Gebruik deze sjabloon
Een snelle referentiegids is het perfecte format voor informatie die je team op dat moment nodig heeft - snelkoppelingen, checklists, stappen voor probleemoplossing en commandoreferenties. Met Trupeer kun je uren besparen op het maken van snelle referentiegidsen door te starten met een gratis template, die aan te passen met je brand guidelines en elke gids om te zetten in een korte video-tutorial.
Wat is een gratis template voor een snelle referentiegids?
Een gratis template voor een snelle referentiegids is een herbruikbare structuur om samen te persen wat iemand op dat moment nodig heeft, op zo weinig mogelijk papier: meestal één pagina of één vel dubbelzijdig.
De definitie verbergt het lastige deel. Een snelle referentiegids is geen korte tekst. Het is een opzoekinstrument, en het wordt gebruikt op een manier die geen enkel ander document gebruikt: de lezer komt binnen met al kennis van wat hij wil, besteedt een paar seconden aan zoeken en vertrekt. Ze lezen het nooit. Ze zoeken het.
Dat ene gedragsfeit zou elke ontwerpkeuze moeten sturen, en in de meeste gidsen stuurt het er geen enkele.
De template is niet de gids. Hij levert de lay-out, het onderdeel waar je het minst hulp bij nodig hebt. Wat bepaalt of het uiteindelijke artikel wordt gebruikt, is hoe de onderdelen zijn geordend en met welke woorden elk onderdeel begint.
Format volgt gebruik. Een gratis snelle referentiegids template Word-bestand is geschikt voor het opstellen en bijwerken. Een gratis snelle referentiegids template PDF is de versie die wordt geprint en opgehangen. Een gratis snelle referentiegids template PPT-lay-out past bij een ontworpen kaart van één pagina waar de visuele indeling ertoe doet, en een gratis snelle referentiegids template PowerPoint-bestand is hetzelfde onder zijn langere naam. Allemaal falen ze even hard als de onderdelen in de verkeerde volgorde staan.
Waarom de meeste snelle referentiegidsen ongebruikt blijven
Open een snelle referentiegids voor een stuk software en kijk naar de koppen van de secties. Die komen bijna altijd overeen met de menustructuur van de software zelf. Policies. Claims. Payments. Admin. Settings.
Die volgorde wordt overgenomen zonder dat iemand erover beslist, omdat de persoon die de gids schrijft het systeem heeft geleerd door de menu’s te verkennen en de structuur nu is hoe ze erover denken.
De lezer denkt niet zo. Iemand die een snelle referentiegids pakt, denkt niet: "Ik heb de Admin-module nodig". Ze denken: "De klant is verhuisd" of "De betaling is mislukt" of "Dit formulier wordt niet verzonden". Ze houden een probleem vast en zoeken hun probleem in jouw document.
Als je koppen de zelfstandige naamwoorden van het systeem zijn en hun vragen werkwoorden en situaties, dan kunnen ze hun regel niet vinden. En ze proberen het maar twee keer. Een gids die twee keer faalt, is een gids die ze niet meer openen, en wat ervoor in de plaats komt is vragen aan de persoon naast hen, wat twee mensen tijd kost in plaats van één.
Het falen is van binnenuit onzichtbaar. De gids is accuraat, compleet, goed opgemaakt en correct in elk detail. Alleen kan niemand hem invoeren die niet al weet waar het antwoord zich bevindt, precies de doelgroep waarvoor hij is geschreven.
Zo pas je deze template aan in Trupeer
Stap 1: Open de sectie Templates
Ga naar de sectie Templates vanuit de hoofd navigatie.
Stap 2: Selecteer en open een template
Klik op elke template waarmee je wilt werken om deze te openen.
Stap 3: Breid de templateweergave uit
Indien nodig, breid de templateweergave uit om de volledige lay-out en details duidelijk te zien.
Stap 4: Bewerk de template
Klik op Edit om te beginnen met het aanpassen van de geselecteerde template.
In de editor kun je:
Niewe secties toevoegen
Opmaakregels definiëren of bijwerken
Een logo toevoegen en de positie en gerelateerde instellingen aanpassen
Stap 5: Sla je aangepaste template op
Nadat je alle noodzakelijke wijzigingen hebt gemaakt, klik je op Save om de bijgewerkte template als je eigen template op te slaan.
Stap 6: Bekijk en verfijn de template
Wanneer je wilt zien hoe je aangepaste template eruitziet, open je de Preview.
Vanaf het preview-scherm kun je indien nodig direct doorgaan met het maken van aanpassingen, zodat de template precies verschijnt zoals je wilt.
Met een template voor een snelle referentiegids kun je:
Uren besparen op het maken: Sla de lege pagina over met een bewezen scanbare structuur.
Prestaties verbeteren: Snelle referentiegidsen verminderen fouten doordat gebruikers de juiste informatie krijgen op het juiste moment.
In lijn blijven met je merk: Pas je logo, kleuren en lettertypen toe met Trupeer's brand kit - perfect voor printbare cheatsheets.
Supporttickets verminderen: Snelle referenties voor selfservice leiden veelvoorkomende vragen om.
Sneller trainen: Nieuwe medewerkers bereiken sneller hun niveau wanneer belangrijke informatie één pagina verderop staat.
Wereldwijde gebruikers bereiken: Vertaal snelle referentiegidsen naar 65+ talen met één klik.
De linker rand is de interface
Lezers scannen de eerste twee of drie woorden van elke rij en niets anders totdat er iets overeenkomt. Wat er in die linker rand staat, is je navigatie, of je het nu als navigatie hebt ontworpen of niet.
Er volgen vier regels, en dat zijn vooral de dingen die een gebruikte gids onderscheiden van een opgeborgen gids.
Begin elke invoer met de trigger, niet met het antwoord. "De klant is verhuisd" dan het antwoord. Niet "Adreswijzigingen: navigeer naar Policies en vervolgens Amend." De eerste twee woorden zijn de enige die onderweg worden gelezen.
Gebruik de woorden van de lezer, niet die van het systeem. Als je gebruikers zeggen "mislukte betaling" en de software zegt "mislukte automatische incasso", dan begint de invoer met mislukt betaling. Je kunt de officiële term daarna zetten. De officiële term eerst opschrijven optimaliseert voor de woordenschat van iemand die de gids niet nodig heeft.
Orden op iets dat de lezer kan voorspellen. Alfabetisch op triggerzin is niet spectaculair maar werkt, omdat het geen leerwerk vereist. Ordening op frequentie werkt als een handvol items de meeste gevallen domineert. Groeperen op fase in de workflow werkt waar de lezer weet in welke fase hij zit. Groeperen op systeemmodule werkt bijna nooit.
Één regel met antwoord, of een verwijzing. Als het antwoord een alinea nodig heeft, verwijst de invoer ergens anders naartoe. Een snelle referentiegids die probeert volledige procedures te bevatten, wordt een handleiding met krappe marges.
Het ongemakkelijke gevolg is dat een goede gids vaak minder informatie bevat dan de slechte gids die hij vervangt, en beter werkt. Dat is geen paradox. De slechte gids bevatte alles en kon niet worden ingevoerd.
Wat een template voor een snelle referentiegids moet bevatten
Zes onderdelen. Twee ervan ontbreken meestal en één ervan is meestal te groot.
Component | Wat het doet |
|---|---|
Titel en doelgroep | Wat dit dekt en voor wie het is, in één regel. Een gids voor twee doelgroepen dient geen van beide. |
Invoerrijen | Triggerzin, dan antwoord. De kern van het document en meestal negentig procent van het oppervlak. |
Vermelde ordening | Vertel de lezer hoe de invoeren zijn gesorteerd. Eén regel bovenaan. Lezers scannen sneller wanneer ze de regel kennen. |
Escalatie-route | Wat je moet doen als het antwoord hier niet staat. Wie je moet vragen, via welk kanaal en wanneer. Wordt vaak weggelaten, en het is precies wat een doodlopende weg verandert in een volgende stap. |
Versie en datum | Klein, in een hoek. Snelle referentiegidsen verouderen sneller dan elk ander document, omdat ze interfaces beschrijven. |
Eigenaar | Eén naam. Een gids die niemand beheert, is binnen één releasecyclus fout en niemand merkt het. |
De escalatie-route is belangrijker dan de omvang doet vermoeden. Elke gids is bij ontwerp incompleet, dus de lezer valt er regelmatig aan het einde uit. Vertellen waar ze naartoe moeten is het verschil tussen een gids die negentig procent afhandelt en een gids die negentig procent afhandelt en de rest soepel overdraagt.
Gratis template voor een snelle referentiegids: de structuur om over te nemen
Gevuld met een echt voorbeeld in plaats van placeholders. Dit is een gids voor een contact center voor een policy administration system, op één dubbelzijdig vel.
Kopieer vanaf hier.
Header. Eén regel met titel en doelgroep, één regel met de sorteervolgorde en de versie in een hoek.
Policy system quick reference. Voor contact center-agenten die inbound calls afhandelen. Gesorteerd A tot Z op wat de klant zegt. v6, 14 March. Owner: N Farrow.
Invoerrijen. Eerst trigger, dan antwoord, elk beperkt tot één regel.
Wat de klant zegt | Wat jij doet |
|---|---|
Cancel my policy | Policies, Amend, Cancel. Reason code required. Refund calculates automatically. |
Card details changed | Payments, Manage mandate. Takes effect next collection, not this one. |
Didn't receive my documents | Documents, Resend. Check email on file first, it is the most common cause. |
I've moved house | Policies, Amend, Address. Premium may change, quote it before saving. |
Payment bounced | Payments, Collection history. Retry available for seven days, after that it is Arrears. |
Someone else needs to speak for me | Admin, Authorised contacts. Needs the policyholder on the call to authorise. |
Wrong name on the policy | Admin, Correct details. Spelling correction only. A genuine name change needs evidence, see escalation. |
Escalation. Wanneer het hier niet staat.
Alles wat te maken heeft met een lopende claim gaat naar Claims op extension 2140. Alles waarvoor bewijs nodig is, gaat naar de wachtrij van de teamleider. Als het systeem je niet laat opslaan, maak een screenshot en plaats die in het supportkanaal met het policy-nummer.
Footer. Versie, datum, eigenaar en waar de huidige versie staat.
v6, 14 March. Owner N Farrow. Current version always at the intranet link on the wall card. If your printed copy is older than the one online, use the online one.
Kopieer naar hier.
Zeven rijen worden getoond, achtendertig in de echte, en het past op één dubbelzijdig vel omdat elk antwoord één regel is.
Voorbeeld van een snelle referentiegids: veertien pagina’s vervangen door één vel
Kelbrook Insurance, een broker met een contact center met zestig zitplaatsen, is overgestapt naar een nieuw policy administration system.
Het trainingsteam maakte een snelle referentiegids van veertien pagina’s. Die was grondig en goed gemaakt, met screenshots, een inhoudspagina en secties voor elke module van het systeem: Policies, Claims, Payments, Documents, Admin. Het weerspiegelde de eigen menustructuur van de software, wat voelde als het voor de hand liggende organiserende principe en nooit werd betwijfeld.
De gemiddelde afhandelingstijd vóór de uitrol was vier minuten tien. In de eerste week na livegang ging die naar vijf minuten vijftig, wat iedereen verwachtte. Wat niemand verwachtte, was dat het daar elf weken bleef.
De gids werd rond week drie niet meer geopend. Teamleiders zagen dat agenten in plaats daarvan naar de persoon naast hen gingen, waardoor twee mensen van gesprekken werden gehaald in plaats van één, en de escalatie-wachtrij vragen bevatte die op pagina negen werden beantwoord.
De reden was zichtbaar zodra iemand zag hoe een agent de gids gebruikte. Een klant zegt dat hij is verhuisd. De agent moet weten of een adreswijziging onder Policies valt of onder Admin. De gids was zo georganiseerd dat je het antwoord alleen kon vinden als je al wist in welke module het zat, en weten in welke module het zat was de echte vraag.
De herschrijving duurde twee dagen. Eén dubbelzijdig vel, achtendertig rijen, elk beginnend met de woorden die een klant daadwerkelijk zegt, alfabetisch gesorteerd op die zin. Geen screenshots. Geen inhoudspagina. Aanmerkelijk minder informatie dan de veertien pagina’s bevatten.
De afhandelingstijd kwam binnen drie weken terug naar vier minuten vijftien en de escalatie-wachtrij daalde met ongeveer een derde.
Het deel dat de moeite waard is om te behouden is het tegenintuïtieve. De versie die werkte bevatte minder dan de versie die niet werkte. De veertien pagina’s hadden elk antwoord erin en konden niet worden ingevoerd. Het vel had minder antwoorden en kon in vier seconden worden ingevoerd, en een gids die tachtig procent van de vragen in vier seconden beantwoordt, wint van een gids die ze allemaal in negentig seconden beantwoordt.
Zo schrijf je een snelle referentiegids in zes stappen
Verzamel de echte vragen. Vanuit de supportwachtrij, het teamchatkanaal of een uur luisteren. Schrijf ze niet vanuit het systeem. De formulering doet ertoe en je kunt het niet raden.
Tel ze. Een gratis snelle referentiegids template Excel-bestand is de snelste manier om dit te doen, omdat frequentie bepaalt wat een rij oplevert. De dertig belangrijkste vragen dekken meestal het grootste deel van het volume, en de staart hoort in de volledige documentatie.
Schrijf eerst de triggerzin, in hun woorden. Voordat je een antwoord opschrijft. Dit dwingt de ordeningsbeslissing af terwijl die nog goedkoop is.
Schrijf elk antwoord in één regel. Als het niet past, moet de taak worden opgesplitst in twee invoeren of hoort het in de handleiding met hier een verwijzing.
Kies een sorteervolgorde en vermeld die bovenaan. Alfabetisch op triggerzin, tenzij je een sterke reden hebt om dat niet te doen.
Bekijk iemand hoe ermee werkt. Geef het aan iemand die niet betrokken was, stel ze een echte vraag en meet de tijd. Alles wat langer dan tien seconden kost om te vinden, staat op de verkeerde plek of begint met de verkeerde woorden.
Stap één is degene die wordt overgeslagen, en het overslaan ervan zorgt ervoor dat gidsen worden georganiseerd volgens de menustructuur, omdat het systeem de enige bron is van koppen die iemand die uit het hoofd schrijft tot zijn beschikking heeft.
Hoe lang moet een snelle referentiegids zijn?
Eén pagina, of één dubbelzijdig vel. Dat is geen kwestie van stijlvoorkeur; het is wat het document onderscheidt van een handleiding.
Behandel de paginalimiet als een specificatie in plaats van een beperking. Als de inhoud niet past, is het antwoord bijna nooit een kleinere letter. Dan is de scope verkeerd en is de gebruikelijke oplossing opsplitsen op doelgroep in plaats van krimpen door ontwerp. Twee gidsen van elk één pagina, voor twee rollen, worden allebei gebruikt. Eén gids van drie pagina’s die beide rollen dekt, wordt door geen van beide gebruikt.
Dit is ook waarom een gratis template voor een snelle referentiegids zelden standhoudt bij contact met echte content. De template gaat ervan uit dat je invoeren in het raster passen, en het raster is niet wat bepaalt hoeveel invoeren je hebt. De andere legitieme oplossing is diepte naar buiten verplaatsen. Een snelle referentiegids mag verwijzen naar de handleiding, en verwijzen is goedkoop. Wat het niet mag doen, is de handleiding in kleinere letter bevatten.
Als je merkt dat je vier pagina’s nodig hebt, controleer dan of je een gids schrijft of een ingekorte trainingscursus. Dat zijn verschillende documenten met verschillende lezers, en de tweede wordt één keer gelezen in plaats van herhaaldelijk gezocht.
Snelle referentiegids, job aid of gebruikershandleiding?
Drie documenten die overlappen en die je juist wilt scheiden, omdat verkeerd kiezen de juiste inhoud oplevert in een vorm die niemand gebruikt.
Een gebruikershandleiding is uitgebreid en wordt zelden gelezen. Hij bestaat zodat elk antwoord ergens staat, en het organiserende principe kan redelijkerwijs de eigen structuur van het systeem zijn, omdat de lezer binnenkomt met tijd en een inhoudspagina.
Een job aid ondersteunt iemand die een specifieke taak uitvoert, meestal terwijl hij die uitvoert. Het is procedureel en sequentieel en het stuurt actie stap voor stap. Een gelamineerde kaart met uitleg hoe je een machine start, is een job aid.
Een snelle referentiegids ondersteunt iemand die al ongeveer weet wat hij doet en een specifiek onderdeel moet terugroepen. Het is niet sequentieel en je kunt het op elk moment openen. Niemand begint bovenaan.
Het praktische verschil tussen de tweede en derde is de richting van de reis. Een job aid wordt van begin tot eind gevolgd. Een snelle referentiegids wordt halverwege geopend. Daarom kan een job aid worden georganiseerd op volgorde en kan een snelle referentiegids dat niet.
Als je lezers beide nodig hebben, schrijf dan beide. Een procedure comprimeren tot een opzoektabel levert stappen op die te kort zijn om te volgen, en een opzoektabel uitwerken tot een procedure levert iets op dat niemand kan scannen.
Varianten van een template voor een snelle referentiegids
De structuur blijft hetzelfde en de triggerkolom verandert met de lezer.
Software snelle referentiegids. Triggers zijn gebruikersdoelen en foutmeldingen. Neem de exacte tekst van veelvoorkomende foutmeldingen op als triggerzinnen, omdat een gebruiker bij een foutmelding zoekt op de exacte bewoording.
Onboarding snelle referentiegids. Triggers zijn de vragen die nieuwe medewerkers stellen in week twee tot en met zes. Niet week één, dat is training. Dit is de variant die het vaakst te vroeg wordt geschreven en te breed wordt gepresenteerd.
Toetsenbord snelkoppeling of cheatsheet. Triggers zijn de acties. De enige variant waarbij groeperen op functie echt werkt, omdat de lezer bladert om te leren in plaats van te zoeken om een oplossing te vinden.
Veiligheid of noodsituatie snelle referentiegids. Triggers zijn situaties. De ordening moet gebaseerd zijn op waarschijnlijkheid of ernst in plaats van alfabetisch, omdat de lezer onder druk staat. Alles wat gereguleerde gevaren, eerste hulp of noodrespons behandelt, moet worden beoordeeld door een bevoegd persoon en mag niet in tegenspraak zijn met je wettelijke verplichtingen of je formele procedures.
Retail en frontlinie snelle referentiegids. Triggers zijn wat de klant zegt, zoals in het voorbeeld hierboven. De variant met de hoogste opbrengst, omdat de doelgroep die het gebruikt groot is en elke seconde wordt vermenigvuldigd.
Policy snelle referentiegids. Triggers zijn situaties waarmee een manager te maken krijgt. Houd de antwoorden bij wat je moet doen en wie je moet betrekken, en verwijs naar de policy voor alles wat betwist kan worden, omdat een gecomprimeerde samenvatting van een policy niet de policy is en nooit als zodanig mag worden vertrouwd.
Waar de gids leeft en hoe snel hij veroudert
Snelle referentiegidsen verouderen sneller dan elk ander document, omdat ze interfaces beschrijven en interfaces veranderen zonder aankondiging.
Drie gewoonten houden ze in leven. Geef één eigenaar een naam, enkelvoud. Zet de versie en datum op het artefact zelf, inclusief de geprinte versie, zodat een verouderde versie in één oogopslag herkenbaar is. En koppel een review aan het object dat wordt beschreven in plaats van aan de kalender, wat betekent dat de gids wordt gecontroleerd wanneer het systeem een release uitbrengt, niet elke zes maanden.
Geprinte exemplaren zijn het lastige. Een wandkaart is het format dat het meest waarschijnlijk wordt gebruikt en het meest waarschijnlijk verouderd is, omdat niemand opnieuw print. Het werkbare compromis is om de huidige versie op een stabiele link te houden en die link op de geprinte versie te zetten, zodat iedereen die twijfelt aan wat hij vasthoudt, ergens in vijf seconden kan checken.
Een gids die één keer fout is geweest, verliest het grootste deel van zijn autoriteit. Lezers die één verouderde invoer vinden, stoppen met vertrouwen in de rest, en ze hebben gelijk.
Wat een gratis template voor een snelle referentiegids niet kan oplossen
Content georganiseerd voor de auteur. Het centrale probleem, en geen enkele template adresseert het, omdat ordening een beslissing is en geen lay-out.
Te veel doelgroepen. Eén vel voor agenten, supervisors en backoffice wordt door geen van hen ingevoerd. Splits het.
Een systeem dat zo’n gids echt nodig heeft. Als je dertig invoeren nodig hebt voor basiswerking, is een deel daarvan een ontwerpprobleem dat wordt weggepoetst. Het is de moeite waard om dit te noteren bij degene die het systeem beheert, zelfs als de gids nog steeds moet worden geschreven.
Een ontbrekende lijst met vragen. Geen enkele gratis template voor een snelle referentiegids bevat de bewoording van je lezers, en dat is de input waar het hele document van afhangt.
Antwoorden die nooit zijn geverifieerd. Gidsen worden snel geschreven en uit het hoofd. Laat iemand elke invoer één keer uitvoeren voordat hij naar buiten gaat, want een verkeerde regel in een snelle referentiegids is erger dan een ontbrekende, omdat hij wordt vertrouwd en direct wordt gebruikt.
Laat de taak zien in plaats van hem te beschrijven
Een snelle referentiegids houdt bewust één regel per invoer aan, wat betekent dat hij kan verwijzen maar niet kan demonstreren. Verwijzen werkt alleen als er iets is om naar te verwijzen, en voor de meeste teams is dat er niet, omdat het maken van een walkthrough met screenshots voor elk van dertig taken dagen werk is dat niemand heeft.
Trupeer AI verwijdert die kosten. Iemand voert de taak één keer uit terwijl hij opneemt, en de output is een geschreven walkthrough met screenshots die al zijn vastgelegd en geplaatst, naast een video van dezelfde taak, in je eigen branding. Doe dat voor de invoeren die meer dan één regel nodig hebben, en je gids van één pagina krijgt een set bestemmingen die echt bestaan.
Neem het op. Maak het branded. Vertaal het. Trupeer het.
Er volgen twee dingen die hier belangrijk zijn. Waar een frontlineteam in meerdere talen werkt, levert dezelfde opname in elke taal dezelfde walkthrough op, dus een gids die één keer is vertaald, wijkt niet af van de procedure waarnaar hij verwijst. En wanneer de interface verandert, is opnieuw opnemen sneller dan opnieuw screenshots maken, wat bepaalt of het gekoppelde materiaal actueel is wanneer iemand de link volgt.
De walkthroughs staan in je knowledge base en dienen ook als trainingsmateriaal voor nieuwe medewerkers, de doelgroep die die diepte nodig heeft. Procedures op taakniveau horen in de werkinstructies eronder. Consistentie met je andere documenten is een kwestie van één keer de brand kit instellen, en de setup wordt behandeld in de document template setup guide.
Veelgestelde vragen
Is er een gratis template voor een snelle referentiegids in Word-versie?
Word is geschikt voor het opstellen en bijwerken, wat het grootste deel van het leven van een gids is. Bouw het Word-bestand van de snelle referentiegids template als een tabel met twee kolommen: triggerzin links en antwoord rechts, met de sorteervolgorde in één regel erboven.
Twee instellingen zijn belangrijker dan ze klinken. Zet de tabel zo dat de koprij wordt herhaald en zet het splitsen van rijen over pagina’s uit. Een gratis Word-bestand van een snelle referentiegids template dat een invoer over een vouw in een pagina breekt, is een gids die bij de vouw verkeerd wordt gelezen.
Is er een gratis template voor een snelle referentiegids in PPT of PowerPoint-versie?
Slides passen bij een ontworpen kaart van één pagina waar de visuele indeling betekenis draagt, zoals een lay-out die overeenkomt met de fysieke posities van bedieningselementen of een kleurgecodeerd raster. Een gratis snelle referentiegids template PPT-lay-out geeft je precieze controle over plaatsing die een document niet biedt.
De kosten zijn onderhoud. Een gratis snelle referentiegids template PowerPoint-bestand heeft elk element handmatig gepositioneerd, dus het toevoegen van één rij betekent dat alles eronder moet worden verplaatst. Gebruik slides voor een gids die één keer is ontworpen en geprint, en een document voor een gids die met elke release verandert.
Is er een gratis template voor een snelle referentiegids in PDF?
PDF is het distributieformat. Stel op in een document en exporteer vervolgens een gratis snelle referentiegids template PDF voor printen en voor het intranet, met de versie en datum zichtbaar op de pagina zelf in plaats van alleen in de bestandsnaam.
Plaats de link naar de huidige versie in de PDF. Geprinte exemplaren overleven hun nauwkeurigheid, en een lezer die papier vasthoudt, heeft ergens nodig om te checken of wat hij vasthoudt nog steeds klopt.
Is er een gratis template voor een snelle referentiegids in Excel-versie?
Excel is echt goed voor het opbouwen ervan en slecht voor het uitgeven ervan. Een gratis snelle referentiegids template Excel-bestand stelt je in staat om dertig invoeren met één klik te sorteren op triggerzin, te filteren op doelgroep terwijl je beslist wat je wilt opnemen, en te tellen hoeveel rijen je daadwerkelijk hebt.
Doe het werk daar en exporteer het vervolgens naar een document of een PDF voor de versie die mensen gebruiken. Een spreadsheet die als referentievel wordt geprint, pagineert bijna altijd slecht en verliest de ordening die het werkbaar maakte.
Is een gratis download van een template voor een snelle referentiegids de moeite waard om te gebruiken?
Het grootste deel van wat een gratis download van een snelle referentiegids template je geeft, is een tabel met twee kolommen, die je in negentig seconden opbouwt. Het deel dat je niet kunt downloaden is de lijst met triggerzinnen in de eigen woorden van je lezers, en dat is het deel dat bepaalt of de gids wordt gebruikt.
Als je er één gebruikt, controleer dan een gratis download van een snelle referentiegids template op twee dingen voordat je commit. Of er een plek is voor een escalatie-route, en of er een versie en eigenaar op het artefact staan. De meeste hebben geen van beide, en beide zijn snel toe te voegen.
Hoe voorkom ik dat een snelle referentiegids veroudert?
Geef één eigenaar een naam, zet de versie en datum op het artefact inclusief geprinte exemplaren, en koppel de review aan de releasecyclus van het systeem in plaats van aan een kalenderherinnering.
De praktische truc is de stabiele link. Houd de huidige versie op een adres dat nooit verandert en print dat adres op elke kopie, zodat iedereen die twijfelt aan wat hij vasthoudt, een manier heeft om het in vijf seconden te checken. Gidsen falen meestal niet omdat niemand ze heeft bijgewerkt. Ze falen omdat niemand kon zien dat de kopie aan de muur drie versies oud was.
Wat is het verschil tussen een snelle referentiegids en een job aid?
Richting van de reis. Een job aid wordt van boven naar beneden gevolgd terwijl je een taak uitvoert, dus je kunt hem ordenen op volgorde. Een snelle referentiegids wordt halverwege ingevoerd door iemand die naar één specifiek ding zoekt, dus hij moet worden geordend op iets dat ze kunnen voorspellen.
Dezelfde content in de verkeerde vorm faalt op een specifieke manier. Een procedure gecomprimeerd tot opzoekrijen wordt te kort om te volgen, en een opzoektabel uitgewerkt tot een procedure wordt onmogelijk om te scannen.
