Bagaimana Hedrick Gardner melatih 200+ karyawan di 5 lokasi menggunakan video AI.

Hedrick Gardner adalah sebuah firma hukum yang berbasis di Amerika Serikat. Firma ini berspesialisasi dalam menyediakan layanan hukum di bidang-bidang seperti kompensasi pekerja, litigasi perdata, pertahanan liabilitas, hukum bisnis, dan hal-hari yang terkait dengan asuransi.

Firma ini dikenal karena mewakili klien yang beragam, mulai dari individu dan usaha kecil hingga korporasi besar dan perusahaan asuransi. Mereka memiliki kantor di beberapa lokasi di Amerika Serikat bagian tenggara dan menekankan pada solusi hukum praktis yang disesuaikan dengan kebutuhan klien mereka.

Pernyataan Masalah

Hedrick Gardner menghadapi tantangan signifikan dalam mengalihkan karyawan mereka ke aplikasi berbasis cloud modern dari sistem berbasis Citrix milik mereka yang lama. Proses ini diperumit oleh sifat data mereka yang tidak teratur, yang disimpan dan digunakan secara tidak konsisten di berbagai tim. Hal ini membutuhkan proses memformat ulang dan menyusun data yang memakan waktu sebelum migrasi dilakukan. 

Selain itu, karyawan enggan terhadap perubahan, sehingga sulit bagi mereka untuk beralih dari alur kerja yang sudah biasa demi mengadopsi sistem baru. Keengganan ini diperparah oleh kurangnya sumber daya pelatihan yang konsisten dan profesional, karena para pelatih ragu untuk membuat tutorial video karena merasa tidak nyaman merekam suara mereka sendiri.

Keterbatasan sistem warisan dan proses pelatihan tersebut sangat menghambat upaya migrasi dan orientasi (onboarding). Organisasi tersebut mengandalkan Citrix, yang tidak dioptimalkan untuk lingkungan kerja yang dapat diskalakan dan terdistribusi. 

Sumber daya pelatihan tersebar dan tidak konsisten, tanpa pendekatan terpadu dalam orientasi. Sistem manajemen pembelajaran (LMS) mereka yang ada saat itu terlalu rumit, sehingga menyebabkan tingkat adopsi yang buruk di kalangan karyawan. Para pelatih sering kali kekurangan alat dan waktu untuk membuat konten yang rapi dan menarik, yang semakin memperlambat proses transisi.

Solusi

Untuk mengatasi tantangan ini, Jeremy dan timnya menerapkan Trupeer AI, yang mengubah pendekatan mereka terhadap pelatihan karyawan dan adopsi sistem. Menggunakan alat pembuatan video canggih dari Trupeer text, mereka mengembangkan video pelatihan profesional dan konsisten yang didukung oleh sulih suara (voiceover) buatan AI. 

Ini memungkinkan para pelatih untuk fokus sepenuhnya pada pembuatan konten tanpa perlu merekam suara mereka sendiri, membuat prosesnya menjadi lebih cepat dan lebih mudah diakses.

Trupeer AI juga memungkinkan tim Jeremy untuk membuat modul pelatihan terarah yang berukuran ringkas, masing-masing berdurasi tiga hingga lima menit, yang disesuaikan dengan tugas spesifik karyawan. Modul-modul ini di-hosting di platform berbasis SharePoint, menciptakan pusat pelatihan yang tersentralisasi dan ramah pengguna. 

Selain itu, kemampuan Trupeer AI untuk mengubah sumber daya eksternal, seperti video YouTube, menjadi format yang konsisten dengan narasi buatan AI memastikan pengalaman belajar yang lancar bagi pengguna.

Fitur platform tersebut, termasuk intro, outro yang dapat disesuaikan, dan penggantian suara berbasis AI, memungkinkan Hedrick Gardner untuk menyajikan materi pelatihan yang rapi dan menarik yang selaras dengan branding organisasi. Selain itu, Trupeer AI menyediakan alat untuk melacak keterlibatan video dan kemajuan pengguna, memastikan bahwa efektivitas pelatihan dapat diukur dan ditingkatkan.

Hasil

Implementasi Trupeer AI menghasilkan proses migrasi dan orientasi (onboarding) yang sangat sukses bagi karyawan Hedrick Gardner. Lebih dari 200 staf, termasuk pengacara dan staf pendukung di lima lokasi, dialihkan dengan lancar ke sistem baru dengan gangguan minimal. 

Materi pelatihan, yang mencakup sekitar 60 video profesional, sangat berperan penting dalam mengatasi keengganan karyawan dan memastikan adopsi yang luas terhadap alat berbasis cloud yang baru.

Pendekatan pelatihan berbasis AI ini secara signifikan mengurangi biaya tersembunyi yang terkait dengan orientasi, seperti menjawab pertanyaan berulang dan mengadakan beberapa sesi pelatihan. Dengan memanfaatkan kemampuan Trupeer AI, Jeremy dan timnya menciptakan kerangka kerja yang dapat diskalakan dan digunakan kembali yang dapat dengan mudah diadaptasi untuk proyek-proyek mendatang.

 Hal ini tidak hanya menghemat waktu dan sumber daya, tetapi juga meningkatkan kemampuan organisasi untuk menstandardisasi pelatihan di berbagai lokasi.

Alat yang disediakan oleh Trupeer AI memungkinkan Hedrick Gardner untuk memodernisasi proses pelatihan mereka dan meningkatkan pengalaman karyawan secara keseluruhan. 

Dengan materi pelatihan yang rapi, menarik, dan mudah diakses, organisasi berhasil menavigasi migrasi yang kompleks sekaligus membangun fondasi untuk efisiensi dan skalabilitas yang berkelanjutan.