Eine gut formulierte Anwesenheitsrichtlinie hält alle darüber auf dem gleichen Stand, was Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen, Verspätungen und Abwesenheiten betrifft. Mit Trupeer können Sie Stunden bei der HR-Dokumentation sparen, indem Sie mit einer Vorlage für eine Mitarbeiter-Anwesenheitsrichtlinie starten, sie mit Ihren Brand Guidelines anpassen und die Richtlinie in einen klaren Video-Explaner umwandeln, den Ihr Team tatsächlich ansehen kann – statt nur darüber zu überfliegen.

Die meisten Probleme bei der Anwesenheit sind Definitionsprobleme. Niemand hat festgehalten, was als verspätet gilt, wie weit im Voraus eine Abwesenheit gemeldet werden muss oder was bei dem vierten Vorfall passiert. So improvisieren Führungskräfte, Mitarbeitende vergleichen Notizen – und die Inkonsistenz wird zur eigentlichen Richtlinie.

Unten finden Sie den vollständigen Text einer Anwesenheitsrichtlinie, den Sie direkt in Ihr Handbuch kopieren können. Alle unternehmensspezifischen Details sind in eckigen Klammern markiert. Füllen Sie sie aus, wählen Sie Ihr Durchsetzungsmodell, lassen Sie es prüfen und geben Sie es aus.

Vorlage für die Anwesenheitsrichtlinie herunterladen

Kostenlos, editierbar, ohne Wasserzeichen, ohne Zuweisung erforderlich.

So passen Sie diese Vorlage in Trupeer an

Schritt 1: Öffnen Sie den Bereich „Vorlagen“

Gehen Sie im Hauptmenü zum Bereich „Vorlagen“.

Schritt 2: Wählen und öffnen Sie eine Vorlage

Klicken Sie auf eine beliebige Vorlage, mit der Sie arbeiten möchten, um sie zu öffnen.

Schritt 3: Ansicht der Vorlage erweitern

Falls nötig, erweitern Sie die Vorlagenansicht, um das vollständige Layout und die Details klar zu sehen.

Schritt 4: Vorlage bearbeiten

Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um mit der Modifikation der ausgewählten Vorlage zu beginnen.

Im Editor können Sie:

• Neue Abschnitte hinzufügen

• Formatierungsregeln definieren oder aktualisieren

• Ein Logo hinzufügen und Position sowie zugehörige Einstellungen anpassen

Schritt 5: Speichern Sie Ihre angepasste Vorlage

Nachdem Sie alle notwendigen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Speichern“, um die aktualisierte Vorlage als Ihre eigene zu sichern.

Schritt 6: Vorschau ansehen und Vorlage feinjustieren

Wenn Sie sehen möchten, wie Ihre angepasste Vorlage aussieht, öffnen Sie die Vorschau.

Ausgehend vom Vorschau-Bildschirm können Sie bei Bedarf weiterhin direkt Anpassungen vornehmen – damit die Vorlage genau so erscheint, wie Sie es möchten.

Vollständiger Richtlinientext

Kopieren Sie alles unten. Ersetzen Sie den Text in Klammern durch Ihre Angaben. Löschen Sie Abschnitte, die nicht zutreffen.

[COMPANY NAME] ANWESENHEITSRICHTLINIE

Gültig ab: [date] · Anwendbar für: [alle Mitarbeitenden / Mitarbeitende auf Stundenbasis / bestimmte Standorte] · Richtlinieninhaber: [HR Manager] · Version: [1.0]

1. Zweck

Regelmäßige und verlässliche Anwesenheit ist entscheidend für die Abläufe von [Company Name] und für die Arbeitsbelastung der Kolleginnen und Kollegen, die sich gegenseitig brauchen. Diese Richtlinie legt unsere Erwartungen an Anwesenheit und Pünktlichkeit fest, wie eine Abwesenheit zu melden ist, und welche Konsequenzen eintreten, wenn diese Erwartungen nicht erfüllt werden. Sie existiert, damit Erwartungen klar sind und konsequent angewendet werden.

2. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden von [Company Name], einschließlich Vollzeit-, Teilzeit-, befristeter und saisonaler Mitarbeitender [und Auftragnehmer, sofern dies in ihrer Vereinbarung festgelegt ist]. Wenn eine Tarifvereinbarung gilt, haben die Bestimmungen dieser Vereinbarung Vorrang.

3. Begriffsbestimmungen

• Geplante Schicht: Die Arbeitszeiten, für die eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im Dienstplan eingeplant ist, wie in [scheduling system] veröffentlicht.

• Verspätung: Das Eintreffen mehr als [5] Minuten nach der geplanten Startzeit.

• Frühzeitiges Verlassen: Das Verlassen mehr als [5] Minuten vor der geplanten Endzeit ohne vorherige Genehmigung.

• Abwesenheit: Das Ausbleiben der Arbeit für eine geplante Schicht.

• Entschuldigte Abwesenheit: Eine im Voraus genehmigte Abwesenheit oder eine unvorhergesehene Abwesenheit, die gemäß Abschnitt 5 gemeldet und – sofern erforderlich – durch Unterlagen belegt wird.

• Unentschuldigte Abwesenheit: Eine nicht im Voraus genehmigte Abwesenheit und nicht gemäß Abschnitt 5 gemeldet.

• Kein Anruf/kein Erscheinen: Das Nichterscheinen zu einer geplanten Schicht, ohne [Company Name] innerhalb von [2] Stunden nach Beginn der Schicht zu benachrichtigen.

• Vorkommnis: Ein einzelner Fall von Verspätung, frühzeitigem Verlassen oder Abwesenheit, unabhängig von der Dauer. [Aufeinanderfolgende Abwesenheitstage für einen einzelnen fortlaufenden Grund zählen als ein Vorkommnis.]

4. Erwartungen an die Anwesenheit

Von Mitarbeitenden wird erwartet, dass sie:

• Zu ihrer zugewiesenen Arbeitsstätte erscheinen oder – sofern zutreffend – remote verfügbar sind, und zwar zu ihrer geplanten Startzeit und arbeitsbereit.

• Ihre gesamte geplante Schicht arbeiten, einschließlich der Einhaltung der geplanten Pausendauer.

• Vor jeder Änderung des Dienstplans, einem Schichttausch oder einem frühzeitigen Verlassen die Genehmigung von [ihrem Vorgesetzten] einholen.

• Die Arbeitszeit korrekt in [timekeeping system] erfassen. Das Erfassen der Arbeitszeit für eine andere Mitarbeiterin oder einen anderen Mitarbeiter oder das Bitten einer Kollegin oder eines Kollegen, dies zu tun, ist eine schwerwiegende disziplinarische Angelegenheit.

5. Meldung einer Abwesenheit oder Verspätung

• Voraussehbare Abwesenheit muss mindestens [14] Tage im Voraus über [system or process] beantragt werden.

• Unvorhergesehene Abwesenheit muss [manager / attendance line / system] mindestens [2] Stunden vor der geplanten Startzeit gemeldet werden oder – im Notfall – so schnell wie möglich.

• Die Benachrichtigung muss von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter selbst kommen, sofern sie oder er nicht physisch dazu in der Lage ist; in diesem Fall kann ein Familienmitglied oder eine Vertretung in ihrem oder seinem Namen melden.

• Textnachricht [ist / ist nicht] als Benachrichtigung akzeptabel. Eine reine Sprachmail [ist / ist nicht] als Benachrichtigung akzeptabel.

• Mitarbeitende müssen jeden Tag einer fortlaufenden Abwesenheit melden, sofern kein Rückkehrdatum mit [ihrem Vorgesetzten] vereinbart wurde.

6. Nachweise

[Company Name] kann Nachweise anfordern für:

• Abwesenheit von mehr als [3] aufeinanderfolgenden geplanten Schichten.

• Abwesenheit im Zusammenhang mit einem Feiertag, am Wochenende oder bei einer zuvor abgelehnten Urlaubsanfrage.

• Ein Muster von Abwesenheit, das eine angemessene Besorgnis begründet.

Anforderungen an Nachweise werden konsequent angewendet und überschreiten nicht das, was nach geltendem Recht zulässig ist. Medizinische Informationen werden vertraulich behandelt und getrennt von der Personalakte gespeichert.

7. Entschuldigte und unentschuldigte Abwesenheit

Abwesenheiten gelten als entschuldigt, wenn sie im Voraus genehmigt wurden, gemäß Abschnitt 5 gemeldet werden, als angesammelter bezahlter Freizeitausgleich genommen werden oder gesetzlich nach Abschnitt 10 geschützt sind. Abwesenheiten gelten als unentschuldigt, wenn sie nicht gemäß Abschnitt 5 gemeldet werden, wenn Nachweise angefordert werden und nicht innerhalb von [5] Geschäftstagen bereitgestellt werden oder wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter den verfügbaren bezahlten Freizeitausgleich aufgebraucht hat und kein geschützter Urlaub gilt.

8. Kein Anruf/kein Erscheinen und Arbeitsaufgabe

Kein Anruf/kein Erscheinen wird als unentschuldigte Abwesenheit behandelt und unterliegt einer sofortigen disziplinarischen Maßnahme.

[Zwei] aufeinanderfolgende Vorkommnisse von keinem Anruf/keinem Erscheinen werden als freiwillige Kündigung und Arbeitsaufgabe behandelt, es sei denn, die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter erbringt den Nachweis, dass sie oder er nicht in der Lage war, eine Benachrichtigung zu geben. [Company Name] wird [einen] dokumentierten Versuch unternehmen, die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter zu kontaktieren, bevor die Beschäftigung als beendet behandelt wird.

9. Durchsetzung und disziplinarische Schritte

[Company Name] verwendet das [points-based / progressive discipline / written warning]-Modell, das in Abschnitt 9a unten beschrieben ist. Disziplinarische Maßnahmen werden konsequent angewendet und schriftlich dokumentiert. Nichts in diesem Abschnitt verändert – sofern anwendbar – die jederzeitige Kündbarkeit der Beschäftigung.

9a. [Wählen Sie ein Modell aus und behalten Sie es, löschen Sie die anderen]

Option A: Punktbasiertes (No-Fault-)System

Punkte [laufen 12 Monate nach dem Datum des Vorkommnisses ab / rollen auf Basis eines rollierenden 12-Monats-Zeitraums aus].

Option B: Progressive Disziplin

Option C: Prozess für schriftliche Verwarnungen

Bedenken zur Anwesenheit werden durch ein dokumentiertes Gespräch adressiert, gefolgt von einer schriftlichen Verwarnung, einer letzten schriftlichen Verwarnung und anschließend einer Beendigung, falls das Muster fortbesteht. Führungskräfte müssen [HR] konsultieren, bevor sie irgendeine schriftliche Verwarnung aussprechen.

10. Geschützter Urlaub und Anpassungen

Nichts in dieser Richtlinie schränkt die Rechte einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters nach geltendem Recht ein. Abwesenheiten, die gesetzlich geschützt sind, werden nicht als Vorkommnisse oder Punkte gemäß Abschnitt 9 gezählt. Geschützte Abwesenheiten können – je nach Rechtsraum und Anspruchsberechtigung – Folgendes umfassen:

• Urlaub nach dem Family and Medical Leave Act (FMLA).

• Angemessene Anpassungen nach dem Americans with Disabilities Act (ADA), einschließlich geänderter Dienstpläne oder zusätzlichem Urlaub.

• Gesetzlich geregelter bezahlter Krankheitsurlaub, Familienurlaub und Urlaub bei häuslicher Gewalt.

• Dienst als Geschworene/r, Urlaub zur Stimmabgabe und Militärurlaub.

• Abwesenheit aufgrund von Leistungen der gesetzlichen Unfallversicherung.

• Abwesenheit und Anpassungen im Zusammenhang mit Schwangerschaft.

Mitarbeitende, die eine Anpassung benötigen, sollten [HR contact] kontaktieren. Führungskräfte, die eine Anfrage erhalten, müssen sie an [HR] weiterleiten, statt selbst darüber zu entscheiden.

11. Rechte der Mitarbeitenden und Einsprüche

Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter kann innerhalb von [10] Geschäftstagen eine Überprüfung jeder Maßnahme im Zusammenhang mit der Anwesenheit anfordern, indem sie oder er [HR contact] kontaktiert. [Company Name] wird keine Vergeltungsmaßnahmen gegen irgendeine Mitarbeiterin oder irgendeinen Mitarbeiter ergreifen, die oder der einen Hinweis gemäß dieser Richtlinie meldet, geschützten Urlaub beantragt oder eine Anpassung anfordert.

12. Bestätigung

Ich bestätige, dass ich die [Company Name] Anwesenheitsrichtlinie erhalten, gelesen und verstanden habe. Ich verstehe, dass das Nichterfüllen dieser Erwartungen zu disziplinarischen Maßnahmen führen kann – bis hin zur und einschließlich der Beendigung der Beschäftigung.

Name der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters: [ ] · Unterschrift: [ ] · Datum: [ ] · Vorgesetzte/r: [ ]

Ende des Richtlinientexts.

Bitte lesen: Diese Vorlage wird zu allgemeinen Informationszwecken bereitgestellt und stellt keine Rechtsberatung dar. Anwesenheitsrichtlinien stehen im Zusammenhang mit FMLA, ADA, Gesetzen zum Urlaub auf Bundes- und Landesebene und in einigen Fällen mit Tarifvereinbarungen. Lassen Sie diese Richtlinie vor der Einführung von qualifizierter Rechtsberatung für Beschäftigungsrecht oder Ihrem HR-Berater prüfen.

Was die Richtlinie abdeckt

• Zweck und Geltungsbereich, einschließlich der Beschäftigungsarten, auf die sie anwendbar ist.

• Begriffsbestimmungen, damit „verspätet“ und „Abwesenheit“ dasselbe bedeuten und nicht mehrere Dinge.

• Erwartungen an die Anwesenheit, einschließlich Zeiterfassung.

• Meldung von Abwesenheiten, mit Meldefristen und akzeptablen Benachrichtigungsmethoden.

• Nachweise und die Grenzen für das Anfordern.

• Entschuldigte und unentschuldigte Abwesenheit, definiert im Abgleich mit den Melde-Regeln.

• Kein Anruf/kein Erscheinen und Arbeitsaufgabe, einschließlich der Anforderung zum Kontaktversuch.

• Die disziplinarische Eskalationsstufe in drei auswählbaren Modellen.

• Geschützter Urlaub und Anpassungen, damit geschützte Abwesenheit nicht gezählt wird.

• Einsprüche und Schutz vor Vergeltung.

• Unterschriebene Bestätigung, die es in der Praxis durchsetzbar macht.

Wählen Sie Ihr Durchsetzungsmodell

Abschnitt 9a bietet drei Modelle. Das ist die folgenreichste Entscheidung im Dokument, und wenn Sie das falsche auswählen, kommt es zu den meisten Fehlern bei Anwesenheitsrichtlinien.

Das punktbasierte Modell ist in Umgebungen auf Stundenbasis am häufigsten, weil es die Notwendigkeit entfernt, zu beurteilen, ob ein Grund „gut genug“ ist. Das ist auch sein Risiko: Ein System, das Gründe ignoriert, zählt eine nach FMLA geschützte Abwesenheit, sofern Sie es nicht ausdrücklich daran hindern. Genau dafür gibt es Abschnitt 10 – und er sollte nicht gelöscht werden.

Beispiel für eine Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeitende auf Stundenbasis

Belegschaften auf Stundenbasis und schichtbasierte Teams brauchen strengere Regeln als Teams mit Gehalt, denn eine fehlende Person in einer Schicht ist ein unmittelbares operatives Problem – statt ein neu zu terminierendes Meeting. Wenn Ihre Belegschaft auf Stundenbasis arbeitet, passen Sie wie folgt an.

• Verkürzen Sie das Zeitfenster für die Vorabmeldung. Zwei Stunden vor Schichtbeginn statt am selben Geschäftstag, da eine Vertretung organisiert werden muss.

• Benennen Sie den Benachrichtigungskanal ganz genau. Eine einzelne Anwesenheits-Hotline oder App – nicht „informieren Sie Ihren Vorgesetzten“. Schichtübergaben verlieren Nachrichten.

• Nutzen Sie das punktbasierte Modell. Es lässt sich über Standorte und Schichten hinweg skalieren und beseitigt die Inkonsistenz, wenn unterschiedliche Vorgesetzte denselben Grund unterschiedlich bewerten.

• Definieren Sie Verspätung in Minuten, nicht nach Eindruck. Fünf Minuten, gemessen über das Zeiterfassungssystem.

• Schichttauschszenarien ausdrücklich abdecken. Wer genehmigt sie, wie weit im Voraus, und ob ein Tausch, der nicht zustande kommt, gegen die Person zählt, die ihn organisiert hat.

• Frühzeitiges Verlassen getrennt von Abwesenheit behandeln. In Umgebungen auf Stundenbasis ist das vorzeitige Gehen genauso störend wie das Nicht-Erscheinen.

• Seien Sie vorsichtig mit der Regel zur Essenspause. Längere unbezahlte Pausen sind ein Thema der Anwesenheit, aber das Arbeitsentgelt- und Arbeitszeitrecht regelt den Anspruch auf Pausen – daher halten Sie beides getrennt.

• Seien Sie präzise bei Rundungen. Wenn Ihr Zeiterfassungssystem rundet, sagen Sie wie – denn das beeinflusst, wann Verspätung erfasst wird.

Was ist eine Anwesenheitsrichtlinie?

Eine Anwesenheitsrichtlinie ist ein schriftliches Dokument, das festlegt, wann Mitarbeitende erwartet werden, am Arbeitsplatz zu sein, wie sie melden, wenn sie nicht können, und was passiert, wenn Erwartungen nicht erfüllt werden. Sie befindet sich normalerweise im Mitarbeiterhandbuch und wird schriftlich bestätigt.

Eine Vorlage für eine Anwesenheitsrichtlinie ist dieses Dokument mit der bereits ausgearbeiteten Struktur und den Klauseln, sodass Sie nur noch Ihre Meldefristen, Schwellen und Kontakte ausfüllen müssen. Die Begriffe Anwesenheits-Management-Richtlinie, Abwesenheitsrichtlinie und Verspätungsrichtlinie beschreiben dasselbe Dokument.

Was ist eine angemessene Anwesenheitsrichtlinie?

„Angemessen“ bedeutet durchsetzbar und vertretbar – nicht nachsichtig. Eine Richtlinie ist angemessen, wenn:

• Die Schwellen zur Arbeit passen. Eine Fünf-Minuten-Regel für Verspätung passt zu einer Produktionslinie. In einer Rolle mit Gehalt und flexiblen Arbeitszeiten wäre sie eher kleinlich.

• Sie das echte Leben berücksichtigt. Jeder gerät gelegentlich in Stau oder hat ein krankes Kind. Eine Richtlinie ohne Toleranz wird ignoriert – und eine ignorierte Richtlinie ist schlimmer als keine.

• Vorkommnisse ablaufen. Ein rollierendes 12-Monats-Fenster ist Standard. Punkte, die nie ablaufen, führen irgendwann zu Kündigungen für Dinge, die vor zwei Jahren passiert sind.

• Geschützte Abwesenheit ist ausgenommen. Nicht verhandelbar – und der häufigste schwerwiegende Fehler.

• Sie konsequent angewendet wird. Dass dasselbe Verhalten von unterschiedlichen Führungskräften unterschiedlich behandelt wird, macht aus einem Streit über Anwesenheit eine Diskriminierungsbehauptung.

• Sie klar genug ist, um sie vorherzusagen. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter sollte sie lesen und wissen können, woran er/sie ist.

Warum Sie eine Anwesenheitsrichtlinie brauchen

• Konsistenz. Dasselbe Verhalten führt zu derselben Reaktion – das ist sowohl fairer als auch deutlich besser vertretbar.

• Führungskräfte hören auf zu improvisieren. Ohne Richtlinie erfindet jede Führungskraft ihre eigene – und Mitarbeitende merken es.

• Abwesenheit wird messbar. Sie können Muster erkennen, statt auf einzelne Vorfälle zu reagieren.

• Rechtliche Vertretbarkeit. Eine schriftliche, bestätigte und konsequent angewendete Richtlinie ist Ihr Nachweis, wenn eine Entscheidung angefochten wird.

• Fairness gegenüber den Verlässlichen. Unbehandelte Abwesenheit verlagert Arbeit auf die Menschen, die erscheinen – und sie gehen irgendwann.

• Klare Erwartungen reduzieren Unsicherheit. Die meisten Menschen möchten die Regel kennen, statt sie zu raten.

Wer diese Vorlage nutzen sollte

• HR-Teams, die ein Handbuch erstellen oder aktualisieren.

• Inhaber kleiner Unternehmen ohne HR-Funktion, die etwas brauchen, das vertretbar ist.

• Operations- und Schichtleiter in Umgebungen auf Stundenbasis, die konsistente Regeln pro Standort benötigen.

• Franchise- und Multi-Site-Betreiber, die standortübergreifend standardisieren.

• Startups, die Anwesenheit zum ersten Mal formalisieren, während die Kopfzahl wächst.

Überspringen Sie das, wenn Sie von einer Tarifvereinbarung abgedeckt sind, die Anwesenheit bereits regelt, oder wenn Sie ein wirklich unbegrenztes Modell mit flexiblen Arbeitszeiten betreiben, bei dem Anwesenheit anhand des Outputs gemessen wird.

So passen Sie diese Vorlage an

1. Füllen Sie jede Klammer aus. Eine nicht ausgefüllte Klammer in einer veröffentlichten Richtlinie untergräbt das gesamte Dokument.

2. Wählen Sie ein Durchsetzungsmodell in Abschnitt 9a und löschen Sie die anderen beiden.

3. Setzen Sie Ihre Zahlen bewusst. Meldefrist, Schwelle für Verspätung, Punktwerte und Ablauf. Das sind die Richtlinien.

4. Prüfen Sie Ihr Landes- und lokales Recht. Ansprüche auf bezahlten Krankheitsurlaub unterscheiden sich erheblich, und einige Rechtsräume schränken die Zählung von geschützter Krankheitszeit als Vorkommnis ein.

5. Behalten Sie Abschnitt 10. Löschen Sie alles andere, nicht das.

6. Lassen Sie es prüfen durch Rechtsberatung für Beschäftigungsrecht oder Ihren HR-Berater.

7. Geben Sie es aus und sammeln Sie Bestätigungen ein. Unbestätigte Richtlinien sind schwer durchzusetzen.

8. Schulen Sie Führungskräfte darauf. Eine Richtlinie, die von Führungskräften uneinheitlich angewendet wird, ist schlimmer als keine Richtlinie – denn die Inkonsistenz ist jetzt dokumentiert.

9. Setzen Sie ein Überprüfungsdatum. Jährlich und immer dann, wenn sich Urlaubsrecht in einem Rechtsraum ändert, in dem Sie tätig sind.

Best Practices für die Einführung

• Kündigen Sie es an, bevor es in Kraft tritt. Geben Sie mindestens [30] Tage Vorlauf für eine neue oder geänderte Richtlinie.

• Erklären Sie die Gründe – nicht nur die Regeln. Menschen halten sich an Richtlinien, die sie verstehen.

• Starten Sie die Uhr neu. Wenden Sie ein neues Punktesystem nicht rückwirkend an.

• Platzieren Sie es dort, wo Menschen es finden können. Handbuch, Intranet und der Pausenraum, wenn Sie im Schichtbetrieb arbeiten.

• Schulen Sie jede Führungskraft auf die gleiche Weise. Hier wird Konsistenz gewonnen oder verloren.

• Dokumentieren Sie die Bestätigungen. Unterschrift, Datum und die Version der Richtlinie.

• Überprüfen Sie die Daten quartalsweise. Wenn ein Standort oder eine Schicht sehr unterschiedliche Zahlen zeigt, liegt die Ursache meist bei Planung oder Management – nicht bei der Belegschaft.

Häufige Fehler

• Geschützte Abwesenheit zählen. Der schwerwiegendste Fehler und der häufigste in punktbasierten Systemen.

• Punkte, die nie ablaufen. Führen irgendwann zu Kündigungen für alte Geschichte.

• Unklare Begriffsbestimmungen. „Übermäßige Abwesenheit“ ist nicht durchsetzbar. „[8] Punkte in einem rollierenden 12-Monats-Zeitraum“ ist es nicht.

• Keine Bestätigung in den Akten. Schwer, eine Richtlinie durchzusetzen, die niemand unterschrieben hat.

• Uneinheitliche Anwendung. Macht aus einem Thema zur Anwesenheit ein Risiko für Diskriminierung.

• Landesrecht ignorieren. Regeln für bezahlten Krankheitsurlaub unterscheiden sich deutlich, und einige Rechtsräume überschreiben Ihre Schwellen.

• Kein Weg für Anpassungen. Mitarbeitende brauchen einen Ort, um einen behinderungsbezogenen Bedarf zu melden, und Führungskräfte müssen wissen, dass sie es weiterleiten sollen – statt selbst darüber zu entscheiden.

• Niemals geprüft. Urlaubsrecht ändert sich. Eine Richtlinie von vor vier Jahren ist möglicherweise nicht mehr compliant.

Rollout mit Trupeer AI

Eine Richtlinie, die niemand liest, ist eine Richtlinie, der niemand folgt. Sobald der Text final ist, wenden Sie Ihr Brand Kit an, damit es zum Rest Ihres Handbuchs passt, und bearbeiten Sie es direkt in Trupeer AI. Die Einrichtung finden Sie in der Vorlagenanleitung.

Danach übernehmen Sie den Teil, den ein PDF nicht kann. Erfassen Sie eine kurze Video-Anleitung, die erklärt, wie die Meldung von Abwesenheiten funktioniert, damit neue Mitarbeitende den Prozess ansehen – statt Klausel fünf nur zu überfliegen. Übersetzen Sie es in 65+ Sprachen, was hier mehr zählt als fast überall sonst, denn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, der die Melde-Regel in ihrer/seiner zweiten Sprache missversteht, kann daran ihren/seinen Job verlieren. Speichern Sie es in Ihrer Wissensdatenbank, damit die aktuelle Version die einzige ist, die Menschen finden können, und nutzen Sie es in Onboarding.

Dokumentieren Sie es. Geben Sie ihm ein Branding. Übersetzen Sie es. Trupeer it.

Mit einer Anwesenheitsrichtlinien-Vorlage können Sie:

• Stunden beim Schreiben sparen: Überspringen Sie die leere Seite mit einer Struktur, die für HR-Richtlinien gebaut ist.

• Compliance verbessern: Klare Regeln reduzieren Unklarheiten und schützen sowohl Mitarbeitende als auch das Unternehmen.

• Im richtigen Look bleiben: Nutzen Sie Ihr Logo, Ihre Farben und Schriften mit Trupeer's Brand Kit – perfekt für HR-Handbücher und Onboarding.

• Mit Video onboarden: Ersetzen Sie umfangreiche PDFs durch eine 5-minütige Video-Anleitung – ideal für Mitarbeiterschulungs-Videos.

• Global standardisieren: Nutzen Sie dieselbe Richtlinienvorlage über Regionen hinweg und passen Sie sie an lokale Gesetze an.

• Jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter erreichen: Übersetzen Sie die Richtlinie mit einem Klick in 65+ Sprachen.

Eine Anwesenheitsrichtlinie ist die Grundlage für ein faires Workforce-Management. Nutzen Sie diese Vorlage, um Ihre Richtlinie klar, konsistent und für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter verständlich zu machen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Anwesenheitsrichtlinie?

Eine Anwesenheitsrichtlinie ist ein HR-Dokument, das Erwartungen an die Anwesenheit von Mitarbeitenden definiert – einschließlich Arbeitszeiten, bezahltem und unbezahltem Urlaub, Verspätung, Kein Anruf/kein Erscheinen sowie dem disziplinarischen Prozess bei wiederholten Verstößen. Sie ist ein zentraler Bestandteil des Mitarbeiterhandbuchs.

Was sollte eine Anwesenheitsrichtlinie enthalten?

Eine gute Anwesenheitsrichtlinie deckt die üblichen Arbeitszeiten ab, definiert Abwesenheit und Verspätung, beschreibt Verfahren für die Beantragung von Freizeitausgleich, Urlaubsarten (Krankheit, privat, Urlaub, Trauerfall), Regeln für Kein Anruf/kein Erscheinen, Methoden zur Erfassung der Anwesenheit und einen klaren disziplinarischen Prozess für Verstöße.

Wie schreibt man eine Anwesenheitsrichtlinie?

Beginnen Sie mit den Arbeitszeiten des Unternehmens und den Schichtmustern. Definieren Sie, was als Abwesenheit, Verspätung oder frühzeitiges Verlassen gilt. Dokumentieren Sie Urlaubsansprüche und wie man sie beantragt. Skizzieren Sie einen fairen disziplinarischen Prozess. Lassen Sie HR oder Legal den Entwurf prüfen, um sicherzustellen, dass er mit den lokalen Arbeitsgesetzen compliant ist.

Was ist eine Kein Anruf/kein Erscheinen-Richtlinie?

Eine Kein Anruf/kein Erscheinen-Richtlinie definiert, was passiert, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter nicht zur Arbeit erscheint, ohne ihren/seinen Vorgesetzten zu benachrichtigen. Die meisten Richtlinien behandeln aufeinanderfolgende Fälle von Kein Anruf/kein Erscheinen (typischerweise 3 Tage) als freiwillige Kündigung, aber die genauen Regeln variieren je nach Unternehmen und Rechtsraum.

Sind Anwesenheitsrichtlinien rechtlich vorgeschrieben?

Auch wenn sie nicht immer rechtlich erforderlich sind, wird dringend empfohlen, eine schriftliche Anwesenheitsrichtlinie zu haben. Sie schützt das Unternehmen bei Streitfällen, stellt eine konsistente Behandlung von Mitarbeitenden sicher und hilft bei der Einhaltung von urlaubsbezogenen Gesetzen. Lassen Sie jede HR-Richtlinie vor der Einführung immer von einem Anwalt prüfen.