Es ist der Veröffentlichungstag für Ihre neue SaaS-Plattform. Das Engineering-Team feiert, das Produkt ist live, und die Roadmap ist bereits mit neuen Funktionen vollgepackt. Aber als die ersten Unternehmenskunden sich einloggen, beginnen die Fragen, aufzuploppen: „Wie richte ich SSO ein?“ „Wo finde ich die API-Schlüssel?“ „Was ist der beste Weg, um mein Team einzuarbeiten?“ Plötzlich wird Ihnen klar, dass das gesamte Wissen über Integrationen, Arbeitsabläufe und Fehlersuche im Kopf von ein paar wichtigen Personen steckt, und diese Personen sind bereits mit dem nächsten Sprint beschäftigt.
Klingt vertraut? In schnelllebigen B2B-Umgebungen ist technische Dokumentation oft eine nachträgliche Überlegung, zwischen Fristen gequetscht oder von wem auch immer, der zur Verfügung steht, geschrieben. Das Ergebnis? Dokumente, die zu viel voraussetzen, entscheidende Schritte überspringen und neue Benutzer oder Partner verloren zurücklassen. Wenn Dokumentation hastig oder unvollständig ist, verlangsamt sie das Onboarding, frustriert Kunden und schafft Engpässe für Support- und Vertriebsteams.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie technische Dokumentation für B2B-Produkte angehen, wann Sie anfangen sollten, was Sie einbeziehen sollten und wie Sie Ihre Dokumente für Kunden, Partner und Ihr eigenes Team wirklich nützlich machen können. Lassen Sie uns untersuchen, warum großartige Dokumentation nicht nur ein „Nice-to-have“ ist, sondern eine geschäftliche Notwendigkeit.
Was ist technische Dokumentation und warum ist sie wichtig?
Technische Dokumentation ist im Grunde jede schriftliche Anleitung oder Handbuch, das Menschen hilft, zu verstehen, wie man etwas Technisches benutzt, repariert oder erstellt, egal ob es sich um Software, Hardware, ein System oder sogar Unternehmensprozesse handelt. Sie bricht komplexe Dinge in einfache Schritte, Anleitungen oder Diagramme auf, damit Benutzer, Entwickler oder interne Teams die Aufgabe ohne Verwirrung erledigen können. Denken Sie daran, wie das Anleitungshandbuch, das mit einem neuen Gadget kommt, oder die Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Sie online für Software-Tools finden.
Warum ist es so wichtig? Denn ohne gute Dokumentation kann selbst das intelligenteste Produkt oder System unmöglich zu benutzen oder zu warten sein. Sie spart Zeit, indem sie Fragen beantwortet, bevor sie gestellt werden, reduziert Fehler durch klare Anweisungen und hilft Teams und Kunden, auf derselben Seite zu bleiben. Gute technische Dokumentation bedeutet weniger Frustration, weniger Support-Anrufe und ein reibungsloses Gesamterlebnis, egal ob Sie ein Neuling sind, der herausfinden will, wie man anfängt, oder ein Entwickler, der komplexe Funktionen integriert.
Was ist ein Benutzerhandbuch und wie unterscheidet es sich von technischer Dokumentation?
Obwohl ein Benutzerhandbuch auch ein Beispiel für ein technisches Dokument ist, kann es aufgrund seiner weitreichenden Nutzung auch als separates Thema betrachtet werden und von anderen Arten technischer Dokumente unterschieden werden. Ein Benutzerhandbuch ist ein einfaches und hilfreiches Dokument, das zeigt, wie man ein Produkt oder eine Software Schritt für Schritt nutzt. Es ist für Menschen gemacht, die keine Experten sind, und erklärt Dinge in einfacher, leicht verständlicher Sprache. Egal, ob es darum geht, Ihr neues Telefon einzurichten, ein Küchengerät zu benutzen oder eine neue App zu navigieren, ein Benutzerhandbuch hilft Ihnen, schnell zu beginnen und häufige Probleme ohne Stress zu lösen. Es enthält oft Dinge wie Installationsanleitungen, grundlegende Funktionen, Fehlersuche und FAQs.
Benutzerhandbücher zielen darauf ab, Ihr Leben einfacher zu machen, indem sie wie ein freundlicher Helfer fungieren, der Sie durch das führt, was Sie tun müssen, sodass Sie sich sicher fühlen, das Produkt zu verwenden. Sie kommen in vielen Formen vor, von gedruckten Heften und PDFs bis hin zu Videos und In-App-Tutorials, und konzentrieren sich auf klare Anweisungen statt auf tiefgehende technische Details. Das Ziel ist es, den Benutzern zu helfen, ihre Probleme schnell zu lösen und das Produkt ohne Verwirrung zu genießen.
Benutzerhandbuch | Technische Dokumentation | |
Zweck | Hilft alltäglichen Benutzern, ein Produkt einfach und effektiv zu bedienen. | Bietet tiefgehende technische Informationen für Entwickler, Ingenieure, Support-Teams darüber, wie das Produkt funktioniert und wie man es wartet. |
Zielgruppe | Für nicht-technische oder gelegentliche Benutzer ausgelegt. | Für technische Experten mit spezialisiertem Wissen gedacht. |
Inhaltsdetails | Beinhaltet einfache, klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Tipps zur Fehlersuche. | Enthält detaillierte architektonische Diagramme, Codebeispiele und Systemdesigns. |
Sprachstil | Verwendet einfache, gesprächige Sprache ohne Fachjargon. | Verwendet technische Begriffe und setzt voraus, dass Vorwissen vorhanden ist. |
Umfang | Konzentriert sich darauf, wie man die Funktionen des Produkts sicher und effektiv nutzt. | Behandelt das Produktdesign, Entwicklungsprozesse, Tests und Wartung im Detail. |
Format | Verwendet Illustrationen, Screenshots, Aufzählungsliste zur Verdeutlichung. | Beinhaltet oft formale Diagramme, Tabellen und Codeausschnitte. |
Ziel | Um sicherzustellen, dass die Benutzer mit dem Produkt ohne Verwirrung interagieren können. | Um technische Teams für Implementierung, Fehlersuche und Aktualisierungen zu stärken. |
Wie man technische Dokumentation mit Trupeer schreibt
Hier sind 7 Schritte, um das bestmögliche technische Dokument zu erstellen. Großartige technische Dokumentation dreht sich alles darum, es realen Menschen einfach zu machen, egal ob sie Kunden, Entwickler oder Ihre eigenen Teamkollegen sind. Wenn Sie möchten, dass Ihre Dokumente tatsächlich hilfreich sind, hier ist ein einfacher, praktischer Prozess, den Sie für jeden Anwendungsfall befolgen können:
Schritt 1: Identifizieren Sie Ihr Publikum und definieren Sie das Thema
Die besten Anleitungen teilen ein Merkmal, sie konzentrieren sich auf ein einzelnes, spezifisches Thema.
Zum Beispiel ist „Wie man Besprechungsnotizen mit Notion KI einrichtet“ viel klarer als „Wie man Notion KI verwendet“.
Wenn Sie gerade erst anfangen, halten Sie Ihre Anleitung einfach und eng gefasst.
Entscheiden Sie, für wen Sie es erstellen, einen Interessenten, einen Kunden oder ein internes Teammitglied.
Anfänger benötigen möglicherweise mehr Schritt-für-Schritt-Anleitungen, während fortgeschrittene Benutzer tiefere Einblicke in das Produkt wünschen.
Schritt 2: Erfassen Sie Ihren Prozess mit Trupeer
Installieren Sie die Trupeer Chrome-Erweiterung und zeichnen Sie Ihren Bildschirm auf, während Sie die Aufgabe ausführen.
Gehen Sie einfach jeden Schritt durch und erklären Sie, was Sie tun. Trupeer nimmt automatisch sowohl Ihren Bildschirm als auch Ihre Stimme als Video auf.
Haben Sie bereits eine Aufnahme? Kein Problem.
Sie können vorhandene Videos (bis zu 5 Minuten oder 150 MB) direkt in standardisierten Formaten bei Trupeer hochladen.
💡 Tipp: Wählen Sie beim Aufzeichnen Ihre Sprache für eine genaue Transkription später aus.
Schritt 3: Lassen Sie Trupeer Ihr Handbuch automatisch generieren
Nach der Aufnahme gehen Sie zur Dokumenten-Registerkarte oben links.
Die KI von Trupeer analysiert Ihr Video und extrahiert sofort die wichtigsten Schritte, kombiniert Screenshots, Aktionen und Beschreibungen zu einem Entwurf.
Es ist, als hätten Sie einen KI-Assistenten, der Ihre Bildschirmaufnahme in strukturierte Dokumentation umwandelt.
Schritt 4: Verfeinern und Anpassen Ihres Inhalts
Trupeer enthält einen wordähnlichen Editor, sodass die Bearbeitung natürlich und intuitiv ist, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Sie können:
Schritte neu anordnen oder umbenennen
Ergänzungen und Hyperlinks hinzufügen
Screenshots bearbeiten oder löschen
Zusätzliche Erklärungen oder Visualisierungen einfügen
Diese Flexibilität hilft Ihnen, Ihr Handbuch zur Perfektion zu polieren.
Schritt 5: Personalisieren oder umschreiben mit KI
Sie müssen Ihr Handbuch für ein anderes Publikum anpassen?
Die Umschreibefunktion von Trupeer ermöglicht es Ihnen, denselben Inhalt sofort für Anfänger, fortgeschrittene Benutzer oder verschiedene Produktversionen zu gestalten, ohne etwas neu aufnehmen zu müssen.
Fügen Sie einfach Ihre Anweisungen hinzu, und Trupeer wird Ton und Tiefe entsprechend anpassen.
Schritt 6: Lokalisieren für globale Teams
Wenn Ihr Publikum sich über mehrere Regionen erstreckt, unterstützt Trupeer Übersetzungen in 9+ Sprachen.
Dies macht Ihre Anleitungen weltweit zugänglich und reduziert die Onboarding-Hürden für mehrsprachige Teams oder Kunden.
Schritt 7: Exportieren und überall teilen
Wenn Sie mit Ihrem Handbuch zufrieden sind, exportieren Sie es als PDF, Word oder Markdown oder teilen Sie es direkt über einen Link oder betten Sie es in Ihr Wissenszentrum, LMS oder Help Center ein.
💡 Pro-Tipp: Trupeer kann auch Ihr schriftliches Handbuch in ein Anleitungsvideo (MP4) umwandeln, das perfekt für Video-Tutorials oder schnelles visuelles Lernen geeignet ist.
Wenn Sie diesen Schritten folgen, erstellen Sie technische Dokumentationen, die wirklich hilfreich, einfach zu bedienen und alle auf dem gleichen Stand halten, egal an welchem Projekt Sie arbeiten.
Welche Fehler sollten Sie bei der Erstellung technischer Dokumentation vermeiden?
Beim Zusammenstellen technischer Dokumentation kann es leicht passieren, in einige gängige Fallen zu tappen, die Ihre Dokumente verwirrend, schwer zu verwenden oder einfach frustrierend für die Leser machen können. Das Ziel ist es, alles klar und hilfreich zu gestalten, sodass das Vermeiden dieser Fehler Ihren Benutzern viele Kopfschmerzen ersparen und Ihre Dokumentation viel effektiver machen kann.
Hier sind fünf häufige Fehler, auf die Sie achten sollten, jeder mit einer kurzen Erklärung, um Ihnen zu helfen, ihnen aus dem Weg zu gehen:
Ihr Publikum ignorieren:
Ohne Berücksichtigung dessen, wer Ihre Dokumentation liest, zu schreiben, ist ein Rezept für Verwirrung. Wenn Sie Sprache oder Beispiele verwenden, die nicht mit der Erfahrung Ihrer Leser übereinstimmen, werden sie Schwierigkeiten haben, mitzuhalten. Passen Sie immer Ihren Inhalt an ihr Fähigkeitsniveau und ihre Bedürfnisse an, egal ob sie Anfänger oder Experten sind.
Überladen mit unnötigen Details:
Wenn Sie Ihre Dokumente mit jedem möglichen Fakt oder technischen Detail überladen, kann das die Benutzer überwältigen und die wichtigen Dinge begraben. Konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich nützlich und umsetzbar ist, und lassen Sie alles weg, was dem Leser nicht hilft, sein Problem zu lösen oder das Produkt zu verstehen.
Verwendung von Fachjargons und unerklärten Begriffen:
Das Werfen von Akronymen oder technischem Jargon ohne klare Erklärungen macht Ihre Dokumentation schwer verständlich. Definieren Sie neue Begriffe sofort und halten Sie Ihre Sprache so einfach wie möglich, damit die Leser nicht nachschlagen müssen, nur um Ihren Anweisungen zu folgen.
Schlechte Organisation und Struktur:
Wenn Ihre Dokumentation nur eine Wand aus Text ist oder ohne klare Abschnitte springt, werden Benutzer verloren gehen. Verwenden Sie Überschriften, Aufzählungspunkte und eine logische Abfolge, um Informationen leicht zu finden und zu verfolgen. Ein gut organisiertes Dokument spart allen Zeit und Frustration.
Dokumente veraltet lassen:
Veraltete Anweisungen oder Screenshots können zu Fehlern und Verwirrung führen. Gewöhnen Sie sich an, Ihre Dokumentation regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, insbesondere nach Produktänderungen oder neuen Veröffentlichungen. Frische, genaue Dokumente schaffen Vertrauen und halten die Benutzer zufrieden.
Was sind Beispiele für technische Dokumente? (Mit Vorlagen)
Technische Dokumente gibt es in vielen Formen und Größen, aber sie alle dienen dem Zweck, Menschen zu helfen, ein Produkt oder System effektiver zu verstehen, zu nutzen, zu warten oder aufzubauen. Von detaillierten Leitfäden für Entwickler bis hin zu einfachen Handbüchern für alltägliche Benutzer wirken diese Dokumente als wesentliche Werkzeuge, die Probleme lösen, Arbeitsabläufe verbessern und alle aufeinander abstimmen.
Benutzerhandbücher
Benutzerhandbücher können auch Teil der technischen Dokumentation sein. Benutzerhandbücher sind wie freundliche Handbücher, die den Menschen Schritt für Schritt zeigen, wie man ein Produkt nutzt. Sie konzentrieren sich darauf, alltägliche Benutzer schnell zu helfen, sicher Funktionen zu nutzen und häufige Probleme ohne Stress zu beheben. Egal, ob es sich um ein Smartphone oder eine Software handelt, diese Leitfäden sorgen dafür, dass die Benutzer sich nicht verloren fühlen.
Benutzerhandbuch-Vorlage
Einführung
Beschreiben Sie das Produkt und die Zielbenutzer. Erklären Sie den Zweck des Handbuchs und die wesentlichen Vorteile.
Voraussetzungen
Listen Sie Hardware, Software oder Wissen auf, das vor dem Gebrauch benötigt wird.
Einrichtung/Installation
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Installation oder Einrichtung.
Grundlegende Nutzung
Klare, nummerierte Schritte für häufige Aufgaben mit kurzen Erklärungen. Verwenden Sie minimal Screenshots, nur wenn es unbedingt notwendig ist.
Erweiterte Funktionen
Erklären Sie optionale oder erweiterte Funktionen und wie man sie nutzt.
Fehlersuche & FAQs
Häufige Probleme und schnelle Lösungen.
Kontakt- & Supportdetails
API-Dokumentation
API-Dokumente sind für Entwickler geschrieben, die Software-Systeme verbinden oder integrieren möchten. Sie erklären die verfügbaren Funktionen, wie man Anforderungen sendet, erwartete Antworten, Authentifizierungsdetails und Fehlerbehandlung. Klare API-Dokumente sind der Schlüssel zu einem reibungslosen Entwicklerlebnis und schnelleren Integrationen.
API-Dokumentation-Vorlage
Einführung
Kurzer Überblick über die API, die Zielentwickler und typische Anwendungsfälle.
Voraussetzungen
Authentifizierungsschlüssel, Umgebungseinrichtung, Abhängigkeiten.
Basis-URL & Authentifizierung
Root-URL für API-Endpunkte und Authentifizierungsmethoden.
Endpunkte
Name und Beschreibung des Endpunkts.
Fehlersuche-Leitfäden
Diese Dokumente helfen Benutzern, Probleme zu erkennen und selbst zu beheben. Sie listen häufige Fehler, Ursachen und Schritt-für-Schritt-Lösungen auf, wodurch die Abhängigkeit von Support-Teams verringert wird und Probleme schneller behoben werden können.
Fehlersuche-Leitfaden-Vorlage
Einführung
Kurzer Überblick über das Produkt oder System und häufige Probleme, mit denen Benutzer konfrontiert werden können.
Symptome & Fehlermeldungen
Liste typischer Probleme, Fehlercodes und was Benutzer möglicherweise sehen.
Schritt-für-Schritt-Lösungen
Klare Anleitungen zur Diagnose und Behebung jedes Problems.
Tipps & Vorbeugemaßnahmen
Ratschläge zur Vermeidung häufiger Fehler oder wiederkehrender Probleme.
Eskaliertes & Unterstützung
Wann und wie man den Support kontaktiert, wenn die Anleitung das Problem nicht löst.
FAQs
Schnelle Antworten auf häufige Fragen zur Fehlersuche.
Wissensdatenbanken
Wissensdatenbanken sind Online-Bibliotheken voller FAQs, Anleitungen und Best Practices. Diese durchsuchbaren Ressourcen ermöglichen es Benutzern, jederzeit Antworten zu finden, erhöhen die Selbstbedienung und verbessern die Kundenzufriedenheit. Trupeer.ai bietet seine eigene fortschrittliche Wissensdatenbank-Plattform, die dies auf die nächste Stufe bringt, indem sie eine KI-gestützte Videosuche integriert. Das bedeutet, dass Ihr Team oder Kunden sofort spezifische, timestamped Antworten aus Ihren Video-Tutorials und Dokumentationen erhalten können, ohne lange Texte oder lange Videos durchsuchen zu müssen.
Die Wissensdatenbank von Trupeer unterstützt multimediale Inhalte, einschließlich interaktiver Videos, KI-Avatare, mehrsprachiger Sprachübertragungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um das Lernen für verschiedene Zielgruppen ansprechend und zugänglich zu machen. Indem Sie alle Ihre Produktvideos, Leitfäden und SOPs an einem markenspezifischen, einfach navigierbaren Ort konsolidieren, hilft Trupeer, sich wiederholende Anrufe und E-Mails zu reduzieren. Dies spart Ihnen wertvolle Zeit, da Benutzer schnell die Informationen finden können, die sie benötigen, automatisierte intelligente Antworten von der KI erhalten oder direkt mit Video-Inhalten chatten können, um ein tieferes Verständnis zu erlangen. Es ist ein Umbruch, der das Onboarding, den Support und die Zusammenarbeit beschleunigt und Ihre Dokumentation effektiv zu einem dynamischen Wissenszentrum macht.
Wissensdatenbank-Vorlage
Überblick
Zweck des Handbuchs und beabsichtigte interne Zielgruppe.
Struktur & Navigation
Kategorien, Abschnitte und Indexinformationen.
Verfahren & Best Practices
Schritt-für-Schritt-Arbeitsabläufe, Richtlinienübersichten.
Werkzeuge & Systeme
Richtlinien zur Nutzung von Software/Plattform.
Fehlersuche & Kontakte
Bekannte Probleme und interne Hilfskontakte.
Beitragsrichtlinien
Wie Teammitglieder Inhalte hinzufügen oder bearbeiten.
Änderungshistorie
Technische Entwurfsdokumentation
Diese Art ist für Ingenieure und Architekten gedacht und beschreibt Systemarchitektur, Technologien, Schnittstellen, Datenflüsse und Entwurfsentscheidungen. Sie leitet die Entwicklung und zukünftige Wartung und macht komplexe Systeme einfacher, konsistent und skalierbar zu halten.
Technische Entwurfsdokumentation-Vorlage
Überblick
Zweck, Umfang und Zielgruppe des Designs.
Systemarchitektur
Hohe Diagramme und Beschreibungen der Hauptkomponenten.
Technologien & Werkzeuge
Liste der verwendeten Frameworks, Sprachen und Plattformen.
Datenfluss & Schnittstellen
Wie Daten durch das System fließen und wie Komponenten interagieren.
Entscheidungen & Begründungen
Wesentliche Entscheidungen und die Gründe dafür.
Einschränkungen & Annahmen
Limitierungen, Abhängigkeiten und Annahmen.
Änderungshistorie
Protokoll der Änderungen und Aktualisierungen des Designs.
Wartungsleitfäden
Wartungsdokumente leiten die fortlaufende Pflege von Hardware oder Software und decken Routineüberprüfungen, Aktualisierungen, Backups und die Behandlung von Vorfällen ab. Sie sichern die Langlebigkeit und Zuverlässigkeit von Systemen über die Zeit.
Wartungsleitfaden-Vorlage
Einführung
Zweck des Leitfadens und welche Systeme oder Produkte er abdeckt.
Routine-Wartungsaufgaben
Liste regelmäßiger Überprüfungen, Aktualisierungen und Reinigungsschritte.
Backup & Wiederherstellungsverfahren
Anleitungen zur Datensicherung und Wiederherstellung von Systemen.
Vorfallbehandlung
Schritte zur Behandlung unerwarteter Probleme oder Ausfälle.
Wartungsplan
Empfohlene Häufigkeit für jede Aufgabe.
Berichterstattung & Dokumentation
Wie man abgeschlossene Wartungsarbeiten dokumentiert und Probleme meldet.
Projekt- und Geschäftsdokumentation
Diese Dokumente umfassen Projektpläne, Geschäftsnormen, Vorschläge und Whitepapers. Sie helfen Teams, sich auf Ziele, Prozesse und Erwartungen abzustimmen, um sicherzustellen, dass alle effizient in die gleiche Richtung arbeiten.
Projekt- und Geschäftsdokumentation-Vorlage
Projektübersicht
Zusammenfassung der Ziele, des Umfangs und der Stakeholder.
Anforderungen & Ziele
Detaillierte Liste dessen, was das Projekt erreichen will.
Zeitplan & Meilensteine
Wichtige Daten, Lieferungen und Fortschrittskontrollen.
Rollen & Verantwortlichkeiten
Wer was macht und Kontaktinformationen.
Budget & Ressourcen
Geschätzte Kosten, Werkzeuge und Materialien, die benötigt werden.
Risiken & Minderung
Potenzielle Herausforderungen und wie man damit umgeht.
Statusaktualisierungen & Berichterstattung
Wie der Fortschritt verfolgt und kommuniziert wird.
Anhänge
Unterstützende Dokumente, Referenzen und zusätzliche Informationen.
Jedes dieser technischen Dokumente wird in verschiedenen Teilen der Produktentwicklung, des Kundensupports und interner Arbeitsabläufe angewendet, und sie arbeiten alle zusammen, um eine reibungslose und erfolgreiche Erfahrung für Teams und Benutzer gleichermaßen zu schaffen.
Mehr als nur Dokumentenerstellung - Warum Trupeer AI ein Game Changer ist
Hier ist die Sache: Die Erstellung technischer Dokumentation oder Benutzerhandbücher sollte nicht endlose Meetings, wiederholte Anrufe oder verlorene Stunden bedeuten, in denen derselbe Prozess immer wieder erklärt wird. Mit Trupeer.ai können Sie Ihre Bildschirmaufnahmen oder Anleitungen in Video-Tutorials umwandeln, technische Dokumentation sofort generieren und eine durchsuchbare Wissensdatenbank für Ihr Team oder Ihre Kunden an einem Ort aufbauen.
Das bedeutet, dass jeder wichtige Arbeitsablauf, jeder Onboarding-Schritt oder jede Störungsbehebung immer erreichbar ist, egal wann oder wer Hilfe benötigt. Anstatt sich abmühen zu müssen, um dieselben Fragen in Anrufen oder Chats zu beantworten, können Ihr Team und Ihre Benutzer einfach die Wissensdatenbank durchsuchen oder die KI-Videosuche von Trupeer nutzen. Möchten sie tiefer eintauchen? Sie können direkt mit dem Video-Tutorial selbst chatten und spezifische Antworten auf ihren Kontext erhalten. Dieses vereinfachte Setup spart allen Zeit, steigert die Produktivität und macht das Teilen von Wissen mühelos.
Einfach ausgedrückt, mit Trupeer.ai ist Dokumentation keine lästige Pflicht, sondern ein intelligentes, interaktives Zentrum, das Ihr gesamtes Team ermächtigt und auf dem neuesten Stand hält.
