Folosește acest șablon
Înainte să poți îmbunătăți, automatiza, externaliza sau înlocui un proces, trebuie să știi cum funcționează el, de fapt, astăzi. Nu cum spune politica că ar trebui să funcționeze și nici cum îl descriu oamenii într-un workshop, ci pașii reali, sistemele, foile de calcul de pe lângă și excepțiile pe care doar oamenii cu experiență le cunosc. Un șablon de documentare a procesului „as-is” îți oferă o modalitate consecventă de a surprinde totul, astfel încât fiecare decizie ulterioară să pornească de la aceeași imagine corectă.
Acest șablon gratuit de documentare a procesului „as-is” acoperă sfera procesului, rolurile, sistemele, activitățile pas cu pas, intrările și ieșirile, controalele, excepțiile, volumele, intervalele de timp și punctele dureroase, cu un exemplu completat. Este conceput să fie completat pe baza unei înregistrări a muncii reale: înregistrează persoana care execută procesul și transformă înregistrarea în documentul „as-is”. Copiază structura de mai jos sau deschide-o în Trupeer și personalizeaz-o.
Ce este un șablon de documentare a procesului „as-is”?
Un șablon de documentare a procesului „as-is” este un document structurat pentru a înregistra cum funcționează în prezent un proces de business. Acesta surprinde cine face ce, în ce ordine, în ce sisteme, cu ce intrări, ieșiri și controale, plus excepțiile, soluțiile de ocolire, volumele și punctele dureroase care afectează performanța. Rezultatul este un punct de plecare (baseline) pentru îmbunătățire, automatizare, implementare de sisteme, externalizare sau instruire.
„As-is” descrie starea actuală; „to-be” descrie designul viitor. Pentru diferența dintre ele, vezi procesul „as-is vs to-be”.
De ce să documentezi procesul „as-is”?
Arată ce se întâmplă cu adevărat, inclusiv soluțiile de ocolire și pașii manuali pe care politicile nu îi evidențiază.
Fundamentează îmbunătățirea pe dovezi, astfel încât schimbările să rezolve probleme reale.
Este punctul de start pentru proiecte de sisteme, de la cerințe la analiza fit-gap.
Protejează cunoștințele deținute de câțiva oameni cu experiență.
Susține tranzițiile și externalizarea, atunci când munca se mută între echipe.
Oferă un baseline pentru a măsura îmbunătățirea în raport cu acesta.
Cine folosește un șablon de documentare a procesului „as-is”?
Analiștii de business și echipele de process excellence care mapează procesele curente.
Echipele de implementare ERP și de sisteme care pregătesc cerințele și analiza fit-gap.
Echipele de shared services, GBS și BPO care documentează munca înainte de o tranziție.
Managerii de operațiuni care caută oportunități de îmbunătățire și automatizare.
Auditorii și echipele de risc care verifică modul în care controalele funcționează în practică.
Echipele de instruire care trebuie să explice ce se schimbă față de astăzi.
Previzualizează șablonul de documentare a procesului „as-is”
Șablonul se deschide cu un rezumat al procesului: nume, proprietar, sferă, declanșator, rezultat și înregistrarea din care a fost surprins. Urmează rolurile și sistemele. Punctul central este un tabel cu activități pas cu pas, cu rolul, sistemul, acțiunea, intrările, ieșirile și timpul pentru fiecare pas. Secțiuni separate acoperă controalele, excepțiile și soluțiile de ocolire, volumele și intervalele de timp, punctele dureroase și ideile de îmbunătățire. Fiecare secțiune este editabilă, astfel încât să poți adăuga coloane pentru propria analiză.
Cum să personalizezi acest șablon în Trupeer
Pasul 1: Deschide secțiunea Templates
Mergi la secțiunea Templates din meniul principal.
Pasul 2: Selectează și deschide un șablon
Dă click pe orice șablon cu care vrei să lucrezi pentru a-l deschide.
Pasul 3: Extinde vizualizarea șablonului
Dacă este necesar, extinde vizualizarea șablonului pentru a vedea clar aspectul complet și detaliile.
Pasul 4: Editează șablonul
Dă click pe Edit pentru a începe să modifici șablonul selectat.
În editor, poți:
Adaugă secțiuni noi
Definește sau actualizează reguli de formatare
Adaugă un logo și ajustează poziția acestuia și setările aferente
Pasul 5: Salvează șablonul personalizat
După ce faci toate modificările necesare, dă click pe Save pentru a salva șablonul actualizat ca al tău.
Pasul 6: Previzionează și ajustează fin șablonul
Când vrei să vezi cum arată șablonul tău personalizat, deschide Preview.
Din ecranul de previzualizare, poți continua să faci ajustări direct, dacă este necesar, asigurându-te că șablonul apare exact așa cum îți dorești.
Cu un șablon de documentare a procesului „as-is” poți:
Surprinde procesul real, nu pe cel idealizat.
Documentează fiecare proces în același mod, ca să le poți compara.
Face vizibile excepțiile și soluțiile de ocolire.
Pornește îmbunătățirea, automatizarea și proiectele de sisteme din dovezi.
Păstrează cunoștințele experților atunci când oamenii trec mai departe.
Ce trebuie să conțină un șablon de documentare a procesului „as-is”
Secțiune | Ce acoperă |
|---|---|
Rezumatul procesului | Nume, ID, proprietar, sferă, declanșator și rezultat |
Sursă | Înregistrarea, interviul sau observația pe baza cărora este construit documentul, cu data |
Roluri | Cine execută, aprobă și este consultat în fiecare pas |
Sisteme și instrumente | ERP, CRM, foi de calcul, email și alte instrumente folosite |
Pași de activitate | Fiecare pas cu rol, sistem, acțiune, intrări, ieșiri și timp |
Puncte de decizie | Unde se ramifică procesul și pe ce regulă |
Controale | Aprobări, verificări și reconciliări |
Excepții și soluții de ocolire | Ce se întâmplă atunci când calea standard nu se aplică |
Volume și intervale de timp | Cât de des, câte și cât durează |
Puncte dureroase | Ce este lent, predispus la erori sau frustrant |
Idei de îmbunătățire | Oportunități observate în timpul capturii |
Validare | Cine a confirmat că documentul reflectă realitatea și când |
Șablon gratuit de documentare a procesului „as-is”: structura de copiat
Copiază structura de mai jos în propriul tău document sau deschide-o în Trupeer și personalizeaz-o.
1. Rezumatul procesului. Nume proces: [name]. ID proces: [ID]. Proprietar: [role]. Sferă: [starts when … ends when …]. Declanșator: [event]. Rezultat: [result].
2. Sursă. Capturat din: [recording link, interview or observation]. Executant: [role]. Data: [date].
3. Roluri.
Rol | Responsabilități în acest proces |
|---|---|
[Role] | [What they do] |
4. Sisteme și instrumente. [ERP, foi de calcul, email, shared drives, alte instrumente.]
5. Pași de activitate.
Pas | Rol | Sistem | Acțiune | Intrări | Ieșiri | Timp |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
2 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
6. Puncte de decizie. [La pasul X, dacă condiția A atunci …, altfel …]
7. Controale. [Aprobări, verificări, reconciliări și cine le execută.]
8. Excepții și soluții de ocolire.
Excepție sau soluție de ocolire | Când se întâmplă | Ce fac oamenii | Cât de des |
|---|---|---|---|
[Exception] | [Trigger] | [Workaround] | [Frequency] |
9. Volume și intervale de timp. Volum: [pe zi, săptămână sau lună]. Timp de ciclu: [start to end]. Vârfuri: [sfârșit de perioadă, sezonier].
10. Puncte dureroase. [Ce este lent, manual, predispus la erori sau frustrant.]
11. Idei de îmbunătățire. [Oportunități observate, precum eliminarea pașilor, automatizarea sau standardizarea.]
12. Validare. Revizuit de: [process owner]. Data: [date].
Exemplu de documentare „as-is”: procesarea facturilor de la furnizori
Iată cum ar putea arăta o parte dintr-un document „as-is” pentru procesarea facturilor de la furnizori. Detaliile sunt ilustrative.
Rezumatul procesului. Procesarea facturilor de la furnizori. Proprietar: manager AP. Începe când sosește o factură; se încheie când este înregistrată sau respinsă. Capturat dintr-o înregistrare cu un operator AP care procesează facturile dintr-o zi.
Pas | Rol | Sistem | Acțiune | Timp |
|---|---|---|---|---|
1 | operator AP | Descarcă facturile din shared mailbox și salvează într-un folder | 2 min | |
2 | operator AP | Foaie de calcul | Înregistrează fiecare factură în foaia de calcul de urmărire | 1 min |
3 | operator AP | ERP | Introdu detaliile facturii manual | 4 min |
4 | operator AP | ERP | Potrivește cu PO și cu confirmarea recepției mărfurilor | 2 min |
5 | operator AP | Dacă există o diferență de preț, trimite email cumpărătorului și așteaptă un răspuns | Varies | |
6 | operator AP | ERP | Înregistrează factura după ce cumpărătorul confirmă | 1 min |
Excepții și soluții de ocolire. Facturile fără PO sunt trimise prin email către solicitant. Diferențele de preț sunt urmărite într-o coloană separată dintr-o foaie de calcul. Unii furnizori trimit facturi către cumpărători individuali, care le înaintează zile mai târziu.
Puncte dureroase. Introducere manuală a datelor, urmărirea prin email pentru aprobări, lipsă de vizibilitate asupra facturilor care așteaptă cumpărătorii.
Idei de îmbunătățire. Capturarea automată a datelor facturii, rutarea diferențelor prin fluxul de lucru din ERP, publicarea unei singure adrese de email pentru facturi către toți furnizorii.
Cum să surprinzi „as-is” prin înregistrare
Interviurile și workshopurile se bazează pe memorie, iar oamenii uită excepțiile, foile de calcul de pe lângă și pașii pe care îi fac pe pilot automat. Înregistrarea muncii reale este mai rapidă și mai precisă:
Alege persoana care execută procesul cel mai des, nu managerul care îl supraveghează.
Înregistreaz-o făcând sarcina reală, în sistemele reale, explicând ce face și de ce.
Roag-o să arate excepțiile și foile de calcul sau emailurile pe care le folosește în afara sistemului.
Transformă înregistrarea într-un document pas cu pas cu AI screen recorder de la Trupeer, apoi completează secțiunile rămase din șablon.
Adaugă volume, intervale de timp și puncte dureroase din rapoartele sistemului și dintr-o discuție scurtă.
Validează documentul cu proprietarul procesului și cu o a doua persoană care execută munca.
Pentru întrebările pe care să le pui alături de înregistrare, folosește process discovery checklist.
Cât de detaliată ar trebui să fie documentarea „as-is”?
Nivel | Ce descrie | Când să îl folosești |
|---|---|---|
Proces end-to-end | Întregul proces de la declanșator la rezultat, în câteva etape | Definirea scopului și prioritizarea |
Proces | Pașii principali și rolurile | Majoritatea proiectelor de îmbunătățire și de sisteme |
Nivel de sarcină și ecran | Fiecare click, câmp și decizie | Sarcini cu volum mare, risc ridicat sau multe excepții, automatizare și instruire |
Mergi la nivel de sarcină doar acolo unde contează. Pentru majoritatea proceselor, nivelul procesului cu excepțiile notate este suficient.
Cum este folosită documentarea „as-is”
Utilizare | Cum ajută „as-is” |
|---|---|
Implementări ERP și de sisteme | Baseline pentru cerințe și analiza fit-gap; folosește șablonul pentru analiza fit-gap |
Îmbunătățirea proceselor | Arată de unde provin timpul, erorile și refacerea |
Automatizare | Evidențiază pașii manuali, bazati pe reguli, care pot fi automatizați |
Tranziții și externalizare | Oferă echipei care preia o imagine completă a muncii |
Audit și controale | Arată cum funcționează controalele în practică |
Instruire | Explică ce se schimbă față de astăzi în procesul nou |
Pentru automatizare, în mod specific, vezi cum identifici oportunitățile de automatizare în procesele documentate.
Cum să analizezi un proces „as-is”
După ce „as-is” este documentat, caută tiparele care indică îmbunătățiri:
Ce să urmărești | Ce înseamnă de obicei |
|---|---|
Pași executați în afara sistemului principal | Lacune în sistem sau în configurația acestuia |
Date introduse de mai multe ori | Candidați pentru integrare sau automatizare |
Timp de așteptare între pași | Blocaje la predare sau la aprobare |
Excepții frecvente | Reguli neclare, date din amonte slabe sau un proces care nu se potrivește realității |
Pași pe care îi poate face doar o singură persoană | Risc de cunoaștere și nevoie de instruire |
Verificări care prind aceeași eroare în mod repetat | O problemă de rezolvat la sursă |
Notează ce găsești în secțiunile cu puncte dureroase și idei de îmbunătățire, folosind dovezile din înregistrare.
Documentare „as-is” pentru tranziții și externalizare
Când munca se mută între echipe, locații sau furnizori, documentul „as-is” devine nucleul transferului de cunoștințe. Echipa care preia are nevoie de fiecare pas, excepție, contact și acces la sistem, nu de un rezumat. Înregistrează echipa curentă executând fiecare proces, inclusiv sarcinile de la final de lună și cele rare, și folosește documentele ca referință în timpul shadowing-ului și reverse shadowing-ului. Un knowledge transfer gap analysis ajută să confirmi că nu lipsește nimic înainte ca echipa care preia să preia responsabilitatea.
Documentare „as-is” pentru proiecte ERP
Într-o implementare ERP, „as-is” este surprins devreme, înainte de workshopurile de design, și devine dovada care stă la baza fiecărei cerințe. Arată ce pași curenți, rapoarte și soluții de ocolire trebuie să gestioneze noul sistem și cât de mult se va schimba munca fiecărui rol. Pentru o metodă completă, vezi SAP S/4HANA transformation: document as-is processes first.
Formate pentru documentarea procesului „as-is”
Documentează cu tabele de pași se potrivește majorității proceselor și acesta este formatul pe care îl folosește acest șablon.
Harta procesului sau flowchart se potrivește pentru perspectiva end-to-end, mai ales când există mai multe roluri și predări.
Foaie de calcul se potrivește pentru inventare mari de procese, cu volume, intervale de timp și proprietari.
Înregistrare și video se potrivește pentru surprinderea muncii reale și pentru a o arăta altora.
Cele mai bune practici pentru documentarea procesului „as-is”
Înregistrează munca reală, nu o descriere a acesteia.
Surprinde excepțiile și soluțiile de ocolire, acolo unde majoritatea problemelor se ascund.
Notează instrumentele din afara sistemului principal, precum foile de calcul și emailul.
Măsoară, nu presupune, volumele și intervalele de timp ori de câte ori poți.
Validează cu oamenii care execută munca.
Nu repara procesul în timp ce îl documentezi. Înregistrează-l așa cum este, apoi îmbunătățește-l.
Greșeli frecvente de evitat
Documentarea politicii în locul practicii.
Intervievarea managerilor în locul oamenilor care execută munca.
Omite excepțiile și soluțiile de ocolire.
Mergi la nivel de ecran peste tot, astfel încât documentația nu se mai termină.
Lasă documentația „as-is” nefolosită în loc să o folosești pentru îmbunătățire, design și instruire.
Checklist pentru documentarea procesului „as-is”
Sfera, declanșatorul, rezultatul și proprietarul sunt definite.
Documentul se bazează pe o înregistrare sau o observație, cu sursa notată.
Sunt listate rolurile și sistemele, inclusiv instrumentele de pe lângă.
Fiecare pas are un rol, un sistem, o acțiune, intrări, ieșiri și un timp.
Punctele de decizie și controalele sunt documentate.
Excepțiile și soluțiile de ocolire sunt surprinse împreună cu frecvența.
Sunt înregistrate volumele, intervalele de timp și punctele dureroase.
Proprietarul procesului a validat documentul.
Cum te ajută Trupeer să surprinzi „as-is” prin înregistrare
Provocare „as-is” | Cum te ajută Trupeer |
|---|---|
Interviurile ratează pași și excepții | Înregistrezi munca reală, iar Trupeer o transformă într-un document pas cu pas cu capturi de ecran și un video |
Documentarea durează săptămâni de timp al analiștilor | O singură înregistrare devine un document „as-is” draft în câteva minute |
Cunoștințele rămân la câțiva experți | Înregistrările își păstrează cunoștințele când oamenii trec mai departe |
Echipele din mai multe țări fac același proces diferit | Înregistrezi fiecare locație și compari documentele alăturat |
„As-is” și instruirea sunt proiecte separate | Aceeași abordare de înregistrare produce instruire pentru procesul nou |
Genpact a folosit această abordare „recording-first” pentru un rollout Workday la nivel de companie, transformând sesiuni de proces înregistrate și walkthrough-uri cu SME în peste 500 materiale de instruire pentru 20 de workstreams, în cinci limbi, pentru 140.000 de angajați din 40 de țări, în 3 luni în loc de 12. Citește povestea clientului Genpact.
Pentru un format general de documentare a proceselor, dincolo de „as-is”, vezi șablonul de documentare a proceselor.
Descarcă șablonul gratuit de documentare a procesului „as-is”
Deschide șablonul în Trupeer, înregistrează primul tău proces și transformă-l într-un document „as-is” pe care îl poți partaja și valida. Obține șablonul gratuit de documentare a procesului „as-is”.
Șabloane conexe
Requirements traceability matrix template
Întrebări frecvente
Ce este un șablon de documentare a procesului „as-is”?
Este un document structurat pentru a înregistra cum funcționează un proces astăzi, acoperind sfera, rolurile, sistemele, pașii, intrările și ieșirile, punctele de decizie, controalele, excepțiile, volumele, intervalele de timp, punctele dureroase și validarea.
Care este diferența dintre documentarea „as-is” și „to-be”?
Documentarea „as-is” înregistrează cum funcționează procesul astăzi. Documentarea „to-be” descrie cum va funcționa după schimbare. „As-is” este baseline-ul din care este proiectat „to-be”.
Cum documentezi un proces „as-is”?
Definești sfera, înregistrezi persoana care execută procesul făcând munca reală, transformi înregistrarea în documentare pas cu pas, adaugi controale, excepții, volume și puncte dureroase și o validezi cu proprietarul procesului.
De ce să înregistrezi „as-is” în loc să intervievezi?
Înregistrările arată ce fac oamenii cu adevărat, inclusiv excepțiile, soluțiile de ocolire și instrumentele de pe lângă care sunt adesea uitate în interviuri. Interviurile sunt totuși utile pentru context și pentru volume.
Cât de detaliată ar trebui să fie documentarea „as-is”?
De obicei, la nivel de proces, cu excepțiile notate. Mergi la nivel de sarcină și ecran doar pentru sarcini cu volum mare, risc ridicat sau multe excepții, sau unde intenționezi să automatizezi sau să instruiești.
Cine ar trebui să documenteze procesul „as-is”?
Analiștii de business sau echipele de process excellence, lucrând cu oamenii care execută procesul și validate de proprietarul procesului.
Există un șablon de documentare a procesului „as-is” în Word?
Da. Word se potrivește pentru tabelele de pași și secțiunile narative. Deschide șablonul în Trupeer, personalizează-l și exportă-l în formatul de care ai nevoie.
Există un șablon de documentare a procesului „as-is” în Excel?
Da. Excel se potrivește pentru inventarele de procese și tabelele de pași cu volume și intervale de timp. Personalizează șablonul în Trupeer și exportă-l sau copiază structura în Excel.
Există un șablon de documentare a procesului „as-is” PDF?
Da. Exportă documentul validat ca PDF pentru semnare și partajare și păstrează versiunea editabilă ca master.
Șablonul de documentare a procesului „as-is” este gratuit?
Da. Înregistrează-te gratuit pentru a deschide șablonul în Trupeer, personalizează-l și exportă-l.
Ce ar trebui să faci după ce documentezi „as-is”?
Analizează-l pentru puncte dureroase și oportunități, proiectează procesul „to-be” și folosește-l ca baseline pentru cerințe, automatizare, instruire și pentru măsurarea îmbunătățirii.
Pot crea documentație „as-is” dintr-o înregistrare a ecranului?
Da. Înregistrează persoana care execută procesul, iar Trupeer transformă înregistrarea într-un document „as-is” pas cu pas cu capturi de ecran și un video.
