Hedrick Gardner is een advocatenkantoor gevestigd in de Verenigde Staten. Het is gespecialiseerd in het aanbieden van juridische diensten op gebieden zoals arbeidsongevallen, civiele rechtszaken, aansprakelijkheidsverdediging, ondernemingsrecht en verzekering gerelateerde zaken.

Het kantoor staat bekend om het vertegenwoordigen van cliënten variërend van individuen en kleine bedrijven tot grote ondernemingen en verzekeringsmaatschappijen. Het heeft kantoren op verschillende locaties in het zuidoosten van de Verenigde Staten en legt de nadruk op praktische juridische oplossingen die zijn afgestemd op de behoeften van de cliënten.

Probleemstelling

Hedrick Gardner kreeg te maken met aanzienlijke uitdagingen bij de overgang van hun medewerkers naar een moderne cloud-gebaseerde applicatie van hun legacy Citrix-gebaseerde systeem. Het proces werd bemoeilijkt door de ongeorganiseerde aard van hun bestaande gegevens, die inconsistent waren opgeslagen en gebruikt door verschillende teams. Dit vereiste een tijdrovend proces van het herschikken en structureren van de gegevens voordat de migratie plaatsvond. 

Bovendien waren de medewerkers terughoudend tegenover verandering, wat het moeilijk maakte om weg te stappen van vertrouwde werkstromen om het nieuwe systeem te adopteren. Deze terughoudendheid werd verergerd door het gebrek aan consistente en professionele trainingsmiddelen, aangezien trainers aarzeld om videotutorials te maken vanwege hun ongemak met het opnemen van hun eigen stemmen.

De beperkingen van het legacy systeem en de trainingsprocessen belemmerden de migratie- en onboarding-inspanningen aanzienlijk. De organisatie was afhankelijk van Citrix, dat niet geoptimaliseerd was voor een schaalbare en gedistribueerde werkomgeving. 

Trainingsmiddelen waren verspreid en inconsistent, zonder een uniforme aanpak voor onboarding. Hun bestaande leerbeheersysteem (LMS) was te complex, wat leidde tot lage adoptiepercentages onder medewerkers. Trainers misten vaak de tools en tijd om gepolijste, boeiende content te creëren, wat het overgangsproces verder vertraagde.

De Oplossing

Om deze uitdagingen te overwinnen, implementeerde Jeremy en zijn team Trupeer AI, waarmee zij hun aanpak voor medewerkers training en systeemadoptie transformeerden. Met behulp van de geavanceerde video-creatietools van Trupeer AI ontwikkelden ze professionele, consistente trainingsvideo's ondersteund door AI-gegenereerde stemoverdrachten. 

Hierdoor konden trainers zich uitsluitend richten op contentcreatie zonder de noodzaak om hun eigen stemmen op te nemen, waardoor het proces sneller en toegankelijker werd.

Trupeer AI stelde ook Jeremy's team in staat om korte, gerichte trainingsmodules te creëren, elk van drie tot vijf minuten, die waren afgestemd op specifieke taken van werknemers. Deze modules werden gehost op een SharePoint-gebaseerd platform, wat een gecentraliseerd en gebruiksvriendelijk trainingscentrum creëerde. 

Bovendien zorgde het vermogen van Trupeer AI om externe middelen, zoals YouTube-video's, om te zetten in een consistent formaat met AI-gegenereerde vertelling voor een naadloze leerervaring voor gebruikers.

De functies van het platform, waaronder aanpasbare intros, outros en AI-gestuurde stemvervanging, stelden Hedrick Gardner in staat om gepolijste en boeiende trainingsmaterialen te leveren die in lijn waren met de branding van de organisatie. Bovendien bood Trupeer AI tools voor het volgen van video-engagement en gebruikersvoortgang, waarmee ervoor gezorgd werd dat de effectiviteit van de training gemeten en verbeterd kon worden.

Het Resultaat

De implementatie van Trupeer AI resulteerde in een zeer succesvolle migratie- en onboardingproces voor de medewerkers van Hedrick Gardner. Meer dan 200 medewerkers, inclusief advocaten en ondersteunend personeel op vijf locaties, werden naadloos overgezet naar het nieuwe systeem met minimale onderbreking. 

De trainingsmaterialen, die ongeveer 60 professionele video's omvatten, waren cruciaal om de weerstand van medewerkers te overwinnen en een brede acceptatie van de nieuwe cloud-gebaseerde tools te waarborgen.

De AI-gestuurde trainingsaanpak verminderde aanzienlijk de verborgen kosten die gepaard gingen met onboarding, zoals het aanpakken van repetitieve vragen en het houden van meerdere trainingssessies. Door gebruik te maken van de mogelijkheden van Trupeer AI creëerden Jeremy en zijn team een schaalbaar en herbruikbaar kader dat eenvoudig kon worden aangepast voor toekomstige projecten.

 Dit bespaarde niet alleen tijd en middelen, maar verbeterde ook het vermogen van de organisatie om training te standaardiseren over locaties.

De hulpmiddelen die door Trupeer AI werden geboden, stelden Hedrick Gardner in staat om hun trainingsproces te moderniseren en de algehele medewerkerservaring te verbeteren. 

Met gepolijste, boeiende en toegankelijke trainingsmaterialen navigeerde de organisatie met succes door een complexe migratie terwijl ze een basis legde voor blijvende efficiëntie en schaalbaarheid.