Use this template
Prije nego što možete poboljšati, automatizirati, delegirati ili zamijeniti neki proces, morate znati kako se on stvarno odvija danas. Ne kako bi se trebao odvijati prema politici, niti kako ga ljudi opisuju na radionici, nego stvarne korake, sustave, proračunske tablice sa strane i iznimke koje poznaju samo iskusni ljudi. Predložak dokumentacije procesa kakav jest (as-is) daje vam dosljedan način da sve to zabilježite, tako da svaka kasnija odluka polazi od iste točne slike.
Ovaj besplatni predložak dokumentacije procesa kakav jest (as-is) pokriva opseg procesa, uloge, sustave, aktivnosti korak-po-korak, ulaze i izlaze, kontrole, iznimke, količine, vremenske okvire i probleme, uz popunjen primjer. Osmišljen je da se dovrši na temelju snimke stvarnog rada: zabilježite osobu koja obavlja proces i pretvorite snimku u dokument as-is. Kopirajte strukturu ispod ili je otvorite u Trupeeru i prilagodite je.
Što je predložak dokumentacije procesa kakav jest (as-is)?
Predložak dokumentacije procesa kakav jest (as-is) strukturirani je dokument za bilježenje načina na koji se poslovni proces trenutno odvija. U njemu se bilježi tko radi što, kojim redoslijedom, u kojim sustavima, s kojim ulazima, izlazima i kontrolama, kao i iznimke, zaobilazna rješenja, količine i problemi koji utječu na izvedbu. Rezultat je polazna osnova za poboljšanje, automatizaciju, implementaciju sustava, outsourcing ili obuku.
As-is opisuje sadašnje stanje; to-be opisuje budući dizajn. Za razliku između njih pogledajte as-is vs to-be proces.
Zašto dokumentirati proces kakav jest (as-is)?
Otkriva što se stvarno događa, uključujući zaobilazna rješenja i ručne korake koje politike ne prikazuju.
Utemeljuje poboljšanja na dokazima, tako da promjene rješavaju stvarne probleme.
Početna je točka za projekte sustava, od zahtjeva do fit-gap analize.
Štiti znanje koje drži nekolicina iskusnih ljudi.
Pomaže kod prijelaza i outsourcinga, kada se rad premješta između timova.
Osigurava polaznu osnovu za mjerenje poboljšanja u odnosu na nju.
Tko koristi predložak dokumentacije procesa kakav jest (as-is)?
Poslovni analitičari i timovi za izvrsnost procesa mapiraju postojeće procese.
Timovi za implementaciju ERP-a i sustava pripremaju zahtjeve i fit-gap analizu.
Timovi zajedničkih usluga, GBS-a i BPO-a dokumentiraju rad prije prijelaza.
Voditelji operacija traže prilike za poboljšanje i automatizaciju.
Revizori i timovi za rizike provjeravaju kako kontrole funkcioniraju u praksi.
Timovi za obuku kojima treba objasniti što se mijenja u odnosu na današnje stanje.
Pregled predloška dokumentacije procesa kakav jest (as-is)
Predložak započinje sažetkom procesa: naziv, vlasnik, opseg, okidač, ishod i snimka iz koje je zabilježeno. Zatim slijede uloge i sustavi. Središte je tablica aktivnosti korak-po-korak s ulogom, sustavom, radnjom, ulazima, izlazima i vremenom za svaki korak. Odvojeni odjeljci pokrivaju kontrole, iznimke i zaobilazna rješenja, količine i vremenske okvire, probleme i ideje za poboljšanje. Svaki je odjeljak moguće uređivati, pa možete dodati stupce za vlastitu analizu.
Kako prilagoditi ovaj predložak u Trupeeru
Korak 1: Otvorite odjeljak Predlošci
Idite na odjeljak Predlošci iz glavne navigacije.
Korak 2: Odaberite i otvorite predložak
Kliknite na bilo koji predložak s kojim želite raditi da biste ga otvorili.
Korak 3: Proširite prikaz predloška
Ako je potrebno, proširite prikaz predloška kako biste jasno vidjeli cijeli raspored i pojedinosti.
Korak 4: Uredite predložak
Kliknite na Uredi kako biste započeli s izmjenama odabranog predloška.
U uređivaču možete:
Dodati nove odjeljke
Definirati ili ažurirati pravila oblikovanja
Dodati logotip i prilagoditi njegov položaj te povezana postavke
Korak 5: Spremite svoj prilagođeni predložak
Nakon što napravite sve potrebne promjene, kliknite na Spremi kako biste ažurirani predložak pohranili kao svoj.
Korak 6: Pregledajte i dodatno doradite predložak
Kada želite vidjeti kako izgleda vaš prilagođeni predložak, otvorite Pregled.
Sa zaslona pregleda možete po potrebi nastaviti s prilagodbama izravno, osiguravajući da se predložak prikazuje točno onako kako želite.
Uz predložak dokumentacije procesa kakav jest (as-is) možete:
Zabilježiti stvarni proces, a ne idealiziranu verziju.
Dokumentirati svaki proces na isti način, kako biste ih mogli usporediti.
Učiniti iznimke i zaobilazna rješenja vidljivima.
Započeti projekte poboljšanja, automatizacije i sustava na temelju dokaza.
Sačuvati stručna znanja kada ljudi prijeđu na druge zadatke.
Što predložak dokumentacije procesa kakav jest (as-is) mora sadržavati
Odjeljak | Što pokriva |
|---|---|
Sažetak procesa | Naziv, ID, vlasnik, opseg, okidač i ishod |
Izvor | Snimka, intervju ili opažanje na kojem se dokument temelji, s datumom |
Uloge | Tko obavlja, odobrava i s kim se konzultira u svakom koraku |
Sustavi i alati | ERP, CRM, proračunske tablice, e-pošta i drugi alati koji se koriste |
Koraci aktivnosti | Svaki korak s ulogom, sustavom, radnjom, ulazima, izlazima i vremenom |
Točke odluke | Gdje se proces grana i prema kojem pravilu |
Kontrole | Odobrenja, provjere i usklađivanja |
Iznimke i zaobilazna rješenja | Što se događa kada standardni put ne vrijedi |
Količine i vremenski okviri | Koliko često, koliko i koliko traje |
Problemi | Što je sporo, sklono pogreškama ili frustrirajuće |
Ideje za poboljšanje | Prilike uočene tijekom snimanja |
Validacija | Tko je potvrdio da dokument odražava stvarnost i kada |
Besplatni predložak dokumentacije procesa kakav jest (as-is): struktura za kopiranje
Kopirajte strukturu ispod u svoj dokument ili je otvorite u Trupeeru i prilagodite je.
1. Sažetak procesa. Naziv procesa: [name]. ID procesa: [ID]. Vlasnik: [role]. Opseg: [počinje kada … završava kada …]. Okidač: [event]. Ishod: [result].
2. Izvor. Zabilježeno iz: [recording link, interview ili observation]. Izvršitelj: [role]. Datum: [date].
3. Uloge.
Uloga | Odgovornosti u ovom procesu |
|---|---|
[Role] | [What they do] |
4. Sustavi i alati. [ERP, proračunske tablice, e-pošta, zajednički pogoni, drugi alati.]
5. Koraci aktivnosti.
Korak | Uloga | Sustav | Radnja | Ulazi | Izlazi | Vrijeme |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
2 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
6. Točke odluke. [U koraku X, ako je uvjet A tada …, inače …]
7. Kontrole. [Odobrenja, provjere, usklađivanja i tko ih provodi.]
8. Iznimke i zaobilazna rješenja.
Iznimka ili zaobilazno rješenje | Kada se događa | Što ljudi rade | Koliko često |
|---|---|---|---|
[Exception] | [Trigger] | [Workaround] | [Frequency] |
9. Količine i vremenski okviri. Količina: [po danu, tjednu ili mjesecu]. Ciklus: [od početka do kraja]. Vrhunac: [kraj razdoblja, sezonski].
10. Problemi. [Što je sporo, ručno, sklono pogreškama ili frustrirajuće.]
11. Ideje za poboljšanje. [Prilike uočene, npr. uklanjanje koraka, automatizacija ili standardizacija.]
12. Validacija. Pregledao/la: [process owner]. Datum: [date].
Primjer dokumentacije procesa kakav jest (as-is): obrada računa dobavljača
Evo kako bi dio dokumenta as-is mogao izgledati za obradu računa dobavljača. Pojedinosti su ilustrativne.
Sažetak procesa. Obrada računa dobavljača. Vlasnik: voditelj AP-a. Počinje kada račun stigne; završava kada je evidentiran ili odbijen. Zabilježeno iz snimke u kojoj AP službenik obrađuje račune za taj dan.
Korak | Uloga | Sustav | Radnja | Vrijeme |
|---|---|---|---|---|
1 | AP službenik | E-pošta | Preuzmite račune iz zajedničkog sandučića i spremite u mapu | 2 min |
2 | AP službenik | Proračunska tablica | Zabilježite svaki račun u tablici za praćenje | 1 min |
3 | AP službenik | ERP | Ručno unesite podatke s računa | 4 min |
4 | AP službenik | ERP | Uskladite s narudžbenicom (PO) i potvrdom o primitku robe | 2 min |
5 | AP službenik | E-pošta | Ako postoji razlika u cijeni, pošaljite e-poštu kupcu i pričekajte odgovor | Razlikuje se |
6 | AP službenik | ERP | Evidentirajte račun nakon što kupac potvrdi | 1 min |
Iznimke i zaobilazna rješenja. Računi bez narudžbenice (PO) prosljeđuju se osobi koja je zatražila putem e-pošte. Razlike u cijeni prate se u zasebnom stupcu proračunske tablice. Neki dobavljači šalju račune pojedinačnim kupcima, koji ih prosljeđuju nekoliko dana kasnije.
Problemi. Ručni unos podataka, traženje odobrenja putem e-pošte, nema uvida u račune koji čekaju kupce.
Ideje za poboljšanje. Automatski zabilježite podatke s računa, usmjerite odstupanja kroz ERP tijek rada i objavite jedan sandučić za račune svim dobavljačima.
Kako zabilježiti as-is snimanjem
Intervjui i radionice oslanjaju se na pamćenje, a ljudi zaborave iznimke, proračunske tablice sa strane i korake koje rade automatski. Snimanje stvarnog rada brže je i točnije:
Odaberite osobu koja proces obavlja najčešće, a ne menadžera koji ga nadzire.
Zabilježite kako obavlja stvarni zadatak, u stvarnim sustavima, opisujući što radi i zašto.
Zamolite je da pokaže iznimke i proračunske tablice ili e-poruke koje koristi izvan sustava.
Pretvorite snimku u dokument korak-po-korak pomoću Trupeerovog AI screen recordera, a zatim popunite preostale odjeljke predloška.
Dodajte količine, vremenske okvire i probleme iz izvještaja sustava i kratkog razgovora.
Validirajte dokument s vlasnikom procesa i drugom osobom koja obavlja posao.
Za pitanja koja trebate postaviti uz snimku koristite checklistu za otkrivanje procesa.
Koliko detalja treba imati dokumentacija as-is?
Razina | Što opisuje | Kada je koristiti |
|---|---|---|
End-to-end proces | Cijeli proces od okidača do ishoda, u nekoliko faza | Definiranje opsega i prioritetizacija |
Proces | Glavni koraci i uloge | Većina projekata poboljšanja i sustava |
Razina zadatka i zaslona | Svaki klik, polje i odluka | Zadaci s velikim volumenom, visokim rizikom ili puno iznimaka, automatizacija i obuka |
Idite na razinu zadatka samo tamo gdje je to važno. Za većinu procesa razina procesa s zabilježenim iznimkama dovoljna je.
Kako se koristi dokumentacija as-is
Primjena | Kako as-is pomaže |
|---|---|
Implementacije ERP-a i sustava | Polazna osnova za zahtjeve i fit-gap analizu; koristite predložak fit-gap analize |
Poboljšanje procesa | Pokazuje odakle dolaze vrijeme, pogreške i ponovni rad |
Automatizacija | Otkriva ručne, pravilima vođene korake koji se mogu automatizirati |
Prijelazi i outsourcing | Primajućem timu daje cjelovitu sliku posla |
Revizija i kontrole | Pokazuje kako kontrole funkcioniraju u praksi |
Obuka | Objašnjava što se mijenja u odnosu na današnje stanje u novom procesu |
Za automatizaciju posebno pogledajte kako prepoznati prilike za automatizaciju u dokumentiranim procesima.
Kako analizirati proces as-is
Nakon što je as-is dokumentiran, potražite obrasce koji upućuju na poboljšanja:
Na što obratiti pozornost | Što to obično znači |
|---|---|
Koraci koji se obavljaju izvan glavnog sustava | Praznine u sustavu ili njegovoj konfiguraciji |
Podaci se unose više puta | Kandidati za integraciju ili automatizaciju |
Vrijeme čekanja između koraka | Uska grla pri predaji ili odobrenju |
Česte iznimke | Nejasna pravila, loši podaci iz prethodnih koraka ili proces koji ne odgovara stvarnosti |
Korake može obaviti samo jedna osoba | Rizik vezan uz znanje i potreba za obukom |
Provjere koje opetovano otkrivaju istu pogrešku | Problem koji treba riješiti na izvoru |
Zabilježite što ste pronašli u odjeljcima s problemima i idejama za poboljšanje, uz dokaze iz snimke.
Dokumentacija as-is za prijelaze i outsourcing
Kada se posao premješta između timova, lokacija ili pružatelja usluga, dokument as-is postaje temelj prijenosa znanja. Primajući tim treba svaki korak, iznimku, kontakt i pristup sustavu, a ne sažetak. Zabilježite kako trenutni tim obavlja svaki proces, uključujući zadatke na kraju mjeseca i rijetke zadatke, i koristite dokumente kao referencu tijekom shadowinga i reverse shadowinga. analiza praznina u prijenosu znanja pomaže potvrditi da ništa nije propušteno prije nego što primajući tim preuzme odgovornost.
Dokumentacija as-is za ERP projekte
U implementaciji ERP-a as-is se bilježi rano, prije radionica za dizajn, i postaje dokaz iza svakog zahtjeva. Pokazuje koje trenutne korake, izvještaje i zaobilazna rješenja novi sustav mora obraditi te koliko će se promijeniti rad svake uloge. Za potpunu metodu pogledajte SAP S/4HANA transformacija: prvo dokumentirajte procese kakvi jesu (as-is).
Formati za dokumentaciju procesa as-is
Dokument s tablicama koraka odgovara većini procesa i to je ono što koristi ovaj predložak.
Mapa procesa ili dijagram toka odgovara prikazu end-to-end, posebno kada postoji više uloga i predaja.
Proračunska tablica odgovara velikim popisima procesa, s količinama, vremenskim okvirima i vlasnicima.
Snimka i video odgovaraju bilježenju stvarnog rada i prikazivanju drugima.
Najbolje prakse za dokumentaciju procesa as-is
Zabilježite stvarni rad, a ne opis.
Zabilježite iznimke i zaobilazna rješenja, gdje se većina problema skriva.
U bilješkama navedite alate izvan glavnog sustava, poput proračunskih tablica i e-pošte.
Izmjerite, nemojte nagađati, količine i vremenske okvire gdje god možete.
Validirajte s ljudima koji obavljaju posao.
Ne popravljajte proces dok ga dokumentirate. Zabilježite ga kakav jest, a zatim ga poboljšajte.
Uobičajene pogreške koje treba izbjegavati
Dokumentiranje politike umjesto prakse.
Intervjuiranje menadžera umjesto ljudi koji obavljaju posao.
Izostavljanje iznimki i zaobilaznih rješenja.
Odlazak na razinu zaslona svugdje, pa dokumentacija nikad ne bude gotova.
Ostavljanje dokumentacije as-is neiskorištenom umjesto da je koristite za poboljšanja, dizajn i obuku.
Checklist za dokumentaciju procesa as-is
Opseg, okidač, ishod i vlasnik su definirani.
Dokument se temelji na snimci ili opažanju, uz navedeni izvor.
Navedene su uloge i sustavi, uključujući alate sa strane.
Svaki korak ima ulogu, sustav, radnju, ulaze, izlaze i vrijeme.
Točke odluke i kontrole su dokumentirane.
Iznimke i zaobilazna rješenja zabilježeni su uz učestalost.
Zabilježeni su količine, vremenski okviri i problemi.
Vlasnik procesa potvrdio je dokument.
Kako Trupeer pomaže da zabilježite as-is snimanjem
Izazov as-is | Kako Trupeer pomaže |
|---|---|
Intervjui propuštaju korake i iznimke | Zabilježite stvarni rad, a Trupeer ga pretvara u dokument korak-po-korak sa snimkama zaslona i videozapisom |
Dokumentiranje traje tjednima analitičarskog vremena | Jedna snimka postaje nacrt dokumenta as-is za nekoliko minuta |
Znanje je kod nekolicine stručnjaka | Snimke čuvaju znanje kada ljudi prijeđu na druge zadatke |
Timovi u više zemalja obavljaju isti proces na različite načine | Zabilježite svaku lokaciju i usporedite dokumente jedan uz drugi |
As-is i obuka su odvojeni projekti | Isti pristup snimanju stvara obuku za novi proces |
Genpact je primijenio ovaj pristup snimanja prvo za uvođenje Workdayja u cijeloj tvrtki, pretvarajući snimljene sesije procesa i walkthroughove stručnjaka (SME) u više od 500 materijala za obuku u 20 radnih tokova na pet jezika, za 140.000 zaposlenika u 40 zemalja, u 3 mjeseca umjesto 12. Pročitajte priču o Genpactu za klijente.
Za opći format dokumentacije procesa izvan as-isa pogledajte predložak dokumentacije procesa.
Preuzmite besplatni predložak dokumentacije procesa as-is
Otvorite predložak u Trupeeru, zabilježite svoj prvi proces i pretvorite ga u dokument as-is koji možete podijeliti i validirati. Preuzmite besplatni predložak dokumentacije procesa as-is.
Povezani predlošci
Predložak matrice sljedivosti zahtjeva
Često postavljana pitanja
Što je predložak dokumentacije procesa kakav jest (as-is)?
To je strukturirani dokument za bilježenje načina na koji proces funkcionira danas, koji pokriva opseg, uloge, sustave, korake, ulaze i izlaze, točke odluke, kontrole, iznimke, količine, vremenske okvire, probleme i validaciju.
Koja je razlika između dokumentacije as-is i to-be procesa?
Dokumentacija as-is bilježi kako proces funkcionira danas. Dokumentacija to-be opisuje kako će funkcionirati nakon promjene. As-is je polazna osnova na temelju koje je dizajniran to-be.
Kako dokumentirate proces kakav jest (as-is)?
Definirajte opseg, zabilježite osobu koja obavlja proces dok radi stvarni posao, pretvorite snimku u dokumentaciju korak-po-korak, dodajte kontrole, iznimke, količine i probleme te je validirajte s vlasnikom procesa.
Zašto snimati as-is umjesto intervjuiranja?
Snimke pokazuju što ljudi stvarno rade, uključujući iznimke, zaobilazna rješenja i alate sa strane koje se često zaboravi spomenuti u intervjuima. Intervjui su i dalje korisni za kontekst i količine.
Koliko detaljna treba biti dokumentacija as-is?
Obično na razini procesa uz napomenu iznimki. Idite na razinu zadatka i zaslona samo za zadatke s velikim volumenom, visokim rizikom ili puno iznimaka, ili kada planirate automatizirati ili obučavati.
Tko treba dokumentirati proces kakav jest (as-is)?
Poslovni analitičari ili timovi za izvrsnost procesa, uz rad s ljudima koji obavljaju proces i uz validaciju od vlasnika procesa.
Postoji li predložak dokumentacije procesa as-is u Wordu?
Da. Word odgovara tablicama koraka i narativnim odjeljcima. Otvorite predložak u Trupeeru, prilagodite ga i izvezite u formatu koji vam treba.
Postoji li predložak dokumentacije procesa as-is u Excelu?
Da. Excel odgovara popisima procesa i tablicama koraka s količinama i vremenskim okvirima. Prilagodite predložak u Trupeeru i izvezite ga ili kopirajte strukturu u Excel.
Postoji li predložak dokumentacije procesa as-is u PDF-u?
Da. Izvezite validirani dokument kao PDF za potpisivanje i dijeljenje te zadržite uređivu verziju kao glavnu.
Je li predložak dokumentacije procesa as-is besplatan?
Da. Registrirajte se besplatno kako biste otvorili predložak u Trupeeru, prilagodili ga i izvezli.
Što biste trebali napraviti nakon dokumentiranja as-isa?
Analizirajte ga za probleme i prilike, dizajnirajte to-be proces i koristite ga kao polaznu osnovu za zahtjeve, automatizaciju, obuku i mjerenje poboljšanja.
Mogu li stvoriti dokumentaciju as-is iz snimke zaslona?
Da. Zabilježite osobu koja obavlja proces, a Trupeer pretvara snimku u dokument as-is korak-po-korak sa snimkama zaslona i videozapisom.
