Hoe Welltower 150 nieuwe medewerkers in drie landen heeft opgeleid met Trupeer

Probleemstelling

150 nieuwe medewerkers. Dezelfde software. Geen tijd om iedereen persoonlijk te begeleiden.

Toen Madison zich aansloot bij het Redevelopment-team van Welltower, telde het 30 medewerkers. Twee jaar later waren dat er 180. Voor zo'n groei is er geen ruimte voor informele kennisoverdracht.

Het team werkte met complexe, workflow-intensieve software: Yardi voor property management, Smartsheet voor projecttracking en op maat gemaakte formulieren op basis van Excel. Elke nieuwe medewerker moest dit allemaal leren, en de enige manier om dat te doen was iemand anders het te zien doen of wachten op een één-op-één gesprek.

Madison kreeg de opdracht om SOP's en trainingsmateriaal te maken voor een afdeling die sneller groeide dan de documentatie kon bijhouden. Statische documenten waren niet genoeg. Schermopgenomen walkthroughs waren het juiste format, maar ze op grote schaal, consistent en zonder productieteam maken, was het probleem. 

Oplossing

Productieteam van één persoon!

Madison werd Welltower's interne AI-kampioen: het enige aanspreekpunt voor videoproductie binnen het Redevelopment-team en steeds vaker daarbuiten.

De workflow: vakinhoudelijke experts nemen hun scherm lokaal op in 60 fps/1080p, sturen de bestanden via WeTransfer naar Madison, zij bewerkt ze in Final Cut Pro en uploadt ze naar Trupeer voor AI-ondersteunde bewerking en export. 

Het resultaat is een gecentraliseerde, consistente trainingsbibliotheek. 

VP's uit verschillende teams sturen verzoeken nu rechtstreeks naar haar. "Stuur het naar Madison voor haar AI-video" is een interne afkorting geworden voor iets goed te laten documenteren. 

Er zijn inmiddels meer dan 50 video's gemaakt, en het platform is centraal komen te staan in haar identiteit als AI-kampioen binnen het bedrijf.

"Stuur het naar Madison voor haar AI-video." - Zo verwijzen VP's binnen Welltower nu naar het documentatieproces 

Impact

Een afdeling die in twee jaar van 30 naar 180 mensen groeide, heeft haar onboardingproces niet laten ontsporen. Nieuwe medewerkers stappen binnen in een trainingsbibliotheek voor software — Yardi, Smartsheet, Excel-workflows — en werken daar zelfstandig doorheen. 

Dezelfde infrastructuur die voor interne teams is gebouwd, wordt nu ook ingezet voor leveranciers en operators op locatie, zonder een tweede systeem of een tweede workflow. 

Wat onderweg veranderde, was niet alleen het trainingsproces — het was ook hoe Madison binnen de organisatie werd gezien. VP's uit verschillende teams begonnen haar werk spontaan te noemen. "Stuur het naar Madison voor haar AI-video" werd een terugkerende grap die eigenlijk geen grap was. 

Ze werd de persoon die men associeerde met dingen anders aanpakken — een label dat deuren opende. 

HR en Marketing maken nu officieel kennis met het platform; die gesprekken zijn begonnen omdat Madison's werk zichtbaar was, niet omdat het was gepitcht. 

Video's beginnen ook te dienen als eerste concept van geschreven SOP's, waardoor twee stappen in één worden samengevoegd. Madison neemt een workflow op; het document volgt daarbij. De meer dan 50 video's die tot nu toe zijn gemaakt, zijn niet alleen een trainingsbibliotheek. Ze vormen het institutionele geheugen van een afdeling die te snel groeide om zichzelf op een andere manier te documenteren.

Conclusie

Welltower heeft geen videoteam aangenomen. Ze hebben geen productiebedrijf ingehuurd. Eén persoon, met het juiste hulpmiddel, bouwde een trainingsinfrastructuur die nu 180 medewerkers in drie landen bedient, en die nog steeds groeit.

Voor enterprise operations-teams die op schaal complexe softwareomgevingen beheren, neemt Trupeer de drempel weg tussen weten hoe je iets moet doen en het kunnen aanleren ervan.