Hoe Zuora University de productie van demovideo’s met Trupeer terugbracht van uren naar minuten

Eszter Voros leidt het Zuora University-team, de afdeling die verantwoordelijk is voor producteducatie binnen het volledige productaanbod van Zuora, waaronder Billing, Revenue, Payments, CPQ, Zephr en Platform. Het team bedient parallel drie doelgroepen: klanten die leren hoe ze het product moeten gebruiken, partners die implementaties opleveren en de eigen medewerkers van Zuora. Onder haar leiding bouwt een team van vier visuele ontwerpers en vijf didactisch ontwerpers uitgebreide leertrajecten, cursussen van dertig minuten tot twee uur en certificeringsprogramma's die rechtstreeks zijn gekoppeld aan de kernproducten van Zuora. Ongeveer zeventig procent van de content bestaat uit productdemo's die zijn opgenomen in live-omgevingen en samengeweven met onderwijskundige ontwerpelementen die cursisten door elke functie en release begeleiden.

De uitdaging

Voordat Trupeer werd gebruikt, was de workflow voor het opnemen van demo's gefragmenteerd op een manier die ongemerkt veel van de bandbreedte van het team opslokte. Didactisch ontwerpers namen stille schermopnames op terwijl het script apart werd geschreven; daarna moesten die twee onderdelen weer aan elkaar worden geplakt, een proces dat synchronisatieproblemen veroorzaakte en herhaalde rondes van bewerking tussen voice-over en opname noodzakelijk maakte.

De eerdere, pre-AI-versie van de workflow was nog moeilijker: degene die opnam moest het script schrijven, de voice-over live inspreken en opnieuw opnemen telkens wanneer er een fout werd gemaakt. Een enkele video kon vijf tot acht uur duren, soms een hele dag, waarbij de planning grotendeels werd bepaald door het angstniveau van de persoon die opnam in plaats van door de complexiteit van het materiaal. Zelfs nadat Zuora overstapte op door AI gegenereerde voice-over, kostte een enkele demo nog steeds twee tot drie uur van start tot eerste montage.

Hoe Trupeer hierin past

Trupeer is nu de dagelijkse tool voor elke demovideo die het team produceert. De workflow is eenvoudig op een manier die dat voorheen nooit was: didactisch ontwerpers plannen de demo, nemen zichzelf op terwijl ze het product doorlopen met een ruwe, ongescripte of licht gescripte voice-over, en uploaden het bestand naar Trupeer. De eerste versie van de gepolijste video, waarbij script, stem en beeld op elkaar zijn afgestemd, komt binnen vijf tot tien minuten terug.

De scriptstress is verdwenen. De synchronisatieproblemen zijn verdwenen. Didactisch ontwerpers hoeven niet langer een volledig script te schrijven vóór ze opnemen; ze leggen uit wat ze doen terwijl ze bezig zijn, en Trupeer regelt de rest. Visuele ontwerpers nemen de uiteindelijke versie nog steeds over voor afwerking op cursusniveau, waarbij ze de onderwijskundige ontwerpelementen toevoegen die van een demo een leermodule maken, maar het zware werk aan het begin van de pijplijn is feitelijk verdwenen.

Wat ze hebben opgebouwd

Op basis van deze workflow huisvest Zuora University nu meer dan 1.500 video's verspreid over zijn leertrajecten, cursussen en certificeringsprogramma's, waarbij de demolaag vrijwel volledig via Trupeer loopt. De tijd per demo is teruggebracht van twee tot drie uur naar vijf tot tien minuten voor de eerste versie, en het team zet de vrijgekomen uren nu in voor gepersonaliseerde, klantspecifieke trainingen bovenop dezelfde kern-demo's.

Zuora breidt dit patroon ook uit buiten de University. Dezelfde op Trupeer gebaseerde videobibliotheek wordt gekoppeld aan de ingebouwde helpfunctie van Zuora en aan de AI-leerassistent van Zuora University, zodat klanten korte, directe handleidingsvideo's rechtstreeks in het product kunnen krijgen in plaats van alleen naar documentatieartikelen te verwijzen. Wat hierna komt is precies dat: videoproductie verbinden met de bron zelf, zodat demo's rechtstreeks uit productwijzigingen kunnen worden gegenereerd in plaats van überhaupt door een persoon te worden opgenomen.