Klantonboarding opschalen met gepersonaliseerde demo’s

Ema is een agentic AI-platform gebouwd rond Human-AI-samenwerking, en het team houdt zichzelf intern aan dezelfde standaard. Over solution architects, forward-deployed engineers en product managers heen produceert het team een constante stroom productdemo’s en walkthrough-video’s: praktische demonstraties voor klanten die prospects en accounts helpen begrijpen hoe het platform eruitziet in hun specifieke context. Dit zijn geen gepolijste marketingstukken. Het zijn gerichte, op use-cases toegespitste opnames die klanten precies laten zien hoe het product er voor hen uit kan zien. Met meerdere klanten die elke week demo’s plannen en een uitgebreide suite van AI Employees voor verschillende industrieën en rollen, maakte het maken van die video’s een groot verschil voor hoe snel het team kon opschalen.

De uitdaging

Snelle groei betekende dat er elke week meerdere klanten waren die aangepaste demo’s nodig hadden. Het maken van op maat gemaakte productdemo’s en handleidingen voor de volledige AI Employee-suite van Ema kostte veel tijd en inspanning. Er was vaak geen capaciteit om video’s via een editingteam te laten lopen, en bij overlappende demo’s kon het productteam niet bij elke call aanwezig zijn om klanten door het platform te begeleiden.

Het team gebruikte Loom om demo’s vast te leggen, maar de bewerkingsruimte was lastig. Elke ruwe opname moest langs het marketing- of videotteam voor basisbewerking, en hun capaciteit werd al snel een grote bottleneck. Een enkele demo kon twee tot drie dagen duren voordat die klaar was, en het resultaat voelde vaak ruw in plaats van professioneel. Bestaande AI-videotools voldeden niet aan de kwaliteitsstandaarden die het team nodig had.

Hoe Trupeer hierin past

Trupeer bracht die workflow terug tot iets dat het team zelf kan uitvoeren. In plaats van opnames door te sturen naar een aparte bewerkingswachtrij, kan nu iedereen in het team een demo opnemen, automatisch bewerken en direct oppoetsen. De voiceover, het bijsnijden, de annotaties—dat wordt allemaal binnen het platform afgehandeld, en het is zowel heel goed als heel krachtig. Trupeer ondersteunt ook videobewerking via tekst zelf, een mogelijkheid die het hele proces veel makkelijker te gebruiken heeft gemaakt.

Wat vroeger twee tot drie dagen kostte, duurt nu twee tot drie minuten, en het eindresultaat ziet er duidelijk professioneler uit dan bij de oudere aanpak. Het Customer Success-team nam Trupeer ook over om how-to handleidingen te maken, waardoor klanten on-demand resources kregen en de behoefte aan repetitieve trainingscalls afnam. Omdat Ema zich inzet voor Human-AI-samenwerking, zag Ema de waarde van AI voor de eigen operationele behoeften en vond het in Trupeer precies de tool om de bottleneck aan te pakken.

Wat ze hebben gebouwd

50+ mensen bij Ema hebben Trupeer gebruikt, van het productteam tot forward-deployed engineering. Tot nu toe heeft het team 1.600+ video’s en documenten gemaakt via Trupeer. Adoptie verliep volledig organisch. De tool verspreidde zich binnen het bedrijf omdat mensen het echt graag gebruikten, niet omdat het verplicht was.

De grotere verschuiving is operationeel. Demo’s die voorheen twee tot drie dagen kostten, worden nu binnen minuten geleverd, de kwaliteitslat is overal omhoog gegaan en de voormalige bewerkingsbottleneck is volledig weggenomen. Zoals Vedant het verwoordt: iedereen is enthousiast over het product, en het team is erg blij met hoe het is doorontwikkeld en hoe het hen helpt in hun dagelijkse bedrijfsvoering.