Jak firma Hedrick Gardner przeszkoliła ponad 200 pracowników w 5 lokalizacjach za pomocą filmów AI.

Hedrick Gardner to kancelaria prawna z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Specjalizuje się w świadczeniu usług prawnych w takich obszarach, jak odszkodowania pracownicze, spory cywilne, obrona przed odpowiedzialnością cywilną, prawo gospodarcze oraz kwestie związane z ubezpieczeniami.

Kancelaria znana jest z reprezentowania klientów począwszy od osób fizycznych i małych firm, aż po duże korporacje i firmy ubezpieczeniowe. Posiada biura w kilku lokalizacjach w południowo-wschodnich Stanach Zjednoczonych i kładzie nacisk na praktyczne rozwiązania prawne dostosowane do potrzeb swoich klientów.

Opis problemu

Firma Hedrick Gardner stanęła przed istotnymi wyzwaniami podczas przenoszenia swoich pracowników ze starszego systemu opartego na technologii Citrix do nowoczesnej aplikacji chmurowej. Proces ten komplikował nieuporządkowany charakter istniejących danych, które były przechowywane i używane w sposób niespójny przez poszczególne zespoły. Wymagało to czasochłonnego procesu formatowania i strukturyzacji danych przed migracją. 

Dodatkowo pracownicy wykazywali opór przed zmianami, mając trudności z rezygnacją ze znanych im metod pracy na rzecz wdrożenia nowego systemu. Niechęć tę potęgował brak spójnych i profesjonalnych materiałów szkoleniowych, ponieważ szkoleniowcy niechętnie tworzyli samouczki wideo ze względu na dyskomfort związany z nagrywaniem własnego głosu.

Ograniczenia wynikające ze starszego systemu oraz procesów szkoleniowych znacząco utrudniały migrację i wdrożenie pracowników. Organizacja opierała się na rozwiązaniu Citrix, które nie było zoptymalizowane pod kątem skalowalnego i rozproszonego środowiska pracy. 

Materiały szkoleniowe były rozproszone i niespójne, a proces wdrożenia nie posiadał jednolitego podejścia. Dotychczasowy system zarządzania nauczaniem (LMS) był zbyt skomplikowany, co przekładało się na niski poziom jego akceptacji wśród pracowników. Szkoleniowcom często brakowało narzędzi i czasu na tworzenie dopracowanych, angażujących treści, co dodatkowo spowalniało proces transformacji.

Rozwiązanie

Aby sprostać tym wyzwaniom, Jeremy i jego zespół wdrożyli narzędzie Trupeer AI, które całkowicie odmieniło ich podejście do szkoleń pracowników i wdrażania nowego systemu. Korzystając z zaawansowanych narzędzi do tworzenia wideo Trupeer AI, opracowali profesjonalne, spójne filmy szkoleniowe z podkładem głosowym generowanym przez AI. 

Dzięki temu trenerzy mogli skupić się wyłącznie na tworzeniu treści, bez konieczności nagrywania własnego głosu, co sprawiło, że proces ten stał się szybszy i łatwiej dostępny.

Trupeer AI umożliwił również zespołowi Jeremy'ego tworzenie krótkich, ukierunkowanych modułów szkoleniowych, trwających od trzech do pięciu minut, które były dopasowane do konkretnych zadań wykonywanych przez pracowników. Moduły te zostały umieszczone na platformie opartej na SharePoint, tworząc scentralizowane i przyjazne dla użytkownika centrum szkoleniowe. 

Ponadto zdolność Trupeer AI do przekształcania zewnętrznych zasobów, takich jak filmy z serwisu YouTube, w spójny format z narracją generowaną przez sztuczną inteligencję, zapewniła użytkownikom płynną naukę.

Funkcje platformy, w tym konfigurowalne intra, outra oraz oparta na AI wymiana głosu, pozwoliły firmie Hedrick Gardner na dostarczanie dopracowanych i angażujących materiałów szkoleniowych, zgodnych z brandingiem organizacji. Dodatkowo Trupeer AI dostarczył narzędzia do śledzenia zaangażowania w oglądanie wideo oraz postępów użytkowników, co pozwoliło na mierzenie i poprawę efektywności szkoleń.

Wynik

Wdrożenie Trupeer AI zaowocowało bardzo udanym procesem migracji i wdrożenia pracowników Hedrick Gardner. Ponad 200 członków personelu, w tym prawnicy i personel pomocniczy w pięciu lokalizacjach, zostało płynnie przeniesionych do nowego systemu przy minimalnych zakłóceniach. 

Materiały szkoleniowe, obejmujące około 60 profesjonalnych filmów wideo, odegrały kluczową rolę w przełamaniu oporu pracowników i zapewnieniu powszechnego wdrożenia nowych narzędzi chmurowych.

Podejście do szkoleń oparte na AI znacznie zredukowało ukryte koszty związane z onboardingiem, takie jak odpowiadanie na powtarzające się pytania i przeprowadzanie wielokrotnych sesji szkoleniowych. Wykorzystując możliwości Trupeer AI, Jeremy i jego zespół stworzyli skalowalny i wielokrotnego użytku model szkoleniowy, który można łatwo dostosować do przyszłych projektów.

 Pozwoliło to nie tylko zaoszczędzić czas i zasoby, ale także zwiększyło zdolność organizacji do standaryzacji szkoleń w różnych lokalizacjach.

Narzędzia dostarczone przez Trupeer AI pozwoliły firmie Hedrick Gardner zmodernizować proces szkoleniowy i podnieść ogólne doświadczenie pracowników. 

Dzięki dopracowanym, angażującym i łatwo dostępnym materiałom szkoleniowym organizacja pomyślnie przeprowadziła złożoną migrację, budując jednocześnie fundamenty pod przyszłą wydajność i skalowalność.