Hoe Hedrick Gardner meer dan 200 medewerkers op 5 locaties heeft getraind met AI-video’s.

Hedrick Gardner is een advocatenkantoor gevestigd in de Verenigde Staten. Het is gespecialiseerd in het aanbieden van juridische diensten op gebieden zoals schadevergoeding voor arbeidsongevallen, civiele procedures, aansprakelijkheidsverdediging, ondernemingsrecht en verzekeringsgerelateerde zaken.

Het kantoor staat bekend om het vertegenwoordigen van cliënten, variërend van particulieren en kleine bedrijven tot grote ondernemingen en verzekeringsmaatschappijen. Het heeft kantoren op verschillende locaties in het zuidoosten van de Verenigde Staten en legt de nadruk op praktische juridische oplossingen die zijn afgestemd op de behoeften van zijn cliënten.

Probleemstelling

Hedrick Gardner werd geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen bij het overzetten van hun medewerkers van hun verouderde Citrix-gebaseerde systeem naar een moderne, op de cloud gebaseerde applicatie. Het proces werd bemoeilijkt door de ongeorganiseerde aard van hun bestaande gegevens, die inconsistent waren opgeslagen en gebruikt binnen de teams. Dit vereiste een tijdrovend proces van het herformatteren en structureren van de gegevens vóór de migratie. 

Daarnaast waren medewerkers terughoudend tegenover verandering en vonden zij het moeilijk om afstand te nemen van vertrouwde werkprocessen en het nieuwe systeem te gaan gebruiken. Deze terughoudendheid werd verergerd door het gebrek aan consistente en professionele trainingsmaterialen, omdat trainers aarzelden om videotutorials te maken uit ongemak met het opnemen van hun eigen stem.

De beperkingen van het verouderde systeem en de trainingsprocessen belemmerden de migratie- en onboardinginspanningen aanzienlijk. De organisatie was afhankelijk van Citrix, dat niet was geoptimaliseerd voor een schaalbare en gedistribueerde werkomgeving. 

Trainingsmiddelen waren verspreid en inconsistent, zonder uniforme aanpak voor onboarding. Hun bestaande learning management system (LMS) was te complex, wat leidde tot lage adoptiegraad onder medewerkers. Trainers hadden vaak niet de tools en de tijd om verzorgde, boeiende content te creëren, wat het overgangsproces verder vertraagde.

De oplossing

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, implementeerden Jeremy en zijn team Trupeer AI, wat hun aanpak voor medewerkerstraining en systeemadoptie transformeerde. Met behulp van Trupeer AI’s geavanceerde tools voor het maken van video’s ontwikkelden zij professionele, consistente trainingsvideo’s met door AI gegenereerde voice-overs. 

Hierdoor konden trainers zich volledig richten op het maken van content, zonder hun eigen stem te hoeven opnemen, waardoor het proces sneller en toegankelijker werd.

Trupeer AI stelde Jeremy’s team ook in staat om korte, gerichte trainingsmodules te maken, elk van drie tot vijf minuten, die waren afgestemd op specifieke taken van medewerkers. Deze modules werden gehost op een op SharePoint gebaseerd platform, waardoor een gecentraliseerde en gebruiksvriendelijke trainingshub ontstond. 

Bovendien zorgde Trupeer AI’s vermogen om externe bronnen, zoals YouTube-video’s, om te zetten in een consistent format met door AI gegenereerde voice-over voor een naadloze leerervaring voor gebruikers.

De functies van het platform, waaronder aanpasbare intro’s, outro’s en door AI aangestuurde stemvervanging, stelden Hedrick Gardner in staat om verzorgde en boeiende trainingsmaterialen te leveren die aansloten bij de huisstijl van de organisatie. Daarnaast bood Trupeer AI tools om videobetrokkenheid en voortgang van gebruikers te volgen, zodat de effectiviteit van trainingen kon worden gemeten en verbeterd.

Het resultaat

De implementatie van Trupeer AI resulteerde in een zeer succesvolle migratie- en onboardingprocedure voor de medewerkers van Hedrick Gardner. Meer dan 200 medewerkers, waaronder advocaten en ondersteunend personeel op vijf locaties, werden naadloos overgezet naar het nieuwe systeem met minimale verstoring. 

De trainingsmaterialen, die ongeveer 60 professionele video's omvatten, waren van cruciaal belang om weerstand onder medewerkers te overwinnen en brede adoptie van de nieuwe op de cloud gebaseerde tools te waarborgen.

De op AI gebaseerde trainingsaanpak verminderde de verborgen kosten die samenhangen met onboarding aanzienlijk, zoals het beantwoorden van herhaalde vragen en het geven van meerdere trainingssessies. Door gebruik te maken van de mogelijkheden van Trupeer AI creëerden Jeremy en zijn team een schaalbaar en herbruikbaar raamwerk dat eenvoudig kon worden aangepast voor toekomstige projecten.

 Dit bespaarde niet alleen tijd en middelen, maar versterkte ook het vermogen van de organisatie om trainingen op verschillende locaties te standaardiseren.

De tools die Trupeer AI bood, stelden Hedrick Gardner in staat hun trainingsproces te moderniseren en de algehele medewerkerservaring naar een hoger niveau te tillen. 

Met verzorgde, boeiende en toegankelijke trainingsmaterialen doorliep de organisatie succesvol een complexe migratie en legde zij tegelijkertijd een basis voor voortdurende efficiëntie en schaalbaarheid.