Workday-udrulninger når rutinemæssigt op på 40-50% ibrugtagning efter seks måneder. Her er, hvordan du opbygger uddannelse, der reelt rykker de tal, og hvilke værktøjer der understøtter hvert trin.

Hvorfor Workday-uddannelse er svær

Workday er bedragerisk komplekst. Brugergrænsefladen ser ren ud, men bag den ligger hundredvis af forretningsprocesser, rollespecifikke opgaver og tilpassede konfigurationer, der varierer fra organisation til organisation. Medarbejdere fejler ikke, fordi Workday er umuligt; de fejler, fordi generisk uddannelse (Workday Community-videoer, klasseundervisning) ikke matcher den specifikke organisation, de bruger. Adoptionsproblemer i Workday kan næsten altid spores tilbage til uddannelse, der ikke matcher virksomhedens faktiske konfiguration.

De teams, der lykkes med Workday-uddannelse, parrer rollespecifikke gennemgangsvideoer med søgbar dokumentation af organisationens faktiske arbejdsgange, og bruger vejledning direkte i appen til kritiske transaktioner. Klasseundervisning bliver et supplement, ikke hovedbegivenheden. Denne skræddersyede tilgang sikrer, at medarbejderne får relevante, handlingsorienterede indsigter i deres daglige opgaver, hvilket effektivt øger deres kompetencer og selvtillid.

De 6 prioriteter for Workday-uddannelse

1. Leder-selvbetjening

Ledere skal være selvhjulpne, når de udfører vigtige opgaver som godkendelser, organisationsændringer og kompensationshandlinger. Når ledere ikke kan udføre disse opgaver uden HR's indblanding, bliver det en flaskehals for organisationen. Effektiv uddannelse bør sætte ledere i stand til at fuldføre disse opgaver selvstændigt, hvilket reducerer forsinkelser og forbedrer effektiviteten. Et typisk uddannelsesmodul kan omfatte 3-5 videovejledninger, der hver især fokuserer på en specifik selvbetjeningsopgave, med en gennemførselstid på under 30 minutter.

2. Medarbejder-selvbetjening

Opgaver som at anmode om fri, administrere personalegoder og opdatere personlige oplysninger bør være ligetil for medarbejderne. Målet er, at medarbejderne skal kunne håndtere disse opgaver inden for 90 sekunder, hvilket minimerer frustration og fejl. Uddannelsen bør omfatte interaktive vejledninger og korte videogennemgange, som medarbejderne kan tilgå når som helst, så de er klædt på til at håndtere selvbetjeningsfunktioner med lethed.

3. HR Business Partner-arbejdsgange

HR Business Partnere håndterer kritiske arbejdsgange som ansættelser, afskedigelser og stillingsstyring. Fejl på disse områder kan føre til kaskadeproblemer, der påvirker lønudbetaling og compliance. Uddannelsen skal være dybdegående og omfattende, og involverer ofte detaljerede retningslinjer (SOP'er) og rollespilsscenarier for at simulere virkelige situationer. Disse sessioner bør gennemføres over flere uger med regelmæssige evalueringer for at sikre mestring af komplekse processer.

4. Økonomi og indkøb

For organisationer, der bruger Workday Financial Management, skal økonomiarbejdsgange dækkes specifikt. Uddannelsen bør fokusere på opgaver som udgiftsgodkendelser, indkøbsrekvisitioner og budgetoverførsler, som er afgørende for at opretholde økonomisk integritet. En blanding af e-learning-moduler og praktiske workshops kan give den nødvendige dybde, så økonomiteams kan navigere i Workday med tillid og præcision.

5. Rekruttering

Workday Recruiting er indviklet med sine egne udfordringer. Rekrutteringsuddannelse kræver dedikeret indhold, der adresserer nuancerne i kandidathåndtering, jobopslag og planlægning af jobsamtaler. Et struktureret uddannelsesprogram, der kombinerer videovejledninger, interaktive simuleringer og peer-to-peer-læring, kan hjælpe rekrutteringsmedarbejdere med at mestre systemet og forbedre deres ansættelseseffektivitet.

6. Rapporter og dashboards

Opbygning og fortolkning af rapporter er ofte et område, der underinvesteres i under uddannelsen. Ledere og HR-medarbejdere skal være dygtige til at generere rapporter, der giver værdifuld indsigt i deres drift. Uddannelsen bør omfatte detaljerede vejledninger i rapportoprettelse og -analyse med praktiske øvelser, der opfordrer brugerne til at udforske forskellige datavisualiseringsteknikker. Dette fokus kan transformere, hvordan data bruges i organisationen, og drive bedre beslutningstagning.

Sammenligning af funktioner: Workday-uddannelsesværktøjer

Gennemgang af værktøjer

1. Trupeer

Trupeer skiller sig ud som et alsidigt værktøj til at skabe skræddersyet uddannelsesindhold. Ved at optage enhver Workday-skærm, selv med tilpassede konfigurationer, genererer Trupeer polerede gennemgangsvideoer, skriftlige SOP'er og søgbar dokumentation. Dette gør det muligt for HR-administratorer at producere en uges rollespecifikt indhold på blot en enkelt dag. Trupeers effektivitet betyder, at indholdet hurtigt kan opdateres i takt med Workdays opdateringscyklus, hvilket sikrer, at uddannelsesmaterialet altid er up-to-date.

Fordele: Hurtig oprettelse af indhold, fungerer på tilpassede konfigurationer, prissætning pr. bruger.

Ulemper: Ikke et værktøj til hjælpeværktøjstip i realtid; parres bedst med WalkMe eller Whatfix for håndhævelse af hjælpeværktøjstip.

2. Workday Learning

Som et indbygget LMS udmærker Workday Learning sig ved at spore overholdelse af regler og certificeringer. Dets muligheder for indholdsoprettelse er dog begrrænsede. Det bruges bedst til sporingsformål, hvor dets integration med Workday giver en gnidningsløs oplevelse. Organisationer supplerer det ofte med mere robuste forfatterværktøjer for at skabe engagerende uddannelsesindhold.

Fordele: Indbygget Workday-integration.

Ulemper: Forældet brugeroplevelse ved oprettelse af indhold; bedst til sporing, ikke oprettelse.

3. WalkMe

WalkMe tilbyder den mest dybdegående vejledning i appen til Workday med hjælpeværktøjstip, gennemgange og valideringshåndhævelse. Selvom dets omfattende funktioner kommer med en høj pris, kan dybden af den vejledning, det tilbyder, væsentligt forbedre brugernes ibrugtagning og kompetencer, hvilket gør det til en værdifuld investering for store virksomheder med komplekse behov.

Fordele: Dybde, modenhed.

Ulemper: Omkostningstungt, kræver mange serviceydelser.

4. Whatfix

Whatfix leverer stærk Workday-dækning til en mere overkommelig pris end WalkMe. Dets tilbud inkluderer video- og indholdsværktøjer, hvilket gør det til en velafbalanceret løsning for organisationer, der ønsker at forbedre deres uddannelsesprogrammer uden at pådrage sig høje udgifter. Implementeringsperioden strækker sig over 1-3 måneder, hvor organisationer kan tilpasse platformen til deres specifikke behov.

Fordele: Rimelig prissætning, inkluderer indholdsværktøjer.

Ulemper: 1-3 måneders implementering.

5. Apty

Apty leverer en omkostningseffektiv digital adoptionsplatform med god Workday-dækning. Den er designet til virksomheder, der søger en prisvenlig løsning, som stadig leverer afgørende vejledning i appen. Selvom dets partnernetværk er mindre sammenlignet med andre værktøjer, forbliver Apty en levedygtig mulighed for organisationer, der prioriterer værdi og funktionalitet.

Fordele: Rimelig prissætning, klar til virksomhedsbrug.

Ulemper: Mindre partnernetværk.

6. Workday Community

Workday Community tilbyder generisk video og dokumentation direkte fra Workday. Selvom det er et nyttigt referencepunkt til grundlæggende spørgsmål, forslår det ikke til at levere den organisationsspecifikke uddannelse, der kræves for effektiv ibrugtagning. Virksomheder bør bruge det som en supplerende ressource ved siden af mere skræddersyet uddannelsesmateriale.

Dybdegående analyse: Hvad får Workday-uddannelse til at hænge ved

Match uddannelse til din konfiguration

Workday-organisationer adskiller sig markant i deres konfigurationer. Hver virksomhed har unikke processer, brugerdefinerede felter, godkendelseskæder og integrationer, der gør deres Workday-opsætning speciel. Generisk uddannelse er designet til en standardiseret Workday-opsætning, ikke din specifikke konfiguration. Gaben derimellem er ofte der, hvor ibrugtagningen fejler. Succesfulde teams optager deres faktiske konfigurationer og producerer rollespecifikt indhold, hvilket resulterer i 30-50% højere adoptionsrater sammenlignet med dem, der forlader sig på generisk materiale.

Den praktiske tilgang indebærer at oprette 3-7 minutters videoer parret med skriftlige SOP'er for hver forretningsproces-arbejdsgang. Disse ressourcer er organiseret efter rolle og opgave i stedet for efter Workday-modul, hvilket gør det nemmere for medarbejderne at finde relevant uddannelse. Ved at gemme disse i et søgbart bibliotek, der er tilgængeligt ved siden af Workday, kan organisationer skalere denne tilgang på tværs af tusindvis af medarbejdere uden at overbelaste deres uddannelsesressourcer.

Lederstyring før medarbejderudrulning

Ledere er afgørende for en vellykket ibrugtagning. Hvis HRBP'er og linjeledere ikke er trygge ved Workday, vil deres teams heller ikke være det. En afprøvet strategi er at uddanne HRBP'er to uger før ledere, efterfulgt af at uddanne ledere to uger før medarbejdere. Denne forskudte tilgang sikrer, at hver gruppe lærer dybt nok til at uddanne den næste. Forhastede udrulninger, der springer denne sekvens over, resulterer ofte i måneders forvirring og flere HR-supportopkald, hvilket undergraver de effektivitetsgevinster, Workday lover.

Opdatering af indhold i takt med opdateringscyklus

Workday frigiver opdateringer to gange om året, hvilket kan ændre skærmbilleder, justere arbejdsgange og introducere nye funktioner. Uddannelsesmateriale, der er mere end seks måneder gammelt, er sandsynligvis forældet. Effektive uddannelsesprogrammer koordinerer opdatering af indhold med Workdays opdateringscyklus, hvilket sikrer, at opdateringer ikke kun involverer kodeændringer, men også inkluderer opdateret uddannelse. Værktøjer som Trupeer, der kan generere indhold fra skærmoptagelser hurtigt nok til at matche Workdays opdateringshastighed, er afgørende for at holde uddannelsen aktuel og relevant.

Udfordringer som Workday-uddannelsesteams støder på

Klasseundervisning dominerer. Traditionelle halvdagssessioner efterlader ofte medarbejderne overvældede og uengagerede. For at forbedre hukommelsen bør man skifte mod asynkrone videovejledninger og SOP'er, som medarbejderne kan tilgå efter behov.

Intet lederspecifikt indhold. Når ledere modtager den samme generiske uddannelse som medarbejderne, løser det ikke deres specifikke behov. Udvikl et dedikeret lederforløb for at udruste dem med de nødvendige færdigheder til at lede deres teams effektivt.

Rapportopbygning ignoreres. Mange organisationer overser rapportopbygning i uddannelsen, hvilket får ledere til at falde tilbage på regneark. Integrer vejledninger i rapportopbygning, der lærer ledere, hvordan de bruger Workdays rapporteringsværktøjer til at opnå bedre indsigt.

Mobiloplevelse overses. Efterhånden som flere medarbejdere benytter Workdays mobilapp, antager uddannelsen ofte en desktop-oplevelse. Sørg for, at din uddannelse dækker mobile arbejdsgange eksplicit for at imødekomme forskellige brugerpræferencer og forbedre ibrugtagningen.

Tilpassede forretningsprocesser er udokumenterede. Din organisations tilpassede forretningsprocesser er ikke dækket af generiske Workday Community-ressourcer. Dokumenter og træn disse specifikke processer for at sikre, at medarbejderne kan udføre dem nøjagtigt og effektivt.

Uundværlige funktioner til Workday-uddannelse

• Organisationsspecifikt indhold, der matcher din Workday-konfiguration: Skræddersyet uddannelse, der afspejler din organisations unikke opsætning, forbedrer relevansen og ibrugtagningen.

• Rollebaserede læringsforløb (leder, HRBP, medarbejder, rekrutteringsmedarbejder): Tilpassede forløb sikrer, at hver rolle modtager relevant uddannelse, hvilket øger kompetencer og tillid.

• Video + SOP for hver vigtig arbejdsgang: En kombination af visuelle og skriftlige instruktioner imødekommer forskellige læringsstile og styrker forståelsen.

• Søgbart bibliotek tilgængeligt inde fra Workday: Et centraliseret ressourcecenter gør det muligt for medarbejderne hurtigt at finde den uddannelse, de har brug for, hvilket reducerer spildtid.

• Mulighed for opdatering i takt med opdateringscyklus: At holde uddannelsesmaterialet ajour med Workdays halvårlige opdateringer sikrer nøjagtighed og relevans.

• Vejledning i appen ved kritiske transaktioner: Realtidshjælp under vigtige opgaver forhindrer fejl og øger brugertilliden.

• Mobildækning, hvis medarbejderne bruger Workday mobil: Inddragelse af mobile arbejdsgange sikrer en ensartet uddannelsesoplevelse på tværs af enheder.

• LMS-integration (Workday Learning eller eksternt): Gnidningsløs integration med læringsstyringssystemer letter sporing og styring af uddannelsesfremskridt.

Brugsscenarier og personaer

Global HR-udrulning: Yasmin, VP of People Operations, forbrugsvarevirksomhed med 22.000 ansatte

Yasmin stod i spidsen for Workday HCM-lanceringen i 14 lande, en opgave, der krævede omhyggelig koordinering. Hun brugte Trupeer til at producere rollespecifikt videoindhold på 6 sprog, hvilket gjorde uddannelsen inkluderende og tilgængelig for en mangfoldig arbejdsstyrke. Ved at implementere Whatfix på 15 kritiske transaktioner, såsom ansættelser, afskedigelser og kompensationshandlinger, sikrede hun, at medarbejderne kunne navigere trygt i disse processer. Yasmins strategiske uddannelsesudrulning, som indebar at køre HRBP- og lederuddannelse i rækkefølge før medarbejderudrulningen, resulterede i en selvbetjenings-adoptionsrate på 76% efter seks måneder, en markant stigning fra det foregående HRIS-udrulnings tal på 43%. Det er præcis her, uddannelsesvideoer til Workday-lancering bliver nyttige, og det er den type indhold, Trupeer kan generere direkte fra en simpel skærmoptagelse.

Leder-selvbetjening: Clarissa, HRIS Director, fintech-virksomhed med 5.000 ansatte

Clarissa stod over for en velkendt udfordring: lederne var for afhængige af HRBP'er til godkendelser på grund af manglende forståelse af Workdays selvbetjeningsmuligheder. For at løse dette udviklede hun et lederspecifikt SOP-bibliotek, der dækkede 12 almindelige handlinger. Ved at indlejre videoer i Workday-meddelelser gav Clarissa lederne nem adgang til de uddannelsesressourcer, de havde brug for. Som resultat steg ledernes selvbetjeningsrater med 58% over to kvartaler, hvilket frigjorde HRBP'er til at fokusere på mere strategiske initiativer.

Økonomiudrulning: Karim, Finance Systems Director, servicevirksomhed med 3.500 ansatte

Karim fik til opgave at implementere Workday Financial Management, et kritisk projekt for virksomhedens økonomiske drift. I stedet for at stole på generiske Workday-videoer oprettede Karim indhold, der var skræddersyet til virksomhedens kontoplan og godkendelseskæder. Denne tilgang sikrede, at økonomiteamet modtog uddannelse, der var relevant for deres specifikke arbejdsgange. Inden for 90 dage nåede økonomiteamets ibrugtagning op på 85%, hvilket demonstrerer effektiviteten af skræddersyet uddannelse. For et bredere perspektiv kan du udforske vores guide til forandringsledelse, som giver yderligere indsigt i succesfulde softwareudrulninger.

Bedste praksis

Konfigurationsspecifikt indhold slår generisk. At skræddersy uddannelsen til at matche din organisations unikke Workday-konfiguration øger relevansen og sikrer højere adoptionsrater. Ved at fokusere på dine specifikke arbejdsgange og processer kan medarbejderne relatere mere direkte til uddannelsesmaterialet, hvilket fører til bedre fastholdelse og anvendelse.

Uddan ledere før medarbejdere. Prioritering af lederuddannelse sikrer, at de har tillid og viden til at guide deres teams effektivt. Denne strukturerede tilgang skaber en ring i vandet-effekt, hvor ledere kan støtte deres teams, hvilket fører til mere glidende overgange og færre flaskehalse under udrulningen.

Opdater ved hver Workday-udgivelse. Det er afgørende at holde uddannelsesmaterialet opdateret med Workdays halvårlige opdateringer. Regelmæssige opdateringer sikrer, at medarbejderne altid lærer ud fra de mest nøjagtige og aktuelle oplysninger, hvilket forebygger forvirring og fejl, der kan opstå som følge af forældet uddannelse.

Dæk mobile arbejdsgange eksplicit. Da flere medarbejdere bruger Workday på mobile enheder, er det vigtigt at inkludere mobilspecifik uddannelse. Ved at adressere nuancerne i de mobile arbejdsgange sikrer du en sammenhængende brugeroplevelse på tværs af alle platforme, hvilket øger den overordnede involvering og tilfredshed.

Indbyg uddannelse i rapportopbygning. Ledere skal forstå, hvordan man opretter og fortolker rapporter i Workday for at kunne træffe kvalificerede beslutninger. Dedikeret uddannelse i rapportopbygning styrker ikke kun deres analytiske evner, men gør dem også i stand til at bruge data effektivt til at skabe bedre forretningsresultater.

Gør uddannelsen søgbar inde fra Workday. Integration af et søgbart uddannelsesbibliotek i Workday gør det muligt for medarbejderne at tilgå ressourcer hurtigt og nemt. Denne bekvemmelighed reducerer spildtid og forbedrer produktiviteten, da brugerne kan finde de svar, de har brug for, uden at afbryde deres arbejdsgang.

Ofte stillede spørgsmål

Er Workday Community nok?

Som generisk reference kan Workday Community være et nyttigt udgangspunkt. Men når det kommer til din organisations specifikke konfigurationer og arbejdsgange, kommer det ofte til kort. Den generiske natur af Workday Community-ressourcer betyder, at de ikke kan adressere de unikke aspekter af din opsætning, som er afgørende for effektiv uddannelse og ibrugtagning. For at bygge bro over dette gab kan du overveje at kombinere Workday Community-ressourcer med skræddersyet uddannelsesmateriale, der afspejler din organisations specifikke behov.

Har jeg brug for Workday Learning?

Workday Learning er ofte inkluderet til sporing af compliance og kan være et værdifuldt værktøj til at overvåge certificeringer og uddannelsesfremskridt. Men når det gælder indholdsoprettelse, er mulighederne i Workday Learning begrænsede. De fleste organisationer oplever, at de er nødt til at supplere det med et mere robust forfatterværktøj for at skabe engagerende og effektivt uddannelsesindhold. Ved at kombinere Workday Learning med yderligere værktøjer kan du opnå en omfattende uddannelsesløsning, der dækker både sporing og indholdsoprettelse.

Hvad er den billigste Workday-uddannelsestilgang?

En omkostningseffektiv tilgang til Workday-uddannelse indebærer at opbygge et video- og SOP-bibliotek ved hjælp af et værktøj som Trupeer. Denne metode giver dig mulighed for at oprette skræddersyet uddannelsesindhold, der adresserer din organisations specifikke arbejdsgange uden at pådrage dig store udgifter. Selvom et digitalt adoptionslag (DAP) kan tilføje udgifter, er det gavnligt ved kritiske arbejdsgange, hvor realtidsvejledning er nødvendig. Ved at fokusere på de væsentlige aspekter af uddannelsen og investere selektivt i yderligere værktøjer, kan du maksimere værdien og minimere omkostningerne.

Hvor lang tid bør Workday-uddannelse tage?

For de fleste medarbejdere bør Workday-uddannelse være kortfattet og fokuseret, typisk under 4 timers asynkron læring. Denne tidsramme giver medarbejderne mulighed for at tilegne sig de nødvendige færdigheder uden at overvælde dem. For HRBP'er og ledere kan uddannelsen have behov for at være længere, da deres roller ofte involverer mere komplekse arbejdsgange og ansvarsområder. Ved at tilpasse uddannelsesvarigheden til den enkelte rolles behov kan du sikre, at alle medarbejdere modtager det rette niveau af undervisning.

Bør uddannelsen ske før eller efter lanceringen?

Uddannelsen bør ideelt set finde sted inden lanceringsdatoen (go-live), med mulighed for øvelse i et testmiljø (sandbox) for at styrke læringen. Træning før lancering giver medarbejderne mulighed for at gøre sig bekendt med systemet og øve sig i at bruge det i et kontrolleret miljø, hvilket minimerer forstyrrelser under selve udrulningen. Træning efter lancering bør fokusere på opfølgning og håndtering af eventuelle mangler identificeret efter go-live. Ved at planlægge din uddannelsesplan strategisk kan du sikre, at medarbejderne er forberedte og trygge, når Workday går i luften.

Et sidste ord

Workday-uddannelse lykkes, når den matcher din specifikke konfiguration, prioriterer lederuddannelse i rækkefølge før medarbejderudrulningen og opdateres ved hver ny version. Værktøjerne betyder mindre end tilgangen til indholdet. De virksomheder, der investerer i rollespecifikke indholdsbiblioteker, oplever adoptionsrater, der retfærdiggør Workday-investeringen; de, der ikke gør, leverer Workday og kalder det uddannelse. Ved at fokusere på skræddersyet, rollespecifik uddannelse og holde materialet opdateret, kan du opnå højere adoptionsrater og maksimere værdien af din Workday-investering.