Een goed geschreven aanwezigheidsbeleid zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit over werktijden, verlof, te laat komen en afwezigheden. Met Trupeer kun je uren besparen op HR-documentatie door te beginnen met een sjabloon voor een aanwezigheidsbeleid voor medewerkers, dit aan te passen met je merkrichtlijnen, en het beleid om te zetten in een duidelijke video-uitleg die je team daadwerkelijk kan bekijken in plaats van alleen maar door te lezen.

Dit sjabloon voor een aanwezigheidsbeleid biedt een bewezen raamwerk voor het vastleggen van werktijden, soorten verlof (ziekte, persoonlijk, vakantie), regels voor te laat komen, procedures voor niet bellen/niet verschijnen en disciplinaire stappen. Zodra het is ingevuld, zet Trupeer het om in een meertalige AI-videorondleiding voor onboarding van nieuwe medewerkers en beleidsupdates - en je kunt het beleid in 65+ talen vertalen voor wereldwijde teams.

Hoe je dit sjabloon in Trupeer aanpast

Stap 1: Open de sectie Sjablonen

Ga via de hoofdnavigatie naar de sectie Sjablonen.

Stap 2: Selecteer en open een sjabloon

Klik op een sjabloon waarmee je wilt werken om het te openen.

Stap 3: Vergroot de sjabloonweergave

Vergroot indien nodig de sjabloonweergave om de volledige lay-out en details duidelijk te zien.

Stap 4: Bewerk het sjabloon

Klik op Bewerken om te beginnen met het aanpassen van de geselecteerde sjabloon.

In de editor kun je:

• Nieuwe secties toevoegen

• Opmaakregels definiëren of bijwerken

• Een logo toevoegen en de positie en gerelateerde instellingen aanpassen

Stap 5: Sla je aangepaste sjabloon op

Nadat je alle benodigde wijzigingen hebt aangebracht, klik je op Opslaan om de bijgewerkte sjabloon als jouw eigen versie op te slaan.

Stap 6: Bekijk een voorbeeld en verfijn de sjabloon

Wanneer je wilt zien hoe je aangepaste sjabloon eruitziet, open je het voorbeeld.

Vanaf het voorbeeldscherm kun je indien nodig rechtstreeks verdere aanpassingen blijven maken, zodat de sjabloon er precies uitziet zoals jij wilt.

Met een sjabloon voor aanwezigheidsbeleid kun je:

• Uren besparen op schrijven: Sla de lege pagina over met een structuur die is gebouwd voor HR-beleid.

• Naleving verbeteren: Duidelijke regels verminderen ambiguïteit en beschermen zowel medewerkers als het bedrijf.

• Merkvast blijven: Pas je logo, kleuren en lettertypen toe met het merkpakket van Trupeer - perfect voor HR-handboeken en onboarding.

• Onboarden met video: Vervang dikke pdf's door een videorondleiding van 5 minuten - ideaal voor trainingsvideo's voor medewerkers.

• Wereldwijd standaardiseren: Gebruik hetzelfde sjabloon voor het beleid in verschillende regio's en pas het aan lokale wetgeving aan.

• Elke medewerker bereiken: Vertaal het beleid met één klik in 65+ talen.

Een aanwezigheidsbeleid vormt de basis van een eerlijk personeelsbeheer. Gebruik dit sjabloon om dat van jou duidelijk, consistent en voor iedere medewerker gemakkelijk te begrijpen te maken.

Veelgestelde vragen

Wat is een aanwezigheidsbeleid?

Een aanwezigheidsbeleid is een HR-document dat de verwachtingen rond de aanwezigheid van medewerkers vastlegt - inclusief werktijden, betaald en onbetaald verlof, te laat komen, niet bellen/niet verschijnen en het disciplinaire proces bij herhaalde overtredingen. Het is een essentieel onderdeel van het medewerkershandboek.

Wat moet een aanwezigheidsbeleid bevatten?

Een goed aanwezigheidsbeleid behandelt standaard werktijden, definities van afwezigheid en te laat komen, procedures voor het aanvragen van verlof, soorten verlof (ziekte, persoonlijk, vakantie, rouwverlof), regels voor niet bellen/niet verschijnen, methoden voor aanwezigheidsregistratie en een duidelijk disciplinaire procedure voor overtredingen.

Hoe schrijf je een aanwezigheidsbeleid?

Begin met de werktijden en ploegpatronen van het bedrijf. Definieer wat telt als afwezigheid, te laat komen of eerder vertrekken. Leg verlofrechten en hoe je die aanvraagt vast. Schets een eerlijke disciplinaire procedure. Laat HR of een jurist de conceptversie controleren om zeker te weten dat deze voldoet aan de lokale arbeidswetgeving.

Wat is een no-call/no-show-beleid?

Een no-call/no-show-beleid beschrijft wat er gebeurt wanneer een medewerker niet op het werk verschijnt zonder zijn of haar leidinggevende op de hoogte te stellen. De meeste beleidsregels behandelen opeenvolgende no-call/no-shows (meestal 3 dagen) als vrijwillig ontslag, maar de exacte regels verschillen per bedrijf en rechtsgebied.

Is een aanwezigheidsbeleid wettelijk verplicht?

Hoewel het niet altijd wettelijk verplicht is, wordt het sterk aanbevolen om een schriftelijk aanwezigheidsbeleid te hebben. Het beschermt het bedrijf bij geschillen, zorgt voor een consistente behandeling van medewerkers en helpt te voldoen aan wetten rond verlof. Laat altijd een advocaat elke HR-beleidsregel beoordelen voordat je deze uitrolt.