Hedrick Gardner ist eine auf die Vereinigten Staaten basierte Kanzlei. Sie spezialisiert sich auf die Bereitstellung von Rechtsdienstleistungen in Bereichen wie Arbeitsunfallversicherung, Zivilklagen, Haftungsabwehr, Wirtschaftsrecht und versicherungsbezogenen Angelegenheiten.

Die Kanzlei ist bekannt dafür, Klienten zu vertreten, die von Einzelpersonen und kleinen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen und Versicherungsunternehmen reichen. Sie hat Büros an mehreren Standorten im Südosten der Vereinigten Staaten und legt Wert auf praktische rechtliche Lösungen, die auf die Bedürfnisse ihrer Klienten zugeschnitten sind.

Problemstellung

Hedrick Gardner sah sich erheblichen Herausforderungen gegenüber, als sie ihre Mitarbeiter von ihrem alten Citrix-basierten System auf eine moderne cloudbasierte Anwendung umstellten. Der Prozess wurde durch die unorganisierte Natur ihrer vorhandenen Daten kompliziert, die inkonsistent gespeichert und in verschiedenen Teams verwendet worden waren. Dies erforderte einen zeitaufwändigen Prozess zur Neugestaltung und Strukturierung der Daten vor der Migration. 

Darüber hinaus waren die Mitarbeiter resistent gegenüber Veränderungen und fanden es schwierig, sich von gewohnten Arbeitsabläufen zu lösen, um das neue System zu übernehmen. Diese Widerstände wurden durch den Mangel an konsistenten und professionellen Schulungsressourcen verstärkt, da Trainer zögerten, Videotutorials zu erstellen, weil sie sich unwohl dabei fühlten, ihre eigenen Stimmen aufzunehmen.

Die Einschränkungen des alten Systems und der Schulungsprozesse behinderten erheblich die Migrations- und Einarbeitungsbemühungen. Die Organisation war auf Citrix angewiesen, das nicht für eine skalierbare und verteilte Arbeitsumgebung optimiert war. 

Die Schulungsressourcen waren verstreut und inkonsistent, ohne einen einheitlichen Ansatz für die Einarbeitung. Ihr bestehendes Lernmanagementsystem (LMS) war übermäßig komplex, was zu schlechten Annahmeraten bei den Mitarbeitern führte. Trainer fehlten oft die Werkzeuge und die Zeit, um polierte, ansprechende Inhalte zu erstellen, was den Übergangsprozess weiter verlangsamte.

Die Lösung

Um diese Herausforderungen zu überwinden, implementierte Jeremy und sein Team Trupeer AI, das ihren Ansatz zur Mitarbeiterschulung und Systemübernahme verwandelte. Mithilfe der fortschrittlichen Videoproduktionstools von Trupeer AI entwickelten sie professionelle, konsistente Schulungsvideos, unterstützt durch von KI generierte Sprachübertragungen. 

Dies erlaubte es den Trainern, sich ausschließlich auf die Inhaltserstellung zu konzentrieren, ohne ihre eigenen Stimmen aufnehmen zu müssen, was den Prozess schneller und zugänglicher machte.

Trupeer AI ermöglichte es Jeremys Team außerdem, kurze, gezielte Schulungsmodule zu erstellen, die jeweils drei bis fünf Minuten lang waren und auf spezifische Aufgaben der Mitarbeiter zugeschnitten waren. Diese Module wurden auf einer SharePoint-basierten Plattform gehostet, was ein zentrales und benutzerfreundliches Schulungshub schuf. 

Darüber hinaus stellte die Fähigkeit von Trupeer AI, externe Ressourcen wie YouTube-Videos in ein konsistentes Format mit KI-generierter Erzählung zu transformieren, ein nahtloses Lernerlebnis für die Nutzer sicher.

Die Funktionen der Plattform, einschließlich anpassbarer Intros, Outros und KI-gesteuerter Stimmersetzung, ermöglichten es Hedrick Gardner, polierte und ansprechende Schulungsmaterialien bereitzustellen, die mit dem Branding der Organisation übereinstimmten. Darüber hinaus stellte Trupeer AI Werkzeuge zur Verfügung, um das Engagement der Benutzer mit Videos und den Fortschritt der Nutzer zu verfolgen, was sicherstellte, dass die Effektivität der Schulung gemessen und verbessert werden konnte.

Das Ergebnis

Die Implementierung von Trupeer AI führte zu einem äußerst erfolgreichen Migrations- und Einarbeitungsprozess für die Mitarbeiter von Hedrick Gardner. Über 200 Mitarbeiter, darunter Anwälte und Unterstützungsmitarbeiter an fünf Standorten, wurden nahtlos mit minimalen Unterbrechungen auf das neue System umgestellt. 

Die Schulungsmaterialien, darunter etwa 60 professionelle Videos, waren entscheidend dafür, den Widerstand der Mitarbeiter zu überwinden und eine breite Akzeptanz der neuen cloudbasierten Tools zu gewährleisten.

Der KI-gesteuerte Schulungsansatz reduzierte erheblich die versteckten Kosten im Zusammenhang mit der Einarbeitung, wie beispielsweise die Beantwortung sich wiederholender Anfragen und die Durchführung mehrerer Schulungssitzungen. Durch die Nutzung der Fähigkeiten von Trupeer AI schufen Jeremy und sein Team ein skalierbares und wiederverwendbares Rahmenwerk, das leicht auf zukünftige Projekte angepasst werden konnte.

 Dies sparte nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern verbesserte auch die Fähigkeit der Organisation, Schulungen über Standorte hinweg zu standardisieren.

Die von Trupeer AI bereitgestellten Werkzeuge ermöglichten es Hedrick Gardner, ihren Schulungsprozess zu modernisieren und die gesamte Mitarbeitererfahrung zu verbessern. 

Mit polierten, ansprechenden und zugänglichen Schulungsmaterialien meisterte die Organisation erfolgreich eine komplexe Migration und schuf eine Grundlage für fortlaufende Effizienz und Skalierbarkeit.