Use this template
Kada se isti proces odvija drugačije u svakom timu, na svakoj lokaciji ili u svakom stečenom poslovanju, sve postaje teže. Rezultati se ne mogu uspoređivati, obuka se mora ponavljati za svaku varijantu, automatizacija funkcionira samo na jednom mjestu, a svaka nova implementacija sustava pretvara se u pregovaranje. Standardizacija procesa to rješava tako da se dogovori jedan najbolji način rada i razmotri na svim mjestima gdje se primjenjuje. Predložak standardizacije procesa daje tom poslu jasnu, ponovljivu strukturu.
Ovaj besplatni predložak standardizacije procesa pokriva opseg, analizu varijacija između lokacija, dogovoreni standardni proces, dopuštene lokalne varijacije, plan uvođenja, obuku i kontrole koje održavaju standard na snazi. Uključuje popunjen primjer i smjernice za rad na više lokacija, zajedničke usluge i standardizaciju nakon spajanja. Kopirajte strukturu u nastavku ili je otvorite u Trupeeru i prilagodite.
Što je predložak standardizacije procesa?
Predložak standardizacije procesa strukturirani je dokument za dizajniranje i uvođenje jednog standardnog načina izvođenja procesa u timovima, na lokacijama, u regijama ili poslovnim jedinicama. Bilježi kako svaka lokacija danas provodi proces, razlike među njima, dogovoreni standard, sve odobrene lokalne varijacije i razloge za njih, plan uvođenja i obuke te kako će se mjeriti i održavati usklađenost sa standardom.
Standardizacija se nalazi između dokumentiranja postojećeg procesa i izvođenja novog. Za dokumentiranje samog dogovorenog standarda upotrijebite predložak standardnog rada.
Zašto standardizirati procese?
Konzistentna kvaliteta i korisničko iskustvo, bez obzira gdje se posao obavlja.
Usporediva izvedba, kako biste mogli vidjeti koji timovima treba podrška.
Brža obuka, uz jedan proces i jedan skup materijala.
Lakša automatizacija i implementacija sustava, jer postoji jedan proces koji treba automatizirati ili konfigurirati.
Manji rizik, uz kontrole primijenjene na isti način svugdje.
Lakši prijelazi i zajedničke usluge, jer se posao može premještati između timova.
Tko koristi predložak standardizacije procesa?
Timovi za izvrsnost procesa i operativnu izvrsnost koji vode standardizaciju.
Globalni vlasnici procesa koji preuzimaju odgovornost za proces u cijeloj organizaciji.
Zajedničke usluge i voditelji GBS-a koji konsolidiraju rad s mnogih lokacija.
Timovi za integracije koji usklađuju procese nakon spajanja i akvizicija.
Timovi ERP programa koji dizajniraju globalni predložak.
Operacije i voditelji lokacija koji lokalno uvode standard.
Pregled predloška standardizacije procesa
Predložak započinje sažetkom: proces, vlasnik, opseg, lokacije i ciljevi. Analiza varijacija uspoređuje kako svaka lokacija danas provodi svaki korak. Odjeljak standardnog procesa postavlja dogovorene korake, uloge, sustave i kontrole, uz tablicu dopuštenih lokalnih varijacija i njihova obrazloženja. Nakon toga slijede plan uvođenja, obuke i komunikacije, zatim mjere pridržavanja i odjeljak upravljanja za održavanje standarda aktualnim. Svaki je odjeljak moguće uređivati, pa možete dodati lokacije, korake ili mjere.
Kako prilagoditi ovaj predložak u Trupeeru
Korak 1: Otvorite odjeljak Predlošci
Idite na odjeljak Predlošci iz glavne navigacije.
Korak 2: Odaberite i otvorite predložak
Kliknite na bilo koji predložak s kojim želite raditi kako biste ga otvorili.
Korak 3: Proširite prikaz predloška
Ako je potrebno, proširite prikaz predloška kako biste jasno vidjeli cijeli raspored i pojedinosti.
Korak 4: Uredite predložak
Kliknite na Uredi kako biste započeli s izmjenama odabranog predloška.
U uređivaču možete:
Dodati nove odjeljke
Definirati ili ažurirati pravila oblikovanja
Dodati logotip i prilagoditi njegov položaj te povezana postavke
Korak 5: Spremite svoj prilagođeni predložak
Nakon što napravite sve potrebne promjene, kliknite na Spremi kako biste ažurirani predložak pohranili kao svoj.
Korak 6: Pregled i fino podešavanje predloška
Kada želite vidjeti kako izgleda vaš prilagođeni predložak, otvorite Pregled.
Sa zaslona pregleda možete po potrebi nastaviti s prilagodbama izravno, osiguravajući da se predložak prikazuje točno onako kako želite.
Uz predložak standardizacije procesa možete:
Vidjeti kako svaka lokacija stvarno radi prije odabira standarda.
Odabrati najbolji način, a ne najglasniji glas, koristeći dokaze i mjere.
Dopustiti samo varijacije koje su vam potrebne, uz zabilježene razloge.
Uvesti standard uz obuku i podršku.
Održati standard na snazi uz mjere pridržavanja i upravljanje.
Što predložak standardizacije procesa mora sadržavati
Odjeljak | Što pokriva |
|---|---|
Sažetak | Proces, globalni vlasnik, opseg, lokacije, ciljevi i vremenski plan |
Trenutno stanje po lokaciji | Kako svaka lokacija danas provodi proces, idealno iz snimki |
Analiza varijacija | Razlike u koracima, ulogama, sustavima, kontrolama i izvedbi |
Standardni proces | Dogovoreni koraci, uloge, sustavi, ulazi, izlazi i kontrole |
Dopuštene lokalne varijacije | Odobrene razlike, poput pravnih ili jezičnih zahtjeva, s razlozima |
Mjere | Mjere izvedbe i pridržavanja standarda |
Plan uvođenja | Redoslijed, datumi i vlasnici po lokaciji |
Obuka i komunikacija | Materijali, sesije i poruke za svaku lokaciju |
Upravljanje | Tko je vlasnik standarda, kako se traže promjene i koliko se često pregledava |
Potpisivanje | Globalni vlasnik i voditelji lokacija |
Besplatni predložak standardizacije procesa: struktura za kopiranje
Kopirajte strukturu u nastavku u svoj dokument ili je otvorite u Trupeeru i prilagodite.
1. Sažetak. Proces: [naziv]. Globalni vlasnik procesa: [naziv]. Opseg: [počinje kada … završava kada …]. Lokacije: [popis]. Ciljevi: [npr. konzistentnost, vrijeme ciklusa, kvaliteta]. Vremenski plan: [datumi].
2. Trenutno stanje po lokaciji. Za svaku lokaciju povežite dokumentaciju ili snimku “kakvo jest” i zabilježite količine te ključne mjere.
3. Analiza varijacija.
Korak | Lokacija A | Lokacija B | Lokacija C | Razlika | Zašto se razlikuje |
|---|---|---|---|---|---|
[Korak] | [Kako se radi] | [Kako se radi] | [Kako se radi] | [Sažetak] | [Razlog: pravni, sustav, navika, kupac] |
4. Standardni proces.
Korak | Uloga | Sustav | Akcija | Kontrola | Izlaz |
|---|---|---|---|---|---|
[Korak] | [Uloga] | [Sustav] | [Akcija] | [Kontrola] | [Izlaz] |
5. Dopuštene lokalne varijacije.
Varijacija | Lokacije | Razlog | Odobrio | Datum pregleda |
|---|---|---|---|---|
[Varijacija] | [Lokacije] | [Pravni, regulatorni, jezik, ugovor s kupcem] | [Globalni vlasnik] | [Datum] |
6. Mjere. Izvedba: [vrijeme ciklusa, stopa pogrešaka, trošak]. Pridržavanje: [udio posla koji slijedi standard, broj neodobrenih varijacija].
7. Plan uvođenja. Lokacija, datum go-live, voditelj lokacije, kriteriji spremnosti i podrška.
8. Obuka i komunikacija. Materijali: [SOP, video, vodiči za posao]. Sesije: [po lokaciji]. Poruke: [zašto, koje se promjene uvode, kada, gdje dobiti pomoć].
9. Upravljanje. Vlasnik: [globalni vlasnik procesa]. Zahtjevi za promjene: [kako se podnose i odobravaju]. Pregled: [učestalost].
10. Potpisivanje. Globalni vlasnik procesa i voditelji lokacija, s datumima.
Primjer standardizacije procesa: obrada računa na tri lokacije
Evo kako bi dio analize varijacija i standarda mogao izgledati za obradu računa u konsolidaciji zajedničkih usluga. Pojedinosti su ilustrativne.
Korak | Lokacija A | Lokacija B | Lokacija C | Dogovoreni standard |
|---|---|---|---|---|
Zaprimanje računa | Zajednički poštanski sandučić | Lokalno skeniranje papira | Portal dobavljača | Portal dobavljača i jedan zajednički poštanski sandučić |
Unos podataka | Ručno u ERP-u | Ručno u ERP-u | Automatizirano prikupljanje | Automatizirano prikupljanje za sve lokacije |
Odstupanje cijene | E-mail kupcu | Telefoniranje kupcu | ERP tijek rada | ERP tijek rada s definiranim tolerancijama |
Odobravanje računa koji nisu PO | Potpis na papiru | ERP tijek rada | ERP tijek rada prema odobrenoj granici | |
Arhiviranje | Lokalna mapa | Arhiva na papiru | Prilog u ERP-u | Prilog u ERP-u |
Dopuštena lokalna varijacija. Lokacija B zadržava lokalnu provjeru poreza koja je potrebna prema propisima svoje države, dokumentiranu u standardu kao korak za tu državu.
Uvođenje. Lokacija C prva, jer je već najbliža standardu; zatim Lokacija A; zatim Lokacija B nakon zamjene skeniranja.
Kako standardizirati korak procesa korak po korak
Odaberite proces s najviše varijacija, najvećim volumenom ili najvećim rizikom.
Imenujte globalnog vlasnika procesa s ovlastima za donošenje odluke o standardu.
Zabilježite kako svaka lokacija danas radi, idealno snimanjem stvarnog rada; pogledajte predložak dokumentacije procesa.
Analizirajte varijacije i razloge iza njih: pravni, sustav, kupac ili navika.
Dizajnirajte standard na temelju najbolje prakse, uz input sa svake lokacije.
Dogovorite dopuštene varijacije samo tamo gdje postoji stvaran razlog i zabilježite ga.
Dokumentirajte standard kao SOP i kratke videozapise za svaku ulogu.
Uvedite standard po lokacijama, uz obuku, podršku i provjere spremnosti.
Izmjerite pridržavanje i izvedbu, i uklonite uzroke odstupanja.
Upravljajte standardom, uz jednog vlasnika i proces promjena.
Kako razlikovati potrebnu varijaciju od navike
Razlog razlike | Obično… |
|---|---|
Pravni ili regulatorni zahtjev | Potrebna varijacija; zadržite je i dokumentirajte |
Ugovor s kupcem | Često potrebna; pregledajte pri obnovi ugovora |
Jezik | Potrebno za dokumente, ne obično za sam proces |
Ograničenje sustava | Privremeno; planirajte ukloniti kada se sustavi usklade |
"Oduvijek smo to radili na ovaj način" | Navika; standardizirajte |
Lokalno zaobilazno rješenje za problem koji dolazi izvana | Riješite problem koji dolazi izvana, zatim standardizirajte |
Držite popis dopuštenih varijacija kratkim. Svaka varijacija dodaje napor za obuku, dokumentaciju i kontrole.
Standardizacija procesa nakon spajanja i akvizicija
Nakon akvizicije, isti se procesi često odvijaju na dva ili više načina, u različitim sustavima, uz različite kontrole i kulture. Standardizacija je dio integracije, ali također traži od ljudi da odustanu od poznatih načina rada. Započnite s procesima kod kojih razlike stvaraju rizik ili blokiraju izvještavanje, poput zatvaranja financija, procure-to-pay i obračuna plaća. Zabilježite trenutne procese obje tvrtke snimanjem, tako da se rasprava temelji na dokazima, a ne na odanosti starom načinu. Za to kako video pomaže ljudima prihvatiti promjenu, pogledajte process harmonization after M&A.
Standardizacija procesa za zajedničke usluge i ERP
Centri zajedničkih usluga i globalni ERP predlošci oba ovise o standardnim procesima. U konsolidaciji zajedničkih usluga standardizirajte prije prijelaza ili tijekom njega, tako da centar izvodi jedan proces umjesto da preuzima svaku varijantu s lokacija. U ERP programu globalni predložak je vježba standardizacije: analiza varijacija daje analizu fit-gap, a dopuštene lokalne varijacije postaju lokalizacije po državama. Za odluke o gapu upotrijebite predložak analize fit-gap.
Tko je vlasnik standardizacije procesa?
Uloga | Odgovornost |
|---|---|
Globalni vlasnik procesa | Donosi odluku o standardu, odobrava varijacije i preuzima odgovornost za izvedbu na lokacijama |
Voditelji procesa na lokacijama | Zastupaju svoju lokaciju u dizajnu, vode lokalno uvođenje i izvještavaju o pridržavanju |
Tim za izvrsnost procesa ili transformaciju | Provodi analizu varijacija, olakšava dizajn i prati koristi |
Voditelji obuke i promjena | Pripremaju materijale i podržavaju ljude kroz promjenu |
Vlasnici IT-a i sustava | Usklađuju sustave i konfiguraciju sa standardom |
Izvršni sponzor | Rješava sporove između lokacija i uklanja blokere |
Bez globalnog vlasnika s pravim ovlastima, standardizacija se obično zaustavlja u fazi dizajna, jer svaka lokacija može zagovarati svoj način.
Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI) standardizacije procesa
Pridržavanje: udio transakcija koje slijede standardni proces.
Odobrene varijacije: broj varijacija koje su na snazi i sve koje su istekle bez pregleda.
Vrijeme ciklusa i trošak po transakciji, uspoređeno između lokacija.
Stope pogrešaka i ponovnog rada, uspoređene između lokacija.
Vrijeme do osposobljenosti za ljude koji se pridružuju bilo kojoj lokaciji.
Ponovna upotreba obuke: udio materijala koji se koriste na svim lokacijama umjesto po lokaciji.
Mjerite prije i nakon uvođenja te usporedite lokacije međusobno, a ne samo u odnosu na stari proces.
Kako održati standard na snazi
Mjerite pridržavanje, ne samo izvedbu, primjerice udio transakcija koje slijede standardni tijek rada.
Učinite standard lakim za praćenje, uz kratke videozapise i vodiče za posao na mjestu rada.
Dajte jednom vlasniku ovlast za odobravanje promjena.
Redovito pregledavajte standard, i kada se promijene sustavi, propisi ili rezultati.
Istražite odstupanja, jer lokalna zaobilazna rješenja često signaliziraju stvaran problem sa standardom.
Za dokument koji sve drži na istoj verziji pogledajte SOP version control.
Uobičajene pogreške koje treba izbjegavati
Odabir standarda iz procesa sjedišta bez provjere što najbolje funkcionira.
Dopuštanje svakoj lokaciji vlastitih iznimki, tako da ništa stvarno nije standard.
Standardiziranje dokumenta, a ne prakse, bez obuke ili podrške.
Nema globalnog vlasnika, pa standard “klizi”.
Ignoriranje ljudske strane, posebno nakon spajanja.
Kontrolni popis za standardizaciju procesa
Imenovan je globalni vlasnik procesa.
Trenutni proces svake lokacije zabilježen je dokazima.
Varijacije su analizirane zajedno s razlozima.
Standard je dizajniran na temelju najbolje prakse, uz input lokacija.
Dopuštene varijacije su kratke, opravdane i odobrene.
Standard je dokumentiran kao SOP i videozapisi za svaku ulogu.
Uvođenje, obuka i komunikacija planirani su po lokaciji.
Mjeri se pridržavanje i izvedba.
Uspostavljeno je upravljanje i pregled.
Kako Trupeer pomaže da standardizirate procese
Izazov standardizacije | Kako Trupeer pomaže |
|---|---|
Nitko ne zna kako svaka lokacija stvarno radi | Zabilježite proces na svakoj lokaciji, a Trupeer pretvara svaku snimku u dokument korak-po-korak za usporedbu “rame uz rame” |
Rasprave se temelje na mišljenju | Snimke daju proces svake lokacije kao dokaz |
Standard je teško podučiti | Zabilježite standard jednom i pretvorite ga u SOP i kratke videozapise za svaku ulogu uz Trupeerov SOP creator |
Lokacije rade na različitim jezicima | Prevedite standardni SOP i videozapise na 65+ jezika iz jednog izvora |
Standard se mijenja tijekom vremena | Ažurirajte videozapise uređivanjem skripte i zamijenite jedan korak umjesto da ponovno snimate |
Genpact je primijenio pristup “prvo snimanje” za uvođenje Workdayja u cijeloj tvrtki, pretvarajući snimljene sesije procesa i walkthroughove stručnjaka (SME) u više od 500 materijala za obuku u 20 radnih tokova na pet jezika, za 140.000 zaposlenika u 40 zemalja, u 3 mjeseca umjesto 12. Pročitajte Genpact customer story.
Preuzmite besplatni predložak standardizacije procesa
Otvorite predložak u Trupeeru, dodajte svoje lokacije, zabilježite trenutni proces svake od njih i zajedno dizajnirajte standard. Preuzmite besplatni predložak standardizacije procesa.
Povezani predlošci
Predložak dokumentacije procesa “kakvo jest”
Često postavljana pitanja
Što je predložak standardizacije procesa?
To je strukturirani dokument za dizajniranje i uvođenje jednog standardnog načina izvođenja procesa u timovima, na lokacijama ili poslovnim jedinicama, koji obuhvaća usporedbu trenutnog stanja, analizu varijacija, standard, dopuštene varijacije, uvođenje, obuku, mjere i upravljanje.
Koji su koraci u standardizaciji procesa?
Odaberite proces, imenujte globalnog vlasnika, zabilježite trenutni proces svake lokacije, analizirajte varijacije, dizajnirajte standard, dogovorite dopuštene varijacije, dokumentirajte ga, uvedite uz obuku, izmjerite pridržavanje i upravljajte promjenama.
Kako odlučujete koji proces postaje standard?
Usporedite procese svake lokacije koristeći dokaze poput snimki, količina i mjera izvedbe te izgradite standard na temelju najbolje prakse uz input sa svake lokacije.
Koja je razlika između standardizacije i harmonizacije procesa?
Ovi se pojmovi često koriste zajedno. Standardizacija obično znači jedan identičan proces svugdje; harmonizacija često dopušta više lokalnih varijacija uz usklađivanje ključnih koraka, kontrola i podataka.
Koje lokalne varijacije treba dopustiti?
Samo one koje imaju stvaran razlog, poput pravnih ili regulatornih zahtjeva ili ugovora s kupcima. Zabilježite svaku varijaciju s njezinim razlogom, odobravateljem i datumom pregleda.
Kako održavate standard procesa na snazi?
Mjerite pridržavanje, učinite standard lakim za praćenje uz videozapise i vodiče za posao, dajte jednom vlasniku ovlast nad promjenama, redovito ga pregledavajte i istražite svako odstupanje.
Kako standardizacija procesa pomaže ERP projektima?
Smanjuje broj varijanti procesa koje treba konfigurirati i testirati, daje ulaz za analizu fit-gap i dizajn globalnog predloška te čini obuku i podršku jednostavnijima.
Postoji li predložak standardizacije procesa u Wordu?
Da. Word je prikladan za odjeljke sažetka, standardnog procesa i upravljanja. Otvorite predložak u Trupeeru, prilagodite ga i izvezite u formatu koji vam treba.
Postoji li predložak standardizacije procesa u Excelu?
Da. Excel je prikladan za analizu varijacija i mjere pridržavanja na mnogim lokacijama. Prilagodite predložak u Trupeeru i izvezite ga ili kopirajte strukturu u Excel.
Postoji li predložak standardizacije procesa u PDF-u?
Da. Izvezite odobreni standard kao PDF za potpisivanje i dijeljenje te zadržite uređivu verziju kao glavnu.
Je li predložak standardizacije procesa besplatan?
Da. Registrirajte se besplatno kako biste otvorili predložak u Trupeeru, prilagodili ga i izvezli.
Mogu li usporediti procese lokacija pomoću snimki zaslona?
Da. Snimite proces na svakoj lokaciji, a Trupeer pretvara svaku snimku u dokument korak-po-korak, tako da možete usporediti korake “rame uz rame” i dizajnirati standard na temelju dokaza.
