Wie Zuora University die Demo-Video-Produktion mit Trupeer von Stunden auf Minuten verkürzte

Eszter Voros leitet das Zuora-University-Team, die für die Produktschulung über die gesamte Produktsuite von Zuora verantwortliche Abteilung, einschließlich Billing, Revenue, Payments, CPQ, Zephr und Platform. Das Team bedient parallel drei Zielgruppen: Kunden, die lernen, wie sie das Produkt bedienen, Partner, die Implementierungen ausliefern, und Zuoras eigene Mitarbeiter. Unter ihrer Leitung erstellt ein Team aus vier visuellen Designern und fünf Instructional Designern langfristige Lernpfade, Kurse von dreißig Minuten bis zwei Stunden und Zertifizierungsprogramme, die direkt an Zuoras Kernprodukte gekoppelt sind. Rund siebzig Prozent der Inhalte sind Produktdemos, die aus Live-Umgebungen aufgezeichnet und mit Elementen des Bildungsdesigns verwoben werden, die Lernende durch jede Funktion und jede Version führen.

Die Herausforderung

Vor Trupeer war der Workflow für Demo-Aufzeichnungen fragmentiert und zehrte unauffällig an der Bandbreite des Teams. Instructional Designer zeichneten stumme Bildschirmaufnahmen auf, während das Skript separat geschrieben wurde; anschließend mussten die beiden Teile wieder zusammengefügt werden, ein Prozess, der Synchronisationsprobleme verursachte und wiederholte Bearbeitungsrunden zwischen Voice-over und Aufnahme erforderte.

Die frühere, vor-KI-Version des Workflows war noch schwieriger: Die Person, die aufnahm, musste das Skript schreiben, das Voice-over live sprechen und bei jedem Fehler neu aufnehmen. Ein einziges Video konnte fünf bis acht Stunden dauern, manchmal einen ganzen Tag, wobei der Zeitplan eher vom Angstlevel des Aufnehmenden als von der Komplexität des Materials bestimmt war. Selbst nachdem Zuora auf KI-generiertes Voice-over umgestiegen war, dauerte eine einzelne Demo immer noch zwei bis drei Stunden vom Start bis zum ersten Schnitt.

Wie Trupeer hineinpasst

Trupeer ist inzwischen das tägliche Tool für jedes Demo-Video, das das Team produziert. Der Workflow ist auf eine Weise einfach, wie er es vorher nie war: Instructional Designer planen die Demo, nehmen sich selbst auf, während sie das Produkt mit einem rohen, ungeskripteten oder leicht geskripteten Voice-over durchgehen, und laden die Datei in Trupeer hoch. Die erste Version des ausgefeilten Videos, bei der Skript, Stimme und Bilder aufeinander abgestimmt sind, kommt nach fünf bis zehn Minuten zurück.

Der Stress beim Schreiben des Skripts ist weg. Die Synchronisationsprobleme sind weg. Instructional Designer müssen vor der Aufnahme kein vollständiges Skript mehr schreiben; sie erklären einfach währenddessen, was sie tun, und Trupeer übernimmt den Rest. Visuelle Designer holen sich den finalen Schnitt weiterhin für die Feinarbeit auf Kursniveau und ergänzen die Elemente des Bildungsdesigns, die aus einer Demo ein Lernmodul machen, aber die Schwerarbeit am Anfang der Pipeline ist faktisch verschwunden.

Was sie aufgebaut haben

Auf Basis dieses Workflows beherbergt Zuora University inzwischen mehr als 1.500 Videos über seine Lernpfade, Kurse und Zertifizierungsprogramme, wobei die Demo-Ebene fast vollständig über Trupeer läuft. Der Zeitaufwand pro Demo ist von zwei bis drei Stunden auf fünf bis zehn Minuten für die erste Version geschrumpft, und das Team lenkt die freigewordenen Stunden nun in personalisierte, kundenspezifische Schulungen um, die auf denselben Kerndemos aufbauen.

Zuora erweitert das Muster außerdem über die University hinaus. Dieselbe auf Trupeer basierende Videobibliothek wird in Zuoras In-Product-Help-Funktion und den KI-Lernassistenten von Zuora University eingebunden, sodass Kunden kurze, sofort verfügbare Anleitungsvideos direkt im Produkt erhalten können, statt nur auf Dokumentationsartikel zu verweisen. Was als Nächstes kommt, ist genau das: die Videoproduktion mit der Quelle selbst zu verbinden, sodass Demos direkt aus Produktänderungen generiert werden können, anstatt überhaupt von einer Person aufgezeichnet zu werden.