Gratis generator til forretningsprocesser

Trupeer AI’s generator af forretningsprocesser tager en skærmoptagelse af, hvordan arbejdet faktisk foregår, og omdanner det til komplet dokumentation af forretningsprocesser: en poleret videogennemgang plus en skriftlig procesguide, klar til at blive delt, brandet og oversat til 65+ sprog. Driftsledere, teams for procesforbedring og analytikere af forretningsprocesser bruger den til at indfange, hvordan processen kører i dag, hvilket er det manglende første skridt i de fleste projekter inden for procesforbedring og automatisering af forretningsprocesser.

• Optag forretningsprocessen én gang. Få video plus skriftlig procesdokumentation i samme job.

• Indfanger processen, som den faktisk kører, ikke som nogen husker den, eller som den oprindelige proceskortlægning beskriver den.

• Opdater ved at optage det ændrede trin igen. Resten af procesdokumentationen forbliver uændret.

• Oversæt dokumentation til 65+ sprog til globale teams, der kører den samme forretningsproces på tværs af regioner.

• Del via et brandet link til en Shared Page, der kan indlejres i ethvert software til processtyring, intranet eller vidensbase.

Hvad Trupeer AI producerer til dokumentation af forretningsprocesser

En person i driften optager den proces, der udføres: måske finansansvarlige, der laver den månedlige afstemning, support, der kører eskaleringsoverdragelsen, eller salgsdrift, der laver tildeling af territorier. Trupeer AI klarer resten. Udfyldningsord fjernes, markørens rysten udjævnes, og zoom-effekter fremhæver de dele af skærmen, hvor arbejdet faktisk foregår. Derfor passer den godt sammen med skabeloner til forretningsplaner, hvor processen og dokumentationen kommer fra samme kilde.

Outputtet er en poleret video plus en skriftlig procesguide, i samme job. Videoen viser processen, mens den kører. Den skriftlige guide nedbryder den i nummererede trin med skærmbilleder. Forskellige målgrupper hælder til forskellige formater. Visuelle lærere ser videoen. Personer, der kører processen for første gang, følger den skriftlige guide. Revisorer og compliance-teams får en dokumentationsspor, der beviser, hvordan processen faktisk kører, ikke hvordan den oprindelige skabelon til procesdokumentation sagde, at den skulle køre.

Brand kit anvendes automatisk: virksomhedens logo, farver, skrifttyper, intro- og outro-slides matcher resten af virksomhedens dokumentationsbibliotek. Produktnavne og interne værktøjsnavne forbliver konsistente via en brugerdefineret gloseliste, hvilket betyder noget, når dokumentationen til forretningsprocesser refererer til systemer, som AI’en ellers ikke ville vide, hvordan man udtaler eller staver. Lag til AI-skærmoptagelse håndterer markørfremhævning, fokus på regioner og automatisk zoom ved UI-interaktioner, hvilket er det, som de fleste software til processtyring enten springer over eller gør dårligt.

Sådan fungerer generatoren af forretningsprocesser i tre trin

Den fulde proces tager én optagelse og producerer dokumentation af forretningsprocesser, der er klar til at blive sendt ud. Ingen separat skrivefase, ingen flowchart-software, ingen dokumentationsbacklog. Derefter er skabelonen til procesflow et naturligt næste skridt, da dokumentationen allerede er indfanget.

Trin 1: Optag forretningsprocessen på skærmen

Tryk på optag i browseren, indfang workflowet, som det faktisk udføres, eller upload en eksisterende videofil. AI’en arbejder på det, der er optaget. Ingen forberedende manuskript, ingen separat flowchart og ingen procesdiagram, der skal tegnes først. Jo mere detaljeret optagelsen er, desto mere detaljeret bliver dokumentationen, der kommer ud på den anden side.

Trin 2: Trupeer AI genererer videoen og den skriftlige procesguide

Udfyldningsord fjernes. Zoom- og markøreffekter tilføjes, hvor de hjælper seeren med at følge med i, hvad der sker på skærmen. Et udkast til video og et udkast til den skriftlige procesguide vises i editoren sammen. Den brugerdefinerede gloseliste anvendes, så interne produktnavne staves og udtales korrekt i begge output.

Trin 3: Brand, oversæt og del

Anvend brand kit, så virksomhedens logo, farver og intro/outro-slides matcher resten af dokumentationsbiblioteket. Oversæt til spansk, mandarin, hindi, portugisisk eller et hvilket som helst af 65+ sprog, som virksomheden taler. Send derefter via et Shared Page-link, som teamet kan indlejre i enhver platform til processtyring, vidensbase, intranet eller help center.

Hvem åbner faktisk en generator af forretningsprocesser

Den person, der åbner dette værktøj, er som regel en driftsleder, analytiker af forretningsprocesser eller manager for procesforbedring i en virksomhed, hvor dokumentation af processer har ligget på backloggen i mindst seks måneder. Mønstret er konsekvent: seniorpersoner kender processen, fordi de har bygget den. Nye personer gør ikke. Gabet viser sig som inkonsekvent udførelse, tilbagevendende anmodninger om træning og revisionsfund, der tager uger at løse. Trupeer AI indfanger seniorpersonens proces, mens de stadig udfører den, i stedet for at forsøge at udtrække den fra dem via et interview bagefter.

Det samme mønster ses på tværs af funktioner. Finans-teams bruger den til månedlig afstemning, onboarding af leverandører og expense-workflows. HR-teams bruger den til onboarding af medarbejdere, tilmelding til personalegoder og workflows ved opsigelse. IT-teams bruger den til ticket-routing, klargøring af systemadgang og håndtering af hændelser. Compliance-teams bruger den til indsamling af dokumentation under audits, da en optagelse af den faktiske proces er det, som de fleste revisorer efterspørger. Driftskonsulenter og BPM-specialister henter den, når de har brug for at indfange, hvordan en kunde faktisk fungerer, før de anbefaler forbedringer.

Use cases til dokumentation af forretningsprocesser

Dokumentation af forretningsprocesser starter typisk med de workflows, der forklares til nye medarbejdere hver kvartal. Månedlig afstemning, godkendelse af leverandører, omfordeling af territorier, eskalering af hændelser, kunderefusion: hvert team har en liste over processer, der findes i nogens hoved og skal leve i delt dokumentation. Trupeer AI forkorter afstanden mellem at kende processen og at få den dokumenteret. Outputtet fungerer som en skabelon til procesdokumentation, som teamet kan tilpasse til relaterede workflows, i stedet for at starte forfra hver gang.

Til arbejde med procesforbedring er Trupeer AI dokumentationslaget, der ligger før forbedringslaget. Kortlægning af den nuværende tilstand er en forudsætning for at ændre den. Teams for analyse af forretningsprocesser bruger optagelserne som dokumentation for, hvordan processen faktisk kører i dag, hvilket sjældent er det samme som, hvordan den oprindelige proceskortlægning siger, at den bør køre. Konsulenter i procesforbedring og BPM-specialister bruger Trupeer AI som deres software til proceskortlægning i fasen for indfangning af nuværende tilstand, og går derefter videre til analyse- og redesign-faserne med dokumentation, som alle er enige om beskriver virkeligheden. Nogle teams kombinerer den med formelle værktøjer til modellering af forretningsprocesser; andre bruger Trupeer-outputtet direkte som deres arbejdende diagram over forretningsprocesser.

Til forretningsprocesstyring og workflows i software til forretningsprocesstyring håndterer Trupeer AI det dokumentationsgab, som traditionelle BPM-værktøjer til processtyring normalt lader kunden udfylde. En platform til processtyring eller et system til processtyring håndterer modellering og eksekvering. De bedste stakke af software til processtyring kombinerer typisk et workflow-værktøj, et lag til procesdokumentation og en vidensbase. Trupeer AI ligger i laget til procesdokumentation. Software til procesdokumentation som Trupeer AI leverer det upstream-indhold, som resten af BPM-stakken afhænger af.

Hvor generatoren af forretningsprocesser passer ind ved siden af automatisering af forretningsprocesser

Værktøjer til automatisering af forretningsprocesser og software til automatisering af forretningsprocesser tager en dokumenteret proces og eksekverer dele af den uden menneskelig indgriben. Dokumentation er en forudsætning. De fleste udrulninger af ai-automatisering af forretningsprocesser og intelligent automatisering af forretningsprocesser går i stå i uge to, fordi ingen kan producere en ren nok beskrivelse af as-is-processen til, at automatiseringsværktøjet kan modellere den. Trupeer AI er det, der lukker det gab. Optag det faktiske workflow, giv dokumentationen til automatiseringsteamet, og gå videre til byggefasen.

Den samme logik gælder bredere for arbejde med transformation af forretningsprocesser. Uanset om teamet går fra en manuel proces til en, de ønsker at automatisere, migrerer systemer eller kører et strukturelt redesign, er det første leveranceprodukt altid det samme: en nøjagtig beskrivelse af den nuværende tilstand af, hvordan processen kører i dag. Arbejde med business process intelligence afhænger af det. Kontrakter om business process services bliver afgrænset ud fra det, og de fleste forretningsprocesløsninger i det bredere marked bliver vurderet ud fra det samme kriterium. Flowet fra optagelse til dokumentation, som Trupeer AI håndterer, er inputtet, som enhver downstream-indsats inden for forretningsprocesser har brug for.

Opdateringer: optag det ændrede trin igen, og behold resten af processen intakt

Forretningsprocesser ændrer sig konstant, men dokumentation følger sjældent med. Når finans-teamet tilføjer en ny godkendelsestærskel, flytter afstemningsprocessen sig. HR tilføjer en ny leverandør til baggrundstjek, og onboarding-flowet flytter sig. Efter en migration af et IT-system flytter workflowet til klargøring af adgang sig. De fleste dokumentationsværktøjer håndterer dette ved at bede teamet om at omskrive de berørte sektioner fra bunden. Trupeer AI håndterer det ved kun at optage det ændrede trin igen.

At optage igen er hurtigere end at omskrive. Den oprindelige optager optager den nye version af det trin, der ændrede sig. AI’en genbehandler kun den del. Både videoen og dokumentet opdateres på stedet. Ethvert Shared Page-link, som drifts-teamet delte sidste kvartal, peger nu på den aktuelle version, hvor det opdaterede trin er foldet ind i resten af dokumentationen. Alle, der har gemt det oprindelige link som bogmærke, eller som har indlejret det i teamets wiki, får det nye indhold uden nogen manuel opfølgning. Den opdateringsmodel er forskellen mellem dokumentation af forretningsprocesser, der bliver ved med at være relevant, og dokumentation af forretningsprocesser, der bliver en byrde i det øjeblik processen ændrer sig. Når generatoren kombineres med Trupeer AI SOP builder, dækker den de standardprocedurer, der ligger under den optagede proces.