Bagaimana Welltower melatih 150 karyawan baru di tiga negara menggunakan Trupeer

Pernyataan Masalah

150 karyawan baru. Perangkat lunak yang sama. Tidak ada waktu untuk mendampingi semua orang satu per satu.

Ketika Madison bergabung dengan tim Pembangunan Kembali Welltower, tim tersebut memiliki 30 karyawan. Dua tahun kemudian, jumlahnya menjadi 180. Pertumbuhan pesat seperti itu tidak menyisakan ruang untuk transfer pengetahuan informal.

Tim tersebut menjalankan perangkat lunak yang padat dan kaya alur kerja: Yardi untuk manajemen properti, Smartsheet untuk pelacakan proyek, dan formulir berbasis Excel yang disesuaikan. Setiap karyawan baru perlu mempelajari semuanya dan satu-satunya cara untuk belajar adalah dengan melihat orang lain melakukannya atau menunggu panggilan satu lawan satu.

Madison ditugaskan untuk membuat SOP dan materi pelatihan bagi departemen yang tumbuh lebih cepat daripada dokumen yang dapat disediakan. Dokumen statis tidaklah cukup. Rekaman layar video adalah format yang tepat, namun memproduksinya secara konsisten dalam skala besar tanpa tim produksi, adalah masalahnya. 

Solusi

Tim produksi satu orang!

Madison menjadi ujung tombak AI internal Welltower: satu-satunya penanggung jawab produksi video di seluruh tim Pembangunan Kembali dan, bahkan kini, merambah ke tim di luarnya.

Alur kerjanya: para ahli di bidangnya merekam layar secara lokal dengan kualitas 60fps/1080p, mengirimkan berkas ke Madison melalui WeTransfer, dia memproses di Final Cut Pro dan mengunggahnya ke Trupeer untuk pengeditan dan ekspor yang disempurnakan AI. 

Hasilnya adalah perpustakaan pelatihan yang terpusat dan konsisten. 

Para VP di berbagai tim kini mengalihkan permintaan langsung kepadanya. "Kirimkan saja ke Madison untuk video AI-nya" telah menjadi ungkapan internal yang umum untuk menyelesaikan dokumentasi dengan benar. 

Lebih dari 50 video telah dibuat, dan platform ini telah menjadi pusat bagi identitas dirinya sebagai pionir AI di dalam perusahaan.

"Kirimkan saja ke Madison untuk video AI-nya." - Bagaimana para VP di seluruh Welltower kini menyebut proses dokumentasi 

Dampak

Departemen yang tumbuh dari 30 menjadi 180 orang dalam dua tahun tidak mengalami kendala dalam proses orientasinya (onboarding). Karyawan baru bisa langsung mengakses perpustakaan pelatihan perangkat lunak — alur kerja Yardi, Smartsheet, Excel dan mempelajarinya sendiri. 

Infrastruktur yang sama yang dibangun untuk tim internal kini diperluas untuk para vendor dan operator di lokasi (on-site), tanpa perlu sistem atau alur kerja kedua. 

Yang berubah di sepanjang jalurnya bukan hanya proses pelatihan — melainkan bagaimana Madison dipandang di dalam organisasi tersebut. Para VP di seluruh tim mulai merujuk pada karyanya tanpa diminta. "Kirimkan saja ke Madison untuk video AI-nya" menjadi candaan yang tulus. 

Dia menjadi orang yang diasosiasikan dengan cara kerja yang berbeda — sebuah label yang membuka banyak peluang. 

HR dan Pemasaran kini diperkenalkan secara resmi ke platform tersebut, percakapan yang dimulai karena karya Madison terlihat secara nyata, bukan karena dipresentasikan. 

Video-video ini juga mulai berfungsi ganda sebagai draf pertama SOP tertulis, memadatkan dua langkah menjadi satu. Madison merekam alur kerja; dokumen tersebut menyertainya. Lebih dari 50 video yang dibuat sejauh ini bukan sekadar perpustakaan pelatihan. Itu adalah memori institusional dari sebuah departemen yang tumbuh terlalu cepat untuk didokumentasikan dengan cara lain.

Kesimpulan

Welltower tidak menyewa tim video. Mereka tidak menggunakan agensi produksi. Satu orang, dengan alat yang tepat, berhasil membangun infrastruktur pelatihan yang kini melayani 180 karyawan di tiga negara dan masih terus berkembang.

Untuk tim operasi perusahaan yang mengelola lingkungan perangkat lunak kompleks dalam skala besar, Trupeer menghilangkan penghalang antara mengetahui cara melakukan sesuatu dan kemampuan untuk mengajarkannya.