Exportă SOP-urile în SharePoint

Încorporează un video Trupeer în SharePoint

În Trupeer, deschide videoclipul pe care vrei să îl încorporezi.

1. Dă clic pe Share, apoi selectează Embed.

2. Copiază linkul sau codul de încorporare.

3. Deschide site-ul tău SharePoint și editează pagina.

4. Adaugă un Embed sau Web Part, apoi lipește codul de încorporare acolo unde vrei să apară videoclipul.

Videoclipul va apărea direct în conținutul tău SharePoint, astfel încât vizitatorii să îl poată accesa.

Pentru detalii despre activarea partajării video în Trupeer, consultă Cum îmi public videoclipul?

Exportă SOP-urile în SharePoint, astfel încât procedurile tale să fie acolo unde organizația ta lucrează deja: înregistrezi o singură dată în Trupeer, apoi publici SOP-ul în SharePoint ca ghid încorporat și video, ca link sau ca fișier Word sau PDF.

Multe organizații își păstrează politicile și procedurile în SharePoint. Este intranetul pe care oamenii îl cunosc, acolo unde sunt deja configurate bibliotecile de documente, permisiunile și păstrarea, și acolo unde auditorii se așteaptă să găsească documente controlate. Problema este să introduci SOP-uri bune în el. Scrierea procedurilor manual durează săptămâni, capturile de ecran se învechesc, iar versiunile actualizate ajung împrăștiate prin site-uri și biblioteci. Trupeer creează SOP-ul dintr-o înregistrare și îți oferă mai multe moduri de a-l pune în SharePoint, astfel încât procedura pe care o găsește lumea pe intranet să fie clară, vizuală și actuală.

Modalități de exportare a SOP-urilor în SharePoint

Multe echipe le combină: un walkthrough încorporat pe pagina de echipă pentru utilizarea de zi cu zi și un PDF în biblioteca de documente controlate pentru audit.

Cum export un SOP în SharePoint

1. Creează SOP-ul în Trupeer înregistrând o singură dată procesul sau încărcând o înregistrare pe care o ai deja; vezi cum să convertești o înregistrare de ecran într-un SOP.

2. Revizuiește și aprobă SOP-ul, adăugând reguli de business, excepții și detalii despre proprietar.

3. Alege cum să publici: copiază codul de încorporare sau linkul, sau exportă SOP-ul ca fișier Word sau PDF.

4. Adaugă-l în SharePoint: lipește codul de încorporare într-un web part Embed de pe o pagină modernă, adaugă linkul către o pagină sau Quick Links sau încarcă fișierul într-o bibliotecă de documente.

5. Setează permisiunile și metadatele în SharePoint așa cum ai face pentru orice document controlat.

Exportă un SOP ca fișier pentru o bibliotecă SharePoint

1. În Trupeer, deschide SOP-ul și exportă-l ca fișier Word sau PDF.

2. În SharePoint, deschide biblioteca de documente în care sunt păstrate procedurile tale.

3. Încarcă fișierul și adaugă metadatele tale obișnuite, precum proprietar, versiune și data revizuirii.

Păstrarea SOP-urilor din SharePoint la zi

Cel mai mare risc pentru SOP-urile de pe un intranet este ca versiunea pe care o găsesc oamenii să fie neactualizată. Două obiceiuri ajută:

• Preferă încorporările și linkurile pentru procedurile de lucru, astfel încât pagina să afișeze mereu versiunea curentă din Trupeer.

• Re-exportă fișierele după fiecare modificare aprobată, și înlocuiește fișierul vechi din biblioteca de documente, astfel încât istoricul versiunilor să rămână într-un singur loc.

Pentru mai multe despre gestionarea versiunilor, vezi cele mai bune practici pentru controlul versiunilor SOP.

Pentru a identifica procedurile care nu mai corespund aplicației, vezi detectarea SOP-urilor învechite.

De ce echipele publică SOP-uri Trupeer în SharePoint

• Oamenii găsesc SOP-urile acolo unde se uită deja, pe intranet și în site-urile de echipă.

• Fiecare SOP vine cu un video scurt, astfel încât procedurile sunt mai ușor de urmat decât doar textul.

• Copiile controlate se potrivesc cu guvernanța existentă, cu permisiuni, metadate și păstrare în SharePoint.

• O singură sursă pentru fiecare limbă: traduci SOP-ul în Trupeer și publici fiecare limbă pe site-ul potrivit; vezi translatorul de SOP.

• Actualizările sunt mai rapide, deoarece editezi SOP-ul în Trupeer, nu rescrii un document.

Cine exportă SOP-uri în SharePoint?

• Operațiuni și proprietari de procese care publică proceduri pentru echipele lor.

• Echipele de calitate și conformitate care păstrează documente controlate în biblioteci de documente.

• Echipele HR și de onboarding care construiesc hub-uri de onboarding pe intranet.

• Echipele IT și de servicii partajate care rulează site-uri de cunoaștere pentru angajați.

Pentru gestionarea întregii biblioteci de SOP-uri alături de SharePoint, vezi software-ul de management SOP de la Trupeer.

Dovadă: proceduri și training la scară enterprise

Genpact a folosit Trupeer pentru un rollout Workday la nivel de companie, transformând sesiuni de proces înregistrate în peste 500 de materiale de training pentru 20 de fluxuri de lucru, în cinci limbi, pentru 140.000 de angajați din 40 de țări, în 3 luni în loc de 12. Citește povestea clientului Genpact.

Întrebări frecvente

Pot exporta SOP-uri în SharePoint?

Da. Poți încorpora videoclipul și ghidul unui SOP Trupeer pe o pagină SharePoint, poți face link către SOP-ul live sau poți exporta SOP-ul ca fișier Word sau PDF și îl poți încărca într-o bibliotecă de documente.

Care este mai bun: încorporarea sau încărcarea unui fișier?

Încorporarea sau crearea unui link menține pagina să afișeze automat versiunea curentă. Încărcarea unui fișier Word sau PDF se potrivește documentelor controlate, fișierelor pentru audit și politicilor de păstrare. Multe echipe folosesc ambele variante.

Cum încorporez un SOP Trupeer în SharePoint?

Copiază codul de încorporare din meniul Share din Trupeer, editează pagina ta SharePoint, adaugă un web part Embed și lipește codul.

Se aplică permisiunile SharePoint pentru SOP-urile Trupeer?

Fișierele pe care le încarci urmează permisiunile bibliotecii tale SharePoint. Pentru SOP-uri încorporate sau cu link, setează și partajarea și vizibilitatea în Trupeer, astfel încât doar persoanele potrivite să le poată deschide.

Pot publica SOP-uri în mai multe limbi în SharePoint?

Da. Tradu SOP-ul în Trupeer și publică fiecare versiune lingvistică pe site-ul sau în biblioteca SharePoint relevantă.

Funcționează Trupeer și cu Microsoft Teams?

Da. SharePoint și Teams folosesc aceleași fișiere și poți transforma și înregistrările din Teams în SOP-uri; vezi înregistrarea Teams în SOP.

Vezi cum arată cu propriul tău SharePoint

Vrei să vezi cum ar arăta procedurile tale pe intranet? Programează o demonstrație.