Sådan skar Zuora University produktion af demo-videoer ned fra timer til minutter med Trupeer

Eszter Voros leder Zuora University-teamet, funktionen der står for produktundervisning på tværs af Zuoras produktsuite, herunder Billing, Revenue, Payments, CPQ, Zephr og Platform. Teamet betjener tre målgrupper parallelt: kunder der lærer at bruge produktet, partnere der leverer implementeringer, og Zuoras egne medarbejdere. Under hendes ledelse bygger et team på fire visuelle designere og fem instruktionelle designere lange læringsforløb, kurser fra tredive minutter til to timer og certificeringsprogrammer der er knyttet direkte til Zuoras kerneprodukter. Cirka halvfjerds procent af indholdet er produktdemoer optaget fra live-miljøer, flettet sammen med elementer fra undervisningsdesign, der guider deltagerne gennem hver eneste funktion og udgivelse.

Udfordringen

Før Trupeer var workflowet til optagelse af demoer fragmenteret på en måde, der stille og roligt drænede teamets kapacitet. Instruktionelle designere optog lydløse skærmoptagelser, mens manuskriptet blev skrevet separat, og derefter skulle de to dele samles igen. Det gav synkroniseringsproblemer og tvang til gentagne redigeringsrunder mellem voiceover og optagelse.

Den tidligere, før-AI-version af workflowet var endnu sværere: den person der optog, skulle skrive manuskriptet, lave voiceover live og optage igen hver gang der blev begået en fejl. En enkelt video kunne tage fem til otte timer, nogle gange en hel dag, hvor tidslinjen i høj grad blev bestemt af optagerens grad af bekymring frem for materialets kompleksitet. Selv efter at Zuora gik over til AI-genereret voiceover, tog en enkelt demo stadig to til tre timer fra start til første klip.

Sådan passer Trupeer ind

Trupeer er nu det daglige værktøj for alle de demo-videoer, teamet producerer. Workflowet er enkelt på en måde det aldrig har været før: instruktionelle designere planlægger demoen, optager sig selv mens de gennemgår produktet med en rå, uskrevet eller let manuskriptbaseret voiceover og uploader filen til Trupeer. Den første version af den færdigpolerede video, hvor manuskript, voice og visuals er afstemt, kommer tilbage på fem til ti minutter.

Bekymringen omkring manuskriptet er væk. Synkroniseringsproblemerne er væk. Instruktionelle designere behøver ikke længere skrive et fuldt manuskript før de optager; de forklarer hvad de gør undervejs, og Trupeer klarer resten. Visuelle designere tager stadig det endelige klip til kursusniveau-polish og tilføjer de undervisningsdesign-elementer der gør en demo til et læringsmodul, men det tunge arbejde i starten af pipeline-processen er i praksis forsvundet.

Det de har bygget

På baggrund af dette workflow hoster Zuora University nu mere end 1.500 videoer på tværs af deres læringsforløb, kurser og certificeringsprogrammer, hvor demolaget næsten udelukkende kører gennem Trupeer. Tiden pr. demo er faldet fra to til tre timer ned til fem til ti minutter for den første version, og teamet omdirigerer de frigjorte timer til personaliseret, kundespecifik træning bygget oven på de samme kerne-demoer.

Zuora udvider også mønsteret ud over University. Den samme Trupeer-baserede videobibliotek bliver koblet ind i Zuoras funktion til hjælp i produktet og Zuora Universitys AI-læringsassistent, så kunder kan få korte, øjeblikkelige guide-videoer direkte inde i produktet i stedet for kun at henvise til dokumentationsartikler. Det der kommer næste gang, er præcis det: at forbinde video-produktionen direkte til kilden, så demoer kan genereres direkte fra produktændringer i stedet for at blive optaget af en person.