Jak společnost Welltower vyškolila 150 nových zaměstnanců ve třech zemích pomocí platformy Trupeer

Popis problému

150 nových zaměstnanců. Stejný software. Žádný čas na individuální vedení každého z nich.

Když Madison nastoupila do týmu Redevelopment společnosti Welltower, měl 30 zaměstnanců. O dva roky později jich měl 180. Takový růst nenechává prostor pro neformální předávání znalostí.

Tým fungoval na složitém softwaru s náročnými pracovními postupy: Yardi pro správu nemovitostí, Smartsheet pro sledování projektů a vlastní formuláře v Excelu. Každý nový zaměstnanec se musel naučit vše, a jediný způsob, jak se to naučit, bylo sledovat někoho jiného při práci nebo čekat na individuální hovor.

Madison dostala za úkol vytvořit standardní operační postupy (SOP) a školicí materiály pro oddělení, které rostlo rychleji, než stíhala vznikat dokumentace. Statické dokumenty nestačily. Videonávody s nahrávkou obrazovky byly správným formátem, ale problémem bylo vytvářet je ve velkém měřítku, konzistentně a bez produkčního týmu. 

Řešení

Jednočlenný produkční tým!

Madison se stala interním ambasadorem umělé inteligence ve společnosti Welltower: jediným vlastníkem produkce videí v celém týmu Redevelopment a stále častěji i mimo něj.

Pracovní postup: odborníci na danou problematiku nahrají svou obrazovku lokálně v rozlišení 1080p při 10fps, pošlou soubory Madison přes WeTransfer, ta je zpracuje ve Final Cut Pro a nahraje je do Trupeeru pro export a úpravy s využitím AI. 

Výsledkem je centralizovaná, konzistentní knihovna školení. 

Viceprezidenti napříč týmy nyní směrují požadavky přímo k ní. „Pošli to Madison na její AI video“ se stalo interní zkratkou pro řádné zdokumentování věcí. 

Vzniklo již více než 50 videí a platforma se stala ústředním bodem její identity jako propagátorky AI uvnitř společnosti.

„Pošli to Madison na její AI video.“ - Jak viceprezidenti napříč společností Welltower nyní označují proces dokumentace 

Dopad

Oddělení, které se během dvou let rozrostlo ze 30 na 180 lidí, svůj proces onboardingu nezpomalilo. Nováčci přicházejí k hotové školicí knihovně pro software — pracovní postupy v Yardi, Smartsheetu, Excelu – a procházejí si ji sami. 

Stejná infrastruktura vybudovaná pro interní týmy se nyní rozšiřuje i na prodejce a operátory přímo na místě, a to bez nutnosti druhého systému nebo druhého pracovního postupu. 

To, co se během cesty změnilo, nebyl jen proces školení – byl to způsob, jakým byla Madison vnímána uvnitř organizace. Viceprezidenti napříč týmy začali na její práci sami od sebe odkazovat. „Pošli to Madison na její AI video“ se stalo běžným vtipem, který však vtipem vlastně nebyl. 

Stala se člověkem, kterého si lidé spojovali s tím, že dělá věci jinak – což byla nálepka, která jí otevřela dveře. 

HR a marketing se nyní s platformou oficiálně seznamují. Tyto rozhovory začaly proto, že práce Madison byla vidět, nikoli proto, že by jim byla nabízena. 

Videa také začínají sloužit jako první verze písemných SOP, čímž se dva kroky spojují v jeden. Madison nahraje pracovní postup a dokument je vytvořen zároveň s ním. Více než 50 dosud vytvořených videí není jen knihovnou školení. Jsou institucionální pamětí oddělení, které rostlo příliš rychle na to, aby se dalo zdokumentovat jakýmkoli jiným způsobem.

Závěr

Společnost Welltower si nenajala video tým. Nepřizvali ani žádnou produkční agenturu. Jedna osoba se správným nástrojem vybudovala školicí infrastrukturu, která nyní slouží 180 zaměstnancům ve třech zemích a stále roste.

Pro týmy podnikových operací, které spravují složitá softwarová prostředí ve velkém měřítku, odstraňuje nástroj Trupeer bariéru mezi tím, když víte, jak něco udělat, a tím, když jste schopni to naučit ostatní.