Jak firma Welltower przeszkoliła 150 nowych pracowników w trzech krajach za pomocą Trupeer

Opis problemu

150 nowych pracowników. To samo oprogramowanie. Brak czasu na indywidualne wdrażanie każdego z nich.

Kiedy Madison dołączyła do zespołu ds. Przebudowy (Redevelopment) w firmie Welltower, liczył on 30 pracowników. Dwa lata później było ich już 180. Tak szybki wzrost nie pozostawia miejsca na nieformalne przekazywanie wiedzy.

Zespół pracował na skomplikowanym, wymagającym oprogramowaniu: Yardi do zarządzania nieruchomościami, Smartsheet do śledzenia projektów oraz niestandardowych formularzach w programie Excel. Każdy nowy pracownik musiał się tego wszystkiego nauczyć, a jedynym sposobem na naukę było obserwowanie pracy kogoś innego lub czekanie na indywidualne spotkanie online.

Madison otrzymała zadanie stworzenia standardowych procedur operacyjnych (SOP) oraz materiałów szkoleniowych dla działu, który rozwijał się szybciej, niż nadążała za nim dokumentacja. Statyczne dokumenty nie wystarczały. Nagrania ekranu z instrukcjami były odpowiednim formatem, ale problemem była ich konsekwentna produkcja na dużą skalę bez zespołu produkcyjnego. 

Rozwiązanie

Jednoosobowy zespół produkcyjny!

Madison stała się wewnętrznym liderem AI w Welltower: jedyną osobą odpowiedzialną za produkcję wideo w zespole ds. Przebudowy i, coraz częściej, poza nim.

Przebieg pracy: eksperci ds. merytorycznych nagrywają lokalnie swój ekran w jakości 60fps/1080p, przesyłają pliki do Madison przez WeTransfer, a ona przetwarza je w programie Final Cut Pro i przesyła do platformy Trupeer w celu edycji i eksportu wspomaganego przez AI. 

Rezultatem jest scentralizowana, spójna biblioteka szkoleniowa. 

Wiceprezesi różnych zespołów kierują teraz prośby bezpośrednio do niej. Sformułowanie „Wyślij to do Madison na jej wideo AI” stało się wewnętrznym skrótem oznaczającym odpowiednie udokumentowanie tematu. 

Stworzono już ponad 50 filmów, a platforma stała się kluczowym elementem jej tożsamości jako lidera AI w firmie.

„Wyślij to do Madison na jej wideo AI”. – Tak wiceprezesi w całej firmie Welltower określają teraz proces tworzenia dokumentacji 

Wpływ

Dział, który w ciągu dwóch lat rozrósł się z 30 do 180 osób, nie załamał swojego procesu wdrażania nowych pracowników. Nowo zatrudnieni zaczynają od biblioteki szkoleń z oprogramowania – procesów w Yardi, Smartsheet, Excelu – i przechodzą przez nie samodzielnie. 

Ta sama infrastruktura, która została stworzona dla zespołów wewnętrznych, obejmuje teraz podwykonawców i operatorów na miejscu, bez konieczności wdrażania drugiego systemu czy innego obiegu dokumentów. 

To, co zmieniło się po drodze, to nie tylko proces szkoleniowy – zmienił się również sposób, w jaki postrzegano Madison w organizacji. Wiceprezesi różnych zespołów zaczęli sami z siebie powoływać się na jej pracę. Sformułowanie „Wyślij to do Madison na jej wideo AI” stało się wewnętrznym żartem, który wcale nie był żartem. 

Stała się osobą kojarzoną z robieniem rzeczy w inny, innowacyjny sposób – a ta etykieta otworzyła przed nią wiele drzwi. 

Działy HR i Marketingu są obecnie oficjalnie zapoznawane z platformą – rozmowy te rozpoczęły się, ponieważ praca Madison była widoczna, a nie dlatego, że była specjalnie promowana. 

Filmy zaczynają również służyć jako pierwsze wersje robocze pisemnych procedur operacyjnych (SOP), łącząc dwa etapy w jeden. Madison nagrywa proces, a dokument generuje się wraz z nim. Ponad 50 utworzonych dotychczas filmów to nie tylko biblioteka szkoleniowa. To pamięć instytucjonalna działu, który rósł zbyt szybko, by udokumentować się w jakikolwiek inny sposób.

Podsumowanie

Firma Welltower nie zatrudniła zespołu wideo. Nie zaangażowała agencji produkcyjnej. Jedna osoba z odpowiednim narzędziem stworzyła infrastrukturę szkoleniową, która obsługuje obecnie 180 pracowników w trzech krajach i wciąż rośnie.

Dla zespołów operacyjnych w przedsiębiorstwach, które zarządzają złożonymi środowiskami oprogramowania na dużą skalę, Trupeer usuwa barierę między wiedzą, jak coś zrobić, a możliwością nauczenia tego innych.