Use this template
Confluence je jedna od najčešće korištenih baza znanja na svijetu - a sjajni predlošci za Confluence ono su što ga čini skalabilnim. Uz Trupeer možete uštedjeti sate na dizajnu predložaka za Confluence tako da krenete od našeg besplatnog vodiča i biblioteke predložaka, prilagodite ih svojim smjernicama za brend i pretvorite Confluence stranice u video vodiče koji dokumentaciju oživljavaju.
Većina timova koji postave predloške za Confluence završi na istom mjestu: četrdeset predložaka u prostoru, tri koja se stvarno koriste, a svi ostali i dalje kopiraju stranicu iz prošlog kvartala i brišu sadržaj.
Izrada predloška je najlakši dio, a Atlassian to dobro dokumentira. Ono što određuje hoće li raditi jest ono što u njega unesete, gdje to unesete i može li ga itko pronaći u trenutku kad mu zatreba.
Što su predlošci za Confluence
Ponovno upotrebljiva struktura stranice koja postaje početna točka za novu stranicu. Kad netko stvori stranicu iz predloška, dobiva naslove, izgled, makroe i upute već postavljene, pa samo popunjava, umjesto da dizajnira.
Postoje četiri vrste i poznavanje s kojom imate posla sprječava zabunu.
Vrsta | Kreirao | Dostupno u | Možete uređivati vi |
|---|---|---|---|
Sistemski predlošci | Atlassian, ugrađeno | Svugdje | Ne |
Blueprintovi | Atlassian ili aplikacije | Svugdje | Ne izravno |
Globalni predlošci | Vaši administratori | Svi prostori | Da, uz administratorska prava |
Predlošci prostora | Administratori prostora | Jedan prostor | Da |
Većina onoga što tim gradi bit će predlošci prostora. Globalni predlošci su za stvari koje treba svaki prostor, poput formata za zapisnik sa sastanka ili zapisa odluke.
Blueprintovi za Confluence vs predlošci
Česta točka zabune, i vrijedi je razumjeti prije nego pokušate izgraditi nešto što predložak ne može.
Predložak (template) je struktura stranice. Iz njega kreirate stranicu i dobivate tu strukturu.
Blueprint (blueprint) je predložak plus ponašanje. Blueprintovi vas mogu prije izrade stranice upitati dijalogom, generirati više od jedne stranice, stvoriti indeksnu stranicu koja navodi sve stranice tog tipa i primijeniti logiku koju običan predložak ne može. Atlassianovi blueprintovi za zapisnike sa sastanaka i zapise odluka poznati su primjeri, a indeksna stranica koju održavaju dio je koji predložak ne može replicirati.
Praktične implikacije: predloške možete stvarati i uređivati sami, ali blueprint ne možete izgraditi bez razvoja aplikacije. Ako želite ponašanje poput blueprinta bez razvoja, uobičajeni pristupi su predložak u kombinaciji s makroom Create from Template na nadređenoj stranici, plus izvještaj o svojstvima stranice za izradu indeksa.
Ako netko zatraži "blueprint", obično misli da želi indeksnu stranicu.
Globalni ili predložak prostora?
Odlučite prije nego što izgradite, jer premještanje kasnije znači da ga morate ponovno stvoriti.
Globalno kad ga treba svaki prostor, kad je važna dosljednost u cijeloj organizaciji ili kad podržava proces na razini cijele tvrtke. Zapisnici sa sastanaka, zapisi odluka, izvještaji o incidentima, projektne povelje.
Prostor kad je specifično za način rada jednog tima, kad će se često mijenjati ili kad još testirate je li korisno. Većina predložaka kreće odavde i neki napreduju.
Pogreška je staviti sve globalno jer tako djeluje urednije. Globalna biblioteka od šezdeset predložaka je nepregledna, a administratori prostora ne mogu popraviti globalni predložak koji njima ne odgovara.
Kako prilagoditi ovaj predložak u Trupeeru
Korak 1: Otvorite odjeljak Predlošci
Idite na odjeljak Predlošci iz glavne navigacije.
Korak 2: Odaberite i otvorite predložak
Kliknite na bilo koji predložak s kojim želite raditi da biste ga otvorili.
Korak 3: Proširite prikaz predloška
Ako je potrebno, proširite prikaz predloška kako biste jasno vidjeli cijeli izgled i pojedinosti.
Korak 4: Uredite predložak
Kliknite na Uredi kako biste započeli s izmjenama odabranog predloška.
U uređivaču možete:
Dodati nove sekcije
Definirati ili ažurirati pravila oblikovanja
Dodati logotip i prilagoditi njegov položaj te povezana postavke
Korak 5: Spremite svoj prilagođeni predložak
Nakon što napravite sve potrebne promjene, kliknite Spremi kako biste ažurirani predložak pohranili kao svoj.
Korak 6: Pregled i fino podešavanje predloška
Kad želite vidjeti kako izgleda vaš prilagođeni predložak, otvorite Pregled.
Na zaslonu za pregled možete nastaviti s prilagodbama izravno ako je potrebno, osiguravajući da predložak izgleda točno onako kako želite.
Uz ovaj vodič za predloške za Confluence možete:
Uštedjeti sate na dokumentaciji: Koristite provjerene obrasce predložaka za Confluence umjesto da krećete od nule.
Osigurati dosljednost: Svaki tim koristi istu strukturu za slične dokumente.
Zadržati usklađenost s brendom: Primijenite svoj logotip, fontove i boje pomoću Trupeerovog brand kita.
Pokrivati svaki use case: Predlošci za sastanke, projekte, odluke, retrospektive i još mnogo toga.
Dodati video vodiče: Ugradite video tutorijale izravno u Confluence stranice.
Dosegnuti globalne timove: Prevedite Confluence sadržaj na 65+ jezika jednim klikom.
Kada stvoriti vlastiti
Ne tako često kao što ljudi misle. Atlassian isporučuje velik broj predložaka, a u Marketplaceu ih ima još više.
Stvorite vlastiti kad postojeći predložak jest blizu, ali ima pogrešne sekcije, kad vam trebaju polja specifična za tvrtku poput troškovnog centra ili linije za odobrenje, kad želite dosljednu strukturu za nešto što objavljujete tjedno ili kad se ista stranica stalno kopira i uređuje.
Nemojte ga stvarati za nešto što se proizvodi dva puta godišnje, niti kad je pravi problem to što ljudi ne znaju napisati dokument, a ne kako ga strukturirati. Predložak rješava problem oblikovanja. Ne rješava problem razmišljanja.
Kako stvoriti predložak za Confluence
Mehanika se malo razlikuje između Confluence Cloud i Data Centera, a Atlassian povremeno mijenja stvari, pa provjerite njihovu trenutnu dokumentaciju za točne putanje klikova. Oblik procesa je stabilan.
Idite na postavke prostora za predložak prostora ili na globalno administracijsko područje za globalni predložak. Predlošci se nalaze u administracijskom području, a ne stvaraju se iz stranice.
Stvorite novi predložak i dajte mu jasan naziv.
Izradite strukturu u uređivaču predloška: naslove, izglede, tablice, makroe.
Dodajte varijable za sve što bi korisnik trebao ispuniti.
Dodajte tekst za popunjavanje kako biste objasnili što pripada u svakoj sekciji.
Dodajte oznake kako bi se stranice stvorene iz predloška automatski kategorizirale.
Napišite opis. To je ono što ljudi vide kad biraju predložak i gotovo uvijek ostaje prazno.
Spremite, zatim stvorite probnu stranicu iz njega i vidite što korisnik stvarno doživljava.
Korak osam otkriva većinu problema. Uređivač predloška i rezultirajuća stranica izgledaju drugačije, a stvari koje su u uređivaču djelovale jasne često nisu.
Stvaranje predloška iz postojeće stranice
U Confluenceu ne postoji pretvorba jednim klikom "pretvori ovu stranicu u predložak", što iznenađuje ljude. Što radi u praksi:
Otvorite postojeću stranicu, kopirajte njezin sadržaj, stvorite novi predložak u prostoru ili globalnom području predložaka i zalijepite sadržaj. Zatim uklonite sve specifično za tu instancu: nazive, datume, stvarne podatke, dovršeni sadržaj. Zamijenite uklonjeni sadržaj tekstom za popunjavanje koji objašnjava što tu pripada i dodajte varijable za polja koja bi trebala biti upitna.
Korak uklanjanja tu obično pođe po zlu. Predložak napravljen od stvarne stranice s uklonjenim specifičnostima napola stvara stranice koje sadrže tuđe podatke, a ti će se podaci kopirati unaprijed neograničeno dok netko ne primijeti.
Neke Marketplace aplikacije dodaju izravnu pretvorbu stranice u predložak, što vrijedi razmotriti ako to radite često.
Varijable
Polja koja korisnik treba ispuniti kad stvara stranicu iz predloška. Prikazuju se kao obrazac prije otvaranja stranice.
Koristite ih za nekoliko vrijednosti koje definiraju stranicu: naziv projekta, klijent, datum, broj sprinta, vlasnik. Kad netko stvori stranicu, jednom ih ispuni i vrijednosti se popunjavaju gdje god se varijabla pojavljuje.
Dva ograničenja koja vrijedi znati. Varijable se ispunjavaju u trenutku izrade i nakon toga se ne mogu uređivati kao varijable; jednostavno postaju tekst na stranici. I najbolje ih je zadržati na malom broju, jer predložak koji se otvara s obrascem od dvanaest polja bude napušten u korist kopiranja stare stranice.
Tri do pet varijabli razuman je maksimum.
Tekst za popunjavanje
Upute koje se pojavljuju zasivljeno u predlošku i nestaju čim korisnik počne upisivati preko njih. Najčešće neiskorištena značajka u predlošcima za Confluence i ona koja najviše poboljšava usvajanje.
Dobar tekst za popunjavanje govori osobi što pripada u sekciji i, idealno, kako izgleda dobar primjer. "Opišite odluku, opcije koje su razmatrane i zašto je odabrana baš ova. Dvije ili tri rečenice." To je daleko korisnije od praznog naslova.
Ključna značajka je da ne ostaje trajno. Običan tekst ostavljen u predlošku objavljuje se unutar stvarnih stranica, pa ćete u pola svoje dokumentacije pronaći trajno prisutan tekst s uputama. Tekst za popunjavanje nestaje kad ga zamijenite, i nestaje kad se stranica objavi bez izmjena.
Koristite ga za svaku sekciju u kojoj bi netko razumno mogao pitati što tu treba biti, a to je većina njih.
Oznake
Predlošci mogu automatski primijeniti oznake na svaku stranicu stvorenu iz njih.
To je važnije nego što izgleda, jer su oznake ono što Confluence sadržaj čini dohvatljivim i izvještajnim. Predložak za zapisnike sa sastanaka koji primjenjuje oznaku meeting-notes znači da možete izgraditi indeks svih zapisnika sa sastanaka u prostoru, filtrirati po oznaci u pretraživanju i koristiti izvještaje o svojstvima stranice.
Postavite oznake u predlošku i korisnici ih nikad ne moraju pamtiti. Oslonite se na to da korisnici ručno dodaju oznake i gotovo nitko to neće.
Makro Create from Template
Najbliže ponašanju blueprinta bez izrade aplikacije, i značajka koju većina ljudi ne zna da postoji.
Postavite makro na stranicu, usmjerite ga na predložak i on prikazuje gumb. Svaki tko klikne gumb stvara novu stranicu iz tog predloška, po želji kao podređenu stranicu zadanog nadređenog.
Ovo rješava problem pronalaska, što je glavni razlog zašto se predlošci ne koriste. Umjesto da očekujete da ljudi dođu do izbornika predložaka i pretraže popis, gumb postavite tamo gdje se posao događa: gumb na početnoj stranici tima koji kaže "New meeting note", gumb na prostoru projekta koji kaže "Raise a decision record".
Kombinirajte ga s izvještajem o svojstvima stranice na istoj stranici i dobit ćete nešto blisko blueprintu: gumb za izradu i automatski održavan indeks svega što je stvoreno.
Ako iz ovog vodiča izgradite jednu stvar, izgradite tu.
Dizajniranje predloška koji će ljudi stvarno koristiti
Manje sekcija. Predložak s dvanaest sekcija dobije se napola ispunjen i odbačen. Šest je obično sasvim dovoljno.
Poredajte prema tome kad ljudi znaju informacije. Stavite ono što mogu odmah ispuniti na vrh, a ono što zahtijeva istraživanje niže.
Tekst za popunjavanje posvuda, objašnjavajući što pripada u svaku sekciju.
Tablice za sve što je strukturirano, jer slobodni tekst ispod naslova stvara nedosljedan sadržaj.
Ne imenovati konkretne osobe. Uloge se mijenjaju i predložak se ne mijenja.
Pazite na širinu stranice. Predlošci dizajnirani na velikom monitoru mogu drugdje izgledati skučenima, a rasporedi pune širine ne odgovaraju svim tipovima sadržaja.
Budite konzervativni s makroima. Nisu svi makroi identični unutar predloška, a složeno gniježđenje mjesto je gdje se predlošci lome na načine koje je teško otkloniti.
Napišite opis. To je ono što ljudi čitaju kad biraju, i gotovo uvijek je prazan.
Učinite predloške dohvatljivima
Stvarni razlog zašto predlošci ne uspijevaju i gotovo ništa u Atlassianovoj dokumentaciji to ne adresira.
Zadani put zahtijeva da netko zapamti da predlošci postoje, pronađe izbornik predložaka i prepozna pravi s popisa naziva. U svakom od tih koraka lakše je kopirati stranicu iz prošlog kvartala.
Što radi:
Gumbi makroa Create from Template na stranicama gdje ljudi započinju rad.
Indeksna stranica predloška u svakom prostoru, koja navodi što postoji i kad koristiti svaki.
Opisni nazivi. "Tjedni sastanak tima" umjesto "Predložak 3" ili "TMPL_MTG".
Dovršeni opisi, jer ih izbornik prikazuje.
Manje predložaka. Šest dohvatljivih predložaka vrijedi više od četrdeset nedohvatljivih.
Predlošci spomenuti u procesu, ne samo dostupni. Ako vaš onboarding checklist kaže "create a project brief", povežite gumb.
Poticanje usvajanja
Pitajte ljude koji će ga koristiti koje sekcije trebaju prije izrade. Predlošci koje administrator dizajnira za tim čiji nije dio ignoriraju se.
Pilotirajte s jednim timom prije globalnog uvođenja.
Pokažite jednom, uživo. Trideset sekundi na sastanku tima bolji je od najave koju nitko ne čita.
Uklonite alternativu. Ako ljudi kopiraju staru stranicu, arhivirajte staru stranicu ili učinite gumb praktičnijim od pronalaska iste.
Pazite što se briše. Ako svaki korisnik briše istu sekciju, uklonite je.
Pazite što se dodaje. Ako ljudi dosljedno dodaju sekciju, dodajte je u predložak.
Posljednja dva su najkorisniji signali koji postoje i gotovo ih nitko ne gleda.
Održavanje biblioteke
Dodijelite vlasnika po predlošku, imenovanu ulogu umjesto administratora prostora općenito.
Pregledajte kvartalno, uklanjajući sve što se ne koristi. Confluence ne izvještava izravno o korištenju predložaka, pa se kao proxy broje stranice koje nose oznaku predloška.
Uvedite verzije promjena u opisu predloška, tako da ljudi znaju da se pomaknuo.
Agresivno uklanjajte zastarjelo. Biblioteka u kojoj je trećina predložaka zastarjela uči ljude da nijedan od njih nije pouzdan.
Provjerite nakon ažuriranja Confluencea, jer promjene u uređivaču povremeno utječu na to kako se predlošci prikazuju.
Poznata ograničenja
Vrijedi znati prije nego dizajnirate oko nečega što ne radi.
Nisu svi makroi isti u predlošku kao na stranici, a neki se ne prenose čisto. Prilozi se općenito ne mogu uključiti u predložak. Varijable su samo za vrijeme izrade, ne i za "live" polja. Ne postoji ugrađena pretvorba stranice u predložak. Predlošci ne mogu nametnuti dovršenost, pa ništa ne sprječava korisnika da objavi stranicu sa svim sekcijama praznima. I ne možete izgraditi pravo blueprint ponašanje, uključujući izradu više stranica i automatsko održavanje indeksa, bez razvoja aplikacije.
Nekoliko Marketplace aplikacija rješava te praznine, što vrijedi istražiti ako ograničenja blokiraju nešto važno.
Najbolje prakse
Predlošci prostora prema zadanim postavkama, globalni samo kad ih sve treba.
Šest sekcija ili manje.
Tekst za popunjavanje u svakoj sekciji.
Najviše tri do pet varijabli.
Oznake primjenjuje predložak, ne korisnik.
Napisan opis.
Gumbi makroa Create from Template gdje započinje rad.
Pilotirano s jednim timom prije uvođenja.
Vlasnik i kvartalni pregled po predlošku.
Uklonite sve što se ne koristi.
Česte pogreške
Izrada predloška bez pitanja ljudi koji će ga koristiti.
Dvanaest sekcija, pa se stranice napune samo do pola.
Nema teksta za popunjavanje, pa nitko ne zna što gdje pripada.
Tekst s uputama upisan kao običan tekst, koji se zatim pojavljuje na svakoj objavljenoj stranici.
Stvarni podaci ostavljeni u predlošku napravljenom iz postojeće stranice.
Ugrađena imena konkretnih osoba.
Prazni opisi, pa je izbornik beskoristan.
Sve stvoreno kao globalni predložak.
Predlošci koji postoje, ali nisu povezani nigdje gdje ljudi rade.
Četrdeset predložaka, tri u upotrebi.
Nema vlasnika, pa se ništa ne ažurira.
Očekivanje da predložak riješi problem koji je zapravo u tome što ljudi ne znaju što napisati.
Predložak daje strukturu, ne sadržaj
Predlošci za Confluence dobro rješavaju problem strukture. Ne mogu riješiti češći problem, a to je da ljudi znaju koje sekcije dokument treba, ali ih i dalje ne mogu ispuniti, jer se proces koji se dokumentira nalazi u nečijoj glavi.
Taj se jaz vidi u predlošcima ispunjenima jednom rečenicom po sekciji. Struktura je ispravna, a sadržaj je tanak i nijedan tekst za popunjavanje to ne može popraviti.
Zabilježite proces jednom i Trupeer AI proizvest će napisanu dokumentaciju i narativni video vodič iz istog prolaza, koji možete ugraditi u Confluence stranicu umjesto da opisujete sustav u prozi. Primijenite svoj brand kit kako bi se sve uskladilo, prevedite ga na 65+ jezika za distribuirane timove i zadržite set u svojoj bazi znanja uz sve što već postoji u Confluenceu.
Zabilježite. Brendirajte. Prevedite. Trupeerajte.
Često postavljana pitanja
Kako stvoriti predložak u Confluenceu?
Predlošci se stvaraju iz postavki prostora za predložak prostora ili iz globalne administracije za globalni predložak, a ne iz stranice. Izradite strukturu u uređivaču predloška, dodajte varijable za polja koja se traže, dodajte tekst za popunjavanje koji objašnjava svaku sekciju, primijenite oznake i napišite opis. Atlassianova dokumentacija ima trenutne korake klik-po-klik, koji se povremeno mijenjaju.
Kako stvoriti predložak za Confluence iz postojeće stranice?
Ne postoji ugrađena pretvorba jednim klikom. Kopirajte sadržaj stranice, stvorite novi predložak, zalijepite ga, a zatim uklonite sve što je specifično za tu instancu: nazive, datume, stvarne podatke i dovršeni sadržaj. Zamijenite ono što ste uklonili tekstom za popunjavanje. Korak uklanjanja tu obično pođe po zlu, a preostali stvarni podaci kopiraju se unaprijed neograničeno.
Jesu li predlošci za Confluence besplatni?
Confluence uključuje velik skup ugrađenih predložaka i blueprintova u svim planovima, a vlastite možete stvoriti bez dodatnih troškova. Neke Marketplace aplikacije koje dodaju funkcionalnost predložaka, poput pretvorbe stranice u predložak ili masovnog upravljanja, su plaćene.
Koja je razlika između blueprinta za Confluence i predloška?
Predložak je struktura stranice iz koje stvarate stranicu. Blueprint je predložak plus ponašanje: može vas upitati dijalogom, stvoriti više stranica i održavati indeksnu stranicu koja navodi sve što je stvoreno iz njega. Predloške možete izraditi sami, ali blueprintovi zahtijevaju razvoj aplikacije. Ako netko zatraži blueprint, obično želi indeksnu stranicu, koju možete približiti makroom Create from Template i izvještajem o svojstvima stranice.
Kako koristiti predloške u Confluenceu?
Kad stvarate stranicu, odaberite predložak umjesto da krenete prazno. Ako predložak ima varijable, bit ćete upitani da ih ispunite prije otvaranja stranice. Alternativno, kliknite gumb makroa Create from Template postavljen na stranici, što je pouzdaniji put jer predložak postavlja tamo gdje ljudi već rade.
Što je makro Create from Template?
Makro koji postavite na stranicu i koji prikazuje gumb. Klikom se stvara nova stranica iz zadanog predloška, po želji ispod zadanog nadređenog. To je najučinkovitija korekcija za slabo usvajanje predložaka, jer uklanja potrebu da netko pronađe izbornik predložaka. Uparite ga s izvještajem o svojstvima stranice na istoj stranici i dobit ćete nešto blisko blueprint ponašanju.
Što je tekst za popunjavanje u predlošcima za Confluence?
Zasivljeni uputni tekst u predlošku koji nestaje čim korisnik počne upisivati preko njega i ne pojavljuje se na objavljenoj stranici ako ga ostavite netaknutim. Koristite ga da objasnite što pripada u svakoj sekciji. Različit je od običnog teksta upisanog u predložak, koji ostaje trajno i na kraju se objavljuje unutar stvarnih stranica.
Kako napraviti lijepe predloške stranica za Confluence?
Suzdržanost pomaže više nego dekoracija. Koristite izglede štedljivo jer se složeni dizajni s više stupaca loše prikazuju na manjim zaslonima. Koristite tablice za strukturirani sadržaj umjesto slobodnog teksta. Dodajte makroe za informacije i bilješke kako biste istaknuli dvije ili tri stvari koje su važne, umjesto svega. Držite sekcije malobrojnima. I provjerite kako izgleda na uobičajenoj širini preglednika, a ne samo na velikom monitoru na kojem ste ga dizajnirali.
Koliko predložaka za Confluence tim treba imati?
Manje od većine timova. Šest dohvatljivih, održavanih predložaka vrijedi više od četrdeset u izborniku koji nitko ne scrolla. Ako je trećina vaše biblioteke neiskorištena nakon kvartala, uklonite je, jer zastarjela biblioteka uči ljude da ne vjeruju ničemu u njoj.
Zašto nitko ne koristi naše predloške za Confluence?
Obično je problem u dohvatljivosti, a ne u kvaliteti. Zadani put zahtijeva da se sjetite da predlošci postoje, otvorite izbornik i identificirate pravi, a na svakom koraku lakše je kopirati staru stranicu. Postavite gumbe Create from Template tamo gdje započinje rad, napišite opise i pobrinite se da se predložak spominje u procesu, a ne samo da je dostupan.
Možete li urediti predložak za Confluence nakon što su stranice već stvorene iz njega?
Da, i uređivanje ne mijenja stranice koje su već stvorene. Predlošci su početna točka, a ne aktivna poveznica, pa postojeće stranice zadržavaju strukturu s kojom su stvorene. To znači da popravak predloška poboljšava samo buduće stranice, a sve što je već pogrešno ostaje pogrešno.
Što su varijable predloška za Confluence?
Polja koja korisnik treba ispuniti kad stvara stranicu iz predloška, poput naziva projekta ili datuma. Vrijednosti se popunjavaju gdje god se varijabla pojavljuje. Ispunjavaju se u trenutku izrade i nakon toga postaju običan tekst, umjesto da ostanu uređiva polja. Zadržite ih na tri do pet, jer dugačak obrazac pri izradi stranice vraća ljude na kopiranje starih stranica.
