Sådan uddannede Welltower 150 nye medarbejdere i tre lande med Trupeer

Problemstilling

150 nye medarbejdere. Den samme software. Ingen tid til at holde alle i hånden.

Da Madison kom til Welltowers genudviklingsteam, havde det 30 medarbejdere. To år senere var der 180. Den form for vækst efterlader ikke plads til uformel vidensoverførsel.

Teamet kørte på tung, workflow-intensiv software: Yardi til ejendomsadministration, Smartsheet til projektstyring og specialbyggede Excel-baserede formularer. Hver nyansat var nødt til at lære det hele, og den eneste måde at lære det på var at se en anden gøre det eller vente på et personligt opkald.

Madison fik til opgave at opbygge SOP'er og træningsmateriale til en afdeling, der voksede hurtigere, end dokumentationen kunne følge med. Statiske dokumenter var ikke nok. Skærmoptagede gennemgange var det rigtige format, men at producere dem konsekvent i stor skala, uden et produktionsteam, var problemet. 

Løsning

Enmands-produktionsteam!

Madison blev Welltowers interne AI-forkæmper: det eneste ansvarsområde for videoproduktion på tværs af genudviklingsteamet og i stigende grad også uden for det.

Arbejdsgangen: fageksperter optager deres skærm lokalt ved 60fps/1080p, sender filer til Madison via WeTransfer, hun behandler dem i Final Cut Pro og uploader dem til Trupeer til AI-forbedret redigering og eksport. 

Resultatet er et centraliseret, ensartet træningsbibliotek. 

Vicedirektører på tværs af teams sender nu forespørgsler direkte til hende. "Send det til Madison til hendes AI-video" er blevet en intern talemåde for at få noget dokumenteret ordentligt. 

Over 50 videoer er blevet oprettet, og platformen er blevet central for hendes identitet som en AI-forkæmper i virksomheden.

"Send det til Madison til hendes AI-video." - Sådan henviser vicedirektører på tværs af Welltower nu til dokumentationsprocessen 

Effekt

En afdeling, der voksede fra 30 til 180 personer på to år, ødelagde ikke sin onboarding-proces. Nyansatte træder ind i et softwaretræningsbibliotek — Yardi, Smartsheet, Excel-arbejdsgange og arbejder sig igennem det selv. 

Den samme infrastruktur, der er bygget til interne teams, omfatter nu også leverandører og operatører på stedet, uden et system nummer to eller en arbejdsgang nummer to. 

Det, der ændrede sig undervejs, var ikke kun træningsprocessen — det var, hvordan Madison blev opfattet i organisationen. Vicedirektører på tværs af teams begyndte at henvise til hendes arbejde uopfordret. "Send det til Madison til hendes AI-video" blev en intern joke, der ikke rigtig var en joke. 

She blev den person, folk forbandt med at gøre tingene anderledes — et mærkat, der åbnede døre. 

HR og Marketing bliver nu introduceret formelt til platformen, samtaler der startede, fordi Madisons arbejde var synligt, ikke fordi det blev pitchet. 

Videoer begynder også at fungere som det første udkast til skriftlige SOP'er, hvilket komprimerer to trin til ét. Madison optager en arbejdsgang; dokumentet følger med. De mere end 50 videoer, der er oprettet indtil videre, er ikke bare et træningsbibliotek. De er den institutionelle hukommelse i en afdeling, der voksede for hurtigt til at dokumentere sig selv på nogen anden måde.

Konklusion

Welltower ansatte ikke et videoteam. De hentede ikke et produktionsbureau ind. Én person med det rigtige værktøj opbyggede en træningsinfrastruktur, der nu betjener 180 medarbejdere i tre lande, og den vokser stadig.

For virksomheders driftsteams, der administrerer komplekse softwaremiljøer i stor skala, fjerner Trupeer barrieren mellem at vide, hvordan man gør noget, og at være i stand til at lære det fra sig.