Jak Genpact przekształcił szkolenia dla 140 000 pracowników w 40 krajach

KONTEKST

Davetta Harper kieruje zarządzaniem zmianą w Genpact, jednej z wiodących firm oferujących rozwiązania agentowe i zaawansowane technologie.. Gdy Genpact rozpoczęło wdrożenie Workday na poziomie całej firmy obejmujące HCM, finanse i dane, odpowiadała za to, aby 140 000 pracowników w 40 krajach mogło poznać i wdrożyć nowy system. Oznaczało to zbudowanie biblioteki szkoleniowej od podstaw: ponad 500 materiałów towarzyszących w 20 obszarach pracy, dostarczonych w pięciu językach dla zespołów regionalnych w Japonii, Brazylii, Hiszpanii, Tajlandii i Chinach, gdzie angielski nie jest pierwszym językiem.

WYZWANIE

Tradycyjne podejście polegało na ręcznym składaniu każdego elementu treści. SOP-y miały długość 20 stron, budowane były kadr po kadrze, ręcznie formatowane, ręcznie redagowane pod kątem PII i pisane językiem dostępnym dla użytkowników końcowych o różnym poziomie znajomości technicznej. Każdy element musiał następnie zostać przetłumaczony na pięć języków przez tłumaczy ludzkich. W takim tempie projekt o takim zakresie trwałby co najmniej 12 miesięcy. Davetta wiedziała, na co patrzy. W jej własnych słowach: ręczne wykonanie tego w takim czasie było po prostu niemożliwe.

JAK TRUPEER PASUJE

Proces, na który trafił jej zespół, był prosty. Nagrali istniejące sesje projektowania procesu w MS Teams oraz omówienia z udziałem ekspertów merytorycznych, wgrali je do Trupeer i otrzymali dopracowane SOP-y oraz filmy demonstracyjne automatycznie przetłumaczone na wszystkie pięć języków. AI-avatary utrzymały spójność w każdym języku przy minimalnych poprawkach. Szablony zapewniały spójne formatowanie już od pierwszego wyniku. To, co wcześniej było procesem budowanym kadr po kadrze, wersja po wersji, stało się zapisem raz, generuj wiele. Najbardziej przekonujący dowód, że to działa: użytkownicy końcowi korzystali z treści, nie mając pojęcia, że została wygenerowana przez AI.

CO ZBUDOWALI

W ciągu 3 miesięcy zespół Davetty przygotował ponad 500 materiałów szkoleniowych w 20 obszarach pracy, każdy dostarczony w pięciu językach i ze spójnym formatowaniem w 40 krajach. Projekt, który w tradycyjny sposób zająłby 12 miesięcy, został zrealizowany o 75% szybciej niż standardowy harmonogram. To samo podejście jest gotowe do rozszerzenia na kolejne fale wdrożenia Workday.