți nevoie.

Există un șablon de standardizare a proceselor în Excel?

Da. Excel se potrivește pentru analiza variațiilor și măsurile de aderență în multe locații. Personalizați șablonul în Trupeer și exportați-l sau copiați structura în Excel.

Există un șablon de standardizare a proceselor PDF?

Da. Exportați standardul aprobat ca PDF pentru aprobare și partajare și păstrați versiunea editabilă ca master.

Șablonul de standardizare a proceselor este gratuit?

Da. Înscrieți-vă gratuit pentru a deschide șablonul în Trupeer, personalizați-l și exportați-l.

Pot compara procesele din locații folosind înregistrări de ecran?

Da. Înregistrați procesul în fiecare locație, iar Trupeer transformă fiecare înregistrare într-un document pas cu pas, astfel încât să puteți compara pașii alăturat și să proiectați standardul pe baza dovezilor.