Wie Welltower mit Trupeer 150 neue Mitarbeitende in drei Ländern geschult hat

Problemstellung

150 neue Mitarbeitende. Dieselbe Software. Keine Zeit, alle an die Hand zu nehmen.

Als Madison zum Redevelopment-Team von Welltower kam, zählte es 30 Mitarbeitende. Zwei Jahre später waren es 180. Solches Wachstum lässt keinen Raum für informellen Wissenstransfer.

Das Team arbeitete mit komplexer, prozessintensiver Software: Yardi für das Property Management, Smartsheet für das Projekttracking und maßgeschneiderten Excel-basierten Formularen. Jede neue Person musste all das lernen, und der einzige Weg dazu war, jemand anderem dabei zuzusehen oder auf einen Einzeltermin zu warten.

Madison wurde damit beauftragt, SOPs und Schulungsmaterialien für eine Abteilung zu erstellen, die schneller wuchs, als die Dokumentation Schritt halten konnte. Statische Dokumente reichten nicht aus. Bildschirmaufgezeichnete Walkthroughs waren das richtige Format, aber sie in großem Umfang, konsistent und ohne Produktionsteam zu erstellen, war das Problem. 

Lösung

Produktionsteam aus einer Person!

Madison wurde zur internen KI-Championesse von Welltower: die alleinige Verantwortliche für die Videoproduktion im Redevelopment-Team und zunehmend darüber hinaus.

Der Workflow: Fachexperten nehmen ihren Bildschirm lokal in 60 fps/1080p auf, senden die Dateien über WeTransfer an Madison, sie verarbeitet sie in Final Cut Pro und lädt sie zu Trupeer für KI-gestützte Bearbeitung und Export hoch. 

Das Ergebnis ist eine zentrale, konsistente Schulungsbibliothek. 

VPs aus verschiedenen Teams leiten Anfragen inzwischen direkt an sie weiter. „Schick es an Madison für ihr KI-Video“ ist zu einer internen Kurzformel dafür geworden, etwas ordentlich zu dokumentieren. 

Es wurden über 50 Videos erstellt, und die Plattform ist zu einem zentralen Teil ihrer Identität als KI-Champion im Unternehmen geworden.

„Schick es an Madison für ihr KI-Video.“ - Wie VPs bei Welltower den Dokumentationsprozess inzwischen nennen 

Auswirkungen

Eine Abteilung, die in zwei Jahren von 30 auf 180 Personen wuchs, brachte ihren Onboarding-Prozess nicht zum Einsturz. Neue Mitarbeitende kommen in eine Schulungsbibliothek für Software — Yardi, Smartsheet, Excel-Workflows — und arbeiten sie eigenständig durch. 

Dieselbe Infrastruktur, die für interne Teams aufgebaut wurde, wird nun auch auf Lieferanten und Vor-Ort-Betreiber ausgeweitet – ohne ein zweites System oder einen zweiten Workflow. 

Was sich unterwegs geändert hat, war nicht nur der Schulungsprozess — sondern auch, wie Madison innerhalb der Organisation wahrgenommen wurde. VPs aus verschiedenen Teams begannen ungefragt, auf ihre Arbeit zu verweisen. „Schick es an Madison für ihr KI-Video“ wurde zu einem Running Gag, der eigentlich keiner war. 

Sie wurde die Person, die man mit anderen Vorgehensweisen verband — ein Etikett, das Türen öffnete. 

HR und Marketing werden nun formell an die Plattform herangeführt – Gespräche, die begannen, weil Madisons Arbeit sichtbar war, nicht weil sie aktiv gepitcht wurde. 

Videos beginnen außerdem, als erster Entwurf schriftlicher SOPs zu dienen und zwei Schritte zu einem zusammenzufassen. Madison nimmt einen Workflow auf; das Dokument entsteht gleich mit. Die bisher erstellten 50+ Videos sind nicht nur eine Schulungsbibliothek. Sie sind das institutionelle Gedächtnis einer Abteilung, die zu schnell gewachsen ist, um sich anders zu dokumentieren.

Fazit

Welltower hat kein Videoteam eingestellt. Sie haben keine Produktionsagentur beauftragt. Eine Person hat mit dem richtigen Tool eine Schulungsinfrastruktur aufgebaut, die jetzt 180 Mitarbeitende in drei Ländern unterstützt — und sie wächst weiter.

Für Enterprise-Operations-Teams, die komplexe Softwareumgebungen in großem Maßstab verwalten, beseitigt Trupeer die Hürde zwischen dem Wissen, wie man etwas macht, und der Fähigkeit, es zu vermitteln.