Es ist der Launch-Tag für Ihre neue SaaS-Plattform. Das Engineering-Team feiert, das Produkt ist live, und der Fahrplan ist bereits mit neuen Funktionen gefüllt. Doch als sich die ersten Unternehmensklienten einloggen, kommen die Fragen: „Wie richte ich SSO ein?“ „Wo finde ich die API-Schlüssel?“ „Was ist der beste Weg, um mein Team einzuarbeiten?“ Plötzlich wird Ihnen klar, dass das ganze Wissen über Integrationen, Workflows und Fehlerbehebung in den Köpfen ein paar Schlüsselpersonen steckt, und diese Personen sind bereits mit dem nächsten Sprint beschäftigt.
Klingt bekannt? In schnelllebigen B2B-Umgebungen ist technische Dokumentation oft ein Nachgedanke, der zwischen Fristen gequetscht oder von dem geschrieben wird, der gerade verfügbar ist. Das Ergebnis? Dokumente, die zu viel voraussetzen, entscheidende Schritte überspringen und neue Benutzer oder Partner verloren zurücklassen. Wenn Dokumentation hastig oder unvollständig ist, verlangsamt sie die Einarbeitung, frustriert die Kunden und schafft Engpässe für Support- und Vertriebsteams.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie technische Dokumentation für B2B-Produkte angehen, wann Sie beginnen sollten, was Sie einbeziehen müssen und wie Sie Ihre Dokumente wirklich nützlich für Kunden, Partner und Ihr eigenes Team machen können. Lassen Sie uns untersuchen, warum großartige Dokumentation nicht nur eine nette Ergänzung ist, sondern ein geschäftliches Muss.
Was ist technische Dokumentation und warum ist sie wichtig?
Technische Dokumentation ist im Grunde jede schriftliche Anleitung oder jedes Handbuch, das Menschen hilft, zu verstehen, wie man etwas Technisches verwendet, repariert oder aufbaut, sei es Software, Hardware, ein System oder sogar Unternehmensprozesse. Sie zerlegt komplexe Dinge in einfache Schritte, Anleitungen oder Diagramme, damit Benutzer, Entwickler oder interne Teams die Aufgabe ohne Verwirrung erledigen können. Stellen Sie sich das wie das Handbuch vor, das mit einem neuen Gadget geliefert wird oder wie die Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Sie online für Software-Tools finden.
Warum ist es so wichtig? Denn ohne gute Dokumentation selbst das intelligenteste Produkt oder System unmöglich zu nutzen oder zu pflegen scheint. Sie spart Zeit, indem sie Fragen beantwortet, bevor sie gestellt werden, reduziert Fehler durch klare Anweisungen und hilft Teams und Kunden, auf derselben Seite zu bleiben. Gute technische Dokumentation bedeutet weniger Frustration, weniger Supportanrufe und ein insgesamt reibungsloseres Erlebnis, egal ob Sie ein Anfänger sind, der herausfindet, wie man anfängt, oder ein Entwickler, der komplexe Funktionen integriert.
Was ist ein Benutzerhandbuch und wie unterscheidet es sich von technischer Dokumentation?
Obwohl ein Benutzerhandbuch auch ein Beispiel für ein technisches Dokument ist, kann es aufgrund seiner breiten Anwendung auch als separates Thema behandelt werden und sich von anderen Arten technischer Dokumente unterscheiden. Ein Benutzerhandbuch ist ein einfaches und hilfreiches Dokument, das Ihnen Schritt für Schritt zeigt, wie Sie ein Produkt oder Software verwenden. Es ist für Menschen gedacht, die keine Experten sind, und erklärt Dinge in einer einfachen, leicht verständlichen Sprache. Egal, ob es darum geht, Ihr neues Telefon einzurichten, ein Küchengerät zu verwenden oder eine neue App zu navigieren, hilft ein Benutzerhandbuch Ihnen, schnell loszulegen und häufige Probleme ohne Stress zu lösen. Es enthält oft Sachen wie die Installation, grundlegende Funktionen, Tipps zur Fehlersuche und FAQs.
Benutzerhandbücher sollen Ihr Leben einfacher machen, indem sie wie ein freundlicher Helfer agieren, der Sie durch das führt, was Sie tun müssen, damit Sie sich bei der Verwendung des Produkts sicher fühlen. Sie kommen in vielen Formen, von gedruckten Booklets und PDFs bis hin zu Videos und In-App-Tutorials und konzentrieren sich auf klare Anleitungen statt auf tiefgehende technische Details. Das Ziel ist es, den Benutzern zu helfen, ihre Probleme schnell zu lösen und das Produkt ohne Verwirrung zu genießen.
Benutzerhandbuch | Technische Dokumentation | |
Zweck | Hilft alltäglichen Benutzern, ein Produkt einfach und effektiv zu bedienen. | Bietet tiefgehende technische Informationen für Entwickler, Ingenieure und Support-Teams darüber, wie das Produkt funktioniert und wie man es wartet. |
Zielgruppe | Für nicht-technische oder gelegentliche Benutzer konzipiert. | Für technische Experten mit spezialisierten Kenntnissen vorgesehen. |
Inhaltliche Details | Beinhaltet einfache, klare, schrittweise Anleitungen und Tipps zur Fehlersuche. | Beinhaltet detaillierte Architekturskizzen, Codebeispiele und Systemdesigns. |
Sprachstil | Verwendet einfache, umgangssprachliche Sprache ohne Fachjargon. | Verwendet technische Begriffe und setzt voraus, dass vorheriges Fachwissen vorhanden ist. |
Umfang | Fokussiert darauf, wie man die Funktionen des Produkts sicher und effektiv nutzt. | Behandelt Entwurf, Entwicklungsprozesse, Tests und Wartung des Produkts im Detail. |
Format | Verwendet Illustrationen, Screenshots, Aufzählungen zur Klarheit. | Beinhaltet häufig formale Diagramme, Tabellen und Code-Snippets. |
Ziel | Um sicherzustellen, dass Benutzer mit dem Produkt ohne Verwirrung interagieren können. | Um technische Teams für Implementierung, Fehlersuche und Aktualisierungen zu befähigen. |
Wie man technische Dokumentation mit Trupeer schreibt
Hier sind 7 Schritte, um das bestmögliche technische Dokument zu erstellen. Großartige technische Dokumentation dreht sich darum, es echten Menschen einfach zu machen, egal ob es sich um Kunden, Entwickler oder Ihre eigenen Kollegen handelt. Wenn Sie möchten, dass Ihre Dokumente tatsächlich helfen, hier ist ein einfacher, praktischer Prozess, den Sie für jeden Anwendungsfall befolgen können:
Schritt 1: Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe und definieren Sie das Thema
Die besten Anleitungen teilen ein gemeinsames Merkmal: Sie konzentrieren sich auf ein einziges, spezifisches Thema.
Zum Beispiel ist „Wie man Besprechungsnotizen mit Notion AI einrichtet“ viel klarer als „Wie man Notion AI verwendet“.
Wenn Sie gerade erst anfangen, halten Sie Ihre Anleitung einfach und eng gefasst.
Entscheiden Sie, für wen Sie sie erstellen: einen potenziellen Kunden, einen Kunden oder ein internes Teammitglied.
Anfänger benötigen möglicherweise mehr schrittweise Unterstützung, während fortgeschrittene Benutzer tiefere Einblicke in das Produkt wünschen.
Schritt 2: Erfassen Sie Ihren Prozess mit Trupeer
Installieren Sie die Trupeer Chrome-Erweiterung und zeichnen Sie Ihren Bildschirm auf, während Sie die Aufgabe ausführen.
Gehen Sie einfach jeden Schritt durch und erklären Sie, was Sie tun, Trupeer zeichnet automatisch sowohl Ihren Bildschirm als auch Ihre Stimme als Video auf.
Haben Sie bereits eine Aufnahme? Kein Problem.
Sie können vorhandene Videos (bis zu 5 Minuten oder 150 MB) direkt in Trupeer in Standardformaten hochladen. 💡 Tipp: Wählen Sie beim Aufzeichnen Ihre Eingabesprache für eine genaue Transkription später.
Schritt 3: Lassen Sie Trupeer Ihr Handbuch automatisch erstellen
Nach der Aufnahme gehen Sie zum Dokumenten-Tab oben links.
Die KI von Trupeer analysiert Ihr Video und extrahiert sofort die wichtigsten Schritte, indem sie Screenshots, Aktionen und Beschreibungen zu einem Entwurf des Handbuchs kombiniert.
Es ist, als hätte man einen KI-Assistenten, der Ihre Bildschirmaufnahme in strukturierte Dokumentation verwandelt.
Schritt 4: Verfeinern und Anpassen Ihres Inhalts
Trupeer enthält einen wordähnlichen Editor, sodass die Bearbeitung natürlich und intuitiv ist, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Sie können:
Schritte neu anordnen oder umbenennen
Kommentare und Hyperlinks hinzufügen
Screenshot bearbeiten oder löschen
Zusätzliche Erklärungen oder Grafiken einfügen
Diese Flexibilität hilft Ihnen, Ihr Handbuch zu perfektionieren.
Schritt 5: Personalisieren oder Umschreiben mit KI
Müssen Sie Ihr Handbuch für eine andere Zielgruppe anpassen?
Die Umschreibefunktion von Trupeer ermöglicht es Ihnen, denselben Inhalt sofort für Anfänger, fortgeschrittene Benutzer oder verschiedene Produktversionen anzupassen, ohne dass Sie irgendetwas neu aufnehmen müssen.
Fügen Sie einfach Ihre Anweisungen hinzu, und Trupeer passt den Ton und die Tiefe entsprechend an.
Schritt 6: Lokalisieren für globale Teams
Wenn Ihre Zielgruppe mehrere Regionen umfasst, unterstützt Trupeer die Übersetzung in über 9 Sprachen.
Dies macht Ihre Anleitungen weltweit zugänglich und reduziert die Einarbeitungsbarrieren für mehrsprachige Teams oder Kunden.
Schritt 7: Exportieren und überall teilen
Wenn Sie mit Ihrem Handbuch zufrieden sind, exportieren Sie es als PDF, Word oder Markdown oder teilen Sie es direkt über einen Link oder betten Sie es in Ihr Wissenszentrum, LMS oder Ihre Hilfe-Center ein.
💡 Pro Tipp: Trupeer kann auch Ihr schriftliches Handbuch in ein Anleitungsvideo (MP4) umwandeln, das sich perfekt für Video-Tutorials oder schnelles visuelles Lernen eignet.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, erstellen Sie technische Dokumentation, die wirklich hilfreich, benutzerfreundlich ist und alle auf derselben Seite hält, egal an welchem Projekt Sie arbeiten.
Welche Fehler sollten Sie bei der Erstellung technischer Dokumentation vermeiden?
Wenn Sie technische Dokumentation erstellen, ist es leicht, in einige häufige Fallen zu tappen, die Ihre Dokumente verwirrend, schwer zu verwenden oder einfach nur frustrierend für die Leser machen können. Das Ziel ist es, die Dinge klar und hilfreich zu machen, daher wird Ihnen das Vermeiden dieser Fehler viel Kopfzerbrechen ersparen und Ihre Dokumentation viel effektiver machen.
Hier sind fünf häufige Fehler, auf die Sie achten sollten, jeder mit einer kurzen Erklärung, um Ihnen zu helfen, fernzubleiben:
Ihr Publikum ignorieren:
Ohne zu berücksichtigen, wer Ihre Dokumentation lesen wird, zu schreiben, ist ein Rezept für Verwirrung. Wenn Sie Sprache oder Beispiele verwenden, die nicht mit der Erfahrung Ihrer Leser übereinstimmen, werden sie Schwierigkeiten haben, mitzukommen. Passen Sie immer Ihre Inhalte an deren Fähigkeitsniveau und Bedürfnisse an, egal ob sie Anfänger oder Experten sind.
Überladung mit unnötigen Details:
Wenn Sie Ihre Dokumente mit jeder möglichen Tatsache oder technischem Detail füllen, kann das die Benutzer überwältigen und die wichtigen Dinge in den Hintergrund drängen. Konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich nützlich und umsetzbar ist, und lassen Sie alles weg, was dem Leser nicht hilft, sein Problem zu lösen oder das Produkt zu verstehen.
Fachjargon und unerklärte Begriffe verwenden:
Wenn Sie Abkürzungen oder technische Sprache ohne klare Erklärungen verwenden, wird Ihre Dokumentation schwer verständlich. Definieren Sie neue Begriffe sofort und halten Sie Ihre Sprache so einfach wie möglich, damit die Leser nicht nachschlagen müssen, nur um Ihren Anweisungen zu folgen.
Schlechte Organisation und Struktur:
Wenn Ihre Dokumentation nur eine Wand aus Text ist oder ohne klare Abschnitte herumhüpft, werden die Benutzer verloren. Verwenden Sie Überschriften, Aufzählungspunkte und eine logische Reihenfolge, um Informationen leicht auffindbar und nachvollziehbar zu machen. Eine gut organisierte Dokumentation spart allen Zeit und Frustration.
Dokumente veraltet lassen:
Veraltete Anleitungen oder Screenshots können zu Fehlern und Verwirrung führen. Gewöhnen Sie sich daran, Ihre Dokumentation regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, insbesondere nach Produktänderungen oder neuen Versionen. Frische, genaue Dokumente schaffen Vertrauen und halten die Benutzer zufrieden.
Was sind Beispiele für technische Dokumente? (Mit Vorlagen)
Technische Dokumente kommen in vielen Formen und Größen, aber sie alle dienen dem Zweck, Menschen zu helfen, ein Produkt oder System effektiver zu verstehen, zu nutzen, zu warten oder zu bauen. Vom detaillierten Leitfaden für Entwickler bis hin zu einfachen Handbüchern für alltägliche Benutzer, fungieren diese Dokumente als wesentliche Werkzeuge, die Probleme lösen, Arbeitsabläufe verbessern und alle aufeinander abstimmen.
Benutzerhandbücher
Benutzerhandbücher können auch Teil der technischen Dokumentation sein. Benutzerhandbücher sind wie freundliche Handbücher, die den Menschen beibringen, ein Produkt Schritt für Schritt zu verwenden. Sie konzentrieren sich darauf, alltäglichen Benutzern schnell den Einstieg zu erleichtern, Funktionen selbstbewusst zu nutzen, und häufige Probleme ohne Stress zu beheben. Egal, ob es sich um ein Smartphone oder Software handelt, diese Handbücher sorgen dafür, dass die Benutzer sich nicht verloren fühlen.
Vorlage für Benutzerhandbuch
Einführung
Beschreiben Sie das Produkt und die Zielbenutzer. Erklären Sie den Zweck des Handbuchs und die wichtigsten Vorteile.
Voraussetzungen
Listen Sie Hardware, Software oder Wissen auf, das vor der Nutzung benötigt wird.
Einrichtung/Installation
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Installation oder Einrichtung.
Grundlegende Nutzung
Klare, nummerierte Schritte für gängige Aufgaben mit kurzen Erklärungen. Verwenden Sie nur minimale Screenshots, wenn sie unbedingt erforderlich sind.
Erweiterte Funktionen
Erklären Sie optionale oder erweiterte Funktionen und wie man sie nutzt.
Fehlerbehebung & FAQs
Häufige Probleme und schnelle Lösungen.
Kontakt- & Supportdetails
API-Dokumentation
API-Dokumente sind für Entwickler geschrieben, die Software-Systeme verbinden oder integrieren möchten. Sie erklären die verfügbaren Funktionen, wie man Anfragen sendet, erwartete Antworten, Authentifizierungsdetails und Fehlerbehandlung. Klare API-Dokumente sind entscheidend für eine reibungslose Entwicklererfahrung und eine schnellere Integration.
Vorlage für API-Dokumentation
Einführung
Kurze Übersicht über die API, Zielentwickler und typische Anwendungsfälle.
Voraussetzungen
Auth-Schlüssel, Einrichtung der Umgebung, Abhängigkeiten.
Basis-URL & Authentifizierung
Wurzel-URL für API-Endpunkte und Authentifizierungsmethoden.
Endpunkte
Name und Beschreibung des Endpunkts
Fehlerbehebungsleitfäden
Diese Dokumente helfen den Benutzern, Probleme zu erkennen und selbst zu beheben. Sie listen häufige Fehler, Ursachen und schrittweise Lösungen auf, reduzieren die Abhängigkeit von Support-Teams und bringen die Dinge schneller wieder auf Kurs.
Vorlage für Fehlerbehebungsleitfäden
Einführung
Kurze Übersicht über das Produkt oder System und häufige Probleme, mit denen Benutzer konfrontiert sein könnten.
Symptome & Fehlermeldungen
Liste typischer Probleme, Fehlercodes und was Benutzer sehen könnten.
Schritt-für-Schritt-Lösungen
Klare Anleitungen zur Diagnose und Behebung jedes Problems.
Tipps & Präventivmaßnahmen
Ratschläge, um häufige Fehler oder wiederkehrende Probleme zu vermeiden.
Escalation & Support
Wann und wie man den Support kontaktiert, wenn der Leitfaden das Problem nicht löst.
FAQs
Schnelle Antworten auf häufige Fragen zur Fehlersuche.
Wissensdatenbanken
Wissensdatenbanken sind Online-Bibliotheken voller FAQs, Anleitungen und Best Practices. Diese durchsuchbaren Ressourcen ermöglichen es den Benutzern, jederzeit Antworten zu finden, was den Self-Service erhöht und die Kundenzufriedenheit verbessert. Trupeer.ai bietet eine eigene fortschrittliche Wissensdatenbank-Plattform an, die dies auf die nächste Ebene hebt, indem sie KI-unterstützte Videosuchen integriert. Das bedeutet, dass Ihr Team oder Ihre Kunden sofort spezifische, zeitstempelte Antworten aus Ihren Video-Tutorials und Dokumentationen erhalten können, ohne durch lange Texte oder lange Videos zu stöbern.
Trupeer’s Wissensdatenbank unterstützt multimediale Inhalte, einschließlich interaktiver Videos, KI-Avatare, mehrsprachige Sprachausgaben und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, was das Lernen für verschiedene Zielgruppen ansprechend und zugänglich macht. Durch die Konsolidierung aller Ihrer Produktvideos, Handbücher und SOPs an einem markengerechten, einfach zu navigierenden Ort hilft Trupeer, wiederholte Anrufe und E-Mails zu reduzieren. Dies spart Ihnen wertvolle Zeit, da Benutzer schnell die Informationen finden können, die sie benötigen, automatisierte intelligente Antworten von der KI erhalten oder direkt mit Videoinhalten chatten können, um ein tieferes Verständnis zu erlangen. Es ist ein Game Changer, um die Einarbeitung, den Support und die Zusammenarbeit zu beschleunigen und dokumentiert effektiv Ihr Wissenszentrum in ein dynamisches Hub.
Vorlage für Wissensdatenbank
Überblick
Zweck des Handbuchs und beabsichtigte interne Zielgruppe.
Struktur & Navigation
Kategorien, Abschnitte und Indexinformationen.
Verfahren & Best Practices
Schritt-für-Schritt-Workflows, Richtlinienübersichten.
Werkzeuge & Systeme
Richtlinien zur Nutzung von Software/Plattformen.
Fehlerbehebung & Kontakte
Bekannte Probleme und interne Hilfekontakte.
Richtlinien für Beiträge
Wie Teammitglieder Inhalte hinzufügen oder bearbeiten.
Änderungsverlauf
Technische Entwurfdokumentation
Diese Art ist für Ingenieure und Architekten gedacht und beschreibt die Systemarchitektur, Technologien, Schnittstellen, Datenflüsse und Entwurfsentscheidungen. Sie leitet die Entwicklung und zukünftige Wartung und sorgt dafür, dass komplexe Systeme einfacher konsistent und skalierbar bleiben.
Vorlage für technische Entwurfdokumentation
Überblick
Zweck, Umfang und beabsichtigte Zielgruppe des Designs.
Systemarchitektur
Diagramme auf hoher Ebene und Beschreibungen der Hauptkomponenten.
Technologien & Werkzeuge
Liste der verwendeten Rahmenwerke, Sprachen und Plattformen.
Datenfluss & Schnittstellen
Wie Daten durch das System fließen und wie die Komponenten interagieren.
Entscheidungen & Begründungen
Wesentliche Entscheidungen und die Gründe dafür.
Einschränkungen & Annahmen
Beschränkungen, Abhängigkeiten und alle Annahmen.
Änderungsverlauf
Protokoll von Änderungen und Aktualisierungen des Designs.
Wartungsleitfäden
Wartungsdokumente leiten die fortlaufende Pflege von Hardware oder Software und behandeln routinemäßige Überprüfungen, Updates, Backups und das Handling von Vorfällen. Sie sorgen für Langlebigkeit und Zuverlässigkeit von Systemen über einen längeren Zeitraum.
Vorlage für Wartungsleitfäden
Einführung
Zweck des Handbuchs und welche Systeme oder Produkte es abdeckt.
Routinemäßige Wartungsaufgaben
Liste der regelmäßigen Überprüfungen, Updates und Pflege Schritte.
Backup- & Wiederherstellungsverfahren
Anleitungen für Datenbackups und Wiederherstellung von Systemen.
Vorfallbehandlung
Schritte zum Umgang mit unerwarteten Problemen oder Ausfällen.
Wartungszeitplan
Empfohlene Häufigkeit für jede Aufgabe.
Berichterstattung & Dokumentation
Wie abgeschlossene Wartungsarbeiten festgehalten und Probleme gemeldet werden.
Projekt- und Geschäftsdokumentation
Diese umfassen Projektpläne, Geschäftsnormen, Vorschläge und Whitepapers. Sie helfen Teams, sich auf Ziele, Prozesse und Erwartungen abzustimmen, damit alle effizient in die gleiche Richtung gehen.
Vorlage für Projekt- und Geschäftsdokumentation
Projektübersicht
Zusammenfassung der Ziele, des Umfangs und der Stakeholder.
Anforderungen & Ziele
Detaillierte Liste dessen, was das Projekt erreichen soll.
Zeitrahmen & Meilensteine
Wichtige Daten, Liefergegenstände und Fortschrittsüberprüfungen.
Rollen & Verantwortlichkeiten
Wer macht was und Kontaktdaten.
Budget & Ressourcen
Geschätzte Kosten, Werkzeuge und benötigte Materialien.
Risiken & Abmilderung
Mögliche Herausforderungen und wie man ihnen begegnet.
Statusaktualisierungen & Berichterstattung
Wie Fortschritte verfolgt und kommuniziert werden.
Anhänge
Unterstützende Dokumente, Referenzen und zusätzliche Informationen.
Jedes dieser technischen Dokumente wird in verschiedenen Bereichen der Produktentwicklung, des Kundensupports und interner Arbeitsabläufe angewendet, die alle zusammenarbeiten, um eine reibungslose und erfolgreiche Erfahrung für Teams und Benutzer zu schaffen.
Mehr als nur Dokumenterstellung - Warum Trupeer KI ein Game Changer ist
Hier ist die Sache: Die Erstellung technischer Dokumentation oder Benutzerhandbücher sollte nicht unzählige Meetings, wiederholte Anrufe oder verloren gegangene Stunden zur Erklärung desselben Prozesses bedeuten. Mit Trupeer.ai können Sie Ihre Bildschirmaufnahmen oder Tutorials in Video-Tutorials umwandeln, technische Dokumentationen sofort generieren und eine durchsuchbare Wissensdatenbank für Ihr Team oder Ihre Kunden an einem einzigen Ort aufbauen.
Das bedeutet, dass jeder wichtige Workflow, jeder Einarbeitungsschritt oder jede Fehlerbehebung ständig zugänglich ist, egal wann oder wer Hilfe benötigt. Anstatt verzweifelt die gleichen Fragen bei Anrufen oder Chats zu beantworten, können Ihr Team und die Benutzer einfach in der Wissensdatenbank suchen oder die KI-Videosuche von Trupeer nutzen. Möchten Sie tiefer eintauchen? Sie können direkt mit dem Video-Tutorial selbst chatten und spezifische Antworten zu ihrem Kontext erhalten. Dieses optimierte Setup spart allen Zeit, steigert die Produktivität und macht das Teilen von Wissen mühelos.
Einfach ausgedrückt, mit Trupeer.ai ist Dokumentation keine lästige Pflicht, sondern ein intelligentes, interaktives Hub, das Ihr ganzes Team stärkt und auf dem neuesten Stand hält.
