Un plan de proces excelent este ceea ce transformă „ar trebui să reparăm asta” în schimbări reale. Cu Trupeer, poți economisi ore la planificarea proceselor pornind de la un șablon de plan de proces gratuit, personalizându-l cu ghidurile de brand și transformând planul în actualizări video care aliniază părțile interesate în spatele schimbării.

Ce este un șablon de plan de proces și de care ai nevoie?

Termenul acoperă mai multe tipuri de documente, iar acest lucru merită clarificat înainte să descarci ceva, deoarece căutarea returnează planuri de proiect, grafice și planuri de îmbunătățire în proporții aproximativ egale.

În ingineria de fabricație și în ingineria operațională, are un sens precis. Un plan de proces, adesea numit routing sau route card, specifică modul în care va fi produs un anumit articol: succesiunea operațiilor, centrul de lucru sau mașina pentru fiecare, echipamentele, timpii de pregătire și de rulare și locul în care are loc inspecția. Este documentul care transformă o schiță în instrucțiuni pentru atelier și în numere pentru sistemul de planificare.

În alte contexte, este folosit mai lejer pentru a însemna orice plan legat de un proces, care, de obicei, se dovedește a fi unul dintre alte trei documente.

Această pagină acoperă primul sens în mod corect, deoarece este un artefact real la care rezultatele căutării nu se referă altfel și te trimite la pagina potrivită pentru celelalte trei.

Cele patru documente pe care oamenii le au în minte când spun „plan de proces”

O a cincea posibilitate, dacă planifici o lucrare cu un început și un sfârșit, nu un proces repetitiv, este un plan de proiect, iar șablonul nostru de plan de proiect IT acoperă această formă.

Dacă niciuna dintre primele patru nu este ceea ce ai căutat, restul acestei pagini nu te va ajuta și unul dintre acele linkuri va fi potrivit.

Cum să personalizezi acest șablon în Trupeer

Pasul 1: Deschide secțiunea Șabloane

Accesează secțiunea Șabloane din meniul principal.

Pasul 2: Selectează și deschide un șablon

Dă click pe orice șablon cu care vrei să lucrezi pentru a-l deschide.

Pasul 3: Extinde vizualizarea șablonului

Dacă este necesar, extinde vizualizarea șablonului pentru a vedea clar aspectul complet și detaliile.

Pasul 4: Editează șablonul

Dă click pe Edit pentru a începe să modifici șablonul selectat.

În editor, poți:

• Adaugă secțiuni noi

• Definește sau actualizează reguli de formatare

• Adaugă un logo și ajustează poziția acestuia și setările aferente

Pasul 5: Salvează șablonul personalizat

După ce faci toate modificările necesare, dă click pe Salvează pentru a stoca șablonul actualizat ca al tău.

Pasul 6: Previzionează și ajustează fin șablonul

Când vrei să vezi cum arată șablonul tău personalizat, deschide Previzualizare.

Din ecranul de previzualizare, poți continua să faci ajustări direct, dacă este necesar, asigurându-te că șablonul apare exact așa cum îl dorești.

Cu un șablon de plan de proces poți:

• Economisești ore la planificare: Sari peste pagina goală, cu o structură construită pentru schimbarea proceselor.

• Susții îmbunătățiri măsurabile: Secțiuni integrate pentru starea actuală, țintă și indicatori.

• Rămâi în linie cu brandul: Aplică-ți logo-ul, fonturile și culorile folosind kitul de brand Trupeer.

• Lanșezi schimbările mai rapid: Asociază planurile cu prezentări video - perfecte pentru managementul schimbării.

• Standardizezi îmbunătățirea: Folosește același șablon pentru fiecare îmbunătățire de proces.

• Ajungi la echipe globale: Tradu planurile de proces în 65+ limbi cu un singur click.

De ce un plan de proces este, de fapt, un document de preț

Planurile de proces sunt scrise de ingineri și citite de ingineri, așa că sunt tratate ca documente tehnice. Nu sunt, sau nu doar.

Fiecare număr care urmează pornește de la ele. Oferta este derivată din timpii de pregătire și de rulare. Programarea este derivată din aceiași timpi. Planul de capacitate, data livrării, costul standard și calculul marjei își au toate originea într-un routing scris odată.

Asta înseamnă că un plan de proces este cel mai important document din punct de vedere comercial într-o operațiune și este, totodată, documentul cu disciplina de mentenanță cea mai slabă. Este creat la introducerea unei piese, de către un inginer de proces, este aprobat și apoi nu mai este privit niciodată, decât dacă se întâmplă ceva.

Nimeni nu îl „deține” după aceea. Nu există un declanșator de revizie, nu există o comparație cu realitatea și nu există înregistrări în teren când cineva a verificat ultima dată. Între timp, procesul se schimbă: o mașină nouă înjumătățește un ciclu, se adaugă o operație după o reclamație de la un client, un dispozitiv îmbunătățește timpul de pregătire.

Routingul continuă să spună ce spunea în anul în care a fost scris, iar afacerea continuă să citeze din el.

Cum se „deplasează” timpii standard și cât costă

Deplasarea nu este aleatorie și nu se „anulează” în medie, iar acesta este exact motivul pentru care oamenii greșesc.

Se adaugă operații și nu se mai face routing. Un pas de debavurare după o reclamație de calitate, o inspecție suplimentară după o scăpare, o operație de curățare după o schimbare a specificației clientului. Fiecare este executată, niciuna nu este citată, iar munca dispare în cheltuieli generale, unde nimeni nu o poate vedea.

Mașinile devin mai rapide, iar routingurile nu. O mașină nouă sau un echipament mai bun reduce timpul de ciclu, atelierul beneficiază, iar routingul păstrează vechiul număr. Apoi citezi „sus” pentru familia de piese și pierzi lucrări pe care le-ai fi putut câștiga profitabil.

Timpii de pregătire se îmbunătățesc odată cu familiarizarea. Prima pregătire pentru un articol nou este, în mod real, mai lentă decât a cincizecea. Routingurile scrise la introducere păstrează timpii de lansare permanent.

Schimbările de materiale și de design mută munca. O schimbare de calibru sau o revizie a toleranțelor modifică operația și rareori declanșează o revizie a routingului.

Consecința este că erorile merg în ambele direcții simultan, motiv pentru care media pare în regulă. O companie poate avea o variație mediană apropiată de o sută la sută, în timp ce depășește prost pe o treime din piesele sale și supra-citează pe cealaltă treime. Privind doar media, le ascunzi pe ambele.

Șablon gratuit de plan de proces: routingul pe care să-l copiezi

Copiază de aici. Un routing pentru fiecare piesă sau articol de serviciu.

Antet. Număr de piesă sau articol și revizie. Descriere. Număr și revizie routing. Data efectivă. Autor. Data ultimei verificări, adică momentul în care cineva a comparat ultima dată acest document cu performanța reală. Baza cantității, adică dimensiunea lotului pe care se presupun acești timpi.

Rând pe operație:

Număr operație, în trepte de zece, astfel încât operațiile să poată fi inserate fără să fie nevoie să numerotezi totul din nou.

Descriere operație, o singură linie, cu verbul la început.

Centrul de lucru sau mașina, după identificator, nu după nume.

Timp de pregătire, și dacă este per lot sau per schimbare (changeover).

Timp de rulare per unitate, cu unitatea specificată.

Grad de muncă sau competență necesară, unde influențează costul sau programarea.

Echipamente și dispozitive, după identificator.

Material sau componentă consumată la această operație.

Inspecție sau verificare, încrucișat cu planul de control, nu reluat aici.

Documente de referință, adică desenul, instrucțiunea de lucru și orice specificație.

Variație reală față de cea din routing, completată din timpul înregistrat, care este coloana pe care majoritatea routingurilor nu o au.

Copiază până aici. Două convenții economisesc multă muncă mai târziu. Numerotează operațiile în zeci. Și stabilește dimensiunea lotului pe care se presupun timpii de pregătire și de rulare, deoarece un routing fără bază de cantitate produce nonsens prima dată când cineva citează un volum diferit.

Ce intră într-un plan de proces pentru o operațiune de service

Aceeași structură funcționează și în afara producției, iar vocabularul se schimbă.

Operațiile devin pași de proces. Centrele de lucru devin echipe sau roluri. Timpul de pregătire devine timp de pregătire sau de comutare a contextului, pe care operațiunile de service îl ignoră de rutină și care este frecvent mai mare decât munca propriu-zisă. Timpul de rulare devine timp de manipulare per caz. Echipamentele devin sisteme și acces.

Pentru munca de service merită făcute două completări.

Timp de așteptare între pași, care în majoritatea proceselor de service depășește timpul de manipulare cu mult și este invizibil dacă înregistrezi doar timpul de contact. Un caz care durează patruzeci de minute de lucru și unsprezece zile de timp scurs are o problemă pe care timpii de manipulare nu o vor arăta niciodată.

Rată de rework per pas, adică proporția cazurilor care revin la acest pas. Routingurile din producție captează rebutul; routingurile din service aproape niciodată nu captează rework-ul, iar numărul este același care face aceeași treabă.

Logica comercială este identică. Dacă prețuiești servicii profesionale, contracte de suport sau activități de procesare în funcție de volum, timpii tăi de manipulare sunt baza de cost și se „deplasează” din aceleași motive.

Fabricatorul care citează din routinguri vechi de patru ani

Hallamshire Fabrications face prelucrare și asamblare de tablă metalică, cu aproximativ o sută douăzeci de angajați, mix mare și volum mic. Totul este citat din routinguri.

Un contract câștigat la preț a venit sub marja așteptată, ceea ce a determinat pe cineva să verifice.

Au luat cele mai mari patruzeci de numere de piese ca volum și au comparat timpii din routing cu timpii înregistrați pe o perioadă de șase luni.

Valoarea mediană reală a fost de o sută optsprezece la sută din timpul din routing, ceea ce, de la sine, sugera o subestimare modestă. Distribuția a spus o poveste diferită.

Unsprezece din cele patruzeci erau în interval de zece la sută, în ambele sensuri. Șaptesprezece erau între cincisprezece și patruzeci și cinci la sută peste. Doisprezece erau între zece și treizeci la sută sub.

Depășirile s-au grupat în jurul operațiilor care fuseseră adăugate și niciodată nu fuseseră puse în routing. Un pas de debavurare introdus în 2022 după o reclamație de la un client. O inspecție suplimentară adăugată în 2023. Ambele au fost efectuate la fiecare piesă și niciuna nu a apărut în niciun routing, deci niciuna nu fusese citată vreodată.

Subestimările s-au grupat într-o familie în care o mașină mai nouă înjumătățise aproximativ un ciclu cu trei ani mai devreme. Routingurile încă purtau timpii vechii mașini, așa că afacerea citează cu aproximativ treizeci la sută prea mult la piesele pe care le-ar fi putut produce profitabil la un preț mai mic.

La contractul care a început investigația, timpul neacoperit a ajuns la aproximativ șaizeci și unu de mii de lire sterline peste paisprezece luni. Separat, o revizie a ofertelor pierdute a sugerat că o parte semnificativă a fost pierdută la preț pentru piesele pe care routingurile le supraestimau costul.

Cauza principală a fost responsabilitatea. Routingurile au fost create la introducerea piesei de către un inginer de proces și nu aveau niciun declanșator de revizie. Vârsta medie a unui routing în sistem era de patru virgula două ani, iar nimeni nu era responsabil pentru niciunul după aprobare.

Au urmat trei schimbări. O dată a ultimei verificări și o coloană de variație au fost adăugate în formatul routingului. Un raport lunar a comparat timpul înregistrat cu timpul din routing pe operație, semnalând orice lucru în afara a cincisprezece la sută pentru zece sau mai multe comenzi. Iar orice schimbare de proces, adică o operație nouă, o mașină sau un echipament, a necesitat actualizarea routingului în aceeași înregistrare de schimbare, nu ca o sarcină ulterioară.

Au revizuit primele patruzeci cele mai proaste.

La încă douăsprezece luni, valoarea mediană reală față de cea din routing a fost de o sută patru la sută, piesele în interval de zece la sută au crescut de la unsprezece din patruzeci la douăzeci și nouă, iar rata de câștig a ofertelor pentru familiile revizuite a crescut cu aproximativ șase puncte procentuale.

Cum să creezi un plan de proces, pas cu pas

Pornește de la desen sau specificația de service și de la volum. Timpii nu înseamnă nimic fără o dimensiune de lot sau un volum de cazuri specificat.

Listează operațiile în secvență, la nivelul de granularitate pe care îl folosește sistemul tău de planificare. Prea detaliat devine greu de întreținut; prea general și nu poți vedea unde se duce timpul.

Atribuie fiecare operație unui centru de lucru sau unui rol, după identificator.

Estimază timpii de pregătire și de rulare și notează de unde provine fiecare număr. O estimare marcată ca estimare este revizuită. O estimare prezentată ca standard nu.

Adaugă echipamente, materiale și puncte de inspecție, făcând referire la planul de control, nu duplicându-l.

Fă referință încrucișată la instrucțiunea de lucru pentru fiecare operație, astfel încât routingul să spună ce se întâmplă, iar instrucțiunea să spună cum, lucru pe care îl acoperă șablonul nostru de instrucțiuni de lucru pentru fabricație.

Apoi rulează-l pe o lucrare reală și compară. Primele routinguri sunt întotdeauna greșite undeva, iar prima lucrare este cea mai ieftină oportunitate de a afla.

Cum să păstrezi timpii din routing corecți față de realitate

Acesta este partea care separă un sistem de routing care funcționează de unul care, în liniște, te costă bani.

Compară timpul înregistrat cu cel din routing lunar, pe operație, nu pe piesă, deoarece o variație sistematică aparține de obicei unui centru de lucru, nu unui produs.

Stabilește un prag de variație și un număr de joburi, astfel încât să reacționezi la tipare, nu la joburi individuale. Cincisprezece la sută pe zece joburi este un punct de plecare rezonabil.

Investighează ambele direcții. Depășirile atrag atenția deoarece afectează marja. Subestimările sunt mai rele în liniște, pentru că îți costă munca pe care nici măcar nu știai că ai pierdut-o.

Leagă actualizările de routing de controlul schimbărilor. Orice schimbare de operație, mașină sau echipament actualizează routingul în aceeași înregistrare de schimbare. Nu ca o sarcină ulterioară, deoarece sarcinile ulterioare nu se întâmplă.

Pune o dată a ultimei verificări pe fiecare routing și raportează îmbătrânirea. O listă de routinguri mai vechi de trei ani, fără verificare, este o listă cu cele mai puțin fiabile numere ale tale.

Dacă routingul se schimbă pentru că cineva a îmbunătățit metoda, acea îmbunătățire merită înregistrată corect, iar șablonul nostru de plan de îmbunătățire a procesului acoperă tranziția.

Plan de proces sau plan de proiect: pe care îl scrii?

Un plan de proiect acoperă o lucrare cu un început, un sfârșit și un livrabil. Este scris o singură dată pentru acea bucată de lucru și se închide când lucrarea este gata.

Un plan de proces acoperă o muncă care se repetă. Descrie cum va fi produsă fiecare instanță și rămâne „în viață” atât timp cât articolul este fabricat sau serviciul este livrat.

Testul practic este dacă ai scrie încă unul pentru următoarea instanță. Dacă da, ai nevoie de un plan de proiect. Dacă același document servește pentru fiecare instanță, ai nevoie de un plan de proces.

Dacă le amesteci, apar două eșecuri familiare. Tratezi un proces repetitiv ca pe un proiect și ajungi să scrii același plan de mai multe ori, fără să acumulezi timpi standard. Tratezi un proiect ca pe un proces și presupui că există deja un routing stabilit pentru o lucrare pe care nimeni nu a făcut-o înainte, așa se ajunge ca lucrările de prim articol și prototip să fie citate mult prea jos.

Plan de proces, map de proces sau documentație de proces?

Trei documente înrudite, la altitudini diferite.

Un plan de proces este cantitativ. Operații, centre de lucru, timpi, materiale. Cititorii lui sunt cei care planifică, calculează costuri și fac programări.

Un map sau flow de proces este vizual. Succesiune și puncte de decizie. Cititorul lui este cineva care încearcă să înțeleagă sau să îmbunătățească forma lucrării, iar șablonul nostru de flux de proces acoperă când merită efortul să desenezi unul.

Documentația de proces este instructivă. Descrie cum se execută munca, astfel încât cineva să o poată face, iar șablonul nostru de documentație de proces o acoperă.

Majoritatea operațiilor au nevoie de toate cele trei și ar trebui să se facă referințe între ele, nu să se repete. Routingul spune că operația douăzeci rulează pe mașina patru timp de unsprezece minute. Instrucțiunea de lucru spune cum să o rulezi. Map-ul arată unde se află operația douăzeci în flux. Când același conținut apare în două dintre ele, se separă în decurs de un an.

Pot obține un șablon de plan de proces în Excel sau Word?

Excel, fără prea multă îndoială. Un routing este un tabel cu coloane calculate: timpul total al operației din pregătire și rulare, costul lotului din timp și rată și o coloană de variație care compară timpul înregistrat cu cel din routing. Totul cere formule, iar analiza din exemplul lucrat de mai sus este un pivot, nu un proiect.

Construiește o singură foaie pentru fiecare piesă sau articol, cu un bloc de antet deasupra tabelului de operații, plus o foaie de sumar care listează fiecare routing cu data ultimei verificări și variația curentă. Acest sumar este ceea ce transformă un folder de routinguri într-un lucru pe care îl poate gestiona oricine.

Word se potrivește doar pentru procedura din jur: cum sunt create, aprobate și revizuite routingurile în organizația ta, ceea ce aparține documentelor tale de politici, nu routingurilor.

PowerPoint nu are aici un rol util, dincolo de prezentarea analizei variației, iar PDF se potrivește pentru routingul emis trimis cu un pachet de job, exportat din workbook-ul live cu revizia ștampilată pe el.

Majoritatea companiilor, după o anumită dimensiune, rulează routingurile în interiorul unui sistem ERP sau MRP, nu în foi de calcul, iar aceeași problemă de mentenanță se aplică și acolo, cu o singură diferență: sistemul face timpii mai greu de văzut și, prin urmare, mai ușor de lăsat în pace.

Cum să păstrezi planul și metoda în pas

Un routing spune că operația douăzeci durează unsprezece minute. Indiferent dacă durează efectiv unsprezece minute depinde de modul în care este executată operația, care trăiește într-un document diferit, ce se schimbă într-un alt program.

Când cineva găsește o metodă mai rapidă, ar trebui să se întâmple două lucruri: instrucțiunea de lucru este actualizată, astfel încât toată lumea să o folosească, și routingul este actualizat, astfel încât afacerea să îl citeze. În practică, niciunul nu se întâmplă, deoarece actualizarea instrucțiunii înseamnă să refaci fotografiile unei pregătiri și să rescrii pașii pentru un job pe care autorul știe deja să îl facă.

Trupeer AI elimină cea mai mare parte din acest cost. Persoana care execută operația o înregistrează o singură dată, iar rezultatul este o instrucțiune scrisă cu pașii și imaginile deja capturate, gata de verificat, nu de refăcut. Apoi, actualizarea routingului are ceva concret atașat, nu doar un număr pe care l-a schimbat cineva.

Înregistrează-l. Pune-i brandul. Tradu-l. Trupeer-l.

Dacă o fabrică rulează mai multe limbi materne, o singură înregistrare produce instrucțiunea în fiecare, ceea ce este de obicei motivul pentru care site-urile multilingve renunță. creatorul de manual acoperă documente de operare mai lungi, creatorul SOP acoperă procedurile din spatele operațiilor, iar rezultatul trăiește în baza ta de cunoștințe cu branding consecvent. Instrucțiunile de pregătire sunt în ghidul de configurare a șablonului de document.

Întrebări frecvente

Există un șablon gratuit de plan de proces în Excel?

Excel este formatul potrivit și structura routingului de mai sus se construiește direct într-o foaie. Nu există descărcare cu acces restricționat și niciun formular. Cele două coloane care merită adăugate la orice folosești deja sunt data ultimei verificări și variația reală față de cea din routing, deoarece acestea sunt cele care opresc deplasarea timpurilor fără să fie observată.

Există un șablon gratuit de plan de proces în Word?

Word se potrivește pentru procedura care guvernează modul în care routingurile sunt create și revizuite, nu pentru routingurile în sine. Un routing în Word nu poate calcula timpul total al operației sau variația și devine greu de gestionat odată ce ai mai mult de câteva zeci de numere de piese.

Există un șablon gratuit de plan de proces în PowerPoint?

Nu în mod util pentru planul în sine. Slide-urile sunt locul potrivit pentru analiza variației atunci când o prezinți, iar asta merită făcut, deoarece un grafic care arată o treime din piese depășind și o treime citate prea sus susține mentenanța mai bine decât orice argument.

Există un șablon gratuit de plan de proces în PDF?

Exportă routingul emis în PDF pentru pachetul de job, cu revizia ștampilată, și păstrează sursa editabilă. Un routing care există doar ca PDF este unul pe care nimeni nu îl poate compara cu realitatea, iar acesta este exact motivul pentru care merită să îl menții.

Care este cel mai bun șablon gratuit de plan de proces?

Cel cu o dată a ultimei verificări și o coloană de variație. Fiecare șablon gratuit de routing oferă operații, centre de lucru și timpi, ceea ce este partea ușoară. Ceea ce determină dacă documentul rămâne corect este dacă orice din el îl determină pe cineva să îl verifice față de realitate.

Cine ar trebui să dețină planul de proces?

Ingineria de fabricație sau ingineria de proces îl creează, iar cineva din operațiuni sau din financiar ar trebui să dețină acuratețea continuă, deoarece consecințele deplasării sunt comerciale, nu tehnice. Routingurile deținute doar de inginerie se creează bine și se mențin rar, deoarece nimeni din inginerie nu simte marja.

Cât de des ar trebui revizuit un plan de proces?

La declanșatori plus un ciclu de rulare. Declanșatorii sunt orice operație nouă, mașină, echipament sau schimbare de design, gestionate în aceeași înregistrare de schimbare. Ciclul de rulare ar trebui să fie condus de raportul de variație, nu de un calendar, lucrând cu orice este cel mai mult în afara toleranței. Orice lucru neverificat timp de trei ani merită verificat indiferent.

Ce este planificarea proceselor în fabricație?

Disciplina de inginerie de a decide cum va fi produs efectiv un articol proiectat: ce operații, în ce succesiune, pe ce mașini, cu ce echipamente și la ce timpi. Rezultatul este planul de proces sau routingul. Se află între proiectare și producție și este locul în care fezabilitatea, costul și timpul de livrare sunt determinate efectiv, cu mult înainte ca orice să fie programat.