高品質でユーザーフレンドリーな製品マニュアルを持つ企業は、顧客満足度が23％向上し、収益も18％増加しました。一方で、約40％のサポートコンタクトと製品返品は、誤った指示書が原因であると言われています。これはCXの問題だけではなく、多くの企業が見落としがちな隠れたコストです。
ここで良いユーザーガイドがすべての違いを生み出します。これは、製品やサービスを効果的に使用する方法を説明する技術文書です。通常、製品の利用方法についてのステップバイステップの指示が提供されます。これには視覚的なガイダンスや、ユーザーがさまざまな機能をナビゲートしたり、異なる潜在的な問題をトラブルシューティングするのを助けるためのヒントが含まれます。
良く文書化されたガイドは混乱を減らし、製品やサービスをより使いやすくし、全体的なユーザー体験を向上させます。技術文書の必要性が進化する中で、企業はこのプロセスを自動化するためにTrupeerのようなAI駆動のツールに目を向けています。基本的な画面録画を包括的でユーザー中心の文書に変換するように設計されたTrupeerは、ユーザーガイドやその他の形式の技術文書を作成するのを支援します。
ユーザーガイドが重要な理由は何ですか？
明確で効果的なユーザーガイドは、満足した顧客とフラストレーションのあるサポートチケットの間の違いを生むことがあります。これにより、複雑さが明確さに変わり、ユーザーが製品を成功裏に使用できるようになります。同時に、サポートチームへのプレッシャーも軽減します。なぜそれがあなたのビジネスにとって重要であるかをさらに探求しましょう。
ユーザーエクスペリエンスが向上する
明確なステップバイステップのユーザーガイドは、ユーザーが製品をより早く理解するのに役立ちます。これによりフラストレーションが軽減され、推測が制限されます。また、自信を高め、信頼を構築し、初めての使用をスムーズにします。これらはすべて、顧客満足度に影響を与え、ブランドとの長期的な関与を促進する重要な要素です。
サポートの負荷を減少させる
よく構築された文書は、一般的な質問に前もって答え、サポートチケットの数を減らします。これにより、チームの時間が節約され、特に簡単な使い方の問題や定期的なトラブルシューティングに対処しているときに、顧客が支援を待たされることがないようになります。
製品をスケーラブルにする
ハードウェアのマニュアルでもソフトウェアのユーザーガイドでも、良い文書はユーザー、チーム、地域を越えて一貫したサポートを提供できるようにします。顧客サービスのコストを増加させることなく、ユーザーガイドを早期に公開することも、製品のオンボーディングを繰り返し可能にし、製品をより速くスケールさせることができます。
良いユーザーガイドの鍵となる特徴
ユーザーガイドは消費者にとって物事を複雑にするものであってはならず、むしろ生活を楽にするものでなければなりません。したがって、シンプルな製品でも非常に技術的な製品でも、理想的なガイドは読みやすく、従いやすく、見つけやすいものでなければなりません。役立つガイドとユーザーが放棄するガイドを分ける4つの必須事項は以下の通りです。
明確さとシンプルさ
最高のユーザーガイドは平易な言葉を使用し、絶対に必要でない限り専門用語を避けます。技術用語を使用する必要がある場合、そのガイドは読者にそれらを説明します。これが、ユーザーが会話のように感じる理由です。目標は、ユーザーが前進できるようにし、彼らの旅に価値を追加することです。そのため、短い文、アクティブな声、友好的だがプロフェッショナルなトーンに依存します。
ステップバイステップの指示
信頼できるガイドは、ユーザーが実生活で取るであろう同じ道をたどります。指示は通常、明確かつ論理的な順序で提示され、1ステップにつき1アクションに制限されることがよくあります。したがって、ユーザーガイドを書き方を学んでいる場合、製品の実際の使用フローをマッピングすることから始めると、それが使えるマニュアルの基盤となります。
視覚要素とマルチメディア
言葉は非常に役立ちますが、画像は異なる明確さの層を追加します。このため、良いガイドはユーザーに正確に何をすべきかを示すためにスクリーンショット、注釈付きの画像、GIF、あるいは画面録画を使用します。ユーザーガイドの優れた例のいくつかは、特にユーザーをソフトウェアインターフェースや複数のステッププロセスを通してガイドする場合、テキストよりも視覚要素に頼っています。
検索可能性とアクセシビリティ
ユーザーは回答を見つけるために無限にスクロールする必要がなくなるべきです。このため、包括的なユーザーガイドには明確な見出しと目次が含まれています。また、一般的にPDFやウェブベースのテンプレートなど、検索可能な形式で提供されます。アクセシビリティも重要であり、良いガイドはデバイスを越えてうまく機能し、スクリーンリーダーで読み取れるものでなければなりません。
ユーザーガイドを書くためのベストプラクティス
ユーザーガイドを書くことは、単に何かがどのように機能するかを説明すること以上のものです。対象オーディエンスに合った言語、専門用語、フォーマット、指示が必要です。したがって、初めての方でも上級者向けでも、ここに示すベストプラクティスは、あなたのガイドが役立つものであり、一貫性があり、長持ちすることを確実にします。
ターゲットオーディエンスを知る
ユーザーガイドに何が含まれているか分からない場合は、まず聞いてみてください。ターゲットオーディエンスが何を学ぼうとしているのか。そして、ただそれを提供します。すべての効果的なユーザーガイドは、そのオーディエンスを深く理解することから始まります。初めて製品を探索している初心者は、明確でシンプルな言葉や詳細な文脈を必要とします。一方で、上級ユーザーはショートカットや技術仕様への迅速なアクセスを望むかもしれません。ガイドのトーン、深さ、構造は、その書かれている対象を反映するべきです。
一貫したフォーマットを使用する
フォーマットはしばしば単なる美的ものと誤解されていますが、実際には使いやすさの根本的な部分です。よくフォーマットされたガイドは、ユーザーが必要なものを素早く見つけ、簡単に理解できるようにします。明確な見出しはセクションを分け、箇条書きは複雑な情報を単純化し、番号付きのステップはアイデアの論理的な流れを作成します。さらに、これらの要素間の一貫性は混乱を避けるのに役立ちます。結論として、構造化されたフォーマットはユーザーがスキミング、スキャン、または深く掘り下げることを可能にします — 彼らが必要なものに応じて。
最新の状態に保つ
ユーザーガイドは最新である限り有用です。古い情報はユーザーの間に混乱を引き起こし、サポートチケットを増やし、製品への信頼を失わせる可能性があります。さらに、製品が進化するにつれて、新しい機能が追加されたり、インターフェースが変わったり、ワークフローが変更されたりすることがあります。あなたの文書もこれらの変化についていく必要があります。製品の変更を追跡し、ガイドを更新して関連性と効果を保つために、レビューのスケジュールを持つことが重要です。
AIを活用して自動化する
AIツールは、チームが文書作成や情報共有にアプローチする方法を変革しています。Trupeerのような製品は、画面録画から文書化までのすべてを自動化します。最良の部分は、ビジュアル、ナレーション、翻訳がすべて完備されていることです。これは高品質なユーザーガイドを生成するのに必要な時間と労力を大幅に削減します。また、急成長しているチームや頻繁に更新が必要な進化する製品にとって特に価値があります。
スケールでユーザーガイドを書く方法を考えている場合、Trupeerは出力を標準化し、迅速、一貫性、コスト効果を保つのに役立ちます。単にこれらの3つのシンプルなステップに従うだけです：
ユーザーガイドおよび文書作成のためのトップツール
消費者に価値を追加するユーザーガイドを作成したいですか？これらは、技術文書を簡単かつ効果的に作成するために選択できるトップツールです。
Trupeer.aiは、画面録画を優れたユーザーガイドに変換するAI駆動のプラットフォームで、ナレーション、ビジュアル、ステップバイステップの文書が含まれています。スピード、スケール、シンプルさのために構築されており、品質を損なうことなく文書を自動化したい製品チーム、カスタマーサポートの専門家、マーケティング担当者に最適です。
その主な機能は次のとおりです：
自動生成された書面によるガイド
Trupeer.aiは、単純な画面録画を、手動の労力なしで構造的なステップバイステップの書面による文書に変換します。
AIナレーションとアバター： このプラットフォームは、自然な音のナレーションとカスタマイズ可能なAIアバターを追加して、魅力的でプロフェッショナルなチュートリアルを作成します。
複数のエクスポート形式： ユーザーガイドをWord、PDF、Markdown形式でエクスポートできます。これにより、アクセシビリティが向上し、マニュアルを共有、編集、または埋め込むのが簡単になります。
内蔵のローカリゼーション： Trupeerは、30以上の言語への翻訳をサポートしているため、グローバルなオーディエンスのために技術文書を瞬時に拡張できます。
ハンズフリー更新： 新しい録画をアップロードするだけで、Trupeerがガイドを自動的に更新し、テキスト、ビジュアル、ナレーションを含めます。
ClickHelp
ClickHelpは、ユーザーガイドやマニュアルの作成、管理、配信プロセスを合理化する強力なクラウドベースの文書作成プラットフォームです。ユーザーフレンドリーなインターフェース、高度なコラボレーションツール、およびマルチ形式の文書化サポートを提供し、顧客教育や製品チームに最適です。技術ライターと非技術ライターの両方に役立ちます。
Document360
Document360は、企業が包括的なユーザーガイドを作成、管理、公開できるナレッジベースソフトウェアです。直感的なエディタ、カスタマイズ可能なテンプレート、高度な分析機能を備えており、チームがよく整理された検索可能なヘルプセンターを構築できるようにします。また、Document360は人気のあるツールとのシームレスな統合をサポートしており、内部および顧客向けの利用に適しています。
Paligo
Paligoは、チームが複雑な文書を作成し、管理するのに役立つクラウドベースのコンポーネントコンテンツ管理システム（CCMS）です。簡単な著作、コンテンツの再利用、複数チーム間のコラボレーションを可能にします。その構造化されたコンテンツモデルにより、Paligoはユーザーガイドが一貫しており、スケーラブルで、保守が容易であることを保証し、技術文書に最適です。
AIがユーザードキュメントの未来を変えつつある
ユーザードキュメントはもはや静的なプロセスではありません。それは、100％手動である必要もありません。AIはコンテンツの作成にかかる時間を短縮し、常に最新の状態を維持することで、迅速かつスマートでスケーラブルにしています。ステップバイステップのガイドからナレーション付きのインタラクティブビデオまで、AIツールはチームがサポートと指示を提供する方法を再形成しています。
その方法は次のとおりです。
AI生成ステップバイステップガイド
AIは今や、未処理のワークフローや画面録画を構造化された、簡単にフォローできるステップバイステップの指示に瞬時に変換できます。迅速に制作されるだけでなく、これらのガイドも正確であり、明確さのためにフォーマットされています。効率的にユーザーガイドを書く方法を考えているチームにとって、AIは品質を維持しながら繰り返し作業を排除します。これは、ヒューマンエラーや不一致がユーザーの理解を妨げる可能性がある複雑なツールの文書を作成する際に特に役立ちます。
自動化されたビデオチュートリアルとAI駆動のナレーション
音声は手動で録音したりスライドを組み合わせたりする代わりに、AIは自動ナレーション、字幕、視覚的な手がかりを含むビデオチュートリアルを生成するのを助けることができます。これらのビデオはプロセスを視覚的に説明し、特にソフトウェアユーザーガイドの文脈で役立ちます。人間のプレゼンターへの依存度を減少させ、生産に数時間を節約します。これにより、さまざまな市場と言語でユーザーをオンボードし、教育するためのプロフェッショナルでスケーラブルな代替手段が提供されます。
Trupeer.aiによるハンズフリー文書の更新
Trupeer.aiのようなツールを使用すると、チームは新しい画面録画をアップロードするだけで文書をハンズフリーで更新できます。自動的に変更をキャプチャし、スクリーンショットを生成し、指示を更新し、必要に応じてナレーションやテキストを調整します。これにより、急速に進化する製品に対してもユーザーガイドを最新の状態に保つことが容易になります。
Trupeerがどのようにしてあなたがユーザーガイドやその他の技術文書を数分で録音し、編集し、ダウンロードできるかを説明します。
結論
AI駆動の文書はここに留まります。それは、製品チームがエンドユーザーとコミュニケーションを取る方法の未来であり、手動の努力をインテリジェントな自動化に置き換えることで、作成を迅速にし、更新を容易にし、はるかにスケーラブルにします。ステップバイステップのガイドを生成することから、ゼロ編集でビデオチュートリアルを作成することに至るまで、AIはチームが常に明確で最新のサポートを提供するのを助けます。
文書作成プロセスを簡素化し、事実上自動で書かれるガイドを作成する準備ができているなら、Trupeer.aiを試してみる時です — あなたの手間のかからない、プロフェッショナルでユーザーフレンドリーな文書化のショートカットです。
よくある質問（FAQ）
1. ユーザーガイドを書く際によくある誤りは何ですか？
ユーザーガイドを作成する際に避けるべき一般的な誤りには、重要なステップをスキップすることや、あまりにも多くの専門用語を使用することが含まれます。曖昧な指示、構造の不十分な文書、視覚的な指示の欠如も、ガイドをユーザーにとって confusingにする可能性があるため、避けるべき誤りです。大切なのは、常にエンドユーザーを念頭に置いて書き、発表前にガイドの明確さをテストすることです。
2.ユーザーガイドは印刷、デジタル、またはその両方であるべきですか？
理想的には両方です。デジタルユーザーガイドはインタラクティブで、検索可能で、簡単に更新できます。ただし、印刷されたバージョンは、オフラインの設定やハードウェアベースの製品では依然として有用です。ハイブリッドアプローチによって、異なる好みやニーズを持つユーザーに普遍的なアクセスを提供できます。
3. ローカリゼーションと翻訳はユーザーガイドにどのように影響を与えますか？
ローカリゼーションと翻訳により、ユーザーガイドがグローバルオーディエンスに共鳴し、文化的なニュアンスに合わせてコンテンツを調整できるようになります。これにより理解と信頼が向上します。また、製品もより使いやすくなります。特に多国籍企業にとって、一貫した体験を市場全体に提供することが重要です。
4. どの業界が十分に構成されたユーザーガイドから最も利益を得ますか？
SaaS、コンシューマーエレクトロニクス、ヘルステック、製造などの業界は、包括的でユーザーフレンドリーなガイドから大きな利益を得ることができます。たとえば、明確に書かれたソフトウェアのユーザーガイドは、サポートリクエストを減らし、オンボーディングを改善することができます。同様に、規制対象の業界では、よりスムーズなコンプライアンスを確保し、運用上のエラーを減少させることができます。
5. Trupeer.aiはユーザーガイドのためにどのような形式のコンテンツを生成できますか？
Trupeer.aiを使用すると、ユーザーガイドをPDF、Word、Markdownなどの異なる形式でエクスポートできます。これらの形式はすべて、オンラインプラットフォーム（Notion、GitHub、Confluenceなど）に共有、編集、または埋め込むのに適しています。
6. Trupeerは異なる市場向けにユーザーガイドを翻訳およびローカライズできますか？
はい、Trupeerは30以上の言語への翻訳をサポートし、文化的な文脈に合わせてコンテンツをローカライズします。重要な機能には、ナレーション、字幕、画面上のテキストのようなユーザーガイドやビデオガイドがグローバルに使用できるようになるものが含まれます。
